AssetMetrix reduce el tiempo de producción de informes de varios días a sólo unos minutos, y reduce la dependencia de TI para cada informe

El reto

Fundada en 2013 en Múnich, AssetMetrix es una escisión de una exitosa gestora de fondos de capital riesgo. Con su ADN de mercados privados, su mentalidad orientada a las soluciones y su profunda experiencia tecnológica, AssetMetrix comprende de primera mano los retos a los que se enfrentan las empresas de mercados privados. AssetMetrix permite a los socios limitados (LP), socios generales (GP) y administradores de activos acelerar su transformación digital en una clase de activos en crecimiento. La empresa ofrece servicios de externalización en torno a la recopilación de datos, la administración de fondos, la elaboración de informes y el análisis para mejorar la eficiencia y la escalabilidad de las operaciones de middle y back-office.

La elaboración de informes es fundamental para el sector del capital privado, ya que ofrece a los LP una visión clara de la valoración, el rendimiento y el riesgo de la cartera de inversión. Cuando los gestores de activos no pueden elaborar informes de cartera y rendimiento puntuales y precisos, sus LP pierden la confianza y pueden desviar capital futuro a otros gestores de activos.  

Michael Hoffmann es el actual director adjunto de Operaciones de AssetMetrix y responsable de la Gestión de Productos de Reporting y de los Servicios de Reporting. Cuando se incorporó a la empresa, una de las primeras iniciativas de Michael fue revisar la tecnología utilizada para crear informes de clientes.

Antes de que Michael se incorporara a la empresa, AssetMetrix combinaba varias plataformas para sus informes. Un sistema de informes extraía y organizaba los datos, y otro creaba visualizaciones. Aunque estas soluciones parecían factibles sobre el papel, en la práctica planteaban muchos problemas:

• Consumo de tiempo: Diseñar, producir y corregir informes llevaba días o, a menudo, más de una semana.  
• Tasas de error elevadas: Los especialistas en informes encontraban con frecuencia discrepancias y errores, lo que exigía una comprobación meticulosa.
• Informes inflexibles: AssetMetrix no podía reutilizar soluciones de generación de informes ya desarrolladas con nuevos clientes

«Para cualquier gráfico -y nuestros informes están llenos de gráficos- era necesaria una segunda solución, porque nuestra herramienta de generación de informes no podía producir gráficos», explicó Michael. «Combinar los resultados de soluciones separadas daba lugar a un largo proceso de producción, y cada vez que encontrábamos un error, teníamos que investigar dos fuentes, luego corregirlo y, por último, combinarlo de nuevo».  

La tecnología de generación de informes de AssetMetrix obstaculizaba el valor para el cliente y perjudicaba las operaciones internas. Michael buscaba una solución integral de generación de informes que pudiera producir grandes volúmenes de informes sofisticados de forma fiable y rápida.

La solución

Michael reunió a un equipo multifuncional de partes interesadas técnicas y empresariales para los procesos de selección, planificación e implantación. Juntos crearon criterios exhaustivos para evaluar cada posible solución.  

Al final, eligieron Jaspersoft. Según Michael, la decisión de elegir Jaspersoft se redujo a cuatro razones.  

1. Fiabilidad y mantenimiento inmediato

Desgraciadamente, con la laboriosa solución de informes anterior de AssetMetrix era habitual que se produjeran errores derivados de la integración de dos sistemas. Sus especialistas en informes y desarrolladores tenían que solucionar problemas en varias plataformas y volver a ejecutar los informes una y otra vez antes de resolverlos. Resultados que deberían haber llevado horas llegaban a tardar un día y, a veces, varios días.

Jaspersoft prueba a fondo y optimiza las plantillas de informes para los casos de uso más comunes. Esto minimiza el riesgo de posibles errores derivados de la codificación manual y los complejos procesos de diseño de informes.  

«Jaspersoft nos ha permitido dar un gran salto en fiabilidad», afirma Michael. «Cuando necesitamos ajustar un informe y volver a ejecutarlo rápidamente, no nos preocupan las discrepancias de una instancia de un informe a otra. Por otro lado, nuestro antiguo sistema tenía un proceso de producción mucho más largo y más pasos manuales. Si hiciéramos algún cambio en el informe, tendríamos que volver a revisar las 100 páginas del informe de principio a fin».  

Además, la gestión centralizada de datos de Jaspersoft permite a AssetMetrix estandarizar fácilmente las fuentes de datos, las conexiones y las consultas en todos los informes. Esta coherencia garantiza que todos los informes sean precisos y estén actualizados, reduciendo el riesgo de discrepancias debidas a un tratamiento incoherente de los datos.  

«Jaspersoft nos ayudó a crear una solución fácil de mantener que no requiere la atención constante de un desarrollador», añade Michael. «Eliminamos la compleja infraestructura que suponía conectar distintos programas informáticos propietarios y obtener datos de diferentes fuentes de datos. Con Jaspersoft, llegamos puramente a una base de datos y también armonizamos los puntos de datos con plantillas claras en archivos individuales, una base de datos de configuración clara y una base de datos de traducción. La arquitectura más moderna de Jaspersoft nos ayuda a mantenerlos todos».  

