Was ist Berichtsautomatisierung?

Das automatisierte Reporting ist ein Tool, das in Unternehmen verwendet wird, um bestimmte Informationen automatisch zu generieren und an ausgewählte Personen in einem vorher festgelegten Zeitintervall weiterzugeben. Automatisierte Berichte können mehrere Betriebsbereiche umfassen, beziehen sich aber häufig auf wichtige Leistungskennzahlen, Finanzdaten und andere zeitabhängige Informationen.

Die Berichtsautomatisierung ist für die Unternehmensleistung von entscheidender Bedeutung

Die Automatisierung des Reportings ist in Geschäftsumfeldern weit verbreitet, in denen regelmäßige Berichte für die Überwachung des laufenden Geschäftsbetriebs unerlässlich sind. Ohne dieses Reporting wird es für Vorgesetzte, Manager, die Unternehmensleitung und andere Stakeholder schwierig, die aktuelle Leistung des Unternehmens genau einzuschätzen.

Feedback für Sofortmaßnahmen bei Bedarf

Das Marketing ist zum Beispiel eine Funktion, die eine ständige Datenüberwachung erfordert. Marketingstrategien und -aktivitäten stehen in direktem Zusammenhang mit dem Umsatz. Ein Anstieg des Verkaufsvolumens ist ein Hinweis darauf, dass die bestehenden Marketingmaßnahmen funktionieren und deshalb fortgesetzt werden sollten. Eine Stagnation der Verkäufe deutet hingegen darauf hin, dass die angewandten Marketingstrategien nicht effektiv sind und geändert werden müssen.

Die Automatisierung des Reportings hilft, diese Art von Daten zu bündeln, sodass die geeigneten Interventionsmaßnahmen zur Korrektur des Kurses und zum Erreichen der gewünschten Ziele ergriffen werden können.

Genauigkeit und zeitkritische Informationen

Durch Automatisierung des Reportings kann das Management bei Bedarf auf Daten zugreifen. Es ist sogar möglich, automatisierte Berichte in Echtzeit zu erstellen, um eine möglichst genaue Überwachung zu gewährleisten. In kritischen Situationen kann das tägliche Reporting effektiv eine angemessene Nachverfolgung der Daten sicherstellen.

Zum Beispiel, wenn einige Mitarbeiter wie LKW-Fahrer eine bestimmte Anzahl Arbeitsstunden einhalten müssen, um die lokalen Gesetze einzuhalten. Das Gesetz schreibt eventuell vor, dass das Management die protokollierten Arbeitszeiten überprüft, sodass angemessene Ruhezeiten gewährleistet bleiben.

Minimierung der Arbeitsbelastung und des Stresses der Mitarbeiter

Die Berichtsautomatisierung ist für Unternehmen und Mitarbeiter vorteilhaft. In einem traditionellen System müssen Mitarbeiter die Daten manuell eingeben, bevor sie einen Bericht erstellen. Das kann ein langwieriger Prozess sein. In einigen Fällen sind Berichte möglicherweise nicht termingerecht verfügbar, wodurch wichtige Entscheidungen verzögert werden. Die Automatisierung des Reportings spart Zeit bei der Erstellung solcher Berichte.

Bei der manuellen Berichtserstellung müssen Mitarbeiter unter immensem Druck arbeiten und die Wahrscheinlichkeit von Fehlern steigt. Fehler können sich nachteilig auf ein Unternehmen auswirken, da sie zu falschen Entscheidungen führen können. Leider lassen sich Fehler in einem manuellen System, in dem von Mitarbeitern erwartet wird, dass sie in einer engen Frist liefern, kaum verhindern.

Die Automatisierung des Reportings wurde zur Bewältigung einiger dieser Herausforderungen eingeführt. Abgesehen davon, dass Berichte pünktlich geliefert werden, reduziert die Automatisierung auch Fehler und spart damit die Zeit, die für die Suche nach der Fehlerquelle aufgewendet worden wäre.

Vorteile der Berichtsautomatisierung

Die Vorteile der Automatisierung standardisierter Berichte sind abhängig von Unternehmen und Branche vielfältig.

