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¿Qué son los informes ad hoc?

Ad hoc es un término latino que se traduce como "para esto". Sin embargo, también se entiende como “según sea necesario”. Los informes ad hoc son aquellos que se generan bajo solicitud o se crean bajo solicitud. Suelen crearse para un uso específico o para responder a una pregunta precisa. Por ejemplo, si una empresa tiene una oferta navideña y quiere ver el volumen de ventas en una tienda específica, las ventas de un determinado producto o la cantidad total de descuento otorgado a los clientes.

Diagrama de informes ad hoc

Los informes tradicionales requieren especialistas técnicos para crear y distribuir los informes. También existen informes continuos y recurrentes que se crean según un calendario, que tienden a utilizar los mismos parámetros cada vez.

La capacidad de ejecutar informes que respondan preguntas empresariales específicas permite a los empleados tomar decisiones empoderadas y basadas en datos. Desde cuestiones operativas, como los niveles de dotación de personal en un día determinado, hasta decisiones estratégicas, como los productos ofrecidos, los informes ad hoc ofrecen flexibilidad, información y respuestas.

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¿Para qué se utilizan los informes ad hoc?

Los informes ad hoc están diseñados para satisfacer necesidades que no se cubren con los informes recurrentes estándar. Imagine su última reunión de trabajo. ¿Hubo preguntas sobre equipos o sucursales específicas? ¿Había algún empleado mirando cómo actualizar los sistemas para reflejar nuevas necesidades? ¿Alguno de los gerentes quería evaluar el desempeño de un individuo? Todos requieren informes ad hoc. Para toda la toma de decisiones del día a día, los usuarios de informes ad hoc utilizan datos que impulsan sus decisiones. Esto hace que la organización se mantenga ágil, al día y altamente competitiva.

Informes de ventas y venta minorista

¿Hubo un período de venta específico que una sucursal deseaba examinar? Tal vez se requieran datos específicos sobre una variedad de productos o artículos vendidos durante un período de tiempo. ¿Cuántas mascarillas se vendieron desde el inicio de la pandemia? ¿O cuántas ollas arroceras se vendieron después de que se envió un folleto por correo electrónico a los clientes? Los informes ad hoc brindan a los equipos de ventas datos detallados para mostrar la efectividad del marketing, las técnicas de ventas e incluso conceptos menos concretos como el diseño de la tienda o los efectos del clima. Por ejemplo, imagine que una tienda nota que la tasa de hurtos está aumentando. Pueden comenzar a implementar informes ad hoc para optimizar la gestión de inventario y obtener recuentos exactos de existencias. Esto significa que el gerente de la tienda puede determinar con precisión la fecha y hora en que se robaron los artículos. La tienda puede identificar patrones y aumentar el número de personal y la vigilancia en determinados momentos y días. Si se identifican los patrones correctos, la cantidad de hurtos en tienda podría disminuir, salvando las ganancias de la tienda.

Informes de atención médica

La atención médica es una industria que tiene datos para todas las métricas posibles. Para obtener los mejores resultados para los pacientes, los médicos y el personal necesitan utilizar estos datos. Un informe ad hoc permite a los médicos y ejecutivos profundizar en datos específicos e intentar comprender la causa de los problemas o los cuellos de botella. Un hospital o médico puede encontrar soluciones a través de informes ad hoc para brindar mejores resultados a sus pacientes. Supongamos que un hospital notara repentinamente un aumento en las readmisiones. Pueden profundizar en sus informes ad hoc y ver con qué servicio se relacionan la mayoría de las readmisiones.Una investigación más a fondo podría revelar por qué ese servicio tenía tasas tan altas (como por ejemplo, falta de personal). Al encontrar el patrón y remediar el problema, el hospital podría reducir el número de readmisiones.

Informes de Recursos Humanos

Las organizaciones recopilan mucha información: hojas de tiempo, información sobre beneficios, días de licencia por enfermedad y días festivos, evaluaciones de desempeño e información salarial. Los departamentos de Recursos Humanos pueden utilizar esta gran cantidad de datos en informes ad hoc que identifiquen problemas o deficiencias. Esto no sólo puede mejorar la satisfacción de los empleados sino que también las prácticas empresariales. Por ejemplo, un minorista puede valorar si tiene suficiente personal para la temporada navideña. Imagine que una organización nota que las tasas de ausentismo aumentan durante un período de ocho meses. Los ejecutivos no pueden identificar la causa exacta, por lo que realizan algunos informes ad hoc. Las licencias personales no reflejan ningún patrón. Después de ejecutar otro informe (que muestra el flujo de trabajo y los días libres uno junto al otro), detectan una correlación entre los períodos con mayor carga de trabajo y los días libres. Los ejecutivos pueden ahora abordar el problema, reduciendo las tasas de ausentismo y mejorando el entorno laboral para los empleados.

