Che cos'è l'automazione del reporting?

L'automazione del reporting è uno strumento utilizzato in ambito aziendale per generare e condividere automaticamente informazioni specifiche, con persone selezionate, in un intervallo di tempo prestabilito. I report automatizzati possono riguardare diverse aree operative, ma spesso sono legati agli indicatori chiave di prestazione, ai dati finanziari e ad altre informazioni che dipendono dal tempo.

L'importanza dell'automazione del reporting per le prestazioni aziendali

L'automazione del reporting è ampiamente utilizzata nell'ambiente aziendale, dove il reporting periodico è essenziale per monitorare le operazioni aziendali in corso. Senza questa reportistica, diventa difficile per supervisori, dirigenti, direttori e altre parti interessate valutare accuratamente le prestazioni attuali dell'organizzazione.

Feedback per garantire un'azione tempestiva quando è necessario

Ad esempio, il marketing è una funzione che richiede un monitoraggio costante dei dati. Le strategie e le attività di marketing hanno una relazione diretta con le vendite. Un aumento del volume delle vendite è un'indicazione che gli sforzi di marketing in atto stanno funzionando, e quindi dovrebbero essere portati avanti. Al contrario, la stagnazione delle vendite indica che le strategie di marketing in uso non sono efficaci e devono essere modificate.

L'automazione del reporting aiuta a focalizzare questo tipo di dati, in modo da poter adottare le misure di intervento appropriate per correggere la rotta e raggiungere gli obiettivi desiderati.

Precisione e informazioni sensibili al tempo

L'automazione del reporting rende possibile l'accesso ai dati da parte della direzione se e quando necessario. È persino possibile eseguire un reporting automatizzato in tempo reale, per un monitoraggio più accurato. In situazioni critiche, il reporting giornaliero può garantire efficacemente un'adeguata tracciabilità dei dati.

Ad esempio, alcuni dipendenti sono tenuti a mantenere un certo numero di ore di lavoro nel rispetto delle leggi locali, come ad esempio gli autisti di camion. Secondo la legislazione, la direzione potrebbe dover rivedere le ore di lavoro registrate per garantire periodi di riposo adeguati.

Ridurre al minimo il carico di lavoro e lo stress dei dipendenti

L'automazione del reporting è vantaggiosa non solo per l'organizzazione, ma anche per i suoi dipendenti. In un sistema manuale tradizionale, i dipendenti devono inserire manualmente i dati prima di generare un report. Può essere un processo lungo. In alcuni casi, i report potrebbero non essere pronti quando necessari, causando inutili ritardi che impediscono di prendere decisioni critiche. L'automazione del reporting consente di risparmiare il tempo impiegato nella preparazione di tali report.

In un sistema di reporting manuale, i dipendenti devono lavorare sotto un'immensa pressione, il che aumenta la probabilità di errori. Gli errori possono essere dannosi per un'organizzazione, in quanto possono indurre le decisioni sbagliate. Sfortunatamente, può essere difficile evitare gli errori in un sistema manuale in cui i dipendenti devono consegnare entro una scadenza ravvicinata.

L'automazione del reporting è stata introdotta per affrontare alcune di queste sfide. Oltre a garantire che i report siano consegnati in tempo, l'automazione riduce anche gli errori e fa risparmiare tempo che sarebbe stato utilizzato per rintracciare la fonte dell'errore.

Vantaggi dell'automazione del reporting

I vantaggi dell'automazione dei report standardizzati possono essere molteplici, a seconda dell'organizzazione e del settore.

Risparmio di denaro

La compilazione manuale dei report richiede un grande sforzo umano. La maggior parte delle piccole organizzazioni pensa erroneamente che sia più conveniente preparare report manuali piuttosto che utilizzare l'automazione. Tuttavia, è vero il contrario, poiché investire nell'automazione del reporting richiede solo un piccolo investimento in tecnologia rispetto al costo dell'assunzione di molte persone per svolgere il compito.

Aumenta l'efficienza

Quando le attività manuali vengono affrontate dalla tecnologia, le risorse si liberano per concentrarsi su altre attività che richiedono attenzione. Per esempio, si possono allocare più risorse nell'attività di marketing per concentrarsi sulle campagne promozionali, aumentare la visibilità dei prodotti e migliorare le vendite. I dipendenti possono concentrarsi su compiti creativi o complessi, affidando alle macchine compiti noiosi e ripetitivi.

Assicura la coerenza

Affinché un report sia utile a lungo termine, deve essere coerente, perché si basa sul confronto e sulla misurazione ripetuta delle stesse metriche. È difficile garantire questo grado di coerenza in un sistema manuale, poiché i report dipendono dalla persona che li prepara. Quando la persona o il team che crea il report cambia, le informazioni possono riflettere modifiche lievi, apparendo meno autentiche.

