Wie die Asia Pacific University das Reporting für über 700 Nutzer auf dem gesamten Campus mit Jaspersoft transformiert hat

Herausforderung

Echtzeitdaten und Erkenntnisse, die durch veraltete Reporting-Tools eingeschränkt wurden

Das Center of Technology and Innovation (CTI) an der Asia Pacific University (APU), Teil der APIIT Education Group, fungiert als Softwarezentrum für die gesamte Bildungsgruppe, zu der ein Sprachzentrum, internationale Schulen, Bachelor und Masterprogramme sowie weitere Einrichtungen gehören. Das Team ist verantwortlich für den Aufbau und die Wartung der IT- und Reporting-Systeme, die in einer Vielzahl von Abteilungen genutzt werden, von der akademischen Verwaltung, einschließlich der Schulleitungen, bis hin zu Finanz- und Campus-Dienstleistungen.

CTI unterstützt Reporting und Analysen für nahezu alle Bereiche, darunter Studienleistungen, Lehrbewertungen, Finanztransaktionen sowie das bargeldlose Campus-System der Universität. Angesichts der zahlreichen Verantwortlichkeiten und Stakeholder war der Zugriff auf zuverlässige und zugängliche Daten von entscheidender Bedeutung. Doch die bestehenden Tools konnten den Anforderungen nicht gerecht werden.

Zu dieser Zeit nutzten sie eine Kombination aus Oracle Reports und Tabellenkalkulationen. Oracle Reports konnte einfache tabellarische Ausgaben verarbeiten, war jedoch nicht für interaktive Analysen oder visuelle Dashboards ausgelegt. Tabellenkalkulationen halfen zwar, Lücken zu schließen, doch die Gewinnung aussagekräftiger Erkenntnisse aus Rohdaten war zeitaufwendig und inkonsistent.

„Immer wenn das Management Informationen benötigte, musste es uns zunächst informieren. Wir mussten die Daten generieren, sie analysieren und konnten sie erst danach weitergeben. Das war nicht schnell genug, um die Entscheidungsfindung der Führungskräfte zu unterstützen“, erklärte Nurul Akmal Abdullah, Manager, Software Development

Der Bedarf an einer schnelleren, flexibleren Reporting- und Analyselösung war offensichtlich. CTI benötigte ein Tool, das mehrere Abteilungen bedienen, mit wachsenden Anforderungen skalieren und den manuellen Arbeitsaufwand reduzieren konnte.

Lösung

Warum sich APU für Jaspersoft entschieden hat und wie es heute eingesetzt wird

Als das CTI-Team an der APU begann, sein Reporting und seine Analysen zu modernisieren, hatte es klare Ziele. Sie wollten eine Plattform, die tiefere Erkenntnisse ermöglicht, die Entscheidungsfindung beschleunigt und die manuelle Datenarbeit in den Abteilungen reduziert. Nach dem Vergleich mit zwei anderen Anbietern entschied man sich für Jaspersoft.

„Wir haben begonnen zu prüfen, welche Lösungen am Markt verfügbar sind. Wir haben Jaspersoft als Testversion ausprobiert, einige Berichte erstellt und schnell erkannt, wie es uns helfen kann“, erklärte Mustafa Othman, Manager, Software Development. „Es begann mit einem Anwendungsfall aus der Lebensmittelanalyse – wir wollten verstehen, was sich gut verkaufte und was nicht.“ Damit nahm alles seinen Anfang.“

Heute spielt Jaspersoft eine zentrale Rolle in den Abläufen von CTI. Es unterstützt alles, von Dashboards zur Studierendenleistung und Berichten zur Lehrwirksamkeit bis hin zu Transaktionen im bargeldlosen System und zur Abstimmung mit Anbietern. Die akademische Leitung, das Marketing, die Finanzabteilung und sogar der operative Bereich verlassen sich auf die aus Jaspersoft gewonnenen Daten, um fundierte und zeitnahe Entscheidungen zu treffen.

„Fast jeder auf dem Campus kommt in irgendeiner Weise damit in Berührung“, sagte Ismail Siraj Siddiqui, Web Application Developer. „Dozierende nutzen es für die Anwesenheitserfassung. Das Marketing nutzt es, um Einschreibungen nach Ländern zu verfolgen. Die Finanzabteilung nutzt es für das monatliche Reporting. Sogar Parkplatz- und Cafeteria-Betreiber erhalten Berichte.“

Aber es geht nicht nur um die Anzahl von Berichten, Datenquellen oder Benutzern, sondern um Kontrolle, Geschwindigkeit und Erkenntnisse. Hier sind die wichtigsten Jaspersoft-Funktionen, mit denen CTI zusätzlichen Mehrwert in der gesamten Universität erschließen konnte:

Berechtigungen zum Schutz sensibler Daten

Vor Jaspersoft war es schwierig sicherzustellen, dass nur die richtigen Personen Zugriff auf bestimmte Daten hatten. Das war besonders wichtig in einem akademischen Umfeld, in dem Vertraulichkeit eine zentrale Rolle spielt.

„Wenn ich Dozent bin, sollte ich die Umfragen anderer Dozierender nicht sehen“, erklärte Ismail. „Mit Jaspersoft wird geprüft, wer angemeldet ist, und es werden nur die Berichte angezeigt, auf die die jeweilige Person Zugriff hat.“

Die fein abgestufte Rechteverwaltung von Jaspersoft hilft der Universität, den Datenschutz zu wahren, und stellt sicher, dass Benutzer nur das sehen, was für sie relevant ist. Und all das lässt sich in das bestehende Authentifizierungssystem von CTI integrieren, was die Verwaltung von Berechtigungen und die Sicherheit weiter vereinfacht.

