Was ist operatives Reporting?

Operatives Reporting ist der Prozess, mit dem regelmäßig detaillierte Berichte über die täglichen Abläufe und Aktivitäten eines Unternehmens erstellt werden. Diese Berichte enthalten in der Regel Daten zu Produktionskosten, Konten, Ressourcenausgaben und umfassenden Untersuchungen von Prozessen. Das operative Reporting bietet einen taktischen und strukturellen Überblick über ein Unternehmen und liefert Details über die täglichen Aspekte des Betriebs sowie Erkenntnisse aus Business Intelligence, die sofort umsetzbar sind. Darüber hinaus heben Betriebsberichte die wichtigsten Bedarfsbereiche hervor, denn sie enthaltenen einen detaillierten Überblick über den aktuellen und unmittelbaren Bedarf.

Wann sollte ein Unternehmen Operational Reporting verwenden?

Fast jedes Unternehmen und die zugehörigen Abteilungen benötigen datengestützte Betriebsberichte und Dashboards, um den Geschäftsfortschritt zu messen, Erfolge nachzuverfolgen, die betriebliche Effizienz zu verbessern und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Und wenn es um Datenanalyse geht, werden Betriebsberichte zur Nachverfolgung, zum Benchmarking und zur Verbesserung der Gesamtprozesse verwendet.

Jedes Unternehmen muss bei der Arbeit mit Betriebsberichten darüber nachdenken, warum sie basierend auf den Zielen und Ergebnissen, die das Unternehmen erreichen möchte, verwendet werden. Damit sind wichtige Stakeholder in der Lage, genau zu verstehen, wo das Unternehmen mit dem Reporting die beste Kapitalrendite erzielen wird.

Arten des operativen Reportings

Es gibt zwei häufige verendete operative Berichte.

Operatives Reporting in Echtzeit

Betriebsberichte liefern Betriebsdatenanalysen und Erkenntnisse in Echtzeit für agile Unternehmen und Branchen. Solche Berichte stellen Zahlen, Trends und Statistiken in Form einer dynamischen Anzeige dar, auf die Führungskräfte und Manager zugreifen können.

Durch diese Mischung aus Visualisierungen, die aktuelle Markteinblicke bieten, können Manager und andere Führungskräfte branchenübergreifend proaktive und fundierte datengestützte Entscheidungen treffen und auf Trends reagieren, sobald sie auftreten. Dieser Prozess trägt zur Verbesserung der Gesamtleistung bei. Unternehmen können ihr Arbeitstempo dynamisch gestalten, wodurch sie reaktionsschneller, kommunikativer und anpassungsfähiger werden, was zu einer verbesserten organisatorischen Leistung und Rentabilität führt.

Monatliches operatives Reporting

Das Reporting, die Nachverfolgung und Analyse von Fortschritten durch Business Intelligence ist unerlässlich. Monatliche Betriebsberichte und Dashboards konzentrieren sich hauptsächlich auf monatliche Updates, Markttrends, den Fortschritt des Unternehmens und die Leistung der Geschäftsbereiche.

Diese Berichte enthalten einen integrierten Überblick über die Abläufe und helfen den Stakeholdern und der Unternehmensleitung, sowohl kurzfristige wie auch langfristige Entscheidungen und strategische Initiativen zu treffen. Darüber hinaus hilft die Verwendung eines monatlichen Berichts den Nutzern, mit Informationen zu Standards und mittelfristigen Kennzahlen ein Gefühl von Zusammenhalt und Verständnis im Unternehmen zu schaffen.

Ein gut erstellter monatlicher Betriebsbericht bietet einen ausgewogenen Überblick über das Unternehmen, bestehend aus wichtigen Leistungskennzahlen (KPIs) sowie einer detaillierten Ansicht anderer Kennzahlen. Das hilft Führungskräften, Managern und anderen Mitarbeitern, dabei auf Kurs zu bleiben und ihre Prozesse konsequent zu verbessern. Die monatlichen Daten in den operativen Monatsberichten sollten ausgewogen, detailliert und informativ sein und zum langfristigen Erfolg des Unternehmens oder der Organisation beitragen.