Raggiungere la coerenza a lungo termine è una sfida significativa con il reporting manuale. Ciò è dovuto ai cambiamenti di ruolo all'interno di un'organizzazione e all'abbandono dei dipendenti, nel senso che persone diverse sono responsabili della generazione di report in altri momenti. Tali incongruenze nel reporting possono essere considerate come incompetenza e la veridicità delle informazioni può essere messa in dubbio.

Aumenta l'acquisizione di clienti

Le grandi organizzazioni che preparano i report per le piccole aziende probabilmente otterranno più clienti utilizzando l'automazione del reporting. L'automazione offre a un'organizzazione un vantaggio competitivo rispetto ad altre che non utilizzano questa tecnologia. I clienti ritengono di poter ottenere report migliori da un'azienda che ha automatizzato i suoi servizi rispetto a una che utilizza un sistema di reporting manuale. Si prevede che le organizzazioni trincerate nel vecchio sistema manuale finiranno per perdere i clienti.

L'automazione aiuta anche a rispettare le scadenze, aumentando i livelli di soddisfazione dei clienti. È probabile che i clienti soddisfatti tornino per i servizi futuri o addirittura che ne segnalino di nuovi. Inoltre, la coerenza dei dati garantita dall'automazione è un punto di forza significativo per acquisire clienti.

Spunti di professionalità

I rapporti preparati con i sistemi automatizzati sono visivamente accattivanti e hanno un tocco professionale, in quanto possono essere progettati per adattarsi ai dati e al marchio dell'organizzazione. Spesso hanno visualizzazioni e grafici piuttosto che tabelle e testi. I report manuali impallidiscono rispetto alle loro controparti automatizzate e spesso producono tabelle semplici in bianco e nero. Pertanto, non sorprende che i clienti più esigenti preferiscano i report generati con la tecnologia di automazione.

Migliora la fidelizzazione dei dipendenti

Un fattore che demotiva i dipendenti è l'esecuzione di compiti di routine, come la preparazione dei report. Quando conoscono la tecnologia in grado di eseguire tali studi, la situazione peggiora. Questo può portare a una riduzione della soddisfazione lavorativa e a un aumento dell'abbandono del posto di lavoro.

I dipendenti di talento possono ritenere che le loro competenze siano poco utilizzate, essendo sottoposti a compiti banali. Di conseguenza, è probabile che cerchino opportunità di lavoro in altre organizzazioni che presentano un ambiente di lavoro migliore. Quando questi dipendenti se ne vanno, l'organizzazione deve spendere di più per assumere nuovi dipendenti. Costi come questi possono essere evitati identificando le esigenze dei dipendenti e facendo il necessario per soddisfarle. In questo caso, l'automazione del reporting può aiutare a trattenere i talenti e a preservare la forza lavoro esistente.

Facilita la condivisione delle informazioni

L'automazione del reporting facilita la condivisione del report con i relativi soggetti interessati. Un sistema manuale tradizionale crea copie cartacee che sono distribuite manualmente a tutti i dipendenti dell'ufficio. La condivisione dei rendiconti all'esterno, ai clienti o ai fornitori, richiede l'invio manuale di e-mail, spesso con un follow-up.

Un sistema automatizzato rende più facile la condivisione del report con le diverse parti interessate. I documenti sono creati digitalmente e inviati automaticamente a chi li richiede.

Riduce la dipendenza dal fattore umano

I report possono essere generati in qualsiasi momento, anche senza l'intervento umano, purché il sistema sia stato programmato per crearli. Il reporting manuale, tuttavia, dipende dall'intervento umano. Quando la persona che prepara il report è assente, le informazioni sono in stallo e non possono essere generate fino a quando la risorsa non sarà disponibile. Spesso c'è una forte dipendenza dal reparto IT e il reporting automatizzato riduce i colli di bottiglia e la dipendenza da dipendenti costosi.

Personalizzazione

Il sistema consente anche di personalizzare i report in base alle specifiche e alla frequenza richieste dal cliente. Fornire ai clienti ciò che desiderano, quando lo desiderano, riduce la perdita di clienti.

Sfide con l'automazione del reporting

Come per ogni prassi aziendale che si interseca con la tecnologia, ci sono sfide da superare quando si implementa e si mantiene l'automazione del reporting.

Le sfide della sicurezza dei dati

In alcuni casi, l'automazione del reporting può compromettere la sicurezza del sistema. Alcuni sistemi di automazione consentono ai clienti di visualizzare direttamente i report accedendo ai piani dell'azienda. In questo modo, aumentano le probabilità di una violazione dei dati dato che molti utenti possono accedere al sistema. Senza un adeguato protocollo di sicurezza dei dati, gli hacker possono compromettere il sistema, causando l'arresto e le relative perdite.

