Consolidación de herramientas de generación de informes

Los estudios indican que el número de herramientas de generación de informes y análisis que utilizan las organizaciones oscila entre dos y diez, y a veces más. En lugar de aumentar la visibilidad, estas herramientas conducen a sistemas desconectados que crean ineficiencias, datos en silos y mayores costes operativos. No es de extrañar que las empresas estén sometidas a una inmensa presión para consolidar las herramientas de elaboración de informes.

¿Qué es la proliferación de herramientas?

La proliferación de herramientas se produce cuando la organización dispone de demasiadas herramientas que realizan las mismas tareas. Aunque cada herramienta puede servir para un propósito específico, estas herramientas suelen acabar solapándose en su funcionalidad. 

Varias cosas pueden conducir a la proliferación de herramientas; sin embargo, la causa más común es la rápida adopción de la última herramienta sin tener en cuenta la estrategia a largo plazo. Otra causa frecuente son los silos departamentales que dan lugar a compras redundantes.

Por qué es importante consolidar las herramientas: sus ventajas

La consolidación de herramientas es el proceso de reducir el número de herramientas independientes que utiliza una organización, a menudo con las mismas funciones, en una única plataforma integrada. Ofrece varias ventajas, entre ellas están:

• Visibilidad de extremo a extremo: una única plataforma de informes proporciona una visión de 360 grados de los datos y la información de toda la organización. Esto proporciona a los equipos y a los responsables de la toma de decisiones información coherente y precisa, esencial para descubrir oportunidades y problemas. 

• Reducción de costes: la mayoría de las herramientas de elaboración de informes requieren gastos de adquisición, licencia y mantenimiento. Con el tiempo, y con el aumento de las herramientas, esto puede resultar bastante caro para las organizaciones, por no hablar de que estas herramientas requieren personal para su gestión, lo que infla aún más los costes operativos. La consolidación de estas herramientas en una sola plataforma reduce estos gastos y permite a las organizaciones agilizar los procesos liberando recursos.

• Mayor eficiencia: para los equipos informáticos, hacer malabarismos con las diversas herramientas (andar cambiando de una a otra y conciliar los datos) puede generar ineficiencias en tiempo, esfuerzo y redundancias. Con una herramienta de informes consolidada, esto se convierte en cosa del pasado, ya que los flujos de trabajo se agilizan con una solución única e integrada.

• Mayor facilidad de uso: ¿por dónde empieza un supervisor a formar a los nuevos miembros de un equipo con un sistema disperso que comprende múltiples herramientas? La consolidación de herramientas simplifica la incorporación al ofrecer una plataforma unificada e intuitiva que es más fácil de navegar y comprender para los nuevos usuarios. Esto también se traduce en una mejor experiencia general a la hora de generar informes e información.

Áreas clave que deben compararse al consolidar herramientas

La consolidación de herramientas suena muy bien sobre el papel, sobre todo teniendo en cuenta las ventajas que conlleva, pero este proceso requiere un enfoque estratégico para aplicarla y hacerlo bien. El paso más importante en la consolidación de herramientas es elegir la plataforma adecuada. Estos son algunos factores a tener en cuenta en el proceso de selección:

Funcionalidad

¿Proporciona la plataforma la amplitud y profundidad de funciones de generación de informes que necesita la organización? Una plataforma sólida debe ser compatible con todo, desde informes operativos pixel-perfect hasta documentos con la marca dirigidos a los clientes, todo ello manteniendo la precisión y la profesionalidad.

Usabilidad

¿Es la plataforma fácil de usar para desarrolladores, equipos informáticos y usuarios finales, o causará más quebraderos de cabeza? Una de las razones por las que los equipos consolidan las herramientas es para agilizar los procesos y dar prioridad a la facilidad de uso. Como tal, la plataforma debe tener una interfaz intuitiva que simplifique la navegación y las tareas para aumentar las tasas de adopción y maximizar la eficiencia. También debe facilitar la incorporación de nuevos empleados y de los ya existentes. Busque funciones como cuadros de mandos personalizables, flujos de trabajo claros y funcionalidades de autoservicio.

Coste

¿Cuál es el coste global de la implementación de la plataforma de consolidación? Cuando la organización tiene en cuenta todos los costes, incluidos los de licencias, mantenimiento y formación, ¿tiene sentido desde el punto de vista financiero consolidar? ¿O es más barato seguir con la situación actual? Todas estas son preguntas que los líderes empresariales deben hacerse para asegurarse de obtener valor a largo plazo.

Integración

La perfecta integración con los flujos de trabajo y sistemas existentes es esencial para que una plataforma supere la prueba de la usabilidad práctica. Piense si la plataforma reducirá la fricción entre los sistemas o si se necesitarán herramientas adicionales para facilitar la integración y salvar las diferencias. E incluso si una plataforma necesitara más herramientas, ¿sería compatible con una amplia gama de conectores y API? Todas estas son consideraciones importantes que los directivos de las empresas deben evaluar para no verse sorprendidos por la implantación de una plataforma que acabe interrumpiendo las operaciones.

Escalabilidad y rendimiento

En algún momento, las necesidades de una organización cambiarán o crecerán. Cuando eso ocurra, ¿es flexible la plataforma de consolidación para adaptarse a la nueva realidad, como el aumento de usuarios y volúmenes de datos? Investigar esto es esencial para evitar adquirir una plataforma que no satisfaga las necesidades futuras de la empresa. 

Proveedor

Por último, pero no por ello menos importante, tenga en cuenta el proveedor de la plataforma en cuestión. ¿Ofrece un soporte fiable, actualizaciones de seguridad y recursos antes, durante y después de la implementación?

Cómo puede ayudar Jaspersoft

La consolidación de herramientas es lo mejor que puede hacer por su organización. Es rentable, más manejable, productivo y seguro. Sin embargo, no todas las plataformas se construyen igual: algunas son superiores a otras en cuanto a amplitud de funciones y arquitectura escalable. Jaspersoft es la plataforma de informes y análisis personalizable que necesita para alcanzar el éxito. Nuestra solución ofrece flexibilidad y funcionalidad sin comprometer el rendimiento. Con informes ad hoc de autoservicio, incrustación sin fisuras, todo con una precisión de píxel perfecta, Jaspersoft le ayuda a ofrecer información de forma clara, rápida y coherente, siempre que sea necesario. 

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