Durch die Einführung eines effizienten Dashboards, das eine zusammenhängende Mischung aus Echtzeit- und Monatsdaten bereitstellt, kann ein Unternehmen die betriebliche Leistung optimieren und die interne Kommunikation erheblich verbessern.

Beispiele für operatives Reporting

Ein Beispiel für einen Betriebsbericht, den Führungskräfte beinahe wöchentlich verwenden, ist ein Finanzbericht. Ein auf Finanzen basierendes Tool zum operativen Reporting vermittelt ein klares Bild von allen wesentlichen Komponenten des Haushalts und der Ausgaben eines Unternehmens. Auf diese Weise kann die finanzielle Stabilität aufrechterhalten und die finanzielle Solidität im Laufe der Zeit verbessert werden.

Dieser Bericht enthält die folgenden wichtigsten Leistungskennzahlen:

• Betriebskapital
• Geldumschlagsdauer
• Schnelle Statistiken über die Entwicklung der Marge
• Fehlerquote bei Lieferantenzahlungen
• Budgetabweichung
• Aktienkurs, falls zutreffend

Beim finanzbasierten operativen Reporting müssen alle fiskalischen Grundlagen abgedeckt werden.Die Arbeit mit einem dynamischen Dashboard, das eine ausgewogene Mischung finanzieller Leistungskennzahlen enthält, ermöglicht Unternehmensleitern, kritische Bereiche zu untersuchen und die Betriebsfinanzen häufig und schnell zu verbessern, was den Erfolg des Prozesses fördert.

Darüber hinaus ermöglicht die detaillierte Darstellung jeder angezeigten Kennzahl einem Unternehmen einen klaren Überblick über das finanzielle Gesamtbild bei gleichzeitiger Überwachung der täglichen Leistung. Zum Beispiel hilft das operative Reporting Führungskräften, sofort zu erkennen, welche Funktionen ihr Budget überschreiten und optimiert werden müssen, damit sie die Budgetgrenzen nicht weiter überschreiten. Diese Berichte weisen auch auf Probleme hin, die sich im Laufe der Zeit in Form von wiederkehrenden Trends und Mustern sowohl positiv wie auch negativ im Betrieb zeigen.

Die Vorteile des operativen Reportings

Operatives Reporting kann Unternehmen dabei helfen, verschiedene Schlüsselmerkmale ihrer Kernaktivitäten zu messen, um schrittweise Verbesserungen umzusetzen. Es könnte in mehreren Bereichen hilfreich, wie zum Beispiel:

• Optimierung der Ressourcennutzung
• Unterstützung von Kostensenkungen
• Verbesserung der Produktionseffizienz
• Verbesserung der Kundenzufriedenheit
• Ausweitung der Serviceabdeckung
• Steigerung der Mitarbeiterproduktivität in großem Maßstab
• Bereitstellung von Live-Erkenntnissen und Beschleunigung des Entscheidungsprozesses
• Verfolgung des Fortschritts auf allen Betriebsebenen, Verbesserung der Effizienz in verschiedenen Geschäftsbereichen sowie Optimierung von Zeitaufwand und Kosten
• Unterstützung von Unternehmensleitung oder Managern bei der Identifizierung künftiger Trends und Muster sowie der Entwicklung entsprechender Strategien bei gleichzeitiger Steigerung der Produktivität

Zu den Vorteilen des operativen Reportings gehören insbesondere:

1. Zugriff auf eine einzige Informationsquelle

Die meisten Business Intelligence- und Reporting-Plattformen ermöglichen Nutzern heute, Daten aus verschiedenen Quellen zu extrahieren, sie nach Bedarf zu transformieren und ein Data Warehouse einzurichten. Dies bedeutet, dass ein möglichst genaues Bild der Daten wiedergegeben wird: Es gibt keine Probleme mit konkurrierenden Datenquellen oder der Verwendung veralteter Informationen.

