¿Qué es la automatización de informes?

La automatización de informes es una herramienta que se utiliza en las empresas para generar y compartir automáticamente información específica con personas determinadas, en un intervalo de tiempo predefinido. Los informes automatizados pueden cubrir varias áreas de operaciones, pero a menudo están relacionados con indicadores clave de rendimiento, finanzas y otra información que depende del tiempo.

La importancia de la automatización de informes para el rendimiento empresarial

La automatización de informes se utiliza ampliamente en el entorno empresarial donde los informes periódicos son esenciales para monitorear las operaciones empresariales en curso. Sin estos informes, resulta difícil para los supervisores, directivos, ejecutivos de alto nivel y otras partes interesadas evaluar con precisión el rendimiento actual de la organización.

Información para garantizar que se tomen medidas inmediatas cuando sea necesario

Por ejemplo, el marketing es una función que requiere un seguimiento constante de los datos. Las estrategias y actividades de marketing tienen una relación directa con las ventas. Un aumento en el volumen de ventas es una indicación de que los esfuerzos de marketing implementados están funcionando y, por lo tanto, deben continuar. Por el contrario, el estancamiento de las ventas indica que las estrategias de marketing utilizadas no son efectivas y es necesario cambiarlas.

La automatización de informes ayuda a enfocar este tipo de datos para que se puedan tomar las medidas de intervención adecuadas para corregir el rumbo y lograr los objetivos deseados.

Precisión e información urgente

La automatización de informes hace posible que la dirección acceda a los datos cuando sea necesario. Incluso es posible realizar informes automatizados en tiempo real para lograr un seguimiento más preciso. En situaciones críticas, los informes diarios pueden garantizar eficazmente un seguimiento adecuado de los datos.

Por ejemplo, algunos empleados deben realizar una cantidad de horas de trabajo determinada para cumplir con las leyes locales, por ejemplo, los conductores de camiones. Según la legislación, es posible que la dirección necesite revisar las horas de trabajo registradas para garantizar los períodos de descanso adecuados.

Minimizar la carga de trabajo y el estrés de los empleados

La automatización de informes beneficia no solo a la organización sino también a sus empleados. En un sistema manual tradicional, los empleados deben completar los datos manualmente antes de generar un informe. Este puede ser un proceso largo. En algunos casos, es posible que los informes no estén listos cuando se necesitan, lo que provoca retrasos innecesarios que impiden tomar decisiones críticas. La automatización de informes ahorra el tiempo utilizado en la preparación de dichos informes.

En un sistema de informes manual, los empleados tienen que trabajar bajo una inmensa presión, lo que aumenta la probabilidad de errores. Los errores pueden ser perjudiciales para una organización, ya que pueden influir en decisiones equivocadas. Lamentablemente, puede resultar complicado evitar errores en un sistema manual en el que se espera que los empleados realicen entregas en un plazo ajustado.

La automatización de informes se introdujo para abordar algunos de estos desafíos. Además de garantizar que los informes se entreguen a tiempo, la automatización también reduce los errores y ahorra el tiempo que se habría utilizado para rastrear el origen del error.

Beneficios de la automatización de informes

Los beneficios de automatizar informes estandarizados pueden ser muchos, según la organización y la industria.

Ahorra

La compilación manual de informes requiere un gran esfuerzo humano. La mayoría de las organizaciones pequeñas piensan erróneamente que es más barato preparar informes manuales que utilizar la automatización. Sin embargo, ocurre todo lo contrario, ya que invertir en la automatización de informes requiere solo una pequeña inversión en tecnología en comparación con el coste de contratar a muchas personas para realizar la tarea.

Aumenta la eficiencia

Cuando la tecnología aborda las tareas manuales, se liberan recursos para centrarse en otras tareas que necesitan atención. Por ejemplo, se pueden asignar más recursos en la función de marketing para centrarse en campañas promocionales, aumentar la visibilidad del producto y mejorar las ventas. Los empleados pueden centrarse en tareas creativas o complejas asignando a las máquinas las tareas aburridas y repetitivas.

Garantiza la coherencia

Para que un informe sea útil a largo plazo, debe ser consistente porque se basa en comparar y medir repetidamente las mismas métricas. Es difícil garantizar este grado de coherencia en un sistema manual ya que los informes dependen de la persona que los prepara. Cuando la persona o el equipo realiza cambios en el informe, la información puede reflejar cambios menores y parecer menos auténtica.

