Was ist Ad-hoc-Reporting?

Ad-hoc ist ein lateinischer Begriff, der übersetzt „bis jetzt“ bedeutet. Der Begriff wird jedoch auch als „nach Bedarf“ oder „falls erforderlich“ verstanden. Beim Ad-hoc-Reporting werden Berichte auf Anfrage generiert oder erstellt. Sie werden normalerweise für einen bestimmten Zweck oder zur Beantwortung einer bestimmten Frage erstellt. Zum Beispiel: Wenn ein Unternehmen einen Feiertagsverkauf veranstaltete und das Verkaufsvolumen in einem bestimmten Geschäft, die Verkäufe eines bestimmten Produkts oder den Gesamtbetrag des Rabatts sehen möchte, der den Kunden gewährt wird.

Traditionelles Reporting erfordert technische Spezialisten, um Berichte zu erstellen und zu verteilen. Es gibt auch fortlaufende und wiederkehrende Berichte, die nach einem Zeitplan erstellt werden und in der Regel jedes Mal dieselben Parameter verwenden.

Die Fähigkeit, Berichte zu erstellen, die spezifische Geschäftsfragen beantworten, ermöglicht den Mitarbeitern, fundierte, datengestützte Entscheidungen zu treffen. Von operativen Fragen, wie dem Personalbestand an einem bestimmten Tag— bis hin zu strategischen Entscheidungen wie den angebotenen Produkten — Ad-hoc-Reporting ist flexibel, liefert Erkenntnisse und Antworten.

Wofür wird Ad-hoc-Reporting verwendet?

Ad-hoc-Reporting soll Bedürfnisse erfüllen, die das standardmäßige wiederkehrende Reporting nicht erfüllen kann. Rufen Sie sich Ihr letztes Meeting in Erinnerung. Gab es Fragen zu bestimmten Teams oder Branchen? Hat ein Mitarbeiter versucht, Systeme zu aktualisieren, um neuen Bedürfnissen gerecht zu werden? Wollte ein Manager die Leistung einer Person beurteilen? Alle diese Fragen erfordern Ad-hoc-Reporting. Für alle täglichen Entscheidungen liefert Ad-hoc-Reporting Benutzerdaten, um ihre Entscheidungen zu treffen. Ad-hoc-Reporting ermöglicht einer Organisation, agil, auf dem neuesten Stand und äußerst konkurrenzfähig zu bleiben.

Reporting im Vertrieb und Einzelhandel

Gab es einen bestimmten Verkaufszeitraum, den eine Filiale prüfen möchte? Vielleicht sind spezifische Daten zu einer Reihe von Produkten oder Artikeln erforderlich, die über einen bestimmten Zeitraum verkauft wurden. Wie viele Gesichtsmasken wurden seit Beginn der Pandemie verkauft? Oder wie viele Reiskocher wurden verkauft, nachdem ein E-Mail-Flyer an die Kunden verschickt wurde?

Ad-hoc-Reporting liefern den Vertriebsteams detaillierte Daten, um die Effektivität von Marketing, Verkaufstechniken und sogar weniger konkreten Konzepten wie Ladengestaltung oder Witterungseinflüsse nachzuweisen.

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, ein Geschäft bemerkt, dass die Zahl der Ladendiebstähle zunimmt. Sie können mit der Implementierung von Ad-hoc-Berichten beginnen, um die Bestandsverwaltung zu optimieren und genaue Bestandszahlen zu erhalten. Das bedeutet, dass der Filialleiter das Datum und die Uhrzeit des Diebstahls der Artikel genau bestimmen kann. Das Geschäft kann Muster erkennen und die Anzahl der Mitarbeiter und die Wachsamkeit zu bestimmten Zeiten und Tagen erhöhen. Wenn die richtigen Muster identifiziert werden, könnte die Anzahl der Ladendiebstähle dadurch sinken und die Gewinne des Ladens steigen.

Reporting im Gesundheitswesen

Das Gesundheitswesen ist eine Branche, die Daten für jede erdenkliche Metrik hat. Ärzte und Mitarbeiter sollten diese Daten nutzen und damit die bestmöglichen Ergebnisse für ihre Patienten erzielen. Ein Ad-hoc-Bericht ermöglicht Ärzten und Führungskräften, die spezifischen Daten genauer zu untersuchen und zu versuchen, die Ursache von Problemen oder Engpässen zu verstehen.

