Was ist Managed Reporting?

Managed Reporting ist ein Business Intelligence-Modell (BI), bei dem Berichte von IT-Entwicklern erstellt werden, die Konzepte wie SQL-Abfragen oder CSV-Sprache umsetzen können. Managed Reporting ist ein „verwalteter“ Prozess, weil er von technischen Nutzern von oben nach unten durchgeführt und verteilt wird. Diese Experten stellen sicher, dass die Empfänger korrekte, fehlerfreie Berichte ohne technische Mängel erhalten. Managed Reporting unterscheidet sich von Ad-hoc-Berichten, bei denen Berichte von Nutzern ohne technische Fachkenntnisse erstellt werden.

Managed Reporting nutzt die Vorteile der BI-Technologie zur Unterstützung von Endanwendern beim Erreichen ihrer organisatorischen, strategischen und taktischen Ziele. Das Erreichen dieser Ziele steht absolut im Vordergrund. Ein Fertigungsunternehmen beabsichtigt beispielsweise, Marktführer zu werden und entscheidet sich für eine BI-Lösung mit Managed Reporting. Die Berichte beziehen sich alle Faktoren zum Erreichen dieses Ziels — von der Lieferkette bis zur Qualitätskontrolle während der Herstellung, den Lieferzeiten, der Regulierung von Ineffizienzen und Umsatzsteigerung. In diesem Fall eröffnet das Managed-Reporting seinen Nutzern optimale Möglichkeiten:

• Sicherstellung der Rohstofflieferkette. Dies erfolgt mit automatisierten Vorlaufzeiten und regelmäßigen Lagerbestandsüberprüfungen und Berichten. Benachrichtigungen zur Neubestellung werden entwickelt und implementiert. Das Prinzip für die Lieferkette wird auch auf die Herstellung von Komponenten angewendet.
• Ineffizienzen im Herstellungsprozess und Korrekturmöglichkeiten. Dies geschieht mit Dashboards und Visualisierungstools. Managed Reporting verwendet auch Messwerte und Leistungskennzahlen (KPIs).
• Bestimmung des verborgenen Potenzials in allen Fertigungssegmenten, z. B. in Produktlinien, im Zielkundenstamm oder sogar in einzelnen Regionen. Dazu werden Tools wie interaktive Wärme- und geografische Karten verwendet.
• Ausbau der persönlichen Interaktion zwischen Kunden und Vertriebsmitarbeitern. Dies wird durch die Automatisierung der Berichterstattung erreicht. In einem anderen Verfahren werden Kundendaten mit dem geografischem Standort zur Bestimmung der Vertriebswege mit dem größten Gewinnpotenzial zusammengeführt.

Alle diese Ziele können auch mit Ad-hoc-Berichten erreicht werden. Das Managed Reporting nutzt jedoch das technische Fachwissen eines spezialisierten Berichtsentwicklers für diese Lösungen.

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Rollen und Zuständigkeiten beim Managed Reporting

Ein mit Managed Reporting befasster Entwickler erstellt Standardberichte, auf die die Empfänger zugreifen können. Sie sind auch verantwortlich für die Erstellung und Veröffentlichung von HTML-Startseiten, die auf einer Reihe von Parametern basieren, über die Berichte abgerufen werden können. Neben dieser Hauptaufgabe hat ein Managed-Reporting-Entwickler mehrere andere Aufgaben.

Zugriffsrechte einrichten

Der Entwickler muss Benutzerkonten und Gruppen erstellen. Jeder Benutzer, der Zugriff auf Managed Reports benötigt, muss ein Benutzerkonto haben. Diese Konten müssen von Entwicklern angelegt werden. Dabei wird jedem Benutzer eine Rolle zugewiesen und angeben, zu welcher Gruppe der Nutzer gehört. Der Entwickler kann jede Gruppe auch einer Berichtsdomäne zuweisen.

Den Zugriff auf Metadaten organisieren

Damit er auf eine Datenquelle zuzugreifen kann, muss ein Nutzer zuerst auf ihre Metadaten zugreifen. Das sind wichtige Informationen über die Struktur der Daten, wie die verschiedenen Spalten und Felder, aus denen sie bestehen, das Format, in dem sie sich befinden, und den Ort der Quelle. Entwickler erstellen die Metadaten für die einzelnen Datenquellen mit einer Datenserverfunktion und greifen zur Erstellung eines Berichts darauf zu. Alle Metadaten können auch durch die Aufnahme von Beschreibungen wie Geschäftskontexten weiter verbessert werden.