Lograr coherencia a largo plazo es un desafío importante con los informes manuales. Esto se debe a los cambios de roles dentro de una organización y al desgaste de los empleados, lo que significa que diferentes personas son responsables de generar informes en distintos momentos. Estas inconsistencias en los informes pueden considerarse incompetencia y se puede cuestionar la veracidad de la información.

Eleva la adquisición de clientes

Las grandes organizaciones que preparan informes para pequeñas empresas probablemente obtendrán más clientes utilizando la automatización de informes. La automatización le da a una organización una ventaja competitiva sobre otras que no utilizan esta tecnología. Los clientes creen que es probable que obtengan mejores informes de una empresa que haya automatizado sus servicios que de una que utilice un sistema de informes manual. Es de esperar que las organizaciones arraigadas en el antiguo sistema manual con el tiempo pierdan clientes.

La automatización también ayuda a cumplir los plazos, aumentando los niveles de satisfacción de los clientes. Es probable que los clientes satisfechos regresen para recibir otros servicios o incluso recomendar nuevos clientes. Además, la coherencia de los datos garantizada por la automatización es un punto de venta importante para ganar clientes.

Indica profesionalidad

Los informes preparados utilizando los sistemas automatizados son visualmente atractivos y tienen un toque profesional, ya que pueden diseñarse para adaptarse a los datos y la marca de la organización. A menudo tienen visualizaciones y gráficos en lugar de tablas y textos. Los informes manuales palidecen en comparación con sus homólogos automatizados, ya que a menudo producen tablas sencillas en blanco y negro. Por lo tanto, no sorprende que los clientes más exigentes prefieran los informes generados con tecnología de automatización.

Mejora la retención de empleados

Un factor que desmotiva a los empleados es realizar tareas rutinarias como la preparación de informes. Cuando saben que existe una tecnología que puede ejecutar dichos estudios, la situación empeora. Esto puede conducir a una menor satisfacción y un mayor desgaste laboral.

Los empleados con grandes capacidades pueden sentir que su experiencia está desaprovechada al estar sujetos a tareas rutinarias. Como resultado, es probable que busquen oportunidades laborales en otras organizaciones que presenten un mejor ambiente laboral. Cuando dichos empleados se van, la organización necesita gastar más para contratar nuevos empleados. Costes como estos se pueden evitar identificando las necesidades de los empleados y haciendo lo necesario para satisfacerlas. En este caso, la automatización de informes puede ayudar a retener el talento y preservar la fuerza laboral existente.

Facilita el intercambio de información

La automatización de informes facilita que el informe se comparta con las partes interesadas relevantes. Un sistema manual tradicional crea copias impresas que se distribuyen manualmente a todos los miembros de la oficina. Compartir estados externamente con clientes o proveedores requiere correos electrónicos manuales, a menudo con seguimiento.

Un sistema automatizado facilita compartir el informe con las distintas partes interesadas. Las partes se crean digitalmente y se envían automáticamente a quienes las requieren.

Reduce la dependencia del factor humano

Los informes se pueden generar en cualquier momento, incluso sin intervención humana, siempre que el sistema haya sido programado para crearlos. Sin embargo, los informes manuales dependen de la intervención humana. Cuando la persona que elabora el informe está ausente, la información queda estancada y no se puede generar hasta que el recurso esté disponible. A menudo existe una dependencia masiva de un departamento de TI y los informes automatizados reducen los cuellos de botella y el coste de tener que depender de otros empleados.

Personalización

El sistema también permite personalizar informes sobre las especificaciones y frecuencia según lo requiera el cliente. Proporcionar a los clientes lo que deseen, cuando lo deseen, reduce la pérdida de clientes.

Desafíos de la automatización de informes

Como ocurre con todas las prácticas empresariales que se cruzan en un punto con la tecnología, existen desafíos que superar al implementar y mantener la automatización de informes.

Desafíos de seguridad de datos

En algunos casos, la automatización de informes puede comprometer la seguridad del sistema. Algunos sistemas de automatización permiten a los clientes ver directamente los informes iniciando sesión en los planes de la empresa. Hacerlo aumenta las posibilidades de que se produzca una violación de datos, ya que muchos usuarios pueden acceder al sistema. Sin un protocolo de seguridad de datos adecuado, los piratas informáticos pueden comprometer el sistema y provocar su caída y las pérdidas asociadas.

