Top 5 ways to revamp your reporting in the new year

Una vez que ha investigado y se ha esforzado por configurar los informes y las funciones analíticas de su aplicación, es natural que sienta que ha tachado una tarea importante de su lista de tareas pendientes. Sin embargo, independientemente de la minuciosidad con la que configure sus informes, debe actualizar periódicamente su estrategia para seguir siendo competitivo en el cambiante entorno empresarial actual. 

Por qué debe revisar sus informes

Aproximadamente el 75% de las empresas tienen previsto adoptar nuevas tecnologías en los próximos cuatro años, por lo que las métricas de rendimiento pueden cambiar rápidamente. La información muy relevante para los objetivos empresariales en el pasado reciente puede resultar irrelevante con los cambios en las capacidades técnicas o en los objetivos de la empresa. La revisión de los informes garantizará que los usuarios finales obtengan la información más valiosa de sus análisis y tomen decisiones que repercutan en sus resultados. 

Mantener la precisión y la pertinencia

Para ser útiles, los informes deben ser precisos y pertinentes. Comprender a fondo una métrica que no está relacionada con la consecución de un objetivo empresarial es una pérdida de tiempo. Esta es una de las partes más complicadas de un análisis eficaz, ya que las nuevas aplicaciones están cambiando rápidamente la forma de trabajar de las empresas. Por ejemplo, un departamento de atención al cliente que históricamente ha utilizado el tiempo dedicado a las llamadas como medida de productividad puede encontrar que esa cifra es en gran medida irrelevante si recientemente ha implementado agentes de IA de atención al cliente para gestionar la mayoría de las preocupaciones de los clientes. 

Mejorar la toma de decisiones

Los usuarios finales confían en los informes para tomar decisiones basadas en datos. Tomar decisiones basadas en datos obsoletos o inexactos es una receta para el desastre. Actualizar los informes para conectarlos a todos los sistemas y puntos de datos relevantes proporcionará a los usuarios finales información de alta calidad que puede impulsar mejoras estratégicas. 

Mejorar la comunicación y la transparencia

Aunque los datos sean precisos, actualizados y pertinentes y contengan toda la información que los usuarios finales necesitan para tomar decisiones informadas, no serán útiles a menos que se comuniquen claramente a las partes interesadas adecuadas. Revisar sus capacidades analíticas le permitirá generar informes intuitivos que sean fáciles de entender incluso para las partes interesadas sin conocimientos técnicos. Asegúrese de que sus listas y calendarios de distribución de informes están actualizados para que las personas adecuadas reciban los informes correctos en el momento adecuado. 

Aumentar la eficiencia y la productividad

Los informes exhaustivos y transparentes ofrecen información práctica que los usuarios finales pueden aprovechar para aumentar la eficiencia y la productividad, ya sea midiendo con precisión el rendimiento o determinando la mejor forma de asignar los recursos. Los informes actualizados también pueden identificar cuellos de botella en los flujos de trabajo que los usuarios pueden mejorar. 

Guía paso a paso para mejorar los informes 

Revisar sus informes no será tan complejo ni requerirá tanto tiempo como establecerlos desde el principio. Sin embargo, le beneficiará adoptar un enfoque estructurado. 

Recopile opiniones

Comience por solicitar a sus usuarios finales información sobre cómo utilizan sus informes. Puede hacerlo a través de grupos de discusión, encuestas por correo electrónico o mecanismos de comentarios dentro de la aplicación. Algunas preguntas que puede hacer: 

• ¿Qué secciones de un informe son las más útiles? 

• ¿Qué aspectos no estaban claros o eran innecesarios? 

• ¿Faltaban datos que hubieran sido útiles?

Analice el estado actual

Saber cuál es su situación actual es fundamental para progresar. Revise sus objetivos para reafirmarlos o determinar cualquier cambio. En función de sus objetivos, evalúe la eficacia de sus métodos. En particular, evalúe el diseño y cómo satisface las necesidades de sus usuarios finales. 