2. Optimierte monatliche Berichterstattung

Mit modernen Tools für die Betriebsberichterstattung können Nutzer problemlos monatliche Betriebsberichte im benötigten Format vorlegen. Das reduziert den manuellen Aufwand und ermöglicht es Nutzern, Daten direkt aus der zentralen Datenbank abzurufen. Diese Berichten können zudem automatisiert werden, sodass Berichte nach Bedarf geplant und ausgeführt werden, ohne dass manueller Aufwand erforderlich ist.

3. Höhere Datengenauigkeit

Mit weniger manuellem Aufwand beim Abruf der Daten aus mehreren Quellen sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass sich ungenaue Daten einschleichen, deutlich. Das geschieht größtenteils durch Integrationen in mehreren Tools und ERP-Software (Planung von Unternehmensressourcen), in der die Daten gespeichert sind. Je weniger Menschen an einem Prozess beteiligt sind, desto unwahrscheinlicher sind Fehler (obwohl eine Plausibilitätsprüfung durch einen Menschen immer noch erforderlich ist, falls es einen Logikfehler in der künstlichen Intelligenz (KI) gibt).

Herausforderungen des operativen Reportings

Die meisten Unternehmen treffen datengestützte Entscheidungen. Aber Probleme treten auf, wenn die Daten nicht korrekt, unzugänglich oder so gespeichert sind, dass Analysen für den durchschnittlichen Mitarbeiter schwierig werden. Daher wird es in diesem Fall zeitaufwändig, datengestützte Entscheidungen zu treffen.

Obwohl mehrere Reporting-Tools entwickelt wurden, um solche Probleme zu vermeiden, stehen Sektoren, die täglich Unmengen Daten aus verschiedenen Quellen verarbeiten, in der Regel vor einigen Herausforderungen beim Finanz- und operativen Reporting.

Darüber hinaus erschweren die komplexen Tools Nutzern ohne IT-Kenntnisse, nach den für ein sinnvolles operatives Reporting benötigten Daten zu suchen. Normalerweise passen große Unternehmen ihre Reporting-Tools für den Aufbau von Berichtsstrukturen für ihre Abteilungen an. Kleinere Unternehmen sind jedoch möglicherweise nicht in der Lage, die erforderlichen IT-Ressourcen für die Entwicklung maßgeschneiderter Tools zu finden.

Es gibt einige Hindernisse bei der operativen Berichterstattung, auf die verschiedene Teams in einem Unternehmen häufig stoßen.

Keine Single Source of Truth

Das operative Reporting verlangt, dass Teams über die unmittelbar verfügbaren Daten hinausgehen und mehr Informationen aus externen Quellen oder anderen Modulen beziehen. Zum Beispiel ist es üblich, dass Finanzabteilungen Daten aus anderen Anwendungen abrufen und zu den Planungsdaten für Unternehmensressourcen in einem vollständigen, ausführlichen Betriebsbericht hinzufügen.

Die Kombination von Daten aus verschiedenen Quellen und Datenbanken ist in einigen Tools komplex, sodass Nutzer Workarounds finden müssen, um ihre Berichtspflichten zu erfüllen.

Damit dieses Problem gelöst werden kann, muss in der Regel ein Datenerfassungs-, Speicher- und Zugriffssystem implementiert werden. Das bedeutet hohe Investitionen und einen hohen Zeitaufwand, aber wenn ein Unternehmen es nicht frühzeitig löst, wird sich das Problem mit der Zeit nur noch verschärfen.

Das monatliche operative Reporting ist sehr langsam

Wenn das Tool keine Drill-Down-Funktion hat oder die Schaffung einer einzigen Single Source of Truth durch Zusammenführung der Daten aus mehreren Quellen ermöglicht, suchen Teams oft nach manuellen Berichten oder Datendumps und kopieren/fügen dann Daten aus einer Vielzahl von Quellen zur weiteren Analyse in statische Tabellen ein. Dieser manuelle Prozess nimmt viel Zeit in Anspruch und ist fehleranfällig.

