KOAs Front-Desk-Reporting-Engine erfasst mit Jaspersoft® Millionen von Buchungen an über 500 Standorten

Herausforderung

Kampgrounds of America, Inc. (KOA) ist ein Franchiseunternehmen mit über 500 Standorten, die familienfreundliche Camping-Erlebnisse in den USA und Kanada anbieten. Das Unternehmen nutzt an allen Standorten dieselbe Front-Desk-Software für Reservierungen, Check-ins, Verkäufe und Berichte.

Darüber hinaus sind sowohl Franchise-Besitzende als auch die Führungskräfte von KOA auf Reporting für verschiedene Aufgabenbereiche angewiesen. Die Software unterstützt das Management zukünftiger Reservierungen, die Platzvergabe, die übergreifende Geschäftsentwicklung sowie die Analyse zukünftiger Buchungstrends.

Da sich das technologische Ökosystem stetig weiterentwickelt, musste KOA die Reporting-Engine in seiner firmeneigenen Front-Desk-Software modernisieren. Die bisherige Reporting-Engine des Franchisegebers wurde intern entwickelt. Dies brachte mehrere Herausforderungen für das wachsende Unternehmen mit sich, darunter:

• Veraltete Technologie: Die Rekrutierung von Softwareentwicklern, die mit den vorhandenen Tools moderne und optisch ansprechende Berichte erstellen konnten, wurde zunehmend schwieriger.
• Anpassungs- und Flexibilitätsprobleme: Das Unternehmen erstellte individuelle Berichte für spezifische Nutzergruppen, darunter Campingplatzbetreibende, Führungskräfte und Front-Desk-Mitarbeitende. Dieser Prozess war komplex und zeitaufwändig.
• Begrenzte Self-Service-Funktionen: Das vorherige System erlaubte den Nutzenden keine Interaktion mit den Berichten. Die Entwicklungsabteilung war daher für die Anpassung der Berichte an die jeweiligen Anforderungen der verschiedenen Nutzergruppen verantwortlich.

Jef Sutherland, Report Developer, leitete die Initiative zur Modernisierung der Front-Desk-Reporting-Engine, die nahezu täglich für wichtige Geschäftsentscheidungen genutzt wurde.

Lösung

Als Reaktion auf diese Herausforderungen empfahl Jefs IT-Leitung, Jaspersoft zur Überarbeitung der Reporting-Engine einzusetzen. Aufgrund positiver Erfahrungen in der Vergangenheit war er überzeugt, dass Jaspersoft den anspruchsvollen Anforderungen von KOA problemlos gerecht werden würde.

Ziel war es, ein Reporting-Erlebnis zu schaffen, das sich vollständig in die firmeneigene Front-Desk-Software integriert anfühlt. Um dieses Ziel zu erreichen, benötigte KOA ein leistungsstarkes System, das im Backend betrieben werden konnte. Dieses System sollte dafür sorgen, dass sich die firmeneigene Software so anfühlt, als wäre sie von Grund auf mit umfassenden Reporting-Funktionen entwickelt worden.

Mehrere Faktoren führten zur Entscheidung für Jaspersoft, darunter die Benutzerfreundlichkeit, der hervorragende Kundensupport und die Flexibilität der Plattform.

Das intuitive Design von Jaspersoft Studio

Die intuitiven Designwerkzeuge von Jaspersoft Studio ermöglichen es den Nutzenden, schnell funktionale, ansprechende und optisch ansprechende Berichte zu erstellen. Dank der Geschwindigkeit und Benutzerfreundlichkeit der Plattform konnte Jef jahrelang gewachsene Altberichte ohne nennenswerte Ausfallzeiten oder Verzögerungen migrieren.

Jaspersoft Studio bietet leistungsstarke Funktionen und benutzerfreundliche Werkzeuge, die sowohl Einsteigerinnen und Einsteiger als auch fortgeschrittene Nutzende ansprechen. Durch die Kombination von Jaspersoft Studio und Visualize.js konnte KOA interaktive Berichte erstellen, mit denen Nutzende Daten in Echtzeit sortieren, filtern und bearbeiten konnten, ganz ohne zusätzlichen Entwicklungsaufwand.

„Vor Jaspersoft mussten wir Diagramme in HTML rendern, was zeitaufwendig war und eine gewisse Einarbeitung erforderte“, berichtet Jef. „Mit Jaspersoft Studio ist die Berichtserstellung wesentlich einfacher und schneller. Außerdem unterstützt uns Jaspersoft Studio bei der Wartbarkeit, wenn wir neue Entwicklerinnen und Entwickler ins Team holen. Und nicht zuletzt: Modernisierung. „Jaspersoft bietet laufend Updates für Reporting und Visualisierung, sodass ich mich nicht selbst ständig über neue Tools auf dem Laufenden halten muss.“

Langfristiger Kundensupport

Jef arbeitete über mehrere Jahre hinweg mit demselben Customer-Support-Manager von Jaspersoft zusammen. Er betont, wie sehr er es schätzt, mit einem Unternehmen zusammenzuarbeiten, das erfahrene und hilfsbereite Supportmitarbeitende langfristig binden kann. Das Support-Team der Plattform zeigte echtes Engagement dafür, KOAs Anforderungen zu verstehen, und lieferte maßgeschneiderte Lösungen für Jefs spezifische Situation.

