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Che cos'è la reportistica ad hoc?

Ad hoc è un termine latino che si traduce con "per questo, a questo scopo". Tuttavia, è anche inteso come "secondo necessità" o "come richiesto". La reportistica ad hoc è quando i report sono generati o creati su richiesta. Di solito sono creati per un uso specifico o per rispondere a una domanda precisa. Per esempio, se un'azienda ha fatto una vendita natalizia e vuole vedere il volume delle vendite in un negozio specifico, le vendite di un determinato prodotto o la quantità complessiva di sconti concessi ai clienti.

Diagramma di reportistica ad hoc

La reportistica tradizionale richiede tecnici specialisti per creare e distribuire i report. Esistono anche report continui e ricorrenti creati in base a un programma, che tendono a utilizzare ogni volta gli stessi parametri.

La possibilità di eseguire report che rispondono a domande aziendali specifiche consente ai dipendenti di prendere decisioni autonome e basate sui dati. Dalle domande operative, come i livelli di personale in un determinato giorno, fino alle decisioni strategiche come i prodotti offerti, la reportistica ad hoc offre flessibilità, intuizioni e risposte.

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A cosa serve la reportistica ad hoc?

La reportistica ad hoc è progettata per soddisfare le esigenze non soddisfatte dalla reportistica ricorrente standard. Consideriamo l'ultima riunione di lavoro. Ci sono state domande riguardanti team o rami specifici? Un dipendente stava cercando di aggiornare i sistemi per riflettere le nuove esigenze? Un dirigente voleva valutare le prestazioni di qualcuno? Tutti richiedono una reportistica ad hoc. Per tutti i processi decisionali quotidiani, la reportistica ad hoc fornisce agli utenti i dati per guidare le proprie decisioni. Permette a un'organizzazione di rimanere agile, aggiornata e altamente competitiva.

Reportistica per le vendite e il commercio al dettaglio

C'è un periodo di vendita specifico che una filiale vuole esaminare? Forse sono richiesti dati specifici su una serie di prodotti o articoli venduti in un periodo di tempo. Quante maschere facciali sono state vendute dall'inizio della pandemia? O quanti cuociriso sono stati venduti dopo aver inviato un volantino via e-mail ai clienti?

La reportistica ad hoc fornisce ai team di vendita i dati approfonditi per mostrare l'efficacia del marketing, delle tecniche di vendita e anche concetti meno concreti come la configurazione del negozio o gli effetti del clima.

Per esempio, immaginiamo che un negozio si accorga che il tasso di taccheggio è in aumento. Possono iniziare a implementare una reportistica ad hoc per ottimizzare la gestione dell'inventario e ottenere un conteggio preciso delle scorte. Ciò significa che il direttore del negozio può individuare con precisione la data e l'ora in cui gli articoli sono stati rubati. Il negozio può identificare gli schemi di distribuzione e aumentare il personale e la vigilanza in determinati orari e giorni. Se sono identificati gli schemi giusti, la quantità di taccheggi potrebbe diminuire di conseguenza, salvando i profitti del negozio.

Reportistica sanitaria

L'assistenza sanitaria è un settore che dispone di dati per ogni possibile indicatore. Per ottenere i migliori risultati per i pazienti, i medici e il personale dovrebbero utilizzare questi dati. Un report ad hoc consente ai medici e ai dirigenti di approfondire i dati specifici e di cercare di comprendere la causa dei problemi o dei colli di bottiglia.

Un ospedale o un medico sono in grado di trovare soluzioni attraverso una reportistica ad hoc per offrire ai pazienti risultati migliori. Supponiamo che un ospedale abbia improvvisamente notato un aumento delle riammissioni. Possono approfondire i loro report ad hoc e vedere quale reparto è responsabile della maggior parte delle riammissioni. Ulteriori domande potrebbero rivelare il motivo per cui quel reparto aveva tassi così alti (ad esempio, la carenza di personale). Individuando lo schema di distribuzione e risolvendo il problema, l'ospedale potrebbe ridurre il numero di riammissioni.

Reportistica per le risorse umane

Le organizzazioni raccolgono molte informazioni: fogli di presenza, informazioni sui benefit, giorni di malattia e di ferie, valutazioni delle prestazioni e informazioni sulla retribuzione. Gli uffici delle risorse umane possono utilizzare una reportistica ad hoc per identificare problemi o carenze con questa moltitudine di dati. Ciò può migliorare non solo la soddisfazione dei dipendenti, ma anche le prassi aziendali. Per esempio, un commerciante può valutare se ha abbastanza personale per la stagione delle vacanze.

Immaginiamo che un'organizzazione si accorga che i tassi di assenteismo aumentano in un periodo di otto mesi. I dirigenti non riescono a individuare la causa esatta, quindi eseguono dei report ad hoc. Questi non mostrano alcuna distribuzione riguardo al periodo di ferie. Dopo aver eseguito un altro report (che mostra il flusso di lavoro e i giorni di ferie uno accanto all'altro), notano una correlazione tra i periodi di lavoro intenso e i giorni di ferie. I dirigenti possono quindi affrontare il problema, riducendo i tassi di assenteismo e offrendo un posto di lavoro migliore ai dipendenti.

