Qu’est-ce qu’un rapport de production ?

Les rapports de production permettent généralement aux organisations d’envoyer des rapports en masse à leurs clients par e-mail, par protocole de transfert de fichiers (FTP) ou par d’autres moyens. Ces rapports fournissent aux utilisateurs des informations sur l’état de leurs opérations, leur permettant de voir ce qui se passe à un niveau de clarté inégalé et de prendre des décisions fondées sur des faits et des chiffres. Les rapports de production sont utilisés pour analyser les informations relatives à la production et sont présentés sous forme de graphiques par entreprise, équipe, équipement ou installation afin de fournir le niveau de détail nécessaire à la prise de décisions.

Dans les rapports de production, les indicateurs clés de performance sont comparés aux objectifs fixés par les utilisateurs professionnels, ce qui leur permet de savoir en un coup d’œil où ils en sont pour chaque indicateur de performance.

Caractéristiques des rapports de production

Grâce aux outils modernes de production de rapports, l’élaboration de rapports est un jeu d’enfant. Les outils modernes sont accompagnés d’une vaste bibliothèque de rapports standard que les utilisateurs professionnels peuvent sélectionner et activer. Chaque rapport peut être adapté aux différents besoins de l’entreprise, tant du point de vue du contenu que du graphisme.

Les utilisateurs peuvent également modifier ces modèles ou créer un rapport entièrement nouveau à l’aide de ces outils s’ils ont besoin de composants supplémentaires pour leur rapport. Les rapports peuvent être consultés en ligne au format HTML, générés automatiquement chaque jour, chaque mois, chaque trimestre ou chaque année, ou créés lorsque des conditions spécifiques déclenchent la génération d’un rapport.

Les rapports de production offrent les avantages suivants :

• Ils permettent de récupérer des informations en temps réel sur la production
• Ils intègrent aisément divers paramètres commerciaux, notamment les ordres de travail, les ordres de production, la qualité, les temps d’arrêt et les résultats des processus
• Ils comprennent divers outils de configuration de l’utilisateur
• Ils envoient automatiquement des e-mails programmés contenant des rapports configurés à des utilisateurs et des groupes d’entreprises
• Ils sont disponibles dans différents formats, notamment PDF, texte, valeurs séparées par des virgules (CSV) et Microsoft Excel
• Ils offrent de nombreux rapports standard
• Ils peuvent être personnalisés sur demande

Les capacités de reporting modernes peuvent être facilement intégrées dans la culture de gestion existante. En outre, ils peuvent être fournis à diverses fonctions de l’entreprise dans des formats différents, adaptés à leurs besoins.

Les rapports de production en action

Un rapport de production représenté sous la forme d’un tableau de bord permet de suivre les indicateurs clés de performance les plus critiques en un seul point d’accès central. Il permet aux utilisateurs professionnels de suivre et d’optimiser la qualité des produits et constitue un outil d’analyse précieux pour gérer efficacement tous les coûts de production associés.

Dans l’industrie manufacturière, les chefs d’entreprise jonglent avec une pléthore de données qui peuvent faire la réussite ou l’échec de l’entreprise. Il est impératif de comprendre et d’utiliser les données de production à leur plein potentiel dans le processus de gestion moderne en surveillant les indicateurs clés de performance dans la fabrication.

L’analyse des données en temps réel et automatisée devient une nécessité lorsque l’entreprise a besoin d’informations exploitables. C’est pourquoi l’analyse de la production et les rapports de production permettent aux utilisateurs professionnels de se concentrer sur l’établissement d’un processus optimisé entre les différents aspects critiques de l’industrie, tels que la production, les finances, la qualité et tout autre élément qu’une organisation estime devoir surveiller.

Un tableau de bord de production représente la capacité de production globale d’une entreprise. Le fait de disposer de tous les indicateurs clés de performance importants liés à la production d’une entreprise offre une excellente vue d’ensemble qui permet de l’optimiser. L’inefficacité est le revers de tout processus de fabrication, car elle crée des déchets, utilise inutilement des ressources précieuses et fait grimper en flèche le coût unitaire. Les utilisateurs professionnels doivent rester vigilants, suivre tout problème potentiel et repérer les tendances cachées qui nuisent aux opérations. Cela signifie que la création de tableaux de bord de production est un avantage significatif dans l’industrie manufacturière, où la moindre modification d’un processus peut faire une énorme différence.