Kosteneinsparungen

Die manuelle Zusammenstellung von Berichten erfordert umfangreiche menschliche Anstrengungen. Die meisten kleinen Unternehmen gehen fälschlicherweise davon aus, dass die manuelle Berichtserstellung kostengünstiger ist als ihre Automatisierung. Das Gegenteil ist jedoch der Fall, da Investitionen in die Automatisierung des Reportings im Vergleich mit den mit den für Mitarbeiter anfallenden Kosten nur geringe Investitionen in Technologie erfordern.

Effizienzsteigerung

Wenn manuelle Aufgaben mit Technologie gelöst werden, werden Mitarbeiter frei, die sich auf andere komplexe Aufgaben konzentrieren können. Zum Beispiel können dem Marketing mehr Ressourcen zugewiesen werden, um sich auf Werbekampagnen zu konzentrieren, die Sichtbarkeit der Produkte zu erhöhen und den Umsatz zu verbessern. Mitarbeiter können sich auf kreative oder komplexe Aufgaben konzentrieren, langweilige und repetitive Aufgaben werden maschinell erledigt.

Sorgt für Konsistenz

Damit ein Bericht auf lange Sicht zielführend ist, muss er konsistent bleiben, denn er basiert auf wiederholten Vergleichen und Messen derselben Metriken. Es ist schwierig, dieses Maß an Konsistenz in einem manuellen System zu garantieren, da Berichte von der Person abhängen, die sie erstellt. Wenn die Person oder das Team, das den Bericht verfasst, Änderungen vornimmt, können die Informationen geringfügig verändert werden und weniger authentisch erscheinen.

Langfristige Konsistenz zu erreichen, ist eine große Herausforderung beim manuellen Reporting. Dies ist auf den Rollenwechsel im Unternehmen und die Fluktuation von Mitarbeitern zurückzuführen, das heißt, dass zu anderen Zeiten andere Personen für die Erstellung von Berichten zuständig sind. Solche Inkonsistenzen im Reporting können als Inkompetenz angesehen und die Richtigkeit der Informationen kann in Frage gestellt werden.

Verbessert die Kundenakquise

Große Unternehmen, die Berichte für kleine Unternehmen erstellen, werden mit automatisiertem Reporting wahrscheinlich mehr Kunden gewinnen. Automatisierung verschafft einem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen, die diese Technologie nicht nutzen. Kunden glauben, dass sie wahrscheinlich bessere Berichte von einem Unternehmen erhalten, das seine Dienstleistungen automatisiert hat, als von einem Unternehmen, das ein manuelles Berichtssystem verwendet. Es wird erwartet, dass Unternehmen, die sich auf das alte manuelle System verlassen, irgendwann Kunden verlieren werden.

Automatisierung hilft auch bei der Einhaltung von Terminen und der Steigerung der Kundenzufriedenheit. Zufriedene Kunden kehren wahrscheinlich für zukünftige Dienstleistungen zurück oder sogar neue Kunden empfehlen. Darüber hinaus ist Datenkonsistenz, die durch Automatisierung garantiert wird, ein wichtiges Verkaufsargument, um Kunden zu gewinnen.

Weist auf Professionalität hin

Berichte, die mit den automatisierten Systemen erstellt wurden, sind visuell ansprechend und haben eine professionelle Note, da sie so gestaltet werden können, dass sie zu den Daten und dem Branding des Unternehmens passen. Sie enthalten häufig Visualisierungen und Graphen statt Tabellen und Texte. Manuelle Berichte mit ihren häufig schlichten Tabellen in Schwarz-Weiß verblassen im Vergleich zu ihren automatisierten Gegenstücken. Es überrascht deshalb nicht, dass anspruchsvolle Kunden Berichte bevorzugen, die mit Automatisierungstechnologie erstellt wurden.

Verbessert die Mitarbeiterbindung

Ein Faktor, der Mitarbeiter demotiviert, ist die Erledigung von Routineaufgaben wie die Berichtserstellung. Wenn sie wissen, dass diese Berichte mit Technologie erstellt werden können, sinkt die Motivation weiter. Dies kann zu einer geringeren Arbeitszufriedenheit und einer erhöhten Mitarbeiterfluktuation führen.