Berichte für den Abruf und die Formatierung von Daten erstellen

Business Intelligence verwendet mehrere Tools. Zu den wichtigsten gehört FOCUS, eine Programmiersprache der 4. Generation (4GL), die hauptsächlich zur Erstellung von Datenbankabfragen verwendet wird. Mit Managed Reporting können Entwickler kontinuierlich komplexe Berichte erstellen, testen und bereitstellen, ohne FOCUS zu verwenden. Neben der Erstellung neuer Berichtsprotokolle können ältere Verfahren verschoben werden, um sie zu verbessern.

Berichtsobjekte erstellen

Berichtsobjekte sind repräsentativ für Datenquellen. Sie werden verwendet, um Daten für den Nutzer leicht verständlich darzustellen. Benutzer erstellen Berichte mit vordefinierten Berichtsobjekten und speichern sie, ohne sich mit der Komplexität der Datenquellen auseinanderzusetzen. Entwickler erstellen die Berichtsobjekte für verwaltete Berichte und Nutzer-Dashboards.

Erstellung von Berichten, die von Online Analytical Processing (OLAP) unterstützt werden

OLAP ist ein System, das eine mehrdimensionale Hochgeschwindigkeitsanalyse riesiger Datenmengen ermöglicht. Mit Managed Reporting können Entwickler Metadaten-Dateien aktualisieren und sie OLAP-fähig machen. Dies kann dabei helfen, OLAP-fähige Berichte und Berichtsobjekte für Berichtsempfänger zu erstellen. Damit können Benutzer wählen, ob sie ihre Berichte mit verschiedenen Datendarstellungen anzeigen möchten, ohne den ursprünglichen Bericht oder das Berichtsobjekt zu ändern.

HTML-Startseiten erstellen und veröffentlichen

Sobald der Bericht erstellt und getestet wurde, wird er vom Entwickler ihn im Internet bereitgestellt. Der Entwickler muss auch eine Startseite erstellen — das ist eine detaillierte HTML-Datei, die das Berichtsverfahren dokumentiert. Diese Seite kann durch Hinzufügen von HTML-Tags und Syntax weiter personalisiert werden. Diese Startseite kann für jeden Bericht eingerichtet werden, der über Managed Reporting gespeichert wird. Diese Seiten können sowohl in Managed Reporting veröffentlicht als auch mit Self-Service-Anwendungen zusammengeführt werden. Sie können auch über HTML-Hyperlinks auf Websites aufgerufen werden.

Terminierung von Berichten

Alle Standardberichte können mit ReportCaster geplant und verteilt werden, wodurch Entwickler Benutzern auf Anforderung automatisch aktualisierte Informationen zur Verfügung stellen können. Zusätzlich können Warnungen entsprechend der Testbedingungen eingerichtet werden, sodass Benutzer eine Benachrichtigung erhalten, wenn ein bestimmtes Ereignis eintritt. Ein Entwickler wird in der Lage sein, Testbedingungen zu erstellen, die den Datenquellen entsprechen. Für diese Warnungen können spezifische Berichte generiert werden. Diese Benachrichtigungen können per E-Mail, Computer und WAP-fähige Telefone empfangen werden.

Nutzerumgebungen anpassen

Ein Entwickler kann Nutzerumgebungen durch die Aufnahme von Profilen und personalisierten Hilfedateien in Domänen anpassen. Das Profil kann jedes Mal ausgeführt werden, wenn ein bestimmter Benutzer auf die Managed-Reports-Domäne zugreift. Diese maßgeschneiderten Hilfedateien können ausführliche Informationen zu Standardberichten und Berichtsobjekten enthalten.