Connaître le volume de production global d’une entreprise permet aux chefs d’entreprise d’avoir une idée de ce que leurs outils ou machines actives traitent sur une base quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle. Il est intéressant de comparer la production à des périodes similaires antérieures, de repérer les changements, de les analyser et d’en comprendre le « pourquoi ».

Plusieurs raisons peuvent être à l’origine d’un plus grand nombre d’erreurs, telles qu’un manque d’entretien entraînant une panne, une pénurie de machines entraînant une sous-production, ou encore un personnel non qualifié ou inefficace. Il pourrait s’agir du point de départ du processus d’analyse. Le marquage du volume de production parallèlement à la quantité commandée est une autre mesure intéressante : les chefs d’entreprise peuvent voir s’ils avancent avec le flux ou si leur entreprise est submergée et a du mal à répondre à la demande. Ce facteur aura un impact direct sur le chiffre d’affaires global généré.

Dans un tableau de bord de production, les utilisateurs professionnels doivent comprendre parfaitement les fonctions de leur équipement. Les statistiques relatives à la production des machines au fil du temps informeront les propriétaires de l’importance de chaque machine, de sorte qu’ils pourront prendre des mesures supplémentaires pour entretenir les machines les plus productives ou disposer de pièces détachées pour ces dernières.

Cela dit, chaque machine a besoin d’être entretenue et maintenue en bon état, même si elle ne représente qu’un faible pourcentage de la production. En déterminant des calendriers d’entretien et de maintenance optimaux, les propriétaires d’entreprise seront en mesure d’évaluer leur retour sur investissement et d’éviter des pannes coûteuses. Il est important de générer des rapports de production précis dans le tableau de bord afin d’éviter tout problème de production.

À l’instar d’un tableau de bord de fabrication, des rapports peuvent être générés pour n’importe quel secteur d’activité, indiquant les retours qu’ils reçoivent. Pour toute entreprise, mesurer le taux de rendement est une nécessité. Les chefs d’entreprise peuvent se fixer un objectif ou un but qu’ils souhaitent atteindre à la fin d’une certaine période afin de pouvoir apporter des changements en fonction du résultat. Une fois les processus affinés et améliorés, ils peuvent se concentrer sur d’autres attributs qui contribuent à leur processus de production.

Quels sont les avantages des rapports de production ?

Chaque entreprise a ses particularités, et des rapports et analyses précis prennent généralement en compte ces particularités et facilitent la recherche de solutions personnalisées. Des rapports de production efficaces et efficients permettent aux entreprises de rester compétitives et de maximiser leurs flux de revenus. Les entreprises modernes, quelle que soit leur taille, utilisent des outils et des logiciels d'informatique décisionnelle pour analyser, gérer et visualiser leurs données. Utilisé correctement, un outil de production de rapports peut apporter toute une série d’avantages à une entreprise :

• Des informations commerciales précieuses
• Un rapport précis est utile pour l’analyse de la concurrence
• Meilleure qualité des données
• Satisfaction accrue des clients
• Meilleure identification des tendances actuelles du marché
• Efficacité accrue de l’entreprise
• Des décisions mieux fondées sur les données
• Augmentation des recettes

Les rapports de production donnent également aux entreprises un avantage sur leurs concurrents en analysant les tendances du marché, en se concentrant sur les nouvelles opportunités et en élaborant de nouvelles stratégies. Les rapports permettent également de comprendre les performances actuelles et d’améliorer les services interentreprises et les services aux consommateurs.

Comment surmonter les difficultés liées aux rapports de production statiques ?

L’accès à des informations pertinentes et opportunes est vital pour toute entreprise afin de prendre des décisions rapides et précises basées sur des données. Toutefois, comme le savent de nombreux chefs d’entreprise, les méthodes traditionnelles d’établissement de rapports statiques présentent un certain nombre de limites. Les rapports statiques posent quelques problèmes majeurs et nécessitent des solutions.