Talentierte Mitarbeiter haben möglicherweise das Gefühl, dass ihr Fachwissen nicht ausreichend genutzt wird, weil sie mit Routineaufgaben beauftragt werden. Infolgedessen werden sie wahrscheinlich nach Beschäftigungsmöglichkeiten in anderen Unternehmen suchen, die ein besseres Arbeitsumfeld bieten. Wenn solche Mitarbeiter gehen, muss das Unternehmen mehr ausgeben, um neue Mitarbeiter einzustellen. Diese Kosten können vermieden werden, wenn die Bedürfnisse der Mitarbeiter identifiziert werden und alles Notwendige getan wird, um sie zu erfüllen. In diesem Fall kann die Berichtsautomatisierung dazu beitragen, Talente zu binden und die bestehende Belegschaft zu erhalten.

Erleichtert den Informationsaustausch

Die Automatisierung des Reportings erleichtert das Teilen des Berichts mit relevanten Stakeholdern. Ein herkömmliches manuelles System erstellt Ausdrucke, die per Hand an alle Mitarbeiter im Büro verteilt werden. Die externe Weitergabe von Stellungnahmen an Kunden oder Lieferanten erfordert manuelle E-Mails, oft mit Folgemaßnahmen.

Ein automatisiertes System erleichtert das Teilen des Berichts mit verschiedenen Stakeholdern. Die Berichte werden digital erstellt und automatisch an alle gesendet, die sie benötigen.

Reduziert die Abhängigkeit vom Faktor Mensch

Berichte können jederzeit generiert werden, auch ohne menschliches Zutun, solange das System dafür programmiert wurde. Die manuelle Berichterstattung ist jedoch von menschlichen Eingaben abhängig. Wenn die Person, die den Bericht erstellt, abwesend ist, sind die Informationen blockiert und können erst generiert werden, wenn die Ressource verfügbar ist. Es besteht oft eine massive Abhängigkeit von einer IT-Abteilung, und automatisiertes Reporting reduziert Engpässe und die Abhängigkeit von teuren Mitarbeitern.

Anpassung

Das System ermöglicht ebenfalls, Berichte an die vom Kunden verlangten Spezifikationen und die Häufigkeit anzupassen. Kunden zu bieten, was sie wollen, wann sie wollen, reduziert die Kundenabwanderung.

Herausforderungen bei der Automatisierung des Reportings

Wie bei jeder Geschäftspraxis, die sich mit Technologie überschneidet, gibt es auch bei der Implementierung und Pflege der Berichtsautomatisierung Herausforderungen zu bewältigen.

Herausforderungen bei der Datensicherheit

In einigen Fällen kann die Berichtsautomatisierung die Sicherheit des Systems gefährden. Einige Automatisierungssysteme ermöglichen Kunden, die Berichte direkt einzusehen, indem sie sich in die Pläne des Unternehmens einloggen. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit einer Datenschutzverletzung, da viele Nutzer auf das System zugreifen können. Ohne ein geeignetes Datensicherheitsprotokoll können Hacker das System beeinträchtigen, was zu Abschaltungen und damit verbundenen Verlusten führen kann.

Das kompromittierte System kann auch zu Datenverlusten führen, die sich negativ auf den Betrieb des Unternehmens auswirken können. Datenschutz kann ein erheblicher Grund zur Besorgnis sein, wenn auf nicht freigegebene personenbezogene Daten zugegriffen wird.

Dieses Risiko kann enorm sein und sich hauptsächlich auf zwei Arten auf das Unternehmen auswirken. Kunden und Stakeholder können das Vertrauen in das Unternehmen verlieren, was zu einer Abwanderung führt. Es gibt auch erhebliche Strafen für Unternehmen, die sich nicht an die DSGVO oder andere lokale Datenschutzgesetze halten.

In Anbetracht der Bedrohung durch den Zugriff der Nutzer auf das System, den sie für ihre Berichte benötigen, können mehrere Maßnahmen zum Schutz der Daten ergriffen werden.

Das Unternehmen sollte zunächst in ein robustes Sicherheitssystem investieren, mit dem jede Bedrohung der Daten erkannt werden kann. Das System sollte aktualisiert werden können, um sicherzustellen, dass wichtige Updates in die Software integriert werden. Damit können auch alle neu auftretenden Bedrohungen durch ständige Updates in das Sicherheitssystem integriert werden.