El sistema comprometido también puede provocar pérdidas de datos que pueden afectar negativamente las operaciones de la empresa. La privacidad de los datos puede ser un motivo importante de preocupación cuando se accede a información personal no autorizada.

Este riesgo puede ser enorme y afectar a la organización fundamentalmente de dos formas. Los clientes y las partes interesadas pueden perder la confianza en la organización, lo que provoca su abandono. También hay sanciones importantes para las organizaciones que no cumplan con el RGPD u otra legislación local de seguridad de datos.

Teniendo en cuenta la amenaza que representa permitir que los usuarios accedan al sistema para obtener sus informes, se pueden adoptar varias medidas para ayudar a salvaguardar los datos.

En primer lugar, la empresa debería invertir en un sistema de seguridad sólido para detectar cualquier amenaza que comprometa los datos. El sistema debe tener la capacidad de actualizarse para garantizar que las actualizaciones críticas estén integradas en el software. Las actualizaciones constantes también harán que el sistema de seguridad sea capaz de capturar cualquier nueva amenaza.

En segundo lugar, la empresa debería evitar el acceso de todos los usuarios al sistema, creando una interfaz independiente de las bases de datos de la empresa. Esto garantizará que solo se pueda acceder a los informes en esta nueva interfaz y que no se pueda acceder a ninguna información que pueda verse comprometida.

En tercer lugar, la empresa debe contar con un sistema de respaldo sólido que salvaguarde los datos de la empresa si el sistema se ve comprometido. Invertir en almacenamiento de datos en la nube es una medida viable para garantizar que los datos estén seguros.

Desafíos de diseño

Los informes pueden presentarse en diseños estándar o personalizados, y la organización debe adoptar procedimientos para todos sus informes automatizados. El principal desafío es que el diseño de un informe puede no ser adecuado para todos los destinatarios de la información. Del mismo modo, el informe puede estructurarse para incluir información muy detallada que puede resultar atractiva para un cliente, mientras que otro puede sentir que hay demasiados datos abrumadores. Llegar a un acuerdo puede ser un desafío, ya que puede resultar difícil para los desarrolladores del informe anticipar las preferencias del cliente.

Centrarse en un diseño de informe que atraiga a la mayoría de las personas debe ser una prioridad para cualquier organización. Se pueden tomar medidas para garantizar que la mayoría de las preferencias se reflejen en el formato.

Para alcanzar un acuerdo, es esencial realizar una investigación detallada de las características que la mayoría de los clientes buscan en un diseño. Hacerlo permitirá a los diseñadores capturar las características que la mayoría de los usuarios buscan y aumentará las posibilidades de que el diseño del informe resulte atractivo para la mayoría.

Adopción lenta por parte de los empleados

Muchos empleados sienten que la automatización de tareas amenaza su trabajo. A menudo existe una reticencia a aprender nuevas tecnologías, lo que genera un déficit de habilidades. Esto significa que a menudo no se aprovechan todos los beneficios de la automatización de informes y se resiste a la adopción de tecnología.

Esto se puede superar con una excelente comunicación por parte de los ejecutivos. Se deben comunicar a las partes implicadas los beneficios de la automatización de informes y cómo la eliminación de tareas manuales laboriosas y tediosas les permite realizar tareas más interesantes. Se puede proporcionar formación completa a los empleados que crean y gestionan estas tareas de automatización.

El futuro de los informes automatizados

Existen muchas diferencias entre los informes manuales y automatizados. La diferencia más significativa es que los informes manuales requieren la participación activa de humanos para que se genere el informe. Por otro lado, los informes automatizados solo requieren comandos de entrada en el sistema, tras lo cual la información puede ser consecuencia de cómo se ha programado el sistema.

Los informes manuales son un sistema obsoleto con muchas deficiencias, lo que hace que la automatización de informes sea la herramienta más viable para generar informes en el competitivo entorno empresarial actual.

A medida que la inteligencia artificial se adopta cada vez más en todos los departamentos de las organizaciones, las oportunidades dentro de los informes automatizados son enormes. Si un cliente requiere un conjunto de información y otro no, podrían existir funciones para excluir información específica, adaptando los informes estándar.

Los informes automatizados son imprescindibles para cualquier organización que desee reducir la carga de trabajo de los empleados, brindar un mejor servicio a las partes interesadas y administrar la organización de manera más efectiva.

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