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¿Qué son los paneles de informes?

Los paneles de informes son una representación gráfica de los indicadores clave de desempeño (KPI) de una organización. Los informes se crean reuniendo datos de informes existentes disponibles, brindando al usuario una instantánea gráfica de las operaciones de una empresa. Los paneles de informes brindan a todos los miembros de una organización, independientemente de su experiencia tecnológica, la capacidad de analizar datos en tiempo real a través de paneles intuitivos.

Ejemplo de paneles de informes

Ver cualquier forma de información mediante gráficos hace que los datos sean más fáciles de comprender, analizar y procesar para obtener información procesable. Agregar la funcionalidad de paneles de informes proporciona un panorama completo y claro de todos los conocimientos empresariales de un vistazo. Se puede crear un panel vinculándolo a bases de datos de Excel u otro software en el que se produzcan datos e informes. Se puede automatizar para que, a medida que se cargan datos en la base de datos o en el sistema de informes, los cuadros y gráficos se actualicen automáticamente. Los paneles de informes se vuelven críticos en un entorno empresarial dinámico, ya que brindan información en tiempo real sobre la que se puede actuar para guiar a las organizaciones hacia sus objetivos.

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¿Paneles de informes o informes estáticos?

Es importante comprender las diferencias entre un panel de informes y un informe estático.

Un panel de informes interactivo proporciona a los usuarios una sólida visualización de datos que permite la exploración y la interactividad. Los datos proporcionan información sobre por qué los procesos son actualmente como son, o por qué se produjeron ciertos resultados. Tiene la capacidad de profundizar en datos granulares, si es necesario. También puede ser un proceso en tiempo real; una venta procesada en el punto de venta se refleja en el panel en cuestión de minutos.

Aunque un informe estático incluye imágenes y gráficos, se basa completamente en datos históricos y se centra únicamente en el pasado. Estos informes generalmente se generan una vez al día, semana o mes y se distribuyen por correo electrónico o se accede a ellos manualmente a través de una carpeta o programa compartido. Si bien todavía ofrecen valor para los KPI que deberán evaluarse periódicamente, los informes estáticos son inferiores a los paneles de informes en términos de facilidad de uso, agilidad y valor obtenido.

Beneficios de los paneles de informes

Como ocurre con todas las tecnologías, se pueden obtener varios beneficios de los paneles de informes.

Valor máximo de los datos

Todas las organizaciones generan grandes cantidades de datos. Examinarlo todo y extraer conocimientos y aprendizajes útiles puede ser un desafío, incluso en el mejor de los escenarios. Los paneles ayudan a organizar y analizar datos, brindando información procesable que facilitará mejores decisiones empresariales. Uno de los mayores desafíos de las organizaciones es convertir en valor enormes volúmenes de datos; y los paneles ayudan a lograr dicho objetivo.

Cultura de datos mejorada

Construir una cultura basada en datos no es fácil. La capacidad de manejar datos como parte del proceso de trabajo en todos los departamentos y empleados deberá cultivarse gradualmente. Con los paneles, a la organización le resultará más fácil reunir a todos sus empleados, independientemente de sus habilidades, en una única plataforma que les ayude a acceder y trabajar con datos, explorar tendencias y actuar sobre la base de conocimientos prácticos para lograr los resultados ideales. Esto garantizará la responsabilidad y permitirá la alineación estratégica general entre departamentos. A largo plazo, contribuye a fomentar una cultura laboral basada en datos y fortalece la capacidad de toma de decisiones.

Aceptación de las partes interesadas

Los paneles pueden desempeñar un papel importante a la hora de reunir a los empleados y ayudar a crear un entorno que responda adecuadamente a los cambios empresariales. También ayudan a presentar varios KPI a múltiples partes interesadas en la empresa, presentando una visión clara de los procesos en curso y el rendimiento organizacional, entre otros, lo que permitirá una participación multifuncional.

Tendencias empresariales actuales

Para todo director de marketing, es clave mantenerse al día con las tendencias del mercado y corregir el rumbo cuando sea necesario. Con los paneles de informes, el marketing puede encaminarse, predecir riesgos o desafíos potenciales para la empresa y tomar medidas correctivas desde el principio. Los paneles de informes permiten a los gerentes proyectar resultados empresariales futuros, ayudándolos a optimizar las tendencias positivas y al mismo tiempo alejar la empresa de los impactos negativos.

Eficiencia mejorada

Cuando una empresa toma decisiones precisas y oportunas, esta capacidad se convierte en un pilar clave para su éxito. Los paneles de informes aumentan la velocidad y la eficiencia, dos aspectos clave que los informes manuales no ofrecen. Unos pocos clics en un panel interactivo es todo lo que se necesita para obtener los KPI necesarios y crear un protocolo de análisis eficiente.

Visualización de datos empresariales

Cuando se analizan las hojas de cálculo tradicionales, existe una mayor posibilidad de perder información crítica y de cometer errores humanos. La visualización de informes elimina el desorden y crea presentaciones fáciles de entender y de usar. Con los paneles de informes, todos los datos se pueden visualizar y colocar en un único informe interactivo. Cualquiera que acceda a él tendrá el control total sobre los protocolos de análisis de datos que deberá aplicar.