Vor- und Nachteile von Managed Reporting

Unternehmen profitieren deutlich von Managed Reporting. Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:

• Die Geschäftsleitung kann leicht auf alle benötigten Informationen zugreifen und damit Einblicke in die allgemeine Funktionsweise der Organisation erhalten.
• Mit nachverfolgten Daten können Manager erkennen, welche Geschäftsbereiche ihre Ziele erreichen und welche nicht.
• Die Entscheidungsfindung im Management wird mit aktuellen Daten unterstützt.
• Leistungsausfälle von Personen, Abteilungen und Sektoren können leicht identifiziert und Abhilfemaßnahmen ergriffen werden.

Neben den Stärken von Managed Reporting gibt es auch Herausforderungen. Jedes Unternehmen muss die Vor- und Nachteile abwägen und sicherstellen, dass der Prozess für sie geeignet ist:

• Die Menge an Informationen kann Entwickler überfordern, insbesondere in großen Unternehmen mit mehreren Abteilungen. Entwicklerzeit kann eine knappe Ressource sein; wird sie richtig genutzt?
• Angesichts der riesigen eingehenden Datenmengen, müssen Unternehmen umfangreiche Vorkehrungen treffen, um die von mehreren Stellen stammenden Informationen aufzubewahren und zu speichern. Investitionen in Data Warehousing können die Ausgaben erhöhen.
• Es kann schwierig sein, Daten ausfindig zu machen, die sich speziell auf bestimmte Anwendungen beziehen.
• Das Unternehmen ist dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass alle notwendigen Personen die Möglichkeit haben, Daten in das System einzugeben. Das kann zeitaufwändig sein.

Best Practices für Managed Reporting

Es gibt ein paar Best Practices, die Experten für Managed Reporting in ihren Unternehmen umsetzen sollten, um den größtmöglichen Nutzen daraus zu ziehen.

Beginnen Sie mit den strategischen Zielen und Zielsetzungen

Jeder verwaltete Bericht sollte mit einem bestimmten Ziel vor Augen erstellt werden. Warum wird der Bericht benötigt? Geht es darum, Geschäftstreiber zu verstehen, die Richtigkeit der Produktpreise zu überprüfen, den Erfolg zu definieren oder einen bestimmten Datensatz zu analysieren? Sobald die Unternehmen die Erwartungen an den Bericht festgelegt haben, können Entwickler die Leistungskennzahlen für jedes Ziel leicht eingrenzen.

Geeignete Leistungskennzahlen wählen

Sich auf die richtigen Leistungskennzahlen zu konzentrieren, ist eine Frage der Wahl der höchsten Prioritäten, basierend auf der Zielgruppe. Für Berichte für das höhere Management gelten andere Anforderungen als für Leistungskennzahlen für Nachwuchskräfte. Qualitativ hochwertiges KPI-Management ist entscheidend für den Erstellungsprozess von Managed Services.

Auf digitale Technologie umstellen

Manuelle Verfahren auf Papierbasis gehören der Vergangenheit an. Alle Unternehmen sollten die Umstellung auf digitale Berichterstattung in Betracht ziehen, um eine bessere Berichterstattung in Echtzeit zu erhalten. Es gibt mehrere KPI-Softwareprogramme, die die Funktionsweise von Unternehmen unterstützen können. Diese Programme können Funktionen online aktualisieren und die Kosteneinsparungen erhöhen. Mit diesen Berichten ist es einfacher, detaillierten Daten darzustellen. Die Digitalisierung kann Teams für die gemeinsame Berichterstellung an Bord holen.

Bilanzierung von Datenvisualisierungen

Ein klarer Bericht ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Ein Bericht muss gut angenommen werden und leicht verständlich sein. Deshalb sollten Entwickler Visualisierungen verwenden, um Eingaben auszugleichen. Bei der Auswahl der Datenvisualisierungen überlegen Sie, welches Element am besten zu den Daten passt. Es sollte Informationen einfach vermitteln, ohne mit anderen Elementen des Berichts in Konflikt zu kommen. Daten sind in grafischer Form oft leichter zu verstehen.

Berichte mit durchsuchbaren Daten erstellen

Die wichtigsten Merkmale von verwalteten Berichten sind die interaktiven Funktionen und anpassbare Optionen. Die Erstellung solcher Berichte mit ausgewählten Datenvisualisierungsoptionen kann den Mitarbeitern dabei helfen, ihre eigenen Best Practices zu entwickeln, um einen Managementbericht zu erstellen, der nach Bedarf gescannt oder detailliert dargestellt werden kann.