Informes financieros

Finanzas es el departamento que más se basa en los datos y se centra en cifras. Los informes ad hoc permiten a los equipos profundizar en cualquier información financiera que necesiten, ya sea evaluando la viabilidad de una nueva línea de productos o midiendo la rentabilidad de una sucursal, trimestre o acción.

Beneficios de los informes ad hoc

Los informes ad hoc ofrecen enormes beneficios que dan como resultado un amplio margen de mejora que las organizaciones pueden utilizar.

Agilidad y proactividad

Sin duda, el mayor beneficio de los informes ad hoc es el impacto positivo en la organización. Si algo cambia, los empleados notan disparidades o existe una oportunidad de mejorar los procesos, los informes ad hoc se vuelven vitales. Da respuestas rápidas a cuestiones y preguntas específicas. Las respuestas a estas preguntas permiten a la organización tomar decisiones basadas en datos que generarán resultados positivos. Una vez que se implementan los cambios, los informes se pueden ejecutar nuevamente para garantizar que los resultados sean los esperados.

Facilidad de uso

Si se utilizan las herramientas de generación de informes adecuadas, cualquier persona con cierta experiencia básica en informática puede generar informes. No es necesario enviar solicitudes al departamento de TI ni al equipo de analistas de datos. Es simplemente cuestión de crear el informe necesario a partir de una lista de opciones y presionar el botón Continuar. Sin retrasos ni cuellos de botella.

Informes en tiempo real

Como no hay que esperar a que los envíen los equipos de TI o de analistas, los informes siempre están actualizados. Esto significa que las organizaciones pueden tomar decisiones actualizadas que aporten agilidad y la resolución proactiva de los problemas.

Menor carga para los equipos de TI y analistas

Se acabaron las listas de informes para ejecutar, lo que significa que los valiosos analistas y personal de TI pueden dedicar su tiempo a otras tareas que agreguen más valor.

Identificación de los cuellos de botella

En todo negocio hay cuellos de botella. Identificarlos puede resultar problemático y provocar enormes retrasos y pérdidas de productividad. Los informes ad hoc permiten a la dirección profundizar para encontrar las causas de estos cuellos de botella y rectificarlos. Por ejemplo, si una organización gubernamental de gran tamaño tiene constantemente problemas para pagar las facturas a tiempo, puede generar informes ad hoc para ver el motivo. Después de identificar que la causa es que los gerentes de línea tienen que aprobar cada factura, se podría implementar un sistema donde las compras de menos de $200 se paguen automáticamente.

Flexibilidad

Las organizaciones tienen aquí una gran oportunidad para centrarse en determinadas áreas y ejecutar informes que les ayuden a resolver cualquier problema. Pueden crear informes desde cero, creando gráficos, tablas y cuadros que se adapten al lector. Y todos ellos pueden manipularse o cambiarse para adaptarse a cualquier cuestión empresarial.

Empoderamiento de los empleados

El personal puede encontrar las respuestas a sus preguntas sin esperar a otros empleados o departamentos. Con los informes ad hoc el personal también puede respaldar su información con datos, lo que hace que sea más probable que la gerencia implemente los cambios o sugerencias en el sistema.

Científicos de a pie

Si bien los mejores científicos de datos y analistas de negocios poseen los conocimientos de la industria, nunca tendrán la información sobre el terreno y la experiencia que tienen los empleados. Cuando los empleados cuentan con datos y herramientas de generación de informes, pueden detectar problemas, tendencias y oportunidades que los científicos de datos tal vez no detecten.

Agilidad organizacional

El mundo evoluciona rápidamente y las empresas también debe hacerlo. Los informes ad hoc permiten a las organizaciones mantenerse por delante de los desafíos y la competencia. Responder a las preguntas en cuanto surjan significa que los problemas se pueden resolver rápidamente.

Organizaciones inspiradas a utilizar datos

Los datos son uno de los mayores activos que tiene una organización. Sin embargo, para muchas empresas, también es uno de los recursos menos utilizados. Capacitar a los empleados y líderes para que utilicen esos datos puede generar enormes beneficios.

Desafíos de los informes ad hoc

Si bien los beneficios de los informes ad hoc son enormes, todavía existen desafíos con la tecnología.

Datos parciales o inconsistentes

El acceso deficiente a los datos y la coherencia son los enemigos de los informes de calidad. ¿Cómo puede una organización producir informes e información precisos si los datos son incorrectos? Silos, datos que faltan, información errónea y duplicaciones pueden causar problemas en los informes. Las organizaciones deberán implementar una buena política de gestión de datos y tener una única fuente de datos que sea precisa y accesible para todos los que la necesiten.