Ein Krankenhaus oder ein Arzt können über Ad-hoc-Reporting Lösungen finden und damit bessere Ergebnisse für Ihre Patienten erzielen. Nehmen wir an, ein Krankenhaus hat plötzlich einen Anstieg der Wiedereinweisungen festgestellt. Sie können ihre Ad-hoc-Berichte aufschlüsseln und erkennen, in welcher Abteilung die überwiegende Mehrheit der Wiedereinweisungen auftritt. Weitere Befragungen könnten enthüllen, warum diese Abteilung so hohe Quoten hatte (zum Beispiel Unterbesetzung). Durch die Bestimmung des Musters und Behebung der Ursache im Krankenhaus sinkt die Anzahl der Wiedereinweisungen.

Reporting im Personalwesen

Organisationen sammeln viele Informationen: Stundennachweise, Leistungsinformationen, Krankheits- und Urlaubstage, Leistungsbeurteilungen und Gehaltsinformationen. Personalabteilungen können Ad-hoc-Reporting nutzen, um Probleme oder Mängel mit dieser Fülle von Daten zu identifizieren. Das kann nicht nur die Mitarbeiterzufriedenheit, sondern auch die Geschäftspraktiken verbessern. Zum Beispiel kann ein Einzelhändler beurteilen, ob genug Personal für die Weihnachtszeit zur Verfügung steht.

Stellen Sie sich vor, eine Organisation bemerkt, dass die Abwesenheitszahlen über einen Zeitraum von acht Monaten steigen. Die Führungskräfte können die Ursache nicht genau bestimmen, also führen sie Ad-hoc-Reporting bis zu einem gewissen Grad durch. Es ist kein Muster für die Abwesenheit erkennbar.. Mithilfe eines weiteren Berichts (der Arbeitsablauf und freie Tage nebeneinander zeigt), stellen die Führungskräfte einen Zusammenhang zwischen Arbeitszeiten und freien Tagen fest. Die Führungskräfte können sich dann mit dem Problem befassen, die Abwesenheitsquoten senken und den Mitarbeitern einen besseren Arbeitsplatz anbieten.

Reporting im Finanzwesen

Das Finanzwesen, die datenorientierteste aller Abteilungen und Unternehmen, konzentriert sich auf Zahlen. Ad-hoc-Reporting ermöglicht den Teams, alle Finanzinformationen, die sie benötigen, haargenau zu untersuchen, sei es die Bewertung der Rentabilität einer neuen Produktlinie oder die Messung der Rentabilität einer Filiale, eines Quartals oder einer Maßnahme.

Vorteile von Ad-hoc-Reporting

Das Ad-hoc-Reporting bietet enorme Vorteile, was zu einer Menge Verbesserungsmöglichkeiten führt, die Unternehmen nutzen können.

Agilität und Proaktivität

Der mit Abstand größte Vorteil des Ad-hoc-Reportings sind die positiven Auswirkungen auf das Unternehmen. Wenn sich etwas ändert, Mitarbeiter Unstimmigkeiten bemerken oder es Möglichkeiten gibt, Prozesse zu verbessern, wird Ad-hoc-Reporting unverzichtbar. Es gibt schnelle Antworten auf spezifische Probleme und Fragen. Die Antworten auf diese Fragen ermöglichen einer Organisation, datengestützte Entscheidungen zu treffen, die zu positiven Ergebnissen führen. Sobald die Änderungen umgesetzt wurden, können die Berichte erneut erstellt werden, um sicherzustellen, dass die Ergebnisse die Erwartungen erfüllen.

Benutzerfreundlichkeit

Wenn die richtigen Reporting-Tools verwendet werden, kann jeder mit grundlegenden Computerkenntnissen Berichte erstellen. Es ist nicht nötig, Anfragen an die IT-Abteilung oder das Datenspezialisten-Team zu richten. Es geht einfach darum, den benötigten Bericht aus einer Reihe von aufgeführten Optionen zu erstellen und den Bericht zu starten. Keine Verzögerungen oder Engpässe.

Reporting in Echtzeit

Weil es keine Wartezeiten für IT- oder Datenspezialisten-Teams gibt, ist das Reporting absolut aktuell. Das bedeutet, dass Unternehmen aktuelle Entscheidungen treffen können, die Agilität und proaktive Problemlösung ermöglichen.

Geringere Belastung der IT- und Datenspezialisten-Teams

Es müssen keine Berichtslisten mehr erstellt werden. Das bedeutet, dass wertvolle IT- und Datenspezialisten-Mitarbeiter mit anderen Aufgaben weitermachen können, die zusätzlichen Wert liefern.

