¿Qué son los informes gestionados?

Los informes gestionados son un modelo de inteligencia de negocio (BI) en el que los informes son creados por desarrolladores de TI que conocen bien conceptos como consultas SQL o lenguaje CSV. Los informes gestionados son un proceso “administrado” porque los usuarios técnicos los llevan a cabo y los distribuyen de arriba hacia abajo. Estos profesionales garantizan que los destinatarios reciban informes precisos, libres de errores y fallos técnicos. Los informes gestionados son diferentes de los informes ad hoc, donde los informes son creados por usuarios no técnicos.

Los informes gestionados aprovechan al máximo la tecnología de BI para ayudar a los usuarios finales a alcanzar los objetivos organizacionales, tanto estratégicos como tácticos. Todo el énfasis está puesto en lograr dichos objetivos. Por ejemplo, una empresa de fabricación aspira a convertirse en líder del mercado y opta por BI con informes gestionados como solución. Los informes están relacionados con cada parte del logro de este objetivo: desde la cadena de suministro hasta el control de calidad durante la fabricación, los tiempos de entrega, la regulación de ineficiencias y el aumento de las ventas. En este caso, una solución de informes gestionados proporciona a sus usuarios las formas óptimas de trabajar en los siguientes aspectos:

• Asegurar la cadena de suministro de materia prima. Esto se hace con plazos de entrega automatizados y controles e informes periódicos del nivel de existencias. Se desarrollarán e implementarán alertas de reordenación. El mismo principio de una cadena de suministro se aplica a la fabricación de componentes.
• Encontrar las deficiencias en el proceso de fabricación y las formas de corregirlas. Esto se facilita a través de funciones como paneles y herramientas de visualización. Los informes gestionados también utilizan indicadores clave de rendimiento (KPI).
• Detectar el potencial oculto en segmentos de fabricación, como líneas de productos, base de clientes objetivo o incluso territorios. Se utilizan herramientas como mapas interactivos de calor y geográficos.
• Incrementar la interacción personal entre clientes y representantes de ventas. Esto se logra automatizando los informes. Otro método es fusionar los datos de los clientes con la ubicación geográfica para encontrar rutas de ventas con el mayor potencial de ganancias.

Cada uno de estos objetivos también se puede lograr con informes ad hoc. Sin embargo, los informes gestionados utilizan la experiencia técnica de un desarrollador de informes, que es el más adecuado para las soluciones técnicas.

Funciones y responsabilidades en los informes gestionados

Un desarrollador de informes gestionados crea informes estándar a los que acceden los destinatarios. También es responsable de la creación y publicación de páginas de lanzamiento HTML basadas en un conjunto de parámetros sobre los cuales se puede acceder a los informes. Además de esta tarea principal, un desarrollador de informes gestionados tiene otras responsabilidades.

Crear derechos de acceso

El desarrollador tiene que crear cuentas y grupos de usuarios. Cada usuario que requiera acceso a informes gestionados necesitará una cuenta de usuario. Los desarrolladores deberán crearlos, asignar a cada usuario un rol y especificar en qué grupo se encuentra el usuario. El desarrollador también puede asignar cada grupo a un dominio de informes.

Organizar el acceso a los metadatos

Para acceder a una fuente de datos, un usuario primero deberá acceder a sus metadatos. Se trata de información crucial relacionada con la estructura de los datos, como las distintas columnas y campos que los componen, el formato en el que se encuentran y la ubicación de la fuente. Al utilizar una función de servidores de datos, los desarrolladores crean y acceden a los metadatos de cualquier fuente de datos para crear un informe. Todos los metadatos también se pueden mejorar aún más con la inclusión de descripciones como contextos empresariales.

Crear informes para recuperar y formatear datos

La inteligencia de negocio utiliza varias herramientas. Entre ellas se encuentran FOCUS, un lenguaje de programación de cuarta generación (4GL) que se utiliza principalmente para crear consultas de bases de datos. Con los informes gestionados, los desarrolladores pueden crear continuamente informes complejos, probarlos e implementarlos sin utilizar FOCUS. Además de crear nuevos protocolos de informes, los procedimientos más antiguos se pueden modificar para mejorarlos.

Crear objetos de informes

Los objetos de informes son representativos de las fuentes de datos. Se utilizan para mostrar datos de manera que el usuario los encuentre fáciles de entender. Con la ayuda de los objetos de informes predefinidos, los usuarios pueden crear y guardar informes sin entrar en la complejidad de las fuentes de datos. Los desarrolladores están a cargo de crear estos objetos de informes para informes gestionados y paneles de usuario.

