Che cos'è la BI self-service?

Gli strumenti di BI self-service consentono a tutti gli utenti appropriati di accedere, analizzare, ordinare, filtrare e visualizzare i set di dati, eliminando la dipendenza dai team IT. Gli strumenti di BI self-service sono in genere implementati in settori fortemente dipendenti dall'analisi dei dati, come il marketing e le relazioni con i clienti, il settore finanziario, quello immobiliare e le risorse umane. Spesso aiuta a superare gli ostacoli che derivano dalla mancanza di tecnologia informatica e/o di risorse nella scienza dei dati.

Tali funzionalità di business intelligence (BI) sono introdotte nelle organizzazioni per consentire ai dipendenti, dai dirigenti di alto livello ai rappresentanti a diretto contatto con i clienti, di avere accesso alle informazioni aziendali derivate dai dati raccolti dai sistemi di BI. L'obiettivo principale è incoraggiare un migliore processo decisionale, con conseguenti migliori risultati aziendali. Questi possono aumentare l'efficienza lavorativa, migliorare la soddisfazione dei clienti e incrementare le entrate e i profitti.

In genere, gli strumenti di analisi dei dati self-service funzionano automatizzando l'integrazione dei dati e la loro preparazione in una certa misura. Ciò consente agli utenti finali di applicare l'analisi e la visualizzazione dei dati senza richiedere una vasta esperienza nel settore. Gli amministratori devono esaminare la loro architettura dei dati e valutare le loro politiche di governance prima di introdurre qualsiasi strumento self-service per abilitare questa funzionalità. Questo passo è necessario per garantire che gli utenti non finiscano invariabilmente per accedere a dati sensibili, con conseguente rischio per la sicurezza o addirittura un problema di conformità. Gli utenti che si avvicinano per la prima volta agli strumenti di BI self-service avranno bisogno di un certo livello di formazione e di assistenza prima di essere in grado di utilizzarli in autonomia.

Differenze tra BI e BI self-service

Gli approcci tradizionali alla BI dipendono dai rispettivi reparti IT per creare un sistema di analisi dei dati orientato a un obiettivo aziendale. Gli utenti dei vari reparti — vendite, finanza, acquisti, inventario, produzione e altri — avrebbero dovuto archiviare i loro dati e inoltrare richieste ai professionisti del reparto IT, analizzare e creare un report delle prestazioni, prevedere le tendenze o altre funzioni necessarie. Questo processo è stato spesso ostacolato dalla mancanza di risorse, dai vincoli di tempo e da altri fattori.

Con la BI self-service, gli utenti finali possono partecipare attivamente al processo di analisi dei dati. I professionisti dell'IT sono ancora coinvolti nel processo, concentrandosi sul modo in cui i dati sono raccolti e gestiti all'interno dell'organizzazione, invece di lavorare su richieste di report casuali. Gli utenti possono scavare nei loro dati all'interno dei confini sicuri del reparto IT con strumenti self-service.

La BI di qualità è un processo ripetitivo che copre ogni fase da un capo all'altro. La creazione di queste piattaforme per consentire il self-service è un aspetto del processo. L'idea della BI self-service non è quella di trasformare tutti in analisti di dati, né significa ridurre le responsabilità del team IT. In sostanza, infonde nella cultura del lavoro un sistema di interazione tra team aziendali e i rispettivi dati.

Vantaggi della Business Intelligence self-service

Gli strumenti di business intelligence self-service offrono diversi vantaggi.

Risposte istantanee alle domande

C'è stato un tempo in cui un professionista aveva bisogno di informazioni su un indicatore chiave di prestazione critico e doveva aspettare il suo turno per ricevere dal reparto IT le risposte. Con la BI self-service, l'utente ha accesso immediato ai dati e può condurre un'analisi in tempo reale e ottenere informazioni utili sulla propria domanda. Questo dà ai team un grande vantaggio per agire tempestivamente.

Accesso a più fonti di dati

La business intelligence attinge ai dati raccolti da più fonti e lavora costantemente su domande trasversali ai database. I dati sono raccolti da fonti sia online che offline e una buona configurazione di BI self-service, facile da usare, aiuterà gli utenti ad accedere a informazioni complessivamente aggregate in un unico luogo. Non ci si affida a silos di dati con informazioni incomplete o errate.

Democratizzazione dei flussi di lavoro

Storicamente, interi team dipendevano dagli analisti di dati per esaminare risme di fogli di calcolo e cercare indizi su possibili tendenze e altre domande che i reparti potevano avere. La BI self-service fornisce a tutti i membri del team informazioni in formati di facile accesso. Il processo diventa quindi inclusivo, assicurando che tutte le persone coinvolte facciano parte del processo e siano in sintonia. Questo garantisce a tutti i dipendenti pari opportunità di proporre pensieri e approcci unici.