Das Unternehmen sollte nicht allen Nutzern Zugriff auf das System gewähren und eine separate Oberfläche entwickeln, die von den Datenbanken des Unternehmens unabhängig ist. Damit wird sichergestellt, dass nur über diese neue Oberfläche auf Berichte zugegriffen werden kann und die eventuell gefährdeten Daten bleiben unzugänglich.

Das Unternehmen sollte über ein robustes Backup-System verfügen, das die Unternehmensdaten schützt, falls das System beeinträchtigt wird. Investitionen in Datenspeicher in der Cloud sind eine rentable Maßnahme, um sicherzustellen, dass die Daten sicher aufbewahrt werden.

Herausforderungen beim Design

Berichte können in Standard- oder kundenspezifischen Designs vorliegen, und das Unternehmen muss Verfahren für alle automatisierten Berichte einführen. Die größte Herausforderung besteht darin, dass ein Berichtsdesign möglicherweise nicht für alle Empfänger der Informationen geeignet ist. Ebenso kann der Bericht so strukturiert sein, dass er viele detaillierte Informationen enthält, die für einen Kunden interessant sein könnten, ein anderer Empfänger fühlt sich eventuell von der Datenmenge überwältigt. Es kann schwierig sein, einen Kompromiss zu finden, da es für die Berichtsentwickler schwierig sein kann, die Kundenwünsche vorherzusehen.

Sich auf ein Berichtsdesign zu konzentrieren, das die meisten Präferenzen entspricht, muss für jedes Unternehmen Priorität haben. Sie können Maßnahmen ergreifen, die sicherstellen, dass die meisten Präferenzen in dem Format erfasst werden.

Für einen Kompromiss muss untersucht werden, welche Merkmale die meisten Kunden in einem Bericht erwarten. Auf diese Weise können die Designer die Funktionen erfassen, nach denen die meisten Nutzer suchen, und die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass das Berichtsdesign für viele attraktiv ist.

Langsame Akzeptanz durch Mitarbeiter

Viele Mitarbeiter sind der Meinung, dass die Automatisierung von Aufgaben ihren Job bedroht. Häufig besteht eine Abneigung, neue Technologien zu erlernen, was zu einem Qualifikationsdefizit führt. Das bedeutet, dass die Vorteile der Automatisierung des Berichtswesens oft nicht in vollem Umfang genutzt werden und die Technologie nicht angenommen wird.

Das kann mit exzellenter Kommunikation von Führungskräften überwunden werden. Die Betroffenen sollten über Vorteile der Berichtsautomatisierung informiert und ihnen aufgezeigt werden, wie ihnen die Beseitigung mühsamer und lästiger manueller Aufgaben ermöglicht, spannenderen Aufgaben zu übernehmen. Mitarbeiter, die diese Automatisierungsaufgaben erstellen und verwalten, können umfassend geschult werden.

Die Zukunft der Berichtsautomatisierung

Es gibt viele Unterschiede zwischen manuellem und automatisiertem Reporting. Der wesentliche Unterschied besteht darin, dass das manuelle Reporting aktive Eingaben von Menschen erfordert, damit der Bericht erstellt werden kann. Bei der automatisierten Berichterstattung hingegen müssen lediglich Befehle in das System eingegeben werden, woraufhin die Informationen durch die Programmierung des Systems verarbeitet werden können.

Die manuelle Berichterstellung ist ein veraltetes System mit vielen Unzulänglichkeiten, die Automatisierung des Berichtswesens ist im heutigen wettbewerbsorientierten Geschäftsumfeld das beste Instrument zur Erstellung von Berichten.

Da künstliche Intelligenz zunehmend in allen Abteilungen der Unternehmen eingesetzt wird, sind die Möglichkeiten des automatisierten Reportings enorm. Wenn ein Kunde eine Reihe von Informationen benötigt und ein anderer nicht, können Funktionen bestimmte Informationen ausschließen und Standardberichte anpassen.

Automatisiertes Reporting ist ein Muss für jedes Unternehmen, das die Arbeitsbelastung seiner Mitarbeiter reduzieren, Stakeholdern einen besseren Service bieten und das Unternehmen effektiver verwalten möchte.

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