Électricité de France integriert Jaspersoft für HR-Reporting und Analysen mit über 2.000 monatlichen Nutzenden

Herausforderung

Électricité de France (EDF), ein weltweit führendes Unternehmen im Energiesektor, ist auf die Erzeugung und Verteilung von Elektrizität spezialisiert. Seit fast 80 Jahren passt sich EDF einem regulierten und wettbewerbsintensiven Markt an und nutzt dabei modernste Technologien, um weltweit zuverlässige Lösungen bereitzustellen.

Mit dem weiteren Wachstum von EDF und dem Ausbau seiner Mitarbeitendenbasis sah sich das Unternehmen zunehmenden Herausforderungen mit der bisherigen SAS Analytics Software für HR-Reporting und Analysen gegenüber.

Diese Herausforderungen umfassten:

• Hohe Kosten: Die SAS Analytics Software verursachte hohe Lizenzgebühren, zudem waren bestimmte Komponenten technisch veraltet und wurden vom Anbieter nicht mehr unterstützt. EDF benötigte eine kosteneffiziente Alternative, die den Reporting- und Analyseanforderungen des Unternehmens gerecht wird.  
• Big-Data-Integration: EDF wollte seine bestehende Hadoop-Infrastruktur für fortschrittliche Business Intelligence (BI) nutzen, um den Anforderungen moderner Big-Data-Technologien gerecht zu werden. Das bestehende System unterstützte dies jedoch nicht.
• Wechsel zu Open Source: Open-Source-Plattformen bieten mehr Flexibilität, bessere Möglichkeiten zur Anpassung und langfristige Nachhaltigkeit und könnten dazu beitragen, die Abhängigkeit von proprietärer Software zu verringern.

Finanzielle und operative Überlegungen veranlassten EDF dazu, nach alternativen Lösungen für HR-Reporting und Analysen zu suchen. Das Unternehmen benötigte ein System, das sich problemlos in seine Big-Data-Infrastruktur integrieren lässt und an die spezifischen Anforderungen der Organisation anpassen kann.

„Wir wollten Business Intelligence betreiben und alle Unternehmensdaten nutzen“, erklärt David Akselrad, Leiter der HR-Datenverwertung bei EDF. „Gleichzeitig gab es eine unternehmensweite Vorgabe, vermehrt Open-Source-Lösungen einzusetzen, um Tools individuell an unsere Anwendungsfälle anzupassen.“

Diese Kombination aus finanziellen, technologischen und strategischen Faktoren bereitete den Weg für den Umstieg auf eine neue Lösung für HR-Reporting und Analysen.

Lösung

EDF benötigte eine leistungsstarke Analyselösung, um den finanziellen, technologischen und strategischen Herausforderungen und Zielen des Unternehmens gerecht zu werden. Ein Mitglied der Finanzabteilung empfahl Jaspersoft aufgrund früherer positiver Erfahrungen. EDF identifizierte die Plattform von Jaspersoft als vielversprechenden Kandidaten zur Ablösung der kostspieligen und einschränkenden SAS-Softwarelösung. Jaspersoft konnte den Datenzugriff bei EDF verbessern, die Nutzenden stärken und sich nahtlos in die bestehende Big-Data-Infrastruktur integrieren.

So erfüllte Jaspersoft nicht nur die unmittelbaren Anforderungen von EDF, sondern schuf auch eine skalierbare Grundlage für HR-Analysen:

1. Ad-hoc-Reporting-Funktionen

Das HR-Team von EDF musste unterschiedliche Reporting-Anforderungen verschiedener Gruppen abdecken, darunter HR-Verantwortliche, Führungskräfte und Mitarbeitende. Um erfolgreich zu sein, musste EDF seine starke Abhängigkeit von technischen Teams bei häufigen Ad-hoc-Reporting-Anfragen reduzieren. Die Self-Service-BI-Funktionen von Jaspersoft bieten geschäftsfreundliche Begrifflichkeiten und eine Drag-and-Drop-Oberfläche, mit der Nutzende individuelle Berichte eigenständig erstellen können.