Eine Lösung dieses Problems ist die Investition in ein wirklich dynamisches Reporting-System. Diese Systeme ermöglichen den Nutzern, nach Bedarf Drilldowns vorzunehmen und erlauben die einfache Erstellung spezifischer Berichte.

Höheres Risiko ungenauer Daten

Trotz der Bemühungen der Finanzteams führt die manuelle Bearbeitung von Zahlen in der Regel zu mehr Fehlern, insbesondere wenn die Daten aus verschiedenen Quellen stammen und Formatierungsänderungen erforderlich sind, bevor sie mit den anderen Daten kombiniert werden. Obwohl die Automatisierung mithilfe standardisierter Regeln die meisten Fehler verhindert, kann die Änderung der Automatisierung für die manuelle Dateneingabe zu einer erhöhten Datenungenauigkeit führen.

Die Lösung dieses Problems ist eine umfassende Datenverwaltungsrichtlinie und ein umfassendes Datenverwaltungssystem.

Die Anpassung von Berichten erfordert eine höhere Abhängigkeit von der IT

Da einige Tools nicht alle Reporting-Anforderungen eines Unternehmens erfüllen, sind möglicherweise maßgeschneiderte Berichte erforderlich. Die Anpassung von Berichten erfordert jedoch eine Reihe von Spezialkenntnissen. Diese Berichte müssen weiter gepflegt und manchmal geändert werden. Die Abhängigkeit von IT-Experten bei der Anpassung von Berichten stellt für viele Unternehmen einen erheblichen Kostenfaktor dar, sowohl bei Wartezeiten für die Erstellung von Berichten als auch bei IT-Personalkosten.

Ein dynamisches Dashboard kann zur Lösung dieser Probleme beitragen, indem es die IT-Abteilung entlastet und den Endnutzern ermöglicht, die von ihnen benötigten Berichte und Funktionen zu erstellen.

Erstellung effizienter und effektiver Betriebsberichte

Bevor Sie irgendwelche Dashboards oder Datastories erstellen, sollte der Fokus auf der Zielgruppe liegen. Im Fall des operativen Reportings sind die Zielpersonen in der Regel die Mitglieder der Unternehmensleitung oder Manager.

Der Schlüssel zu einem geschäftlich wertvollen Bericht ist die Darstellung, wie das Unternehmen seine Ziele erreicht.Denken Sie darüber nach, welche Informationen wertvoll sind und verwertbare Ergebnisse liefern. Es ist gut zu wissen, dass die Produktion sinkt, aber nur wenn man erkennt, welche Maschine dieses Problem verursacht, kann man es beheben.

Zu den Best Practices für das operative Reporting gehören einige reguläre Prozesse, wie die automatische Generierung von Berichten oder Daten, die an einem zentralen Ort verfügbar sind und in einem Standardformat bereitgestellt werden.

Es gibt einige Möglichkeiten, das operative Reporting effizienter zu gestalten.

Automatisierte Batch-Verarbeitung für Konsistenz

Die meisten geschäftsbezogenen Berichte werden aus einer Datenbank generiert. Der Mechanismus, mit dem Berichte durch einen automatisierten Prozess erstellt werden, wird als Batch-Prozess bezeichnet.

Die Batch-Verarbeitung umfasst eine Kette oder Reihe von Programmen, die außerhalb der Geschäftszeiten ausgeführt werden. Während des Batch-Prozesses müssen Nutzer die Daten aus einer Quelle abrufen, sie in nützliche Informationen umwandeln und sie dann in Berichte einfügen.

Im Allgemeinen wird das Reporting in Echtzeit als eine anspruchsvolle Aufgabe angesehen, weil sie einen Bereinigungsprozess der zumeist im Rohzustand vorliegenden Echtzeit-Daten erfordert. Der Prozess kann durch die Erhebung und Verarbeitung von Daten in einem Standardformat für alle Geschäftsfunktionen und mit Batch-Verarbeitung vereinfacht werden.

