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¿Qué son los informes en la nube?

Los informes en la nube son informes de software como servicio (SaaS) basados en la nube. Brindan a los clientes y usuarios acceso completo a las aplicaciones de infraestructura en la nube del proveedor de servicios. Estas aplicaciones son accesibles desde la mayoría de los dispositivos cliente, generalmente con una interfaz de navegador web. El cliente no puede acceder directamente a ninguno de los marcos de la infraestructura de la nube, desde su red hasta sus servidores o sus sistemas operativos (SO) y métodos de almacenamiento, para administrarlos o controlarlos.

Diagrama de informes en la nube

La computación en la nube ha sido reconocida como la ruta a seguir por la mayoría de las empresas y negocios de todo el mundo. La adopción de la nube ha incluido estrategias de nube tanto híbrida como múltiple, y las inversiones en estas áreas han aumentado constantemente en todos los ámbitos desde el inicio de la pandemia hasta el día de hoy.

La adopción de la generación de informes en la nube, que lleva las tareas manuales a la nube, garantiza flexibilidad de escala y proporciona potencia de procesamiento. Con los informes en la nube, las organizaciones simplemente inician sesión en su servicio en la nube y todo el software está automáticamente actualizado. Esto elimina por completo la necesidad de mantener manualmente los sistemas a nivel empresarial.

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La necesidad de los informes en la nube

Ha habido una evolución desde que surgieron los informes en la nube. Las herramientas para informes y análisis eran sobre todo locales. Esto significaba que las empresas estaban a cargo de gestionar y mantener toda la infraestructura relacionada. Las licencias perpetuas también eran una inversión que la empresa debía realizar para dar cabida a la incorporación de nuevos empleados al sistema. Esto creó una enorme presión sobre el equipo de TI, generando problemas cuando la empresa quería crecer.

Con el aumento del trabajo remoto, las redes privadas virtuales (VPN), las sesiones de escritorio remoto y la complejidad de la infraestructura interna pueden ser una experiencia estresante para los usuarios, especialmente aquellos que no son expertos en tecnología.

Hace varios años, las soluciones relacionadas con informes y análisis comenzaron a trasladarse a la nube para crear soluciones dinámicas que satisficieran las necesidades cambiantes de los clientes. Esto abrió la puerta a un tipo de tecnología que se convirtió en un punto de inflexión.

Los usuarios ahora esperan acceder fácilmente a la creación y visualización de informes con paneles personalizados a los que se puede acceder desde cualquier lugar, en cualquier momento y desde la mayoría de los dispositivos. La información instantánea que proporciona la inteligencia artificial está disponible fácilmente, lo que brinda una comprensión clara de lo que está sucediendo en el negocio. Las herramientas de informes en la nube han facilitado la creación de paneles inteligentes y una amplia gama de visualizaciones a las que se puede acceder bajo demanda. Estos se pueden programar para su desarrollo, publicación y uso compartido periódicos en toda la empresa. La distribución puede realizarse a través de un navegador web. Lo más importante es que todo esto se puede hacer con unos conocimientos técnicos mínimos.

Con una suscripción mensual todo esto está fácilmente disponible para la empresa sin necesidad de presionar al equipo de TI para que incorpore más servicios y aplicaciones en el sitio. La suscripción cubre los costes relacionados con los servidores, los requisitos de alojamiento web y los recursos necesarios para generar y distribuir informes en toda la empresa. Todas las actualizaciones tecnológicas son automáticas y se realizan de manera interna sin ningún tiempo de inactividad. Constantemente se aplican as últimas actualizaciones de seguridad en forma de parches. Además, si se produce un corte de energía o una catástrofe en la sede, los empleados seguirán teniendo acceso a sus informes.

Al igual que ocurre con todos los beneficios de la computación, los informes en la nube garantizan que una empresa pueda centrarse en lo que es importante (desarrollar el negocio) y no atascarse en la ejecución y el mantenimiento de la infraestructura necesaria para respaldarlo. Esto brinda a las empresas el espacio que necesitan para crecer y estar preparadas para el futuro.

Las ventajas de los informes en la nube

Los informes en la nube aportan varias ventajas a las organizaciones:

Reducción de gastos de infraestructura

Mover la operativa de una organización del software tradicional a la nube reduce instantáneamente los gastos relacionados con los requisitos de TI. Elimina la necesidad de obtener y mantener hardware y software, actualizar ordenadores o reinvertir constantemente para tener la infraestructura y los equipos más recientes.

