Che cos'è la reportistica della dashboard?

La reportistica della dashboard è una rappresentazione grafica degli indicatori chiave di prestazione (KPI) di un'organizzazione. I report sono creati riunendo i dati dei report esistenti disponibili, offrendo all'utente un'istantanea grafica delle operazioni di un'azienda. La reportistica della dashboard offre a tutti i membri di un'organizzazione, indipendentemente dalle competenze tecnologiche, la possibilità di analizzare i dati in tempo reale attraverso dashboard intuitive.

La visualizzazione di qualsiasi forma di informazione attraverso i grafici facilita la comprensione, l'analisi e l'elaborazione dei dati, trasformandoli in informazioni operative. L'aggiunta della funzionalità di reportistica della dashboard fornisce in un colpo d'occhio una visione completa e chiara di tutte le informazioni aziendali. Una dashboard può essere creata collegandola ai database Excel o ad altri software su cui vengono prodotti i dati e la reportistica. Può essere automatizzata in modo che, man mano che i dati sono caricati sul database o sul sistema di reportistica, i grafici e i diagrammi siano aggiornati automaticamente. La reportistica della dashboard diventa fondamentale in un ambiente aziendale dinamico, fornendo informazioni in tempo reale su cui poter agire per indirizzare le organizzazioni verso i loro obiettivi.

Reportistica della dashboard o reportistica statica?

È importante comprendere le differenze tra la reportistica della dashboard e un report statico.

Un report della dashboard interattivo offre agli utenti una visualizzazione dei dati potente che consente l'esplorazione e l'interattività. I dati forniscono informazioni sulla natura attuale dei processi o perché si sono verificati determinati risultati. Ha la capacità di approfondire i dati granulari, se necessario. Può anche essere un processo in tempo reale; una vendita elaborata nel punto vendita si riflette nella dashboard in pochi minuti.

Sebbene un rapporto statico includa immagini, grafici e diagrammi, è completamente basato su dati storici e si concentra solo sul passato. Questi rapporti vengono solitamente generati una volta al giorno, alla settimana o al mese e sono distribuiti via e-mail o accessibili manualmente tramite una cartella o un programma condiviso. Sebbene offrano ancora un valore per i KPI che devono essere valutati regolarmente, la reportistica statica è inferiore a quella della dashboard in termini di facilità d'uso, agilità e valore acquisito.

Vantaggi della reportistica della dashboard

Come per ogni tecnologia, ci sono diversi vantaggi che si possono trarre dalla reportistica della dashboard.

Valore massimo dei dati

Ogni organizzazione genera grandi quantità di dati. Passarli al setaccio tutti e ricavarne intuizioni e insegnamenti utili può essere impegnativo anche nel migliore degli scenari. Le dashboard aiutano a organizzare e analizzare i dati, fornendo informazioni operative che possono facilitare decisioni aziendali migliori. Una delle maggiori sfide nelle organizzazioni è trasformare enormi volumi di dati in valore; le dashboard aiutano a raggiungere questo obiettivo.

Cultura dei dati migliore

Costruire una cultura orientata ai dati non è facile. La capacità di gestire i dati nell'ambito del processo lavorativo di tutti i reparti e i dipendenti deve essere coltivata gradualmente. Con le dashboard, l'organizzazione troverà più facile portare tutti i suoi dipendenti — a prescindere dalle serie di competenze — su un'unica piattaforma che li aiuti ad accedere e a lavorare con i dati, a esplorare le tendenze e ad agire sulla base di intuizioni attuabili per raggiungere i risultati ideali. Questo è un modo per garantire responsabilità e consentire l'allineamento strategico generale tra i vari reparti. Per contribuire a lungo termine alla promozione di una cultura del lavoro basata sui dati e a rafforzare le capacità decisionali.