Il sistema compromesso può anche provocare perdite di dati che possono avere un impatto negativo sulle attività dell'azienda. La privacy dei dati può essere forte motivo di preoccupazione quando si accede a informazioni personali non autorizzate.

Questo rischio può essere enorme e influire sull'organizzazione in due modi principali. I clienti e le parti interessate possono perdere fiducia nell'organizzazione, con conseguente abbandono. Esistono anche consistenti sanzioni per le organizzazioni che non rispettano il GDPR o altre leggi locali sulla sicurezza dei dati.

Considerando la minaccia rappresentata dal fatto di permettere agli utenti di accedere al sistema per ottenere i loro report, è possibile adottare diverse misure per aiutare a salvaguardare i dati.

In primo luogo, l'azienda dovrebbe investire in un robusto sistema di sicurezza per rilevare qualsiasi minaccia che comprometta i dati. Il sistema deve avere la capacità di essere aggiornato per garantire che gli aggiornamenti critici siano integrati nel software. Ciò consentirà anche di catturare qualsiasi minaccia emergente nel sistema di sicurezza attraverso aggiornamenti costanti.

In secondo luogo, l'azienda dovrebbe scoraggiare l'accesso al sistema da parte di tutti gli utenti, creando un'interfaccia separata e indipendente dai database aziendali. In questo modo si garantirà che solo i report possano essere accessibili in questa nuova interfaccia e qualsiasi informazione che possa essere compromessa non sarà accessibile.

In terzo luogo, l'azienda deve disporre di un robusto sistema di backup che salvaguardi i dati aziendali se il sistema viene compromesso. Investire nell'archiviazione dei dati nel cloud è una misura valida per garantire la sicurezza dei dati.

Sfide di design

I design dei report possono essere standard o personalizzati, e l'organizzazione deve adottare procedure per tutto il suo reporting automatizzato. La sfida principale è che un design di report può non essere adatto a tutti i destinatari delle informazioni. Allo stesso modo, il report può essere strutturato in modo da includere molte informazioni dettagliate che possono piacere a un cliente, mentre un altro potrebbe ritenere che ci siano troppi dati preponderanti. Arrivare a un compromesso può essere impegnativo, in quanto può essere difficile per gli sviluppatori dei report anticipare le preferenze dei clienti.

Puntare su un design di report che piaccia alla maggior parte delle persone deve essere una priorità per qualsiasi organizzazione. Si possono adottare misure per garantire che la maggior parte delle preferenze sia acquisita nella struttura.

Per raggiungere un compromesso, è essenziale condurre una ricerca dettagliata sulle caratteristiche che la maggior parte dei clienti cerca in un design. In questo modo, i progettisti potranno cogliere le caratteristiche che la maggior parte degli utenti cerca e aumentare la possibilità che il design del report piaccia a molti.

L'adozione lenta da parte dei dipendenti

Molti dipendenti ritengono che l'automazione delle attività minacci il loro lavoro. Spesso si nota una riluttanza ad apprendere nuove tecnologie, con conseguente deficit di competenze. Ciò significa che spesso non ci si rende conto appieno dei vantaggi dell'automazione del reporting e l'adozione della tecnologia è rifiutata.

Il problema può essere superato con una comunicazione eccellente da parte dei dirigenti. Alle persone interessate vanno comunicati i vantaggi dell'automazione dei report e come l'eliminazione di compiti manuali laboriosi e noiosi permetta alle persone di svolgere lavori più interessanti. È possibile fornire una formazione completa ai dipendenti che creano e gestiscono queste attività di automazione.

Il futuro del reporting automatizzato

Esistono molte differenze tra il reporting manuale e quello automatizzato. La differenza significativa è che il reporting manuale richiede un contributo attivo da parte dell'uomo per generare il report. D'altra parte, il reporting automatizzato richiede solo comandi di input nel sistema, in seguito ai quali le informazioni possono essere determinate dal modo in cui il sistema è stato programmato.

Il reporting manuale è un sistema obsoleto con molte carenze, che rendono l'automazione del reporting lo strumento più valido per la generazione di report nell'ambiente aziendale competitivo di oggi.

Poiché l'intelligenza artificiale è sempre più adottata in tutti i reparti delle organizzazioni, le opportunità nell'ambito del reporting automatizzato sono enormi. Se un cliente richiede una serie di informazioni e un altro no, potrebbero esserci funzioni per escludere informazioni specifiche, adattando i report standard.

Il reporting automatizzato è d'obbligo per qualsiasi organizzazione che voglia ridurre il carico di lavoro dei dipendenti, fornire un servizio migliore agli stakeholders e gestire l'organizzazione in modo più efficace.

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