Stellen Sie sich vor, Sie nehmen an einer Besprechung teil und werden gebeten, die Ursache eines Problems zu finden — es ist so einfach, wie die Daten durchzuklicken. Sie müssen keine Berichte mehr erstellen oder sich später noch einmal mit den Teilnehmern in Verbindung setzen.

Konzentrieren Sie sich auf Erkenntnisse in Echtzeit

Es gibt verschiedene Arten von Managementberichten. Unternehmen müssen wissen, wann sie Erkenntnisse in Echtzeit nutzen und dynamische Daten verfügbar machen müssen. Erkenntnisse in Echtzeit müssen vollständig auf die Unternehmensziele ausgerichtet sein.

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Ziehen Sie den Einsatz von Prädiktiver Analytik und künstlicher Intelligenz in Betracht

Unternehmen können mit modernen Management-Reporting-Systemen das Beste aus den Managementberichten des Unternehmens herausholen. Zahlreiche geschäftsbezogene Analysetools auf dem Markt bieten mehrere Lösungen an.

Prädiktive Analytik verwendet beispielsweise historische Daten, um Vorhersagen über mögliche zukünftige Ergebnisse im Zusammenhang mit der allgemeinen Geschäftsleistung zu treffen. Solche prädiktive Funktionen helfen einem Unternehmen, sich auf eventuell auftretende Probleme vorzubereiten.

Künstlicher Intelligenz (KI) kann die Managementberichte zum Vorteil eines Unternehmens weiter verbessern. Neuronale Netzwerke mit künstlicher Intelligenz erkennen Trends oder Muster in Daten und lösen bei ungewöhnlichen Ereignissen Warnungen aus. Werden der KI Ziele gesetzt, werden Benachrichtigungen ausgelöst, sobald sie erreicht sind.

Kundenfeedback in Berichte einbeziehen

Analysen Ihres Kundenservice und die daraus gezogenen Schlussfolgerungen unterstützen Sie zusätzlich bei der Sicherstellung der Qualität Ihrer Managed Services. Kundenfeedback ist für Unternehmen äußerst wichtig, denn es unterstützt die Ausrichtung seiner Richtlinien an der Kundenzufriedenheit. Es weist darauf hin, welche digitalen Kanäle eines Unternehmens möglicherweise nicht optimal eingesetzt sind. Die Erstellung von Berichten anhand von Feedback kann dabei helfen, eine gezielte datenorientierte Strategie zu entwickeln oder eine Roadmap für ein Produkt zu entwerfen. Maßgeschneiderte Berichte helfen, Probleme mit der Benutzerfreundlichkeit der Website zu identifizieren und die Kundenzufriedenheit zu steigern.

Damit Sie Managed Reports optimal nutzen können, sollten Sie eine datengesteuerte Kultur im gesamten Unternehmen von oben nach unten fördern. Die Einführung von Self-Service-Lösungen ist ein Ausgangspunkt, der den Einstiegspunkt in die datenbasierten Arbeit für Ihre Mitarbeiter darstellt. Die interne Funktionsweise und Arbeitskultur einer Organisation hat erhebliche Auswirkungen auf Kunden und alle, die mit dem Unternehmen zusammenarbeiten. Wenn der Nutzung von Daten der höchste Stellenwert eingeräumt wird, kann jedes Teammitglied das Beste aus den Reporting-Tools machen. Dies wiederum maximiert die Leistung, ohne die Jobprofile zu verkomplizieren, was zu Mitarbeiterzufriedenheit führt. Zur Förderung der Kultur halten Sie regelmäßige Meetings ab, in denen Sie Daten und ihre Vorteile zu besprechen und Mitarbeiter motivieren.

Managed Reports helfen Unternehmen, das volle Potenzial der BI-Technologie auszuschöpfen sowie auf strategische und taktische Unternehmensziele hinzuarbeiten und sie zu erreichen. Intelligente Ansätze, Zielausrichtung, Datenvisualisierung und andere Tools machen dies zu einem Leistungsversprechen für alle Unternehmen, die sich gegen ihren Wettbewerb durchsetzen wollen.