Crear informes basados en procesamiento analítico en línea (OLAP)

OLAP es un sistema que permite el análisis multidimensional de alta velocidad de cantidades masivas de datos. Con los informes gestionados, los desarrolladores pueden actualizar los archivos de metadatos y hacerlos compatibles con OLAP. Esto puede ayudar a crear informes y objetos de informes que estén habilitados para OLAP para los destinatarios de los informes. Con esto, los usuarios pueden optar por ver sus informes con varias representaciones de datos sin cambiar el informe original ni el objeto del informe.

Crear y publicar páginas de lanzamiento HTML

Una vez creado y probado el informe, el desarrollador lo publicará en la web. También deberán crear una página de lanzamiento, que es un archivo HTML detallado que documenta el procedimiento del informe. Esta página se puede personalizar aún más agregando etiquetas y sintaxis HTML, y puede configurarse para cualquier informe que se almacene a través de informes gestionados. Estas páginas pueden publicarse en informes gestionados o fusionarse con aplicaciones de autoservicio. También se puede acceder a ellos a través de hipervínculos HTML colocados en las páginas web.

Planificación de informes

Todos los informes estándar se pueden programar y distribuir con ReportCaster, lo que permite al desarrollador proporcionar a los usuarios información actualizada automáticamente cuando la solicitan. También se pueden crear alertas, adhiriéndose a condiciones de prueba para que los usuarios reciban una notificación cuando se produzca un evento específico. Un desarrollador podrá crear condiciones de prueba que coincidan con las fuentes de datos. Luego se pueden generar informes específicos para la alerta. Estas alertas se pueden recibir por correo electrónico, ordenadores y teléfonos con tecnología WAP.

Personalizar entornos de usuario

Un desarrollador puede personalizar los entornos de usuario incluyendo perfiles y archivos de ayuda personalizados en los dominios. El perfil se puede ejecutar cada vez que un usuario específico accede al dominio de informes gestionados. Estos archivos de ayuda personalizados pueden proporcionar información detallada sobre informes estándar y objetos de informes.

Pros y contras de los informes gestionados

Con los informes gestionados, las organizaciones tienen mucho que ganar. Estos son algunos de sus principales beneficios:

• La dirección ejecutiva puede acceder fácilmente a toda la información necesaria para comprender el funcionamiento general de la organización.
• Con los datos de seguimiento, los responsables pueden detectar fácilmente sectores dentro de la empresa que están funcionando adecuadamente o que están quedando rezagados.
• La toma de decisiones de gestión es más relevante con información actualizada.
• Es fácil identificar el bajo rendimiento de individuos, departamentos y sectores y aplicar medidas correctivas.

Pero además de las fortalezas de los informes gestionados, también existen desafíos. Cada empresa deberá sopesar los pros y los contras y asegurarse de que el proceso sea el adecuado para ellos:

• El volumen de información puede abrumar a los desarrolladores, especialmente en el caso de grandes organizaciones con múltiples departamentos. Los desarrolladores pueden ser un recurso escaso, lo que nos hará preguntarnos: ¿se está utilizando su tiempo de la mejor manera?
• Con los grandes volúmenes de datos que reciben, las organizaciones necesitan tomar medidas exhaustivas para retener y almacenar la información que reciben de múltiples fuentes. Invertir en almacenamiento de datos puede aumentar los gastos.
• Detectar datos que están específicamente relacionados con algunas aplicaciones puede resultar complicado.
• Es responsabilidad de la organización garantizar que todo el que sea necesario tenga los medios para ingresar datos en el sistema. Esto puede resultar tedioso.

Mejores prácticas para informes gestionados

Existen algunas prácticas recomendadas que los profesionales de informes gestionados deberían considerar implementar en sus organizaciones para obtener los mayores beneficios.

Comience con metas y objetivos estratégicos

Cada informe gestionado deberá crearse con un objetivo específico en mente. ¿Por qué es necesario el informe? ¿Es para comprender los impulsores del negocio, verificar la exactitud del precio del producto, definir el éxito o analizar un conjunto específico de datos? Una vez que las empresas establecen cuáles son las expectativas del informe, los desarrolladores podrán limitar fácilmente los KPI para cada objetivo.

Elija indicadores clave de rendimiento adecuados

Centrarse en los KPI correctos es cuestión de elegir las principales prioridades en función de la audiencia. Los informes para la alta dirección serán diferentes de los KPI para el personal subalterno. La gestión de los KPI de calidad es crucial para el proceso de la creación de informes gestionados.

