¿Qué son los informes de producción?

Los informes de producción normalmente permiten a las organizaciones enviar informes de forma masiva a los clientes por correo electrónico, protocolo de transferencia de archivos (FTP) u otros medios. Estos informes brindan a los usuarios información sobre el estado de las operaciones, permitiéndoles ver lo que sucede con un nivel de claridad incomparable y tomar decisiones basadas en datos basándose en hechos y números. Los informes de producción se utilizan para analizar la información de producción y se presentan gráficamente por empresa, turno, equipo o instalación para ofrecer el nivel de detalle necesario para potenciar las decisiones empresariales.

En los informes de producción, se hace un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento comparándolos con los objetivos que los usuarios establecen, lo que les ofrece de un vistazo la información sobre su situación actual con respecto a cada indicador de rendimiento.

Características de los informes de producción

Con las herramientas actuales de informes de producción, crear informes es muy fácil. Las herramientas actuales vienen con una extensa biblioteca de informes estándar que las empresas pueden escoger y activar. Cada informe se puede adaptar para satisfacer diversas necesidades empresariales, tanto desde una perspectiva de contenido como de gráficos.

También es posible modificar las plantillas o crear un informe completamente nuevo utilizando las herramientas si se necesitan componentes adicionales en el informe. Los informes se pueden ver en línea en formato HTML, generarse automáticamente de forma diaria, mensual, trimestral o anual, o crearse cuando se dan condiciones específicas que activan la generación de informes.

Los informes de producción ofrecen los siguientes beneficios:

• Ayudan a recopilar información en tiempo real sobre la producción
• Integran fácilmente varios parámetros empresariales, incluidas órdenes de trabajo, órdenes de producción, calidad, tiempo de inactividad y resultados del proceso
• Incluyen varias herramientas de configuración de usuario
• Envían automáticamente correos electrónicos programados con los informes configurados a usuarios y grupos empresariales
• Están disponibles en una variedad de formatos, incluidos PDF, texto, valores separados por comas (CSV) y Microsoft Excel
• Ofrecen muchos informes estándar
• Se pueden personalizar si es necesario

Las funcionalidades actuales de generación de informes se pueden integrar fácilmente en la cultura de gestión empresarial. Además, se pueden entregar a distintos roles dentro de la empresa en el formato que mejor se adapte a sus necesidades.

Informes de producción en acción

Un informe de producción representado en forma de panel ayuda a supervisar los indicadores clave de rendimiento esenciales desde un punto central de acceso. Permite realizar un seguimiento y optimizar la calidad del producto y es una valiosa herramienta de análisis para gestionar de manera eficiente todos los costes de producción asociados.

En el sector de la fabricación, los empresarios hacen malabares con una enorme cantidad de datos que pueden afectar positiva o negativamente a la empresa. Es imperativo comprender y utilizar todo el potencial de los datos de producción en el proceso de gestión actual mediante la supervisión de los indicadores clave de rendimiento en la fabricación.

El análisis de datos automatizado y en tiempo real se convierte en una necesidad cuando la empresa requiere información práctica. Por eso, los análisis de fabricación y los informes de producción permiten centrarse en establecer un proceso optimizado entre varios aspectos críticos de la industria, como la producción, las finanzas, la calidad y cualquier otro elemento que una organización considere que necesita supervisar.

Un panel de producción muestra la capacidad de producción general de la empresa. Tener todos los indicadores clave de rendimiento importantes relacionados con la producción de una empresa proporciona una excelente visión global que ayuda a optimizarla. La ineficiencia es la ruina de cualquier proceso de fabricación, genera residuos, utiliza recursos valiosos innecesariamente y eleva el coste por unidad. Es necesario permanecer alerta, realizar un seguimiento de cualquier problema potencial y detectar tendencias ocultas que perjudiquen las operaciones. Por ello, crear paneles de producción es significativamente beneficioso en el sector de la fabricación, donde incluso el más mínimo cambio en un proceso puede marcar una enorme diferencia.

Conocer el volumen general de producción de una empresa da a los empresarios una idea de a qué se enfrentan sus herramientas o máquinas activas de forma diaria, semanal, mensual o anual. Comparar la producción con períodos similares anteriores y detectar los cambios, analizarlos y descubrir el "por qué" detrás de ellos es algo fantástico.

Puede haber varias razones por las que aumenten los errores, como la falta de mantenimiento que da lugar a averías, la falta de maquinaria que hace que la producción sea insuficiente o un personal no cualificado o ineficiente. Este podría ser el punto de partida del proceso de análisis. Rastrear el volumen de producción en paralelo a la cantidad pedida es otra jugada interesante: los empresarios pueden ver si están avanzando o si su negocio se ha visto superado y está teniendo dificultades para satisfacer esa demanda. Este factor afectará directamente a los ingresos generados por ventas generales.