2. Rapidez y sencillez en la elaboración de informes

Corregir los errores de creaba graves problemas de plazos con la anterior solución de informes. Cada ajuste implicaba volver a ejecutar los informes, y crear nuevos informes y volver a ejecutar los existentes podía llevar desde varias horas hasta tres días.  

Surgieron problemas con demasiados procesos manuales, procesos secundarios e interacciones tecnológicas imperfectas. Como explica Michael, esto ocurre cuando una solución de informes depende de múltiples plataformas que completan tareas separadas.  

Por otro lado, Jaspersoft acelera el proceso de elaboración de informes mediante múltiples funciones especializadas. La plataforma se creó desde cero para producir informes con rapidez, por lo que está especializada en las necesidades exactas de muchos GP y LP. Algunas de sus características son:  

• Almacenamiento en caché de los resultados de las consultas
• Plantillas personalizables
• Edición mediante arrastrar y soltar
• Interfaz de usuario intuitiva
• Informes actualizados en tiempo real

«Vimos la velocidad desde la primera vez que probamos Jaspersoft», nos comentó Michael «Los primeros informes se ejecutaron en un par de segundos. Ahora generamos informes sofisticados con cientos de páginas, y sólo tardamos un par de minutos en producirlos. Es muy rápido comparado con nuestro antiguo motor de informes».  

3. Flexibilidad y personalización de los informes

Muchos GP y LP tienen ideas diferentes de cómo debe ser un buen informe de inversión, desde el tipo de letra hasta el diseño. La anterior solución de generación de informes de AssetMetrix no podía satisfacer muchas de las peticiones de personalización de los clientes, como diseños especializados, informes más largos y variaciones.  

Con Jaspersoft, AssetMetrix puede adaptarse rápidamente a casi todas las personalizaciones de informes. El equipo de Michael puede satisfacer un mayor número de peticiones de los clientes basándose únicamente en recursos internos, como plantillas reutilizables y herramientas de elaboración de informes ad hoc.

«Siempre hemos sabido que cada GP y LP tiene unos requisitos de informes muy específicos que a menudo son muy diferentes de los de los demás», dijo Michael. «El diseño de números, los tipos de letra y el idioma son elementos que hay que personalizar en función del cliente. Es estupendo ver cómo somos capaces de dar cabida a estas necesidades de personalización desde el primer momento con nuestro propio equipo informático especializado y bastante reducido, sin necesidad de recurrir a Jaspersoft ni a otros expertos externos».  

AssetMetrix también utiliza las capacidades multilingües de Jaspersoft, incluidos el inglés, el alemán y el francés. La creación de informes pulidos y de aspecto profesional en varios idiomas ha ayudado a la empresa a expandirse a otras regiones.

4. Informes pixel-perfect

Los informes de resultados de los GP deben cumplir requisitos específicos como la colocación del texto, las imágenes y las tablas. Un informe mal presentado y difícil de leer puede afectar a la percepción de los LP que han confiado el capital invertido al gestor de activos.  

Sin plataformas como Jaspersoft, la creación de diseños pixel-perfect requiere amplios procesos manuales y conocimientos técnicos especializados. Estas competencias informáticas suelen ser difíciles de contratar e implantar.  

«El principal reto era utilizar una combinación de dos herramientas», explica Michael. «Ambas herramientas producían el resultado de forma independiente, que luego había que combinar mediante una macro y trabajo manual. El resultado no era pixel-perfect, y fueron necesarios bastantes ajustes manuales. De ahí que disponer de tablas y gráficos a partir de una única solución en Jaspersoft fuera una gran ventaja para nosotros».

Jaspersoft cuenta con un conjunto de herramientas que permiten elaborar informes pixel-perfect, entre las que se incluyen:

• Control preciso del diseño
• Funciones interactivas
• Tratamiento exhaustivo de datos
• Herramientas de prueba y previsualización
• Compatibilidad con varios formatos de salida, como PDF, HTML y Excel
• Editor de tipo «lo que ves es lo que hay» (WYSIWYG) de Jaspersoft Studio

Resultado

Con Jaspersoft, AssetMetrix redujo el tiempo de creación de informes de inversión de una media de tres días a unos pocos minutos. Los GP dependen de estos informes de inversión detallados y puntuales para generar confianza en los LP y justificar fondos futuros. Esto mejora tanto la eficacia operativa de la empresa como la experiencia del cliente.  

«Somos mucho más eficientes que antes», concluye Michael. «En 2019, empleábamos una media de tres días y numerosos ciclos para producir un informe, y ahora podemos producir un informe, revisarlo y publicarlo para nuestro cliente en un par de horas, mientras que la producción como tal requiere minutos. Es una gran ventaja empresarial».

El volumen de informes, la audiencia y la sofisticación de AssetMetrix han crecido paralelamente al rápido crecimiento de la empresa. Según Michael, Jaspersoft ha ayudado significativamente a AssetMetrix a hacer crecer su negocio sin añadir recursos empresariales adicionales.