Cambie a lo digital

Las prácticas manuales basadas en papel son cosa del pasado. Todas las empresas deberían considerar cambiar a informes digitales para obtener informes mejorados en tiempo real. Existen varios programas de software de KPI que pueden ayudar al funcionamiento empresarial. Estos programas pueden actualizar las capacidades en línea y aumentar el ahorro de costes. Con estos informes, es más fácil llegar a los datos granulares. La digitalización puede hacer que los equipos trabajen juntos para crear un informe.

Equilibre las visualizaciones de datos

Un informe claro es clave para las empresas. Para garantizar que el informe sea bien recibido y fácilmente comprendido, los desarrolladores deberán utilizar visualizaciones que equilibren la entrada de datos. Para elegir visualizaciones de datos, considere qué elemento funciona mejor con los datos. La información debe comunicarse fácilmente sin chocar con otros elementos del informe. A menudo, las personas pueden comprender mejor los datos en forma gráfica.

Cree informes analizables y en los que se pueda profundizar

Las características clave de los informes gestionados son que tienen funcionalidad interactiva y opciones personalizables. La creación de dichos informes con opciones seleccionadas de visualización de datos puede ayudar a los empleados a idear su propio conjunto de mejores prácticas para crear un informe de gestión que pueda analizarse o profundizarse según sea necesario.

Imagínese que está en una reunión y le piden que encuentre la causa de un problema: es tan sencillo como hacer clic en los datos, no será necesario ejecutar más informes ni comunicarse con las personas posteriormente.

Céntrese en la información en tiempo real

Existen diferentes tipos de informes de gestión. Las organizaciones deberán saber cuándo utilizar información en tiempo real y poner a disposición los datos dinámicos. Los conocimientos en tiempo real deberán estar totalmente alineados con los objetivos de la empresa.

Plantéese el uso de la analítica predictiva e inteligencia artificial

Las empresas pueden aprovechar al máximo los informes de gestión de la organización con sistemas avanzados de informes de gestión. Existen numerosas herramientas de análisis relacionadas con los negocios en el mercado que ofrecen múltiples soluciones.

La analítica predictiva, por ejemplo, utiliza datos históricos para hacer predicciones sobre posibles resultados futuros relacionados con el rendimiento empresarial general. Estas capacidades predictivas ayudan a la empresa a prepararse con antelación para hacer frente a los posibles problemas que puedan surgir.

Con la inteligencia artificial (IA), las organizaciones pueden mejorar aún más sus informes de gestión. Las redes neuronales de inteligencia artificial pueden detectar tendencias o patrones en los datos y generarán una alerta ante cualquier cosa inusual. Establecer objetivos para que la IA trabaje en ellos activará alertas tan pronto como se cumplan.

Incorpore los comentarios de los clientes en los informes

Para garantizar informes gestionados de calidad, utilice la analítica de servicio al cliente para llegar a conclusiones a partir de los comentarios recibidos. Los comentarios de los clientes son cruciales para el funcionamiento de la organización porque ayudan a alinear las políticas de la empresa con la satisfacción del cliente. Señalará dónde podrían estar fallando los canales digitales de una empresa. La creación de informes basados en comentarios ayuda a crear una estrategia centrada en datos específica o a trazar un plan para un producto. Los informes personalizados pueden ayudar a identificar problemas de usabilidad del sitio web y aumentar la satisfacción del cliente.

Para aprovechar al máximo los informes gestionados, es importante fomentar una cultura basada en datos en toda la organización. Fomentar las soluciones de autoservicio es un punto de partida, ya que hará que las personas se sumen al impulso de los datos. El funcionamiento interno y la cultura laboral de una organización tienen un impacto significativo en los clientes y en quienes trabajan con la empresa. Si se le da el mayor valor al uso de los datos, cada miembro del equipo podrá aprovechar al máximo las herramientas de generación de informes. Esto, a su vez, maximiza el rendimiento sin complicar los perfiles laborales, lo cual generará satisfacción en los empleados. Para fomentar esta cultura, realice reuniones periódicas para analizar los datos y sus beneficios para motivar a los empleados.

Los informes gestionados ayudan a las organizaciones a aprovechar todo el potencial de la tecnología de inteligencia de negocio para trabajar y alcanzar objetivos organizacionales estratégicos y tácticos. Los enfoques inteligentes, la alineación de objetivos, la visualización de datos y otras herramientas similares hacen de esta una propuesta de valor para cualquier organización que busque una manera de superar a la competencia.

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