Accesso ai dispositivi personali

Praticamente tutti i dipendenti hanno un dispositivo mobile e devono poter accedere ai dati ovunque si trovino. Gli strumenti di BI self-service offrono questa mobilità alle dashboard, il che rappresenta un passo importante per affrontare i problemi in tempo reale.

Utilizzare meglio il team IT

Quando un'azienda ha a che fare con dati vecchi o con strutture di dati diverse, il team IT è spesso chiamato a ripulire i dati per migliorarne la funzionalità. Questo può causare ritardi nella creazione dei report necessari per far progredire l'azienda. Le aziende oggi si muovono ad un ritmo veloce e richiedono professionisti per stare al passo. Con gli strumenti di BI self-service, i dipendenti non devono aspettare come al solito da uno a tre giorni per ricevere un report, ma possono agire da soli.

I data scientist, soprattutto quelli con conoscenze nel campo, sono rari e spesso costosi. Incanalare richieste semplici o ripetitive lontano da loro permette di utilizzare meglio il loro tempo.

Sfruttare il potere della visualizzazione dei dati

Le aziende sanno che la visualizzazione dei dati può attirare l'attenzione del pubblico quando è fatta in modo chiaro e coinvolgente. Svolge un ruolo cruciale nell'ottenere il consenso alle decisioni. Per garantire visualizzazioni di dati interessanti, è necessario collegare i punteggi dei punti dati con concetti matematici avanzati. Quando sono visualizzati su dashboard, con l'aiuto di strumenti di BI self-service, le aziende possono filtrare e gestire le grandi quantità di dati che generano. La qualità dei dati che entrano nel processo di visualizzazione dei dati quindi migliora. Il software di dashboard che aiuta a creare storie avvincenti per mostrare i propri dati è molto utile per garantire l'efficacia dei dati nel processo decisionale.

Vantaggi del SaaS

La maggior parte dei fornitori di BI self-service offre competenze sotto forma di software as a service (SaaS). Questo elimina completamente la necessità per un'azienda di investire nell'infrastruttura dati e di assumere personale qualificato per gestirla. Invece, le aziende possono aderire a un fornitore di servizi e ottenere la tecnologia e le competenze più recenti. Di solito è possibile effettuare una prova gratuita per assicurarsi che il fornitore di servizi sia adatto, piuttosto che rischiare di cambiare fornitore ogni pochi mesi. Il risparmio è enorme.

Sebbene questi siano i vantaggi degli strumenti di BI self-service, è anche essenziale fare la scelta giusta degli elementi all'interno del servizio.

Elementi di Business Intelligence self-service ideali da scegliere

Ci sono diversi elementi negli strumenti di BI self-service ed è importante scegliere il giusto mix all'interno del servizio per trarne il massimo beneficio.

Connettori di dati facili da usare

Per avviare gli strumenti di BI self-service, è essenziale collegare vari database. Questi possono essere file di testo o database di gestione delle relazioni con i clienti, help desk per i clienti o analisi dei dati di marketing. L'opzione self-service diventa facile da usare quando si dispone di un'interfaccia con trascinamento e rilascio. L'interfaccia rappresenta il sostituto ideale del software che il reparto IT utilizzerebbe abitualmente. Due forme di collegamento sono essenziali, i data warehouse remoti e quelli dei fornitori, per garantire la scelta di luoghi per l'archiviazione dei dati e per la fusione con altri insiemi di dati.

Interfacce drag and drop

Oltre alla sua intuitività, l'interfaccia con trascinamento e rilascio offre diversi vantaggi. L'utente può facilmente trascinare qualsiasi campo di dati o variabile dalle tabelle all'interno di una fonte di dati e rilasciarli in diversi segmenti dell'analizzatore. Questo potrebbe avvenire sull'asse X o Y. Le visualizzazioni risultanti possono essere piuttosto impressionanti. Questa libertà di creare visualizzazioni sulla dashboard consente un'analisi ad hoc di qualsiasi dato basato su qualsiasi query con report immediati.

Modelli di dashboard integrate

Assicuratevi che il software di BI self-service offra modelli di dashboard integrate. È disponibile un'ampia gamma di questi prodotti, in base alle vostre preferenze. Una varietà di stili, grafici e altre forme di visualizzazione dei vostri dati possono far parte del servizio offerto. I professionisti che utilizzano strumenti di BI self-service hanno spesso bisogno di fare le cose in fretta e non hanno il tempo di creare una dashboard da zero. Questi creatori di dashboard possono semplificare le cose. Le dashboard possono anche essere attivate per essere aggiornate regolarmente, assicurando che i clienti vedano le informazioni più recenti.