Il coinvolgimento dei soggetti interessati

Le dashboard possono svolgere un ruolo importante nel riunire i dipendenti e contribuire a creare un ambiente che risponda bene ai cambiamenti aziendali. Inoltre, aiutano a presentare vari KPI a diversi soggetti interessati del settore, esponendo una visione chiara dei processi in corso, delle prestazioni aziendali e così via,—consentendo un coinvolgimento interfunzionale.

Tendenze aziendali aggiornate

Per ogni responsabile del marketing, è fondamentale rimanere al passo con le tendenze del mercato e correggere la rotta dove necessario. Con la reportistica della dashboard, il marketing può essere in regola, prevedere potenziali rischi o sfide per l'azienda e intraprendere azioni correttive fin dall'inizio. La reportistica della dashboard consente ai manager di proiettare i risultati aziendali futuri, aiutandoli a ottimizzare i trend positivi pur stando alla larga dagli impatti negativi.

Migliore efficienza

Quando un'azienda è in grado di prendere decisioni accurate e tempestive, questa capacità diventa un pilastro fondamentale per il suo successo. La reportistica della dashboard aumenta la velocità e l'efficienza, due aspetti chiave che la reportistica manuale non offre. Bastano pochi clic su una dashboard interattiva per raccogliere i KPI necessari e creare un protocollo di analisi efficiente.

Visualizzazione dei dati aziendali

Quando si esaminano i fogli di calcolo tradizionali, aumenta la possibilità di lasciarsi sfuggire informazioni essenziali ed errori umani. La visualizzazione dei rapporti elimina il disordine e crea presentazioni intuitive e facili da comprendere. Con la reportistica della dashboard, tutti i dati possono essere visualizzati e inseriti in un unico rapporto interattivo. Chiunque vi acceda ha il controllo completo sui protocolli di analisi dei dati da applicare.

Misure delle prestazioni in tempo reale

La reportistica della dashboard consente di accedere facilmente ai dati in tempo reale. L'accesso è ulteriormente semplificato dall'implementazione di allarmi intelligenti sui dati. Barcamenarsi attraverso un ampio numero di file non è più la norma. Con uno strumento di reportistica della dashboard di qualità, le informazioni aziendali aggiornate sono facilmente disponibili con un semplice clic.

Riduzione della dipendenza dal reparto IT

La reportistica tradizionale è nota per essere inefficiente e altamente dipendente dal reparto IT per la generazione dei report. Il vantaggio della reportistica della dashboard è che è intuitiva e di semplice utilizzo e può essere utilizzata sia da professionisti esperti sia da non esperti. Questa funzione offre a tutti i membri dell'azienda l'opportunità di utilizzare l'analisi dei dati per intraprendere azioni appropriate senza dipendere dal reparto IT: non è più necessario attendere i report di un team IT già sovraccarico.

Interattivo e mirato ai KPI aziendali

Mentre gli approcci analitici convenzionali sono ottimi per la reportistica statica, la mancanza di interattività non consente di fornire informazioni in tempo reale. Capire quali sono le metriche giuste e restringere il campo dei dati da monitorare non è semplice.

L'approccio ideale per una funzione aziendale consiste nel definire chiaramente i punti di dati rilevanti. Questi KPI creati aiuteranno a costruire dashboard che tracceranno e allineeranno i dati e le prestazioni agli obiettivi aziendali. La visualizzazione di questi dati diventa importante nell'ottica di prendere le decisioni giuste. Gli utenti possono generare un'istantanea di un possibile scenario aziendale e valutare dove si trovano le sfide. Tali dashboard interattive offrono strumenti di reportistica facili da usare, che consentono di comprendere chiaramente i successi, i fallimenti, i profitti e le perdite.

Per riassumere i vantaggi della reportistica della dashboard, nel mondo competitivo di oggi i processi aziendali agili e dinamici sono fondamentali per ottimizzare le prestazioni aziendali. Mentre gli approcci analitici convenzionali funzionano per la reportistica statica, la cruciale assenza di interattività influisce sull'accesso all'analisi dei dati in tempo reale. Questa funzionalità può cambiare le carte in tavola per le organizzazioni che operano nell'ecosistema aziendale esteso di oggi.