„Das Support-Team von Jaspersoft kennt sein Produkt wirklich gut und ist ehrlich daran interessiert herauszufinden, wie es mir weiterhelfen kann“, so Jef. „Ich glaube nicht, dass man so etwas häufig über den Support hört.“

Flexibilität wie in Tabellenkalkulationen mit unternehmensweiter Skalierbarkeit

Campinggäste rufen jedes Jahr millionenfach bei den Standorten der Franchise an. Um diese Prozesse zu verbessern, erstellte ein KOA-Mitarbeitender mithilfe einer Tabellenkalkulation einen hilfreichen Bericht zur Auslastungsentwicklung. Dieser zeigte Buchungen und Stornierungen der vergangenen zwei Wochen, inklusive Trendlinie für jede Zeile. So erhalten Franchise-Betreibende und die Unternehmensleitung eine verbesserte Echtzeitsicht auf die Geschäftsentwicklung.

KOAs individuell erstellter Bericht zur Auslastung hatte eindeutig einen Mehrwert, ließ sich jedoch weder unternehmensweit skalieren noch als Tabellenkalkulation dauerhaft pflegen. Das Entwicklungsteam musste Berichte erstellen, die auf die spezifischen Anforderungen unterschiedlicher Teams zugeschnitten waren. Mit der früheren internen Reporting-Engine von KOA war dieser Prozess komplex und zeitaufwändig.

Jaspersoft bietet den Nutzenden die Flexibilität, funktionale und benutzerfreundliche Berichte mühelos zu erstellen. Die Umsetzung des Auslastungsberichts in Jaspersoft ermöglichte zusätzliche Interaktivität auf Basis der geschäftlichen Anforderungen. Dadurch konnte das Entwicklungsteam den Bericht für den breiten Einsatz durch Franchise-Betreibende, die Unternehmensleitung und Front-Desk-Mitarbeitende freigeben.

„Dank der Leistungsfähigkeit und Flexibilität von Jaspersoft kann ich in Jaspersoft nahezu jeden gewünschten Bericht exakt umsetzen und je nach geschäftlichem Bedarf sogar noch verbessern“, ergänzt Jef. „Ich habe noch nie eine Nutzeranfrage erlebt, bei der ich sagen musste: Das kann Jaspersoft nicht.“

Ergebnisse

Die Implementierung von Jaspersoft führte bei KOA Campgrounds zu einer effizienteren und benutzerfreundlicheren Reporting-Engine. Sie verbesserte die operativen und strategischen Entscheidungsprozesse, auch für Franchise-Betreibende und das Unternehmensmanagement.

Jef und sein Team setzen Jaspersoft seit über sieben Jahren ein, um das Front-Desk-Reporting bei KOA zu modernisieren. Dies führte zu mehreren bedeutenden Erfolgen:

• Höhere Effizienz: Mit Jaspersoft kann KOA Berichte schneller als je zuvor erstellen. Der optimierte Prozess spart Zeit und ermöglicht es dem Unternehmen, schneller auf Datenanforderungen verschiedener Nutzergruppen zu reagieren.
• Verbesserte Visualisierung und Funktionalität: Die modernen, visuell ansprechenden Berichte, die mit Jaspersoft Studio erstellt werden, stellen eine deutliche Verbesserung gegenüber dem vorherigen System dar. Die durchdacht gestalteten Berichte bieten eine höhere Funktionalität und erleichtern es, aussagekräftige Erkenntnisse aus den Daten zu gewinnen.
• Gestärkte Nutzende: Die Self-Service-Funktionen von Visualize.js ermöglichen es den KOA-Nutzenden, auf neue Weise mit Berichten zu interagieren. Beispielsweise können sie Reporting-Daten jetzt selbst sortieren und filtern, ohne dafür individuelle Anpassungen durch das Entwicklungsteam anfordern zu müssen.
• Skalierbarkeit und Flexibilität: Das neue Reporting-System ist in der Lage, den wachsenden Datenanforderungen des stetig expandierenden KOA-Netzwerks gerecht zu werden. Die skalierbare Architektur von Jaspersoft stellt sicher, dass das System mit dem Unternehmen mitwachsen kann, einschließlich der Einbindung neuer Nutzender und Berichte bei Bedarf.

Jef freut sich darauf, die leistungsstarke Reporting-Engine, die er gemeinsam mit seinem Team implementiert hat, weiter auszubauen. Mit Jaspersoft sieht Jef vielfältige Möglichkeiten, Dashboards und Interaktivität für alle KOA-Nutzenden auf die nächste Stufe zu heben.

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