Mejor colaboración

Las herramientas de informes en la nube, al igual que cualquier actividad asociada con la nube, allanan el camino para colaboraciones más sencillas. Todos (desde el personal al equipo directivo y los proveedores externos) pueden acceder a la información desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo. Todo lo que se necesita es un dispositivo que pueda conectarse a Internet y a la nube para acceder a los datos.

Eficiencia incrementada

Con los informes en la nube, las organizaciones no tienen que preocuparse por comprar software con regularidad e instalarlo en ordenadores nuevos, lo cual es un proceso lento y costoso. Con una suscripción a una nube, todo lo que necesitan es aumentar la cantidad de personas que usan la red cuando sea necesario, y automáticamente tendrán acceso al software más reciente, con lo que se aumenta la eficiencia, se ahorra tiempo y se generan ahorros financieros.

Un beneficio adicional es la eficiencia energética que garantizan los informes en la nube en comparación con las configuraciones de TI tradicionales, que utilizan ordenadores con gran potencia computacional. Esto también se traduce en ahorros en los costes de energía.

Seguridad y respaldo

Cuando la información se basa en la infraestructura local, un incidente como un corte de energía generalizado o un desastre natural puede resultar en una pérdida inmediata de los datos. Cuando los datos se basan en la nube, se almacenan fuera de las instalaciones y el acceso continúa sin verse perjudicado.

El beneficio de la flexibilidad

La computación en la nube conlleva inherentemente la libertad de la flexibilidad. Esto beneficia especialmente a las empresas más pequeñas que no pueden permitirse el lujo de invertir mucho en infraestructura de nube. Con la nube, pueden suscribirse por la cantidad que necesiten, aumentando la capacidad según se requiera. Con ello se ayuda al crecimiento por fases, sin ejercer presión sobre las finanzas. Si se firma un proyecto más grande, la empresa pueden asumir más infraestructura y luego retirarla cuando el proyecto esté completo.

Facilidad de uso

La administración de la infraestructura de TI es un trabajo a tiempo completo y puede llevar mucho tiempo y ser repetitivo. Cuando este trabajo se lleva a la nube, se libera a los administradores para que puedan realizar otros trabajos importantes de manera más eficiente. Su tiempo se dedica a tareas constructivas sin demoras.

Desventajas de los informes en la nube

Como ocurre con cualquier sistema de trabajo, los beneficios también tienen un lado negativo. Los informes en la nube también tienen una serie de desventajas.

Lagunas de seguridad

Cuando los datos de una empresa se basan en servidores externos, la organización depende completamente del proveedor de servicios para garantizar la seguridad de los datos. La organización no tiene control total sobre sus datos. La responsabilidad de la seguridad y el cumplimiento de la normativa de datos habitualmente recae en el usuario final, y esto puede resultar una desventaja si los servidores son pirateados.

Personalización restringida

Los proveedores de servicios en la nube tienen la reputación de garantizar que los clientes reciban una amplia gama de funciones. Sin embargo, pueden seguir siendo insuficientes si la organización busca personalizar estas funciones para satisfacer sus necesidades. Ésta es una de las razones clave por las que las empresas dudan en migrar a la nube. Existe un límite para la personalización ya que los proveedores de servicios atienden a numerosos clientes. Ciertas personalizaciones son mejor manejadas por el personal de TI empleado por la organización. La imposibilidad de personalizar es una desventaja de la nube.

Mayor necesidad de personal de front office

La automatización, como resultado de pasar a la generación de informes en la nube, libera al personal de TI de muchas tareas. Sin embargo, debido a que los protocolos de trabajo ahora son más apremiantes, habrá un aumento en la cantidad de personal necesario para manejar el flujo de trabajo. Esto anularía algunos de los beneficios de un equipo de TI más pequeño. Este requisito es una consecuencia directa de la falta de personalización que permiten los informes en la nube.

Internet poco fiable

Este es un enorme obstáculo para el cambio a la nube. Si la organización funciona en gran medida con personal remoto, la falta de conectividad a Internet y ancho de banda fiables puede frustrar el propósito de migrar a la nube. Además, el acceso a la base de datos no es directo bajo ninguna circunstancia, sino a través de una interfaz de programación de aplicaciones (API) basada en web, lo que podría ejercer más presión sobre la conexión si el ancho de banda ya está restringido.