Die schnelle Erstellung, Anpassung und Bereitstellung individueller Berichte macht Mitarbeitende unabhängig und steigert die operative Effizienz. Mit Jaspersoft können fortgeschrittene HR-Nutzende kritische Reporting-Anforderungen zügig erfüllen, ohne technische Ressourcen zu belasten.

„Wir haben die Nutzenden befähigt, ihre Self-Service-BI selbst zu nutzen“, sagt Akselrad. „Sie müssen niemanden mehr um Hilfe bitten. Sie können auf alle Daten zugreifen, die mit geschäftlichen Bezeichnungen klassifiziert sind, und sie ganz einfach finden.“

2. Vordefinierte Berichte mit Jaspersoft Studio

EDF benötigte vordefinierte Berichte, um bei wiederkehrenden Reporting-Aufgaben wie der Erfassung von abgeschlossenen Schulungen oder der Darstellung von Personalkennzahlen Konsistenz und Genauigkeit sicherzustellen. Mit Jaspersoft Studio kann EDF standardisierte Berichtsformate erstellen und ermöglicht Führungskräften, gezielt Berichte für ihre individuellen Anforderungen abzurufen, etwa zu Karriereprofilen, Kennzahlen zur Gleichstellung oder aktuellen Schulungsständen. Mitarbeitende und Führungskräfte können nun ganz einfach über das Intranet auf diese Berichte zugreifen und sparen so Zeit bei Routineauswertungen und Nachverfolgungen.

„Wir können vordefinierte Berichte für alles erstellen, aber Jaspersoft ermöglicht es uns, sie gezielt für wiederkehrende Anforderungen zu entwickeln“, berichtet Akselrad. „Führungskräfte können direkt auf diese Berichte zugreifen und sie filtern.“

3. Berichtverteilung und Terminplanung

Durch die regelmäßige Auswertung von Berichten kann das HR-Team leicht erkennen, wenn Mitarbeitende Rückstände bei Schulungsplänen haben oder wenn Diversitätskennzahlen zurückgehen. Zudem kann HR Führungskräfte informieren, indem es in Echtzeit Einblick in zentrale Kennzahlen wie Personalstatistiken auf Abteilungs- und Teamebene sowie Schulungsdaten ermöglicht.

EDF nutzt Jaspersoft, um Berichte mit festgelegten Nutzergruppen zu teilen und automatisch zu verteilen. Die geplanten Berichte in Jaspersoft verkürzen die Zeit, die sonst für den Aufruf eines separaten Dashboards nötig wäre, und stellen sicher, dass Teamleitungen stets über aktuelle Einblicke in ihre Mitarbeitendenkennzahlen verfügen.

„Wir können Berichte teilen und planen, sodass alles einheitlich wirkt“, ergänzt Akselrad. „Es ist gut, alles in einem Tool zu haben.“

4. Berechnete Datenfelder

Das HR-Analyse-Team von EDF benötigte eine Möglichkeit, standardisierte Kennzahlen wie Arbeitsstunden der Mitarbeitenden zu erzeugen, die in den Rohdaten nicht enthalten sind. Solche Kennzahlen mussten berechnet werden, um sie dem gesamten Unternehmen einheitlich für präzises Reporting bereitzustellen.

Mit Jaspersoft können Administratoren berechnete Datenfelder erstellen und damit Kennzahlen direkt im System definieren. So werden Abweichungen vermieden, die durch manuelle Berechnungen einzelner Personen oder Teams entstehen könnten.

„Wir berechnen bestimmte Datenfelder nach festen Regeln, und die Nutzenden können ohne Aufwand auf unsere berechneten Felder zugreifen“, erklärt Akselrad. „Andernfalls würden sie die Werte womöglich selbst berechnen und dabei unterschiedliche Algorithmen verwenden, was zu Inkonsistenzen führen könnte.“

5. Individuelle Startseite

EDF stellt intern eine Analyse-Startseite bereit, die wichtige Informationen wie den Status von Datenaktualisierungen, Hinweise zur Datenzuverlässigkeit und weitere zentrale Systemdetails anzeigt. Diese Transparenz reduziert Fehlkommunikation und Datenfehler. Alle Nutzenden profitieren vom unmittelbaren Zugriff auf aktuelle Systeminformationen, wodurch sichergestellt wird, dass die Daten korrekt und effektiv genutzt werden.