Identifiziert Engpässe

In jedem Unternehmen gibt es Engpässe. Diese zu identifizieren kann problematisch sein und zu enormen Verzögerungen und Produktivitätsverlusten führen. Ad-hoc-Reporting ermöglicht dem Management, die Ursachen der Engpässe zu ermitteln und zu beheben. Wenn zum Beispiel eine große Regierungsbehörde immer wieder Probleme mit der fristgerechten Bezahlung von Rechnungen hat, kann sie Ad-hoc-Reporting erstellen, um den Grund dafür zu ermitteln. Nachdem festgestellt wurde, dass die Ursache darin besteht, dass Vorgesetzte jede Rechnung abzeichnen müssen, könnten sie ein System implementieren, bei dem Einkäufe unter 200 US-Dollar automatisch bezahlt werden.

Flexibilität

Es gibt eine große Chance für Unternehmen, sich auf bestimmte Bereiche zu konzentrieren und Berichte zu erstellen, die ihnen bei der Lösung von Problemen helfen. Sie können Berichte komplett neu entwickeln und Grafiken, Tabellen und Diagramme erstellen, die auf den Leser zugeschnitten sind. Sie können alle bearbeitet oder geändert werden, um sie an jede Geschäftsfrage anzupassen.

Mitarbeiter stärken

Die Mitarbeiter können die Antworten auf ihre Fragen finden, ohne auf andere Mitarbeiter oder Abteilungen warten zu müssen. Ad-hoc-Reporting bedeutet auch, dass Mitarbeiter ihre Informationen mit Daten sichern können, wodurch Systemänderungen oder Vorschläge mit größerer Wahrscheinlichkeit vom Management umgesetzt werden.

Citizen Scientists

Die besten Citizen Data Scientists und Business Analysts verfügen zwar über Branchenkenntnisse, aber nie über die Informationen und Erfahrungen verfügen, die Mitarbeiter vor Ort haben. Wenn Mitarbeiter über Daten- und Reporting-Tools verfügen, können sie Probleme, Trends und Möglichkeiten erkennen, die Data Scientists eventuell nicht erkennen.

Organisatorische Agilität

Die Welt entwickelt sich schnell und Unternehmen sich dem anpassen. Ad-hoc-Reporting ermöglicht Unternehmen, Herausforderungen und der Konkurrenz immer einen Schritt voraus zu sein. Die Beantwortung von Fragen auf Anforderung bedeutet, dass Probleme schnell gelöst werden können.

Unternehmen zum Gebrauch von Daten inspirieren

Daten sind einer der größten Vermögenswerte eines Unternehmens. In vielen Unternehmen ist sie jedoch auch eine der am wenigsten genutzten Ressourcen. Mitarbeiter und Führungskräfte von der Nutzung dieser Daten enorm profitieren.

Herausforderungen des Ad-hoc-Reporting

Die Vorteile von Ad-hoc-Reporting sind zwar enorm, aber es gibt immer noch Herausforderungen mit der Technologie.

Unvollständige oder inkonsistente Daten

Schlechter Datenzugriff und schlechte Konsistenz sind der Feind einer qualitativ hochwertigen Berichterstattung. Wie kann ein Unternehmen genaue Berichte erstellen und Erkenntnisse ableiten, wenn die Daten falsch sind? Silos, fehlende Daten, fehlerhafte Informationen und Duplizierungen können zu Problemen beim Reporting führen. Unternehmen müssen eine gute Datenverwaltungsrichtlinie implementieren und über eine einzige Datenquelle verfügen, die korrekt und für alle zugänglich ist, die sie benötigen.

Das Falsche messen

Ein Ad-hoc-Berichts kann Informationen enthalten, die von den Mitarbeitern Informationen als relevant angesehen werden, aber die eigentliche Ursache oder Eigenschaft übersehen. Wenn ein Unternehmen beispielsweise seinen typischen Kunden bestimmen möchte, können Daten wie Alter, Geschlecht und geografische Informationen einbezogen werden. Allerdings kann der Bericht durch Weglassen von Details wie der Einkommensklasse oder der Familiendynamik den Bericht nutzlos werden. Gutes Reporting erfordert nicht nur Kenntnisse des Geschäfts, sondern auch über der verfügbaren Daten.

Vertrauen in Ad-hoc-Reporting

Trotz der Vorteile von Ad-hoc-Reporting haben statische Berichte weiterhin ihre Berechtigung. Statische Berichte sind eine Momentaufnahme von Daten und Trends im Zeitverlauf. Weil sie nach ihrer Verwendung archiviert werden, eignen sie sich hervorragend für die Datenanalyse über einen Zeitraum. Sie können auch dazu beitragen, Verantwortlichkeit zu schaffen, da sie regelmäßig KPIs und andere messbare Größen überprüfen.