Medidas de rendimiento en tiempo real

Los paneles de informes permiten acceder fácilmente a los datos en tiempo real. Este acceso se simplifica aún más mediante la implementación de alarmas de datos inteligentes. Revisar una gran cantidad de archivos ha dejado de ser la práctica normal. Con una herramienta de generación de paneles de informes de calidad, los conocimientos empresariales actualizados están fácilmente disponibles con solo hacer clic en un botón.

Reducción de la dependencia del departamento de TI

Se sabe que los informes tradicionales son ineficientes y dependen en gran medida del departamento de TI para la generación de informes. La ventaja de los paneles de informes es que son intuitivos y fáciles de usar y pueden ser utilizados tanto por profesionales técnicos como no técnicos. Esta característica brinda a todos en la empresa la oportunidad de utilizar el análisis de datos para tomar las medidas adecuadas sin depender del departamento de TI: ya no habrá que esperar informes de un equipo de TI ya sobrecargado.

Interactivo y dirigido a KPI empresariales

Si bien los enfoques analíticos convencionales son excelentes para los informes estáticos, la falta de interactividad significa que no proporcionarán información en tiempo real. Averiguar cuáles son las métricas correctas y limitar los datos que necesita rastrear no es sencillo.

El enfoque ideal para una función empresarial es definir claramente los puntos de datos relevantes. Estos KPI creados ayudarán a crear paneles que rastrearán y alinearán los datos y el rendimiento con los objetivos empresariales. La visualización de estos datos se vuelve importante cuando se trabaja para tomar las decisiones correctas. Los usuarios pueden generar una instantánea inmediata de un posible escenario empresarial y evaluar dónde se encuentran los desafíos. Estos paneles interactivos ofrecen herramientas de generación de informes fáciles de utilizar que permiten una comprensión clara de los éxitos, fracasos, ganancias y pérdidas.

Para resumir los beneficios de los paneles de informes, en el competitivo mundo actual, los procesos empresariales ágiles y dinámicos son fundamentales para optimizar el rendimiento empresarial. Si bien los enfoques analíticos convencionales funcionan para informes estáticos, la ausencia crítica de interactividad afecta al acceso a la análitica en tiempo real. Esta funcionalidad puede suponer un punto de inflexión para las organizaciones que operan en el extenso ecosistema empresarial actual.

Tipos de paneles

Existen cuatro tipos de paneles que normalmente se encuentran en las organizaciones.

Paneles analíticos

Los paneles analíticos son utilizados principalmente por analistas de datos profesionales que trabajan para respaldar a diferentes grupos empresariales de la organización. Estos paneles tienen elementos gráficos básicos y brindan flexibilidad para realizar análisis detallados. Existen tres beneficios clave de los paneles analíticos:

  • Permiten un análisis de la evaluación del mercado distribuido en un período de tiempo prolongado, mejorando la calidad y precisión de la toma de decisiones.
  • Proporcionan información de previsión rápida de entender que permite a los usuarios de todos los ámbitos planificar y asignar fácilmente los recursos disponibles.
  • Permiten comparar datos con la competencia sobre varios parámetros, en cualquier momento.

Paneles estratégicos

Estos paneles permiten a los profesionales empresariales realizar un seguimiento de los KPI en varios períodos para obtener información crucial y estratégica. Los tres beneficios principales de los paneles estratégicos son:

  • Los ejecutivos de la empresa hacen un seguimiento fácil de los KPI estratégicos y los factores de éxito.
  • Las predicciones emergentes ayudan a los usuarios empresariales a mantener y corregir el rumbo, si hace falta, para alcanzar sus objetivos.
  • Todos los datos disponibles se pueden analizar desde múltiples ángulos, proporcionando tendencias distribuidas en diferentes períodos de tiempo que se pueden compartir en toda la organización.

Paneles operativos

Estos paneles permiten a los usuarios ver información en tiempo real y ayudan a señalar de inmediato los problemas que podrían requerir atención. Las características más importantes de los paneles operativos son las siguientes:

  • Mapas de calor que resaltan áreas de alta actividad, lo que facilita a los usuarios encontrar rápidamente la información que necesitan.
  • Seguimiento de registros para ayudar a los equipos a predecir niveles de actividad en tiempo real.
  • Varios tipos de registros que ayudan a los equipos a comprender rápidamente el tipo de incidentes que ocurren y cómo deberían prepararse para los mismos.

Paneles tácticos

Estos paneles son ideales para realizar un seguimiento del progreso de los objetivos. Ayudan a las organizaciones proporcionando:

  • Información actualizada y de tendencias sobre puntos de datos específicos
  • Fácil desglose de los datos, lo que permite recopilar conocimientos más profundos
  • Destacar los problemas pendientes y detectar el origen fácilmente
  • Un resumen diario de la actividad

Mejores prácticas para optimizar los paneles de informes

Existen ocho mejores prácticas que las organizaciones deberán seguir para beneficiarse de los paneles de informes.