En un panel de producción, los usuarios deben contar con una visión total del funcionamiento de sus equipos. Las estadísticas sobre lo que produce la maquinaria a lo largo del tiempo informarán a los empresarios sobre la importancia de cada máquina para que puedan tomar medidas adicionales de mantenimiento o tener piezas disponibles para las más productivas.

Dicho esto, cada máquina necesita cuidado y mantenimiento oportuno, incluso si contribuye a un pequeño porcentaje de la producción. Al determinar los cronogramas óptimos de mantenimiento y conservación, los empresarios podrán evaluar el retorno de la inversión y evitar costosas averías. Es importante generar informes de producción precisos en el panel para evitar problemas de producción.

Al igual que en el panel de fabricación, se pueden generar informes para cualquier sector en los que se muestre los beneficios que reciben. Para cualquier negocio, medir la tasa de rendimiento es imprescindible. Los empresarios pueden establecer un objetivo o meta que desean alcanzar al final de un período determinado para poder realizar cambios en función del resultado. Una vez que los procesos se redefinen y mejoran, pueden centrarse en otros atributos que contribuyan a su proceso de producción.

¿Cuáles son los beneficios de los informes de producción?

Todos los negocios tienen sus vericuetos, y los informes y análisis precisos suelen tener en cuenta estas peculiaridades facilitando la búsqueda de soluciones personalizadas. Son necesarios informes de producción eficientes y eficaces para que las empresas sigan siendo competitivas y maximicen los flujos de ingresos. Las empresas actuales de cualquier tamaño utilizan herramientas y software de inteligencia de negocio para analizar, gestionar y visualizar los datos empresariales. Usados correctamente, ofrecen una amplia gama de beneficios que una herramienta de informes de producción puede incorporar al negocio, como por ejemplo:

• Información empresarial valiosa
• Un informe preciso para el análisis de la competencia
• Mejor calidad de datos
• Mayor satisfacción del cliente
• Mejor identificación de las tendencias actuales del mercado
• Mayor eficiencia empresarial
• Mejores decisiones basadas en datos
• Mayores ingresos

Los informes de producción también brindan a las empresas una ventaja sobre sus competidores al analizar las tendencias del mercado, centrarse en nuevas oportunidades y desarrollar nuevas estrategias. También ayudan a comprender el rendimiento actual y a mejorar los servicios B2B y B2C.

Cómo superar los desafíos de los informes de producción estáticos

Acceder a información relevante y oportuna es vital para que cualquier empresa pueda tomar decisiones rápidas y precisas basadas en datos. Sin embargo, como saben muchos empresarios, los métodos tradicionales de generación de informes estáticos tienen una serie de limitaciones. Hay algunos desafíos clave en materia de informes y soluciones que deben superarse en los informes estáticos.

Desafío 1: Generar informes requiere mucho tiempo

Muchos usuarios están familiarizados con el hecho de que generar los informes llevan mucho tiempo. Deben esperar a que los equipos de TI o finanzas generen y envíen informes. Si necesitan información adicional, solicitar informes personalizados puede retrasar aún más el proceso. Y si los ejecutivos o directivos deben tomar decisiones empresariales críticas, no pueden confiar en la información semanal, mensual, trimestral o anual de los informes porque necesitan datos empresariales actualizados al alcance de su mano.

Además, los equipos de TI y finanzas no desean dedicar mucho tiempo a crear informes; tienen muchas otras prioridades y tareas que consideran más importantes.

Solución: Dar acceso a la generación de informes a los usuarios finales

El tiempo de espera para los informes se puede eliminar implementando soluciones de inteligencia de negocio. Las soluciones de inteligencia de negocio acceden a información empresarial actualizada y la presentan a los usuarios empresariales en un formato fácil de usar. Como resultado, los directivos o ejecutivos pueden elegir un cronograma para generar informes estándar y otros informes que se automatizarán y enviarán directamente por correo electrónico o se guardarán en los paneles. Por ejemplo, una organización puede programar un informe semanal o mensual que se generará junto con las reuniones de personal programadas.

Desafío 2: Los informes no proporcionan el nivel de información necesario

Los informes estáticos tradicionales ofrecen solo un resumen de la información sin entrar en detalles. Sin embargo, cuando hay una anomalía en las métricas, la empresa necesita información más detallada. En este caso, se requiere un informe personalizado que ayude a detectar los datos subyacentes que provocan la anomalía, o un informe interactivo que permita profundizar en cifras individuales.

Otro inconveniente de los informes de producción estáticos es que se podrían perder oportunidades. Los informes estáticos proporcionan solo la información solicitada. Los usuarios no pueden analizar detalles de la información que no se incluyen. Por ejemplo, un director de producción puede solicitar un desglose de los productos distribuidos por región. Las cifras de producción pueden parecer acertadas. Sin embargo, un informe detallado podría mostrar una historia diferente. Con la información adicional, el director de producto puede intervenir para aumentar la eficiencia general y, con ello, los ingresos.