Medir lo que no es

Al crear un informe ad hoc, los empleados podrían incluir información que consideran relevante pero pasar por alto la causa o el atributo subyacente real. Por ejemplo, al intentar identificar a su cliente promedio, una empresa podría incluir edad, género e información geográfica. Sin embargo, omitir detalles como el nivel de ingresos o la dinámica familiar podría hacer que el informe sea inútil. Una buena elaboración de informes requiere no solo conocer el negocio, sino también los datos de los que se dispone.

Excesiva confianza en los informes ad hoc

A pesar de los beneficios de los informes ad hoc, todavía hay lugar para los informes estáticos. Los informes estáticos proporcionan una visión de los datos y las tendencias a la larga. Puesto que se guardan después de su uso, son excelentes para el análisis de datos a lo largo del tiempo. También pueden ayudar a rendir cuentas, ya que verifican periódicamente los KPI y otros valores mensurables.

Alternativas a los informes ad hoc

Informes predefinidos

Los informes estáticos, tradicionales o predefinidos son informes recurrentes. Los equipos de TI o los analistas se encargan de generarlos siguiendo un calendario y lo distribuyen al grupo determinado de personas que requieren la información. Puede tratarse de datos de ventas semanales para la sucursal y los gerentes, estados financieros trimestrales para los ejecutivos de nivel C o KPI anuales para empleados individuales y sus gerentes directos. Pero si bien son esenciales para el funcionamiento de una organización y no reemplazan los informes ad hoc, tienen limitaciones. Requieren que departamentos de TI o analistas los ejecuten, no se pueden modificar para responder a consultas específicas, no proporcionan información detallada y no brindan la capacidad de profundizar.

Informes de Excel

Excel no produce verdaderos informes ad hoc, ya que los datos se importan y, por lo tanto, no están en tiempo real. Si bien se pueden utilizar tablas dinámicas, junto con cuadros y gráficos, Excel no presenta datos "en vivo" y es bastante propenso a errores humanos. Siempre que los usuarios puedan editar y cambiar la información del archivo, este puede ser inexacto.

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Cómo implementar informes ad hoc

Ordene sus datos

Este es un proyecto gigantesco y requiere de una reestructuración de todos sus sistemas informáticos. Comience con una estrategia de gobernanza de datos que cumpla con el RGPD y otras regulaciones relevantes. Reúna todos sus datos en una ubicación centralizada. Implemente sistemas de gestión de datos que garanticen que las personas solo puedan acceder a los datos que necesitan. Elimine los silos de datos y planifique la coherencia de los datos en toda la organización.

Ofrezca formación

Aunque las herramientas de generación de informes ad hoc deben ser intuitivas, es necesario mostrar a los gerentes y empleados cómo pueden aprovechar al máximo su funcionalidad. Mas que sobre el "cómo", la formación debe tratar sobre el "por qué", como por ejemplo, cómo seleccionar parámetros para los informes. La formación no debe ir solo sobre el software sino también sobre cómo utilizar los datos para obtener resultados óptimos.

Ofrezca las herramientas adecuadas para el trabajo

Elegir el software adecuado es vital para el éxito de los informes ad hoc. Tenga en cuenta estos factores cuando vaya a tomar las decisiones sobre las mejores opciones para la organización:

  • Accesible. La herramienta debería poder usar múltiples canales de datos en un solo lugar en lugar de ejecutar múltiples consultas.
  • Visualizable. Los humanos son mucho mejores interpretando datos cuando estos están en forma visual. Una excelente herramienta de informes ad hoc ofrecerá la posibilidad de presentar información en diagramas, tablas, gráficos e incluso pictogramas.
  • Fácil de usar. Faculte a los empleados para que desarrollen sus propios informes fácilmente. Elimine las barreras para una implementación exitosa o un uso continuo.
  • Escalable. Tanto si la organización tenga cientos de empleados como solo dos, las herramientas de generación de informes ad hoc deben poder crecer con la empresa. No hablamos solo de un crecimiento en términos numéricos, sino también en términos de funcionalidad y capacidad para gestionar volúmenes crecientes de datos.
  • En la nube. Tener sistemas de informes (y sus datos) basados en la nube agrega funcionalidad y la capacidad para que los empleados accedan y procesen información independientemente de su ubicación física.

Los informes ad hoc son lo que su organización necesita

Si bien los informes predefinidos y Excel ofrecen algunas funciones de generación de informes, no son suficientes. Para obtener un espectro completo de la funcionalidad de generación de informes, se requieren informes ad hoc. Estos informes brindan la flexibilidad para identificar y resolver una variedad de problemas empresariales que permite tomar decisiones respaldadas por datos.

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