Reportistica finanziaria

La finanza, il reparto e l'organizzazione più orientati ai dati, si concentra sui numeri. La reportistica ad hoc consente ai team di approfondire qualsiasi informazione finanziaria di cui hanno bisogno, sia che si tratti di valutare l'attuabilità di una nuova linea di prodotti o di misurare la redditività di una filiale, di un trimestre o di un'azione.

Vantaggi della reportistica ad hoc

I vantaggi della reportistica ad hoc sono enormi, con un conseguente ampio margine di miglioramento a disposizione delle organizzazioni.

Agilità e proattività

Il vantaggio di gran lunga maggiore della reportistica ad hoc è l'impatto positivo sull'organizzazione. Se qualcosa cambia, i dipendenti notano delle disparità o esiste l'opportunità di migliorare i processi, la reportistica ad hoc diventa vitale. Fornisce risposte rapide a problemi e domande specifiche. Le risposte a tali domande consentono a un'organizzazione di prendere decisioni basate sui dati che produrranno risultati positivi. Una volta implementate le modifiche, i report possono essere eseguiti di nuovo per assicurarsi che i risultati siano quelli attesi.

Facilità d'uso

Se si utilizzano gli strumenti di reportistica giusti, chiunque abbia un'esperienza informatica di base può eseguire i report. Non è necessario presentare le richieste all'ufficio IT o al team di analisti dei dati. Si tratta semplicemente di creare il report necessario da una serie di opzioni elencate e premere il pulsante di invio. Non ci sono ritardi o colli di bottiglia.

Reportistica in tempo reale

Poiché non ci sono attese per i team IT o di analisi, la reportistica è completamente aggiornata. Ciò significa che le organizzazioni possono prendere decisioni aggiornate al minuto che consentono agilità e una risoluzione proattiva dei problemi.

Riduzione del carico sui team di analisti e IT

Niente più elenchi di report da eseguire, il che significa che i preziosi collaboratori analisti e informatici possono procedere con altre attività che aggiungono più valore.

Identifica i colli di bottiglia

Ogni azienda ha dei colli di bottiglia. Questi possono essere problematici da identificare e causare enormi ritardi e perdite di produttività. I report ad hoc consentono alla direzione di approfondire e trovare le cause dei colli di bottiglia ponendovi rimedio. Per esempio, se un'organizzazione governativa di grandi dimensioni ha sempre problemi a pagare le fatture in tempo, può eseguire dei report ad hoc per scoprirne il motivo. Dopo aver individuato che la causa è il fatto che i responsabili della linea devono firmare ogni fattura, potrebbero implementare un sistema in cui gli acquisti inferiori a 200 Euro sono pagati automaticamente.

Flessibilità

Le organizzazioni hanno un'enorme opportunità di concentrarsi su determinate aree ed eseguire report che le aiutino a risolvere qualsiasi problema. Possono costruire i report da zero, creando grafici, tabelle e diagrammi per soddisfare il lettore. Tutti questi elementi possono essere manipolati o modificati per adattarsi a qualsiasi domanda aziendale.

Responsabilizzare i dipendenti

Il personale può trovare le risposte alle proprie domande senza aspettare altri dipendenti o reparti. I report ad hoc implicano anche che il personale può sostenere le proprie informazioni con i dati, rendendo più probabile l'implementazione di modifiche al sistema o di suggerimenti da parte della direzione.

Cittadini scienziati

Anche se i migliori Citizen Data Scientist e analisti aziendali hanno una conoscenza del settore, non avranno mai le informazioni e l'esperienza sul campo che hanno i dipendenti. Quando i dipendenti dispongono di dati e strumenti di reportistica, possono individuare problemi, tendenze e opportunità che i data scientist potrebbero non individuare.

Agilità organizzativa

Il mondo si evolve rapidamente e anche le aziende devono farlo. La reportistica ad hoc consente alle organizzazioni di essere al passo con le sfide e la concorrenza. Rispondere alle domande su richiesta significa che i problemi possono essere risolti rapidamente.

Ispirare le organizzazioni a utilizzare i dati

I dati sono una delle risorse più grandi che un'organizzazione possiede. Eppure, per molte aziende, sono anche una delle risorse meno utilizzate. Dare ai dipendenti e ai leader la possibilità di utilizzare questi dati consente loro di raccogliere grandi frutti.

Le sfide della reportistica ad hoc

Sebbene i vantaggi della reportistica ad hoc siano enormi, ci sono ancora delle sfide da affrontare con la tecnologia.

Dati parziali o incoerenti

Lo scarso accesso ai dati e la loro scarsa coerenza sono nemici della reportistica di qualità. Come può un'organizzazione produrre report e intuizioni accurate se i dati sono sbagliati? Silos, dati mancanti, informazioni errate e doppioni possono causare problemi nella generazione di report. Le organizzazioni devono implementare una buona politica di gestione dei dati e disporre di un'unica fonte di dati che sia accurata e accessibile a tutti coloro che ne hanno bisogno.