Tipi di dashboard

Esistono quattro tipi di dashboard normalmente rintracciabili nelle organizzazioni.

Dashboard analitiche

Le dashboard analitiche sono utilizzate principalmente da analisti di dati professionisti che lavorano a supporto di gruppi aziendali differenti nell'organizzazione. Esse dispongono di elementi grafici basilari e forniscono flessibilità per eseguire analisi dettagliate. I vantaggi principali delle dashboard analitiche sono tre:

• Consentono di analizzare la valutazione del mercato in un arco di tempo esteso, migliorando la qualità e la precisione del processo decisionale.
• Forniscono intuizioni previsionali di rapida comprensione che consentono agli utenti in tutti i settori di pianificare e assegnare facilmente le risorse disponibili.
• Consentono di confrontare i dati con quelli della concorrenza su vari parametri, in qualsiasi momento.

Dashboard strategiche

Consentono ai professionisti aziendali di monitorare i KPI in vari periodi per ottenere informazioni cruciali e strategiche. I tre vantaggi principali delle dashboard strategiche includono:

• I dirigenti dell'azienda possono monitorare facilmente i KPI strategici e i fattori di successo.
• Le previsioni emergenti possono aiutare gli utenti aziendali a mantenere l'obiettivo e a correggere la rotta, se necessario, per raggiungere i loro obiettivi.
• Tutti i dati disponibili possono essere analizzati da più angolazioni, fornendo tendenze distribuite su diversi archi temporali che possono essere condivise in tutta l'organizzazione.

Dashboard operative

Consentono agli utenti di visualizzare le informazioni in tempo reale e aiutano a segnalare immediatamente i problemi che potrebbero richiedere attenzione. Le caratteristiche importanti delle dashboard operative sono:

• Mappe di calore che evidenziano le aree ad alta attività, rendendo più facile per gli utenti trovare rapidamente le informazioni di cui hanno bisogno.
• Tracciamento dei registri per aiutare i team a prevedere i livelli di attività in tempo reale.
• Vari tipi di registro che aiutano i team a capire rapidamente il tipo di incidenti che si verificano e come prepararsi ad affrontarli.

Dashboard tattiche

Sono ideali per monitorare i progressi secondo gli obiettivi. Aiutano le organizzazioni fornendo:

• Informazioni di tendenza e aggiornate su punti dati specifici.
• Facile drill-down dei dati, che consente la raccolta di informazioni utili più approfondite.
• Possibilità di evidenziare i problemi in sospeso e consentire di individuarne facilmente le cause.
• Una panoramica giornaliera delle attività.

Le migliori pratiche per ottimizzare la reportistica della dashboard

Sono otto le migliori prassi che le organizzazioni devono seguire per trarre vantaggio dalla reportistica della dashboard.

1. Assicurare la pertinenza dei dati

Assicurarsi sempre che i dati rimangano pertinenti. Ciò significa sapere chi ha accesso alla dashboard e per quale scopo. Le metriche visualizzate devono essere personalizzate e specifiche per i destinatari. Quando le dashboard sono categorizzate in base ai ricevitori, a un particolare team o a un argomento, assicurarsi che siano fornite solo le metriche pertinenti.

Le organizzazioni devono chiedere agli utenti che cosa vogliono effettivamente nella loro dashboard e che cosa useranno nella vita reale. Rimuovere tutto ciò che è inutile.

2. Impiegare solo metriche strategiche

Per le metriche scegliere la qualità piuttosto che la quantità, in modo da allinearsi meglio alle strategie aziendali. Essere sempre alla ricerca di dati dinamici che possano influenzare positivamente le decisioni aziendali. Cercare e utilizzare dati convincenti che influenzano positivamente le decisioni aziendali. Per esempio, un fornitore di servizi gestiti che lavora con vari clienti vorrà dei report sui KPI del relativo accordo sul livello di servizio, per migliorare il servizio ai clienti. Per un team, i rapporti sugli obiettivi aziendali e sul modo in cui vengono raggiunti potrebbero essere più rilevanti.