Interaktive Dashboards und Drilldowns zur Identifizierung von Grundursachen

CTI benötigte mehr als nur statische Berichte; es wollte dynamische Tools, die Benutzern dabei helfen, Probleme zu untersuchen und Daten eigenständig zu analysieren.

„Wenn Sie in einem Dashboard eine rote Markierung sehen, können Sie einfach darauf klicken und bis zu den Quelldaten drillen“, sagte Ismail. „Sie drillen nach unten und sehen, was das Problem verursacht, anstatt zu raten.“

Diese interaktiven Berichte, ermöglicht durch Jaspersoft, helfen der akademischen Leitung, Leistungslücken bei Studierenden zu identifizieren, Anwesenheitsmuster zu verstehen und sogar die Performance neuer Services in Echtzeit zu überwachen.

Zusammenführung von Daten für vollständigere Antworten

Viele Erkenntnisse von CTI basieren auf Daten, die sich in separaten Systemen befinden, etwa im Personalwesen, in akademischen Aufzeichnungen und im Finanzbereich. Jaspersoft erleichtert die Zusammenführung dieser Datensätze.

„Wir haben Berichte erstellt, die HR und andere Systeme kombinieren, sodass die Benutzer eine bessere und vollständigere Sicht erhalten“, sagte Nurul. „Es unterstützt alles, von der Personalplanung bis zur Analyse der Ressourcennutzung.“

Die Möglichkeit, Daten mithilfe der virtuellen Datenquellen von Jaspersoft zu vereinheitlichen, ohne Daten zu duplizieren oder komplexe Integrationen aufzubauen, sparte erheblich Zeit und machte zusätzliche personelle oder IT-Ressourcen überflüssig.

Geplante Berichte, die den manuellen Aufwand reduzieren

Vor Jaspersoft verbrachte das CTI-Team viel Zeit damit, Berichte manuell zu erstellen. Heute haben sie einen Großteil dieser Arbeit mit geplanten Berichten automatisiert.

„Wir haben Berichte so geplant, dass sie am ersten oder letzten Tag des Monats versendet werden – je nachdem, was das Management für seine Meetings benötigt“, sagte Ismail. „Wir senden außerdem wöchentliche Zusammenfassungen an externe Lebensmittelanbieter, damit diese ihre Transaktionen abgleichen können.“

Mit Jaspersoft können diese geplanten Berichte in verschiedenen Formaten versendet werden, darunter Excel-Dateien und API-Aufrufe. So kann das Team die operativen Abläufe mit minimalem Aufwand unterstützen.

Self-Service-Reporting für schnellere Antworten

Eine der größten Veränderungen, die Jaspersoft für CTI ermöglicht hat, war die Einführung von Self-Service-Reporting. Dadurch konnten wiederkehrende Datenanfragen, die zuvor über den IT-Helpdesk liefen, deutlich reduziert werden.

„Wir haben analysiert, welche Arten von Anfragen eingingen, und die häufigsten in Self-Service-Berichte umgewandelt“, berichtete Nurul. „Jetzt können Benutzer mit wenigen Klicks genau das erhalten, was sie benötigen, anstatt ein Ticket zu eröffnen.“

Mit den Ad-hoc-Berichten von Jaspersoft können Abteilungen ihre eigenen Daten einfach analysieren, schneller Entscheidungen treffen und dem CTI-Team Zeit für größere Projekte verschaffen.

Insgesamt hat Jaspersoft eine Schlüsselrolle dabei gespielt, CTI vom reaktiven Reporting hin zu proaktiven Erkenntnissen zu führen. Jaspersoft ist zu einem zentralen Bestandteil des täglichen Betriebs an der APU geworden, nicht nur für Datenteams, sondern für alle, die campusweit Entscheidungen treffen.

Ergebnisse

Erkenntnisse in Minuten, weniger Tickets, mehr Kontrolle

Mit der Einführung von Jaspersoft hat CTI deutliche Verbesserungen bei der Art und Weise erzielt, wie Daten innerhalb der APU abgerufen, geteilt und genutzt werden. Entscheidungen, die früher Tage oder sogar Wochen dauerten, werden nun innerhalb von Minuten getroffen.

Schnellere Entscheidungsfindung: „Jetzt können sie während eines Meetings sofort Aktualisierungen an die Stakeholder weitergeben“, sagte Nurul. „Sie müssen nicht mehr darauf warten, dass wir die Daten abrufen.“ Diese Geschwindigkeit ist besonders wertvoll für die Geschäftsleitung, die häufig schnelle Entscheidungen auf Grundlage von Einschreibungstrends, akademischen Leistungen oder Betriebsdaten treffen muss.

Weniger Supportanfragen im Bereich Analysen: Das Team verzeichnete außerdem einen Rückgang der Helpdesk-Tickets. Dank des Self-Service-Reporting müssen viele Abteilungen CTI nicht mehr wegen grundlegender Datenanfragen kontaktieren. Dadurch kann sich das CTI-Team auf größere strategische Projekte konzentrieren, statt auf tägliche Reporting-Aufgaben.

Stressfreie Einhaltung von Vorschriften und Sicherheit: Auch Datenschutz und Datengenauigkeit haben sich verbessert. Mit klar definierten Berechtigungsregeln sehen Benutzer nur das, was sie sehen dürfen. Dies hat dazu beigetragen, Missverständnisse zu reduzieren und das Risiko der Offenlegung sensibler Informationen zu vermeiden.

Jaspersoft ist zu einem zentralen Bestandteil der Abläufe an der APU geworden. Es hat nicht nur das Reporting verbessert, sondern unterstützt inzwischen auch die bereichsübergreifende Zusammenarbeit der gesamten Universität.