Ohne eine von Jaspersoft bereitgestellte Startseite für Analysen riskiert EDF, Endnutzende zu verwirren. Statt einer zentralen Informationsquelle, die alle auf dem gleichen Stand hält, bliebe nur die Verteilung einzelner E-Mails oder Nachrichten in internen Chats, wo Updates leicht übersehen werden.

„Wenn sich die Nutzenden bei Jaspersoft anmelden, zeigt die Startseite an, ob die Daten aktualisiert und nutzbar sind oder ob Warnungen vorliegen“, erklärt Akselrad. „Das spart Zeit und hält alle in einem Tool informiert.“

6. Sicherheits- und Zugriffskontrollen

Strenge Sicherheitsmaßnahmen sind notwendig, um sensible HR-Daten wie Gehaltsabrechnungen, Schulungsnachweise und demografische Informationen von Mitarbeitenden zu schützen. Diese Maßnahmen wahren die Privatsphäre der Mitarbeitenden und stellen die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben durch EDF sicher. EDF benötigte ein System, das Zugriffskontrollen durchsetzt und unbefugte Einsichtnahme oder missbräuchliche Nutzung von HR-Daten verhindert.

Jaspersoft bietet ein zuverlässiges rollenbasiertes Zugriffskontrollsystem, das Nutzenden nur die Daten anzeigt, für die sie berechtigt sind. Das hierarchische Sicherheitsmodell von Jaspersoft ermöglicht es Führungskräften, die Daten ihrer eigenen Teams einzusehen, während Mitglieder der Geschäftsleitung auf umfassendere Datensätze zugreifen können. Die Integration mit Single Sign-on (SSO) vereinfacht zusätzlich die Authentifizierung und Konfiguration der Zugriffsrechte. Darüber hinaus kann EDF mit Jaspersoft den unbefugten Export von Daten einschränken und so das Risiko verringern, dass sensible Informationen das Unternehmen verlassen.

„Es ist wichtig, personenbezogene Daten so abzusichern, dass Nutzende nur die Informationen sehen können, für die sie berechtigt sind“, erklärt Akselrad. „Ich kann zum Beispiel nur die Daten meines Teams sehen, aber meine Vorgesetzte sieht die Daten aller Teams. Diese rollenbasierte Zugriffskontrolle funktioniert gut und ist für HR-Daten unverzichtbar.“

Ergebnisse

Jaspersoft ist zu einem zentralen Bestandteil von EDFs Strategie für HR-Reporting und Analysen geworden. Die Plattform liefert sowohl operativen als auch strategischen Mehrwert für HR-Teams, fortgeschrittene Analyse-Nutzende und Mitarbeitende mit Bedarf an Ad-hoc-Reporting.

Die wichtigsten Vorteile der Einführung von Jaspersoft umfassen:

• Hohe Reichweite innerhalb des Unternehmens: EDF stellt Jaspersoft-gestützte Berichte inzwischen über 2.000 monatlichen Nutzenden und 80.000 jährlichen Nutzenden bereit. So können das HR-Team, Führungskräfte und Mitarbeitende mühelos auf Daten zugreifen, ihre Entscheidungsprozesse vereinfachen und die Verantwortung für eigene Schulungsdaten und Karrierewege übernehmen.
• Verbesserte Reporting-Effizienz: Die Ad-hoc- und vordefinierten Reporting-Funktionen von Jaspersoft haben die Abhängigkeit von der IT-Abteilung bei der Berichtserstellung deutlich reduziert. Das HR-Team kann Berichte eigenständig erstellen und verwalten, wodurch Zeit gespart und der Bedarf an zusätzlichen technischen Ressourcen verringert wird.
• Nahtlose Sicherheit und Compliance: Die rollenbasierten Zugriffskontrollen von Jaspersoft und die Integration externer Nutzender haben die Datensicherheit bei EDF deutlich verbessert. Sensible HR-Daten sind geschützt, wodurch gesetzliche Vorgaben eingehalten und die Privatsphäre der Mitarbeitenden gewahrt wird. Gleichzeitig erhalten die jeweils zuständigen Führungskräfte und Mitglieder der Geschäftsleitung Zugriff auf die relevanten Informationen.

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