1. Garantizar la relevancia de los datos

Es necesario asegurarse en todo momento de que los datos sigan siendo relevantes. Esto incluye saber quién tiene acceso al panel y con qué propósito. Las métricas que se muestran deberán ser personalizadas y específicas para sus destinatarios. Cuando los paneles se clasifican según los receptores, un equipo en particular o un tema, hay que asegurarse de que solo se proporcionen las métricas relevantes.

Las organizaciones deberán consultar a los usuarios sobre qué desean realmente en su panel y cuáles utilizarán en la vida real, y eliminar todo lo que sea inútil.

2. Emplear únicamente métricas estratégicas

Elegir calidad sobre cantidad para obtener métricas que ayuden a alinearse mejor con las estrategias empresariales. Hay que estar en todo momento atento a los datos dinámicos que puedan influir positivamente en las decisiones empresariales. Se deben buscar y utilizar datos convincentes que influyan positivamente en las decisiones empresariales. Por ejemplo, un proveedor de servicios gestionados que trabaja con varios clientes querrá informes sobre los KPI del Contrato de Nivel de Servicios relevante para mejorar el servicio a los clientes. Para un equipo, los informes sobre los objetivos organizacionales y cómo se están cumpliendo podrían ser los más relevantes.

3. Elegir métricas mensurables

Deben desarrollarse objetivos específicos que puedan medirse, que sean realistas para alcanzar y que sean relevantes y puntuales. Con tales objetivos, la eficacia del rendimiento se podrá comparar con todos los puntos de referencia establecidos para realizar un seguimiento de los objetivos.

4. Mantener paneles limpios

Es importante mantener los paneles organizados. El desorden podría tener un impacto negativo en la productividad de la empresa. Si un panel parece confuso, es probable que otros usuarios también tengan comentarios similares. Debe trabajarse en todo momento con las métricas que son más importantes para la tarea en cuestión y mantenerlas fácilmente accesibles. Deberá existir un buen uso del espacio en blanco en el panel y deberá configurarse de una manera reflexiva y fácil de entender. El uso de bloques de color es una buena opción para equilibrar los colores brillantes, mantener a los usuarios interesados y resaltar información importante.

5. Realizar un seguimiento de los datos procesables

Si bien los datos son excelentes de por sí, pueden durar poco. Es la forma en que se utilizan los datos lo que determina su utilidad y aplicación. Será necesario centrarse en todo momento en los datos que puedan generar el mayor cambio en los protocolos vigentes e influir en las decisiones empresariales. También en los datos que pueden influir en los procesos, las decisiones de contratación, los Contratos de Nivel de Servicios y los objetivos anuales. Evaluar el valor de cada dato mostrará si vale la pena realizar un seguimiento. Las empresas deberán centrarse en la calidad y no en la cantidad de datos para tomar mejores decisiones.

6. Realizar una prueba

Cuando se configure una plantilla de paneles de informes de control específica, deberá examinarse objetivamente para ver si todas las métricas necesarias son fácilmente accesibles, relevantes y fácilmente comprensibles. Deberá evaluarse si las herramientas de visualización de datos son efectivas y si la información correcta se entrega de manera rápida y precisa. Habrá que modificar la plantilla periódicamente para que cumpla con los requisitos.

7. Organizar métricas

Cuando se trabaja con varias métricas, es una buena idea organizarlas todas en una tabla e introducir algo de simetría en la forma en que se presentan las métricas. Esto permite una evaluación más ordenada y tranquila de los datos disponibles. Muchas herramientas de paneles de informes permiten realizar modificaciones cuando sea necesario cambiando el tamaño de los grupos de métricas para crear un panel más personalizado y relevante. Agrupar métricas similares o relacionadas también facilitará la creación de un panel de informes.

8. Movilidad

Los paneles deberán diseñarse para su uso tanto en un teléfono inteligente como en un ordenador portátil o de escritorio. Hoy el personal trabaja desde casa, visita a los clientes o simplemente intenta gestionar la información durante la hora del almuerzo. Las organizaciones deberán hacer posible el trabajo flexible.

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El futuro de los paneles de informes

Los paneles de informes permiten que todo tipo de funciones empresariales se desarrollen mejor. Permite a los usuarios visualizar sus KPI y realizar un seguimiento del rendimiento de cada uno. También ayuda a los usuarios de una organización, independientemente de su conocimiento tecnológico, a interactuar directamente con los datos del panel y analizar tendencias que pueden ayudarlos a tomar mejores decisiones empresariales.

Estos informes ayudan a las organizaciones a funcionar mejor y competir más eficazmente en el mercado libre. El futuro de los paneles de informes está evolucionando rápidamente junto con la variedad de datos y las formas en que se utilizan. Sin embargo, pierden valor rápidamente a menos que se revisen y actualicen periódicamente. Los datos se mueven rápido, por lo que el panel deberá seguir siendo relevante frente a un mundo cambiante.

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