Alternativen zum Ad-hoc-Reporting

Vorbereitete Berichterstattung

Statisches, traditionelles oder vorbereitetes Reporting bezeichnet wiederkehrende Berichte. Es wird von IT- oder Datenspezialisten-Teams nach einem Zeitplan erstellt und an die festgelegte Gruppen verteilt, die diese Informationen benötigen. Dazu zählen wöchentliche Verkaufsdaten für die Niederlassung und Manager, vierteljährliche Finanzdaten für die Führungsebene oder jährliche KPIs für einzelne Mitarbeiter und ihre Reporting Manager.

Sie sind zwar für den Betrieb eines Unternehmens unverzichtbar und können das Ad-hoc-Reporting nicht ersetzen, haben aber Einschränkungen. Sie müssen von IT-Spezialisten oder Analysten erstellt werden, können nicht geändert werden, um spezifische Anfragen zu beantworten, liefern keine detaillierten Informationen und Drill-Downs sind nicht möglich.

Excel-Reporting

Excel erstellt keine echten Ad-hoc-Berichte, da die Daten importiert werden und somit nicht in Echtzeit vorliegen. Pivot-Tabellen können zwar zusammen mit Diagrammen und Graphen verwendet werden, aber Excel arbeitet nicht aus „Live-Daten“ und ist zudem anfällig für menschliche Fehler. Wenn Nutzer Informationen in der Datei bearbeiten und ändern können, können die Daten ungenau sein.

Implementierung von Ad-hoc-Reporting

Daten sortieren

Das ist ein Mammutprojekt und erfordert möglicherweise eine Modernisierung Ihrer Computersysteme. Beginnen Sie mit einer Datenverwaltungsstrategie, die der DSGVO und anderen relevanten Gesetzen entspricht. Führen Sie Ihre gesamten Daten an einem Ort zusammen. Setzen Sie Datenverwaltungssysteme ein, die sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter nur auf die Daten zugreifen können, die sie benötigen. Beseitigen Sie Datensilos und sorgen Sie für Datenkonsistenz im gesamten Unternehmen.

Schulungen anbieten

Obwohl Ad-hoc-Reporting-Tools intuitiv sein sollten, müssen Manager und Mitarbeiter in der optimalen Nutzung der Funktionen geschult werden. Das ist keine „Wie“-Schulung, sondern eine „Warum“-Schulung, in der erklärt wie, wie man bspw. Parameter für Berichte auswählt. Bei der Schulung von Mitarbeitern geht es nicht nur um die Software, sondern auch darum, wie Daten für optimale Ergebnisse genutzt werden können.

Die richtigen Tools für den Job haben

Die Wahl der richtigen Software ist entscheidend für den Erfolg des Ad-hoc-Reporting. Berücksichtigen Sie diese Faktoren, wenn Sie Entscheidungen über die besten Optionen für das Unternehmen treffen:

• Zugriff. Das Tool sollte in der Lage sein, mehrere Datenkanäle an einem Ort zusammenzuführen, anstatt mehrere Abfragen durchzuführen.
• Visualisierung. Menschen sind weitaus besser darin, Daten zu interpretieren, wenn sie in visueller Form vorliegen. Ein großartiges Ad-hoc-Reporting-Tool bietet die Möglichkeit, Informationen in Diagrammen, Tabellen, Graphen und sogar Piktogrammen darzustellen.
• Benutzerfreundlich. Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern, ganz einfach ihre eigenen Berichte zu erstellen. Schaffen Sie keine Hindernisse für eine erfolgreiche Implementierung oder kontinuierliche Nutzung.
• Skalierbar. Egal, ob das Unternehmen Hunderte Mitarbeiter beschäftigt oder nur zwei, Ad-hoc-Reporting-Tools müssen mit dem Unternehmen wachsen. Dabei geht es nicht nur um zahlenmäßiges Wachstum, sondern auch um Funktionalität und die Möglichkeit, wachsende Datenmengen zu verwalten.
• Cloud-basiert. Die Basis für diese Reporting-Systeme (und die Daten) ist die Cloud, über die Mitarbeiter unabhängig vom tatsächlichen Standort auf Informationen zuzugreifen und sie verarbeiten können.

Ad-hoc-Reporting ist das, was Ihre Organisation braucht

Zwar bieten vorgefertigte Berichte und Excel einige Berichtsfunktionen, aber das ist nicht ausreichend. Für ein vollständiges Spektrum an Reporting-Funktionen sind Ad-hoc-Berichte erforderlich. Diese Berichte sind so flexibel, dass sie zur Identifizierung einer Reihe von Geschäftsproblemen und ihrer Lösung eingesetzt und datengestützte Entscheidungen getroffen werden können.

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