Varietà di opzioni di condivisione

La qualità degli strumenti di BI self-service offre ai clienti molteplici opzioni di condivisione, semplici da implementare. Oltre ai report via e-mail automatizzati, cercate funzioni che consentano l'invio di notifiche a scadenze fisse. La creazione di un'area di visualizzazione sicura garantisce che i fornitori esterni possano visualizzare solo le cose basate sui filtri da voi predisposti. L'opzione di incorporare una dashboard in siti web o applicazioni esterne può essere un'altra funzionalità.

Strumenti basati sull'intelligenza artificiale

L'intelligenza artificiale ha accelerato la velocità di raccolta dei dati, il che è molto vantaggioso in un'atmosfera competitiva. Uno strumento di BI self-service che incorpora avvisi per i cambiamenti improvvisi dei modelli aziendali è una caratteristica da ricercare. Essere informati in anticipo di un collo di bottiglia o addirittura del raggiungimento di un obiettivo può essere prezioso. Qualunque calcolo o analisi particolare necessari possono essere eseguiti all'ultimo momento.

Le migliori prassi con gli strumenti di BI self-service

Ci sono delle buone pratiche che le organizzazioni dovrebbero implementare per garantire risultati ideali.

Coinvolgere l'intero team

Quando si introduce un concetto come il software di BI self-service, è essenziale che tutti i soggetti interessati siano coinvolti. Devono essere informati e formati, e le loro opinioni sull'utilizzo devono essere prese in considerazione quando l'azienda ritiene di implementarlo. Possono essere poste diverse domande sulla sua efficacia, sulla sicurezza del lavoro personale o sulla ridondanza dei ruoli. Le domande dovranno essere affrontate e le preoccupazioni fugate. Un modo per affrontare le possibili domande è creare casi d'uso che mostrino quanto pratica e cruciale possa essere l'introduzione di questo software per il funzionamento di un'azienda. Inoltre, mostrare come lo strumento di BI self-service migliorerà la vita aiuterà a ottenere il pieno consenso.

Creare un programma per un piano di comunicazione

Poiché gli strumenti di BI self-service sono implementati in modo trasversale, la comunicazione con ogni reparto e utente deve avvenire in modo efficace. Analizzare le parti interessate, le loro priorità e la loro posizione rispetto alla scelta del software. Rispondere a tutte le possibili domande e lasciare spazio a domande sincere può aiutare a migliorare l'implementazione.

Creare un programma di formazione

Ogni programma software è corredato da una documentazione approfondita e da diversi tutorial che aiutano a implementarlo, e che sono utilizzati per creare sessioni di formazione per introdurre il software a tutte le parti interessate. Come per qualsiasi nuovo processo lavorativo, le persone avranno bisogno di tempo per abituarsi alle nuove funzionalità, alle dashboard e ai metodi di funzionamento. Avranno bisogno di riferimenti pronti che li aiutino a risolvere i problemi in modo indipendente. La creazione di piccoli progetti, esercizi e casi d'uso campione può aiutare a formare il personale.

Prendere in considerazione anche la formazione just in time. Le persone dimenticano come usare le cose e imparano solo quando hanno bisogno di funzioni.

Nominare un custode

Un modo eccellente per garantire che la comunicazione sul software sia chiara è affidare la responsabilità dell'implementazione a un solo individuo. Con una persona concentrata sul processo, diventa più facile garantire che la comunicazione sia chiara e che l'implementazione sia uniforme in tutti i reparti. Un unico punto di contatto rende più facile per i dipendenti indirizzare le loro domande e condividere i pensieri. Il custode sarà in grado di capire come personalizzare il software in base alle esigenze del personale e dell'azienda in modo più efficace.

Stabilire gli standard

Per proporre con successo una visione, una presentazione e una voce di branding unica per la vostra azienda, è essenziale stabilire degli standard per tutti i processi di analisi e di reporting che gli strumenti di BI self-service dovranno gestire fin dall'inizio. Dall'utilizzo dei colori del marchio per la dashboard all'avere un modello di grafico universale per le presentazioni fino al posizionamento del logo, ogni piccolo aspetto fa la differenza nel garantire che il vostro marchio abbia un buon fattore di richiamo con i clienti.

La tecnologia moderna ha portato alle aziende la potenza degli strumenti di BI self-service, dando loro la possibilità di personalizzare i loro approcci e di sfruttare la potenza dell'analisi anche a livello individuale. Si tratta di un software che vi garantisce di ottenere tutti i vantaggi derivanti dall'investimento in infrastrutture e personale in loco, senza doverlo effettivamente fare. La maggior parte dei fornitori di servizi software offre un periodo di prova, aiutando l'azienda a scoprire se il servizio si adatta allo schema dei suoi processi. Questo può essere un primo passo significativo verso il potenziamento della vostra organizzazione con l'IA e i dati.

Risorse correlate