Begrenzung der Anzahl der Klicks, die für den Zugriff auf detaillierte Daten erforderlich sind

Bei der Gestaltung des endgültigen Betriebsberichts müssen sich Führungskräfte darauf konzentrieren, wie man auf detaillierte Informationen zugreifen kann. Der Informationspfad (die Art und Weise, wie der Nutzer von den zusammenfassenden Daten zu den Details gelangt) sollte kurz und schnell sein.

Zum Beispiel fängt der Nutzer an, sich die Daten in einem Balkendiagramm anzusehen und klickt dann auf einen einzelnen Balken, um einzusehen, wie dieser Balken erstellt wurde. Danach sollte der Nutzer zum letzten Schritt auf dem Pfad geführt werden, der die einzelne Datenzeile anzeigt. Es wird als Best Practice im Reporting angesehen, den Drilldown-Pfad so einzurichten, dass er zu einem schnellen Ende führt.

Verknüpfung der Zählregeln

Geschäftsanwender müssen wissen, welche Art von Daten ihren Bericht unterstützen, damit sie wissen, welche Informationen darin angezeigt werden. Daher muss den Zählregeln immer ein Link hinzugefügt werden, der die Datenfilter, Formeln, Datenerfassungsmethoden erklärt, und weshalb ein Wert positiv (grün) oder negativ (rot) dargestellt wird.

Manchmal wissen Geschäftsanwender nicht, welche Informationen aus der Datenbank den Bericht bilden, und manche Nutzer wissen möglicherweise nicht, wie sich ihre Arbeitsgewohnheiten auf die Berichtsergebnisse auswirken könnten. Wenn zum Beispiel ein bestimmter Bericht die Aktualität von Aktualisierungen bewertet, müssen die Aufzeichnungen entsprechend aktualisiert werden.

Die Zählregeln sind auch hilfreich für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, weil sie angeben, was das Unternehmen erreichen möchte.

Die Verwendung von Ampeln

Das Konzept der Ampel ähnelt der herkömmlichen Verkehrsampel. Rot steht zum Beispiel für eine kritische Warnung, die schwerwiegende Folgen haben kann, und die Identifizierung der Problemquelle muss als Aufgabe mit hoher Priorität betrachtet werden.

In den vergangenen Jahren wurde diese Methode kritisiert, weil viele Berichtsentwickler mit vielen Farben experimentiert haben. Das hat den Leser verwirrt. Als Lösung für dieses Problem haben Berichtsentwickler Leistungssignale erdacht. Bei dieser Methode werden nur die Tabellenzellen grau hervorgehoben, wenn sie dem Ziel entsprechen, und außerhalb der Grenzen liegende Werte mit einem roten Rand angezeigt. Diese Methode hat sich bewährt, da sie die Aufmerksamkeit des Nutzers auf die richtigen Bereiche lenkt, ohne die Daten zu verbergen.

Die Bedeutung von Betriebsberichten nimmt mit dem Wachstum und der Expansion des Unternehmens zu. Das operative Reporting ist für alle Unternehmen unerlässlich, denn sie verfügen damit jederzeit über einen kurzen, aber vollständigen Überblick über den aktuellen Status des Unternehmens. Angesichts der Auswahl an Business-Intelligence-Tools auf dem Markt sowie der Identifizierung von Business Intelligence als Kernfunktion ist von entscheidender Bedeutung, dass wachsende Unternehmen ihre Datenerhebung optimieren. Nur so können sie aussagekräftige Betriebsberichte erstellen, die dann Managern, Vorgesetzten und Mitarbeitern dabei helfen können, in Echtzeit zu verstehen, was funktioniert und was nicht, anstatt auf eine Besprechung zu warten, die vielleicht zu spät stattfindet.

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