3. Scegliere metriche misurabili

Creare obiettivi specifici che possano essere misurati, che siano realistici da raggiungere e che siano pertinenti e tempestivi. Con essi, l'efficacia delle prestazioni può essere pianificata rispetto a tutti i benchmark impostati per monitorare gli obiettivi stessi.

4. Mantenere le dashboard pulite

Mantenere le dashboard organizzate. Il disordine può avere un impatto negativo sulla produttività aziendale. Se una dashboard appare confusionaria, è probabile che anche altri utenti abbiano una simile impressione. Lavora sempre con le metriche più importanti per il compito da svolgere e le tiene facilmente accessibili. Nella dashboard va fatto buon uso dello spazio bianco e deve essere impostata in modo ponderato e facile da comprendere. Prendere in considerazione l'utilizzo del color blocking per bilanciare i colori vivaci, mantenere gli utenti impegnati ed evidenziare le informazioni importanti.

5. Tenere traccia dei dati attuabili

Sebbene i dati siano fantastici di per sé, possono avere vita breve. È il modo in cui i dati vengono utilizzati che determina la loro utilità e applicabilità. Concentrarsi sempre sui dati che possono apportare il maggior numero di cambiamenti ai protocolli in atto e influenzare le decisioni aziendali. Concentrarsi sui dati che possono influenzare i processi, le decisioni di assunzione, gli accordi sul livello di servizio e gli obiettivi annuali. Valutare il valore di ogni dato per vedere se vale la pena monitorarlo. Le aziende devono concentrarsi sulla qualità piuttosto che sulla quantità dei dati per favorire decisioni migliori.

6. Effettuare un giro di prova

Quando è configurato un modello di reportistica della dashboard specifico, esaminarlo con obiettività per vedere se tutte le metriche necessarie sono facilmente accessibili, pertinenti e facilmente comprensibili. Valutare se gli strumenti di visualizzazione dei dati sono efficaci e se le informazioni corrette sono fornite in modo rapido e preciso. Modificare regolarmente il modello per soddisfare i requisiti.

7. Organizzare le metriche

Quando si lavora con molte metriche, è una buona idea organizzarle tutte in una griglia. Introdurre una certa simmetria nel modo in cui sono presentate le metriche. Ciò consente una valutazione più ordinata e rilassata dei dati a disposizione. Diversi strumenti di reportistica della dashboard consentono di modificare, ove necessario, il ridimensionamento dei bucket delle metriche per creare una dashboard più personalizzata e pertinente. Raggruppare metriche simili o correlate facilita anche la creazione di un rapporto della dashboard.

8. Mobilità

Le dashboard devono essere progettate per essere utilizzate su uno smartphone tanto quanto su un computer portatile o fisso. Le persone lavorano da casa, visitano i clienti in viaggio o semplicemente cercano di gestire le informazioni durante la pausa pranzo. Le organizzazioni devono consentire un lavoro flessibile.

Il futuro della reportistica della dashboard

La reportistica della dashboard consente a tutti i tipi di funzioni aziendali di ottenere risultati migliori. Consente agli utenti di visualizzare i propri KPI e di monitorare le prestazioni rispetto a ciascuno di essi. Inoltre, aiuta gli utenti di un'organizzazione, indipendentemente dalle loro conoscenze tecnologiche, a interagire direttamente con i dati della dashboard e ad analizzare le tendenze che possono aiutarli a prendere decisioni aziendali migliori.

Questi rapporti aiutano le organizzazioni a funzionare meglio e a competere in modo più efficace nel libero mercato. Il futuro della reportistica della dashboard si sta evolvendo rapidamente, insieme alla varietà di dati e di modi in cui sono utilizzati. Tuttavia, perde rapidamente valore se non viene rivisto e aggiornato regolarmente. I dati si muovono velocemente, quindi la dashboard deve rimanere rilevante di fronte a un mondo dinamico.

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