Misurare la cosa sbagliata

Quando si crea un report ad hoc, i dipendenti possono includere informazioni che ritengono rilevanti, ma che non colgono la vera causa o l'attributo principale. Per esempio, quando cerca di individuare il suo cliente tipo, un'azienda può includere l'età, il genere e le informazioni geografiche. Tuttavia, tralasciare dettagli come la fascia di reddito o le dinamiche familiari può rendere il report inutile. Una buona reportistica richiede non solo la conoscenza dell'azienda, ma anche dei dati disponibili.

Affidamento sulla reportistica ad hoc

Nonostante i vantaggi della reportistica ad hoc, c'è ancora spazio per la reportistica statica. I report statici forniscono un'istantanea dei dati e delle tendenze nel tempo. Poiché vengono archiviati dopo l'utilizzo, sono eccellenti per l'analisi dei dati nel tempo. Possono anche contribuire a creare responsabilità, controllando regolarmente i KPI e altri parametri misurabili.

Alternative alla reportistica ad hoc

Reportistica preconfezionata

La reportistica statica, tradizionale o preconfezionata è ricorrente. Viene creata dai team IT o di analisti in base a un programma e distribuita al gruppo di persone che richiedono le informazioni. Potrebbe trattarsi di dati di vendita settimanali per la filiale e i dirigenti, di dati finanziari trimestrali per i vertici dell'azienda o di KPI annuali per i singoli dipendenti e i loro responsabili della reportistica.

Sebbene siano essenziali per la gestione di un'organizzazione e non sostituiscano la reportistica ad hoc, hanno dei limiti. Richiedono l'esecuzione da parte dei reparti IT o di analisi, non possono essere modificati per rispondere a domande specifiche, non forniscono informazioni dettagliate e non offrono la possibilità di effettuare il drill down.

Reportistica con Excel

Excel non produce una vera e propria reportistica ad hoc, poiché i dati vengono importati e quindi non sono in tempo reale. Anche se è possibile utilizzare le tabelle pivot, oltre a grafici e diagrammi, Excel non rappresenta dati "in diretta" ed è anche soggetto all'errore umano. Finché gli utenti possono modificare e cambiare le informazioni nel file, può essere impreciso.

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Come implementare la reportistica ad hoc

Rimettere in ordine i dati

Si tratta di un progetto mastodontico che richiede una riorganizzazione di tutti i sistemi informatici. Iniziare con una strategia di governance dei dati conforme al GDPR e ad altre rispettive leggi. Riunire tutti i dati in un'unica posizione centralizzata. Mettere in atto sistemi di gestione dei dati per assicurare che le persone possano accedere solo ai dati di cui hanno bisogno. Eliminare i silos di dati e pianificare la coerenza dei dati in tutta l'organizzazione.

Fornire formazione

Sebbene gli strumenti di reportistica ad hoc debbano essere intuitivi, dirigenti e dipendenti devono essere informati su come ottenere il massimo dalla funzionalità. Più che di formazione sul "come", si tratta di formazione sul "perché", ad esempio su come selezionare i parametri per i report. La formazione delle persone non riguarda solo il software, ma anche la modalità di utilizzo dei dati per ottenere risultati ottimali.

Avere gli strumenti giusti per il lavoro

La scelta del software giusto è fondamentale per il successo della reportistica ad hoc. Considerare questi fattori quando si prendono decisioni sulle opzioni migliori per l'organizzazione:

  • Accesso. Lo strumento deve essere in grado di unire più canali di dati in un unico punto, anziché eseguire più query.
  • Visualizzazione. Gli esseri umani interpretano molto meglio i dati quando sono in forma visiva. Un ottimo strumento di reportistica ad hoc offre la possibilità di presentare le informazioni in diagrammi, tabelle, grafici e persino pittogrammi.
  • Semplice da usare. Consente ai dipendenti di creare facilmente i propri report. Non crea alcun ostacolo alla riuscita dell'implementazione o all'uso continuativo.
  • Scalabile. Che l'organizzazione abbia centinaia di dipendenti o solo due, gli strumenti di reportistica ad hoc devono essere in grado di crescere con l'azienda. Non si tratta solo di una crescita in termini di numeri, ma anche di funzionalità e capacità di gestire volumi crescenti di dati.
  • Basato sul cloud. I sistemi di reportistica (e i dati) basati sul cloud aggiungono funzionalità e la possibilità per i dipendenti di accedere alle informazioni e di elaborarle indipendentemente dalla posizione fisica.

La reportistica ad hoc è ciò che serve alla propria organizzazione

Sebbene la reportistica preconfezionata ed Excel offrano alcune funzionalità di reportistica, non sono sufficienti. Per una gamma completa di funzionalità di reportistica, sono necessari report ad hoc. Questi offrono la flessibilità per identificare e risolvere una serie di problemi aziendali, consentendo di prendere decisioni basate sui dati.

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