Von Tagen zu Minuten: Wie Jaspersoft^® den Daten- und Reporting-Zugriff im Alaska International Airport System transformiert hat

Herausforderung

Die Erstellung von Berichten für Kundinnen und Kunden sowie Gesetzgeber dauerte mehrere Tage und war ressourcenintensiv

Betrieben vom Alaska Department of Transportation & Public Facilities umfasst das Alaska International Airport System (System) den Ted Stevens Anchorage International Airport und den Fairbanks International Airport. Es ist ein bedeutendes Drehkreuz für Fracht- und Passagierflüge und spielt eine entscheidende Rolle in der globalen Logistik. Es erfasst und verwaltet jährlich Millionen von Transaktionen und Aktivitäten, darunter Mieten und Gebühren für Fluggesellschaften und Terminals, Grundstückspachten sowie den Betrieb der Fluggesellschaften über ein System namens PROPworks. Das System muss über die Millionen von Aktivitäten und Finanztransaktionen, die in PROPworks erfasst werden, Bericht erstatten, zum Beispiel:

• Frachtaufkommen in Tonnen

• Passagieraufkommen

• Anzahl der Landungen

• Startgewichte der Flugzeuge

• Kraftstoffverbrauch

• Erlöse aus Fluggesellschafts- und Nicht-Fluggesellschaftsaktivitäten

Airlines that pay for System usage rely on these reports to understand the System's revenues relative to its expenses and whether the AIAS is above or below plan. In addition, legislators often ask for activity reporting to inform economic development goals and infrastructure planning. But PROPworks's canned reporting features were not robust enough to handle the System’s activity tracking and reporting needs.

Creating reports for marketing, customers, and strategic planning required manually pulling data into Microsoft Access, then processing it in Excel. This method was error-prone and often took days to generate reports for internal sales teams and external stakeholders.

"We have been using, believe it or not, Microsoft Access to pull all of our data out of PROPworks, put it into an Excel spreadsheet, and then try to make sure it’s accurate. And it literally took days to do that," says Jodi Gould, Alaska International Airport System Planner.

The accounting team struggled to generate timely reports, while the sales team lacked access to the data needed to engage airlines effectively. The System relied on contractors to retrieve and process data, which led to additional costs and longer timelines.

"We were hiring contractors to pull data for the sales team because the accounting department could not satisfy the need," she explains.

The System needed a reporting solution that could reduce costs, improve accuracy, and make reports easily accessible to various stakeholders.

Lösung

Wie Jaspersoft das Reporting des Alaska International Airport Systems transformiert hat

The Alaska International Airport System needed a better way to track activity and generate reports. The old system took days to pull reports, and only a couple of people had access and the ability to do the reporting. This made it challenging for not only the sales team to be responsive, to serve existing accounts, and to acquire new business, but also for AIAS leadership to respond to external and internal inquiries.

That’s why they turned to Jaspersoft. With Jaspersoft, AIAS could automate reporting, reduce wait times, and make data easier to access across teams. Choosing Jaspersoft wasn’t just about upgrading software. It was about freeing up time and empowering teams with the tools to meet the needs of customers and external stakeholders. Here’s how Jaspersoft made a difference:

1. Automatische Datenextraktion und -analyse verkürzen die Vorlaufzeit für Berichte von mehreren Tagen auf wenige Minuten

Vor Jaspersoft war die Berichtserstellung arbeitsintensiv und erforderte die manuelle Extraktion von Daten aus PROPworks, die anschließend in Excel weiterbearbeitet werden mussten. Dieser Prozess dauerte mehrere Tage, war aufgrund menschlicher Eingaben fehleranfällig, kostete wertvolle Zeit und erschwerte fundierte Entscheidungen.

Mit Jaspersoft kann das AIAS Berichte jetzt in wenigen Minuten statt in mehreren Tagen erstellen. Jaspersoft zieht Daten in Echtzeit aus mehreren Quellen (wie PROPworks), sodass die Berichte stets die aktuellsten Informationen widerspiegeln. Mit Jaspersoft konnten Jodi und ihr Team die manuelle Datenextraktion und das Übertragen zwischen Access und Excel überflüssig machen, Fehler reduzieren und Zeit sparen.

„Als wir schließlich bestätigt hatten, dass die Daten, die wir aus Jaspersoft zogen, mit dem übereinstimmten, was wir erwartet hatten, war das beeindruckend, denn es dauert nur Minuten statt Tage. Endlich mussten wir uns nicht mehr darum kümmern, ob Formeln und Excel-Tabellen korrekt waren.“

2. Ordnerbasierte Organisation beschleunigt das Reporting für Vertriebsteams

Früher hatten nur ein oder zwei Personen im Buchhaltungsteam Zugriff auf die für das Reporting benötigten Daten. Die Vertriebs- und Führungsteams mussten E-Mail-Anfragen stellen und auf Rückmeldungen warten, bevor sie auf wichtige Daten zugreifen konnten. Das verlangsamte die Geschäftsabläufe und die Reaktionszeit auf Datenanfragen.