Identifique áreas de mejora

Basándose en sus conclusiones hasta este punto, identifique las áreas en las que sus informes pueden funcionar mejor. Algunas áreas potenciales: 

Contenido

Si añade o elimina datos, podrá crear mejores informes. Es posible que tenga que aclarar las explicaciones o proporcionar más contexto para que los datos sean más accesibles y procesables. Centrarse en las métricas clave puede poner de relieve la información más útil al tiempo que permite a los usuarios finales profundizar si lo desean.

Diseño

El diseño no consiste en hacer cambios decorativos. Mejorar el aspecto visual de los cuadros y gráficos los hace más fáciles de entender y de utilizar. Intente mejorar la legibilidad con un mejor formato. 

Entrega

Puede hacer que sus informes sean más valiosos para sus clientes ofreciendo más opciones de entrega. Considere la posibilidad de implantar cuadros de mando interactivos y presentaciones personalizables. Dado que cada vez más personas acceden a los análisis de datos a través de teléfonos inteligentes o tabletas, la optimización móvil puede facilitar la lectura y el acceso a los informes. 

Aplique los cambios e itere

Una vez que haya identificado los cambios que desea realizar, priorícelos en función de los que vayan a tener un mayor impacto. Aplique las medidas que más mejoren la usabilidad y, a continuación, vaya reduciendo la lista hasta llegar a las menos impactantes. 

Ponga a prueba sus cambios experimentando con distintos enfoques. Solicite más información a los usuarios finales o a los grupos de discusión y utilícela para perfeccionar los cambios.

Ejemplos de mejoras concretas 

La mayoría de las plataformas de elaboración de informes pueden beneficiarse de los siguientes tipos de mejoras: 

Mejores visualizaciones

Las buenas visualizaciones pueden transmitir rápidamente información compleja a partir de tablas de datos densas. Los cuadros y gráficos son más fáciles de entender que los datos brutos, y los usuarios pueden identificar más fácilmente tendencias, correlaciones y causas profundas utilizando datos visuales. 

Añada un resumen

No todos los que consultan un informe necesitan información detallada sobre cada variable. Al disponer de un resumen conciso de los principales resultados, las partes interesadas que necesitan entender lo que está pasando, pero no necesitan empantanarse en los detalles, pueden mantenerse informadas. 

Utilice títulos y subtítulos claros

Del mismo modo, si divide los informes en distintas secciones y utiliza títulos y subtítulos sencillos y pertinentes, facilitará a los usuarios finales la búsqueda de la información que necesitan. No todas las secciones de un informe serán significativas para todo el mundo. Facilitar un acceso rápido a las distintas secciones fomentará una colaboración más eficaz entre distintas personas y equipos. 

Destaque los puntos clave

Utilice elementos visuales potentes, como códigos de colores o recuadros para resaltar los puntos más importantes. Los usuarios pueden hacer un seguimiento si necesitan más detalles, pero obtendrán una comprensión inmediata con un simple vistazo. 

Incorpore elementos interactivos

Los informes interactivos son más atractivos e informativos. Al permitir a los usuarios interactuar directamente con los datos mediante funciones de elaboración de informes como filtros, operaciones de desglose o resumen, cuadros de mando y distintas vistas, les permite encontrar la información que les resulta más útil. 

Cómo puede ayudar Jaspersoft

Jaspersoft ofrece una plataforma de informes y análisis personalizable, flexible y escalable que puede integrar en sus aplicaciones para impulsar la toma de decisiones estratégicas para sus usuarios finales. Nuestras últimas actualizaciones incluyen mejoras en la interfaz de usuario para un uso más intuitivo. 

También hemos incluido ajustes Ad Hoc para que pueda habilitar informes de autoservicio para la exploración del usuario final. Las nuevas funciones de Desglose y Alertas permiten a los usuarios obtener una visión más granular de los datos cuando sea necesario, al tiempo que supervisan los datos y notifican a las partes interesadas pertinentes cuando se produce algún cambio significativo. 

Estas nuevas actualizaciones junto con muchas otras, como las mejoras de seguridad y observabilidad, le permiten crear más valor para sus usuarios finales a través de informes dinámicos e interactivos. Póngase en contacto hoy mismo para obtener más información.