Défi 1 : les rapports prennent beaucoup de temps

De nombreux utilisateurs professionnels savent que l’établissement de rapports prend beaucoup de temps. Les utilisateurs professionnels doivent attendre que les équipes informatiques ou financières génèrent et soumettent des rapports. Si les utilisateurs ont besoin d’informations supplémentaires, la demande de rapports personnalisés peut retarder davantage le processus. En outre, si les cadres ou les gestionnaires doivent prendre des décisions commerciales cruciales, ils ne peuvent pas se fier aux informations hebdomadaires, mensuelles, trimestrielles ou annuelles contenues dans les rapports, car ils ont besoin de données commerciales actualisées à portée de main.

Par ailleurs, les équipes informatiques et financières ne souhaitent pas consacrer beaucoup de temps à la création de rapports ; elles ont toute une série de priorités concurrentes et d’autres tâches qu’elles considèrent comme plus importantes.

Solution : donnez aux utilisateurs finaux l’accès aux rapports

Le temps d’attente pour l’établissement des rapports peut être éliminé par la mise en œuvre de solutions d’informatique décisionnelle. En effet, les solutions d’informatique décisionnelle permettent d’accéder à des informations commerciales actualisées et de les présenter aux utilisateurs professionnels dans un format convivial. Par conséquent, les gestionnaires ou les cadres peuvent choisir un calendrier pour la génération de rapports standard et d’autres rapports à automatiser et à envoyer directement dans les boîtes de réception ou à enregistrer sur les tableaux de bord. Par exemple, une organisation peut programmer la production d’un rapport hebdomadaire ou mensuel à l’occasion d’une réunion du personnel.

Défi 2 : les rapports ne fournissent pas le niveau d’information nécessaire

Les rapports statiques traditionnels ne donnent qu’un résumé des informations sans beaucoup de détails. Cependant, en cas d’anomalie dans les mesures, l’entreprise a besoin d’informations plus détaillées. Dans ce cas, un rapport personnalisé permettant de détecter les données sous-jacentes à l’origine de l’anomalie est nécessaire, ou un rapport interactif permettant aux utilisateurs d’approfondir les chiffres individuels.

Un autre inconvénient des rapports de production statiques est qu’ils peuvent laisser passer des opportunités. Les rapports statiques ne fournissent que les informations demandées. Les utilisateurs professionnels ne peuvent pas analyser les détails de l’information qui n’est pas rapportée. Par exemple, un responsable de production peut demander une ventilation des produits distribués par région. Les chiffres de production peuvent sembler conformes aux prévisions. Pourtant, un rapport détaillé pourrait montrer une autre histoire. Grâce à ces informations supplémentaires, votre chef de produit peut intervenir pour améliorer l’efficacité globale et augmenter les recettes.

Solution : rapports dynamiques

Les rapports dynamiques sur les produits d’informatique décisionnelle permettent aux utilisateurs non techniques d’approfondir les données sous-jacentes en cliquant sur les indicateurs. Les utilisateurs peuvent alors poser des questions et suivre leur processus de réflexion pour trouver les informations ou les réponses dont ils ont besoin.

Défi 3 : nécessité de manipuler et de combiner des rapports dans des feuilles de calcul

En règle générale, les données sont stockées dans de multiples sources au sein d’une entreprise, notamment dans les systèmes de planification des ressources de l’entreprise et de gestion des relations avec la clientèle. Une fois les rapports créés à partir des informations provenant de ces sources, les données doivent être combinées afin de pouvoir être consultées à partir d’une source centrale. Généralement, des feuilles de calcul sont utilisées pour stocker les données combinées. Bien que les feuilles de calcul aient différentes utilisations dans les entreprises, elles ne constituent pas un choix efficace pour l’établissement de rapports. En effet, les feuilles de calcul sont très sujettes aux erreurs, car même une petite erreur dans une seule cellule se répercute sur l’ensemble du rapport et l’invalide. En outre, lorsqu’une feuille de calcul est partagée, il est difficile de s’assurer que tout le monde utilise la version la plus récente.