Mit der Reporting-Plattform von Jaspersoft konnte das System den Zugriff von nur zwei auf zwölf Nutzende erweitern. Jetzt können viele Nutzende problemlos navigieren und die benötigten Berichte finden. Jaspersoft führt Berichte aus, die in klar strukturierten Ordnern organisiert sind, ähnlich einem Dateisystem. Durch den einfachen Zugriff auf Berichte arbeiten die Teams effizienter und reagieren schneller auf Kundenbedürfnisse, da sie nicht mehr auf die Buchhaltung oder externe Dienstleister angewiesen sind.

„Das Vertriebsteam kann sich die Berichte selbst holen. So entfällt die Wartezeit, in der man eine E-Mail sendet, auf eine Antwort wartet, feststellt, dass es nicht der richtige Bericht ist, und hin- und herkommunizieren muss.Dieser gesamte Prozess entfällt.“

3. Pixelgenaues Reporting erstellt druckfertige Diagramme für den internen und externen Gebrauch

Vor Jaspersoft erforderte die Erstellung visueller Berichte eine manuelle Formatierung, was zeitaufwendig war und häufig zu uneinheitlichen Darstellungen führte. Die Erstellung professioneller, druckfertiger Diagramme ist entscheidend, um Daten und Berichte wirkungsvoll zu kommunizieren, insbesondere bei der Präsentation gegenüber Fluggesellschaften, staatlichen Stellen und internen Stakeholdern.

Die pixelgenauen Berichte von Jaspersoft erzeugen Diagramme, die korrekt formatiert und direkt druckbereit oder für Präsentationen geeignet sind. Diagramme und Tabellen sind so formatiert, dass sie exakt zum Seitenlayout passen, wodurch die Berichte professionell und ansprechend wirken, ganz ohne manuelle Nachbearbeitung oder externe Design-Tools. Jaspersoft enthält vorgefertigte Diagrammtypen (Balkendiagramme, Liniendiagramme, Kreisdiagramme usw.), die sich anpassen und mit nur einem Klick in verschiedene Dateiformate exportieren lassen.

„Das ist noch etwas, das ich wirklich schätze: Sobald man die Daten abruft, kann man das Diagramm einfach ausdrucken, und es ist druckfertig. Man muss es nicht mehr nachbearbeiten. Es sieht professionell aus. Ich meine, unsere Fluggesellschaften haben tatsächlich bemerkt, als wir geändert haben, was wir ihnen zur Verfügung gestellt haben.“

4. Reaktionsschnelles Vertriebs- und Technikteam

Der Umstieg auf ein neues Reporting-System erforderte technischen Support und Schulungen, um eine reibungslose Einführung sicherzustellen. Ohne ein engagiertes und kompetentes Support-Team von Jaspersoft hätte die Implementierung für die Mitarbeitenden und Dienstleister des AIAS langwierig und mühsam sein können.

Die Vertriebs- und Technikteams von Jaspersoft reagierten während des gesamten Implementierungsprozesses schnell und zuverlässig. Sie arbeiteten eng mit den Dienstleistern des Alaska International Airport System zusammen, führten sie durch die Funktionen von Jaspersoft und unterstützten sie dabei, die Nutzung des Tools zu optimieren.

„Die Vertriebs- und Technikteams von Jaspersoft haben sehr schnell auf unsere Dienstleister reagiert, die sich zunächst mit der Fachsprache vertraut machen und dann herausfinden mussten, wie sie das umsetzen, was wir benötigten.“

Ergebnisse

Weniger Zeitaufwand für die Verwaltung und Fehlerbehebung manueller Berichte schafft mehr Raum für fundierte Entscheidungen

Vor Jaspersoft wurde viel Zeit darauf verwendet, Daten zu extrahieren, Fehler zu beheben und Berichte zu erstellen. Jetzt, mit automatisiertem Reporting, ist diese Zeit freigeworden. Für Jodi bedeutet das den Wechsel vom reinen Reporting hin zu strategischer Planung auf höherer Ebene, Prozessoptimierungen und fundierteren Entscheidungen darüber, wie Daten im gesamten System genutzt werden.

„Jetzt, da ich einfach nur ein paar Schaltflächen drücken muss, um einen Bericht zu erstellen und ihn an die Fluggesellschaften zu senden und sicher sein kann, dass er korrekt ist, kann ich mich auf die nächste Phase konzentrieren, in der wir Jaspersoft künftig noch besser nutzen wollen.“

Die nächste große Chance besteht darin, Jaspersoft in das Resource Management System (RMS) des Systems zu integrieren, um die Gate-Nutzung und die Selbstauskunft der Fluggesellschaften besser zu erfassen. Diese Integration wird Echtzeit-Einblicke in Flugzeugbewegungen ermöglichen, die manuelle Dateneingabe reduzieren und die Genauigkeit der Gate-Nutzungsgebühren des Systems verbessern.

„Wir möchten Jaspersoft mit dem RMS-System verbinden, damit wir besser überwachen können, was unsere Fluggesellschaften an jedem Gate selbst melden. Zurzeit müssen wir die Daten aus dem RMS extrahieren, was sehr aufwendig ist. Das wird wahrscheinlich die nächste Chance für Jaspersoft sein.“