Solución: Informes dinámicos

Los informes dinámicos de productos de inteligencia de negocio ayudan a los usuarios sin conocimientos técnicos a profundizar en los datos subyacentes haciendo clic en las métricas. Pueden realizar consultas y seguir su proceso mental para encontrar la información o las respuestas que necesitan.

Desafío 3: Hay que manipular y combinar informes en hojas de cálculo

Normalmente, los datos se almacenan en múltiples fuentes en cualquier empresa, incluidos los sistemas de planificación de recursos y gestión de relaciones con los clientes. Una vez que se crean los informes utilizando la información de estas fuentes, es necesario combinar los datos para que se pueda acceder a ellos desde una fuente central. Normalmente, se utilizan hojas de cálculo para almacenar los datos combinados. Si bien las hojas de cálculo tienen diferentes usos en los negocios, no son una opción eficiente para generar informes. Esto se debe a que las hojas de cálculo son muy propensas a errores, ya que incluso un pequeño error en una sola celda se arrastrará e invalidará todo el informe. Además, cuando se comparte una hoja de cálculo, es difícil asegurarse de que todos utilicen la versión más reciente.

Solución: Incorporar un sistema que integre datos de múltiples fuentes

En la tecnología actual, muchas soluciones empresariales proporcionan una única fuente de verdad al centralizar los datos de diferentes fuentes. Estas soluciones se integran perfectamente con varias fuentes de datos y dirigen estos datos a una única ubicación central. Una vez que los datos se han puesto en la ubicación central, son accesibles desde un panel donde no se pueden modificar, actualizar ni eliminar accidentalmente.

Desafío 4: Es necesario estar en la oficina para crear los informes

Los ejecutivos o directivos que viajan con frecuencia entre las distintas sedes o los empleados que trabajan desde casa debido a la COVID-19 suelen trabajar de forma híbrida. Esto requiere flexibilidad para acceder a los datos desde cualquier lugar. Si los directivos se ven obligados a permanecer en la oficina, su productividad y eficiencia pueden verse seriamente afectadas.

Solución: Acceso móvil a datos en la nube

Las soluciones actuales de inteligencia de negocio ofrecen acceso a los datos en la nube mediante dispositivos móviles como portátiles, tabletas o teléfonos. Esto facilita el acceso y la exploración de los datos a los directivos y ejecutivos, sobre todo cuando viajan. Además, esto les permite tomar decisiones y ofrecer una respuesta rápida cuando sea necesario.

Desafío 5: Limitan la capacidad de tomar medidas oportunas

Es difícil para cualquier empleado saber cómo actuar cuando el informe ofrece información limitada. Cuando el informe no contiene información detallada, puede ser como dar palos de ciego. Además, si sienten que tienen que andar pidiendo la información que necesitan, es posible que no desarrollen un sentido de propiedad y responsabilidad personal en sus funciones laborales. Como resultado, los empleados no tomarán la iniciativa de actuar sobre la información de forma independiente.

Solución: Otorgar a los empleados acceso (restringido) a los datos

Para animar a un equipo a que actúe de forma oportuna, los empresarios deben ofrecer a sus miembros acceso a los datos que son críticos para su rol. Con ello, los empleados podrán consultar los datos de forma independiente y obtener información relevante para su puesto. La accesibilidad a los datos también ayuda a los empleados a responsabilizarse, ser más autónomos y encontrar soluciones rápidamente.

¿Qué caracteriza a un buen informe de producción?

En cualquier negocio, para aprovechar al máximo los informes de producción es fundamental comprobar si cumplen ciertos criterios, como por ejemplo:

• Se crean o generan a tiempo
• Muestran información detallada y oportuna
• Siguen un flujo de información significativo y lógico
• Se presentan en el formato que necesita el usuario
• Son adaptables a todos los requerimientos del usuario

La diferencia entre informes y análisis

Aunque a primera vista tanto los informes como los análisis parecen intercambiables, existen algunas diferencias. Por ejemplo, mientras los informes señalan lo que está sucediendo, los análisis ilustran por qué está sucediendo.

Los informes se utilizan para organizar, dar formato y resumir la información, mientras que los análisis se utilizan para analizar, interpretar y explorar los datos.

Los resultados obtenidos de los informes se envían a los usuarios para su revisión. Del mismo modo, los usuarios utilizan los resultados analíticos para obtener respuestas.

¿Son necesarios los informes de producción?

Si una empresa desea cumplir objetivos, lograr sus metas y sobrevivir a sus competidores, los informes de producción son imprescindibles. Los informes estáticos tradicionales no logran proporcionar la información detallada y personalizada necesaria para crear una opinión informada. Los informes de producción dinámicos permiten a los empleados y ejecutivos realizar cambios procesables que afectan directamente los resultados y la eficiencia de la producción.

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