Solution : incorporez un système qui intègre des données provenant de sources multiples

Dans les technologies modernes, de nombreuses solutions professionnelles fournissent une source unique de vérité en centralisant des données provenant de différentes sources. Ces solutions s’intègrent de manière transparente à diverses sources de données et dirigent ces données vers un emplacement central unique. Une fois que les données ont été centralisées, elles sont accessibles sur un tableau de bord où elles ne peuvent pas être modifiées, mises à jour ou supprimées accidentellement.

Défi 4 : nécessité d’être au bureau lors de la création de rapports

Les cadres qui voyagent souvent d’un endroit à l’autre ou les employés qui travaillent à domicile en raison de la COVID-19 ont généralement des lieux de travail hybrides. Ces lieux de travail ont besoin de flexibilité pour accéder à leurs données en tout lieu. Lorsque les cadres sont attachés à leur bureau, leur productivité et leur efficacité peuvent être sérieusement affectées.

Solution : accès aux données mobiles sur cloud

Les solutions modernes d’informatique décisionnelle permettent d’accéder à vos données via des appareils mobiles, tels que des ordinateurs portables, des tablettes ou des téléphones. Cela facilite l’accès et l’exploration des données pour les gestionnaires et les cadres, en particulier lorsqu’ils sont en déplacement. Ce dispositif leur permet également de prendre des décisions et d’offrir une réponse rapide en cas de besoin.

Défi 5 : restreindre l’action en temps utile

Il est difficile pour un employé de savoir comment agir sur la base d’un rapport qui n’offre que des informations limitées. Lorsque le rapport ne contient pas d’informations détaillées, vous pouvez avoir l’impression de tirer dans le noir. En outre, lorsque les employés ont l’impression de devoir demander toutes les informations dont ils ont besoin, ils risquent de ne pas développer un sentiment d’appropriation et de responsabilité personnelle dans leur travail. En conséquence, les employés peuvent ne pas prendre l’initiative d’agir de manière indépendante sur la base de ces informations.

Solution : donnez aux employés un accès (restreint) aux données

Pour encourager une équipe à prendre des mesures en temps voulu, les chefs d’entreprise doivent permettre aux membres de l’équipe d’accéder aux données essentielles à leur rôle. Cela permet aux employés d’interroger les données de manière indépendante et d’obtenir des informations pertinentes pour leur poste. L’accessibilité des données aide également les employés à s’approprier le projet, à devenir plus autonomes et à trouver rapidement des solutions.

Qu’est-ce qui fait un bon rapport de production ?

Dans toute entreprise, pour tirer le meilleur parti des rapports de production, il est essentiel de vérifier si les rapports répondent à certains critères, tels qu’ils :

• Sont créés ou générés à temps
• Affichent des informations détaillées et opportunes
• Suivent un flux d’informations significatif et logique
• Sont présentés dans le format requis par l’utilisateur
• S’adaptent à toutes les exigences des utilisateurs

La différence entre le reporting et l’analyse

Bien qu’à première vue, le reporting et l’analyse semblent interchangeables, il existe quelques différences. Par exemple, alors que les rapports indiquent ce qui se passe, les analyses illustrent les raisons de ce qui se passe.

Les rapports sont utilisés pour organiser, mettre en forme et résumer les informations, tandis que les analyses sont utilisées pour analyser, interpréter et explorer les données.

Les résultats obtenus à partir des rapports sont transmis aux utilisateurs pour examen. De même, les résultats des analyses sont utilisés par les utilisateurs pour obtenir des réponses.

Un rapport de production est-il nécessaire ?

Si une entreprise veut atteindre ses objectifs et réussir à dépasser ses concurrents, les rapports de production sont indispensables. Les rapports statiques traditionnels ne fournissent pas les informations personnalisées et détaillées nécessaires à l’élaboration d’un avis éclairé. Les rapports de production dynamiques permettent aux employés et aux cadres de procéder à des changements qui ont une incidence directe sur les résultats et l’efficacité de la production.

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