Colapso del proveedor de servicios

Un proveedor de servicios es una empresa y, como todas las empresas, corre el peligro de cerrar, especialmente si un cliente importante se retira. Existe una posibilidad real de que los servidores colapsen y, llegado el caso, también pueden perderse los datos de la organización. Al elegir un proveedor de servicios, la organización debe asegurarse de que este cuente con un sistema de respaldo en un tercero. Esta es una desventaja importante que debe tenerse en cuenta.

Por otra parte, el tercero podría ser absorbido por otra empresa y los términos y condiciones del acuerdo podrían cambiar drásticamente.

Desafíos en los informes en la nube

Existen desafíos para los informes en la nube, pero como ocurre con todo protocolo de flujo de trabajo dinámico basado en TI, también existen soluciones.

Primer desafío: dejar atrás los informes de estilo tradicional

La mayoría de las organizaciones tradicionales esperan que los informes se creen y envíen en determinados lapsos de tiempo: diariamente, una vez por semana, quincenalmente o mensualmente. Muchas empresas han creado todos sus protocolos de funcionamiento basándose en estos informes con plazos determinados. Los informes en la nube simplifican este proceso ya que garantizan que se puedan configurar múltiples paneles y cada uno de ellos se active para crear informes basados en algunos parámetros. Esto proporciona información al instante.

La necesidad de un estilo de generación de informes tradicional puede afectar negativamente la ejecución de informes basados en la nube. Existen desafíos en la migración de datos y los profesionales del estilo de trabajo tradicional pueden tener dificultades para aceptar la nueva forma de hacer las cosas. Esta forma de pensar es un gran obstáculo para la implementación de informes en la nube.

Solución: implementar un cambio de mentalidad.

El deseo de incorporar análisis en tiempo real a una organización es algo que requiere una iniciativa tomada directamente desde la alta dirección y que se transmita a todos los niveles. Es necesario facilitar a la empresa la adopción de los nuevos procesos y vender los beneficios del nuevo proceso al personal para lograr su aceptación.

Segundo desafío: preocupaciones sobre la calidad de los datos

Un obstáculo importante para implementar análisis en tiempo real centrados en informes en la nube es la calidad de los datos. Los informes en tiempo real son el resultado de análisis de datos actuales. Si estos datos son incorrectos, los informes son de peor calidad y pierden su propósito por completo. Como resultado, se accede a información incorrecta en toda la empresa. Hay encuestas que muestran que la difusión de información de mala calidad y los informes resultantes en toda una empresa pueden provocar pérdidas monetarias. El plan de negocios de una empresa puede descarrilarse o basarse en una premisa errónea. La introducción de datos de la más alta calidad es esencial desde el principio.

Solución: crear una cultura de responsabilidad.

Para evitar que entren en el sistema datos objetivamente incorrectos, la organización requiere un enfoque proactivo. Cada empleado debe ser responsable de la exactitud de la información que ingresa en el sistema. Deben ser responsables de su corrección y coherencia en múltiples parámetros. Para lograr esto, cada empleado necesitará una comprensión clara de las operaciones de la empresa y la relevancia de los datos que contiene.

Tercer desafío: datos abrumadores

Una grave desventaja del análisis en tiempo real es qué hacer exactamente con toda la información disponible. Si bien lo que se necesita para generar informes de calidad es la información actualizada más reciente, no tener un objetivo hacia el cual dirigir estos informes puede hacer que todos los datos acumulados sean inútiles. Sin una estrategia de datos, los beneficios del análisis en tiempo real se desaprovechan.

Solución: implementar una estrategia de datos.

Tener una estrategia de datos implementada es la mejor manera de abordar este problema. Lo primero es definir cuáles son las estrategias de la organización: ¿hay que reducir los costes operativos, mejorar la satisfacción del cliente o entrar en nuevos mercados? Saber que la organización desea reducir el tiempo de espera para el servicio postventa al cliente en 10 minutos, o garantizar 5 minutos para responder a las consultas de los clientes, o aumentar la afluencia a la tienda de la empresa en un 20 por ciento son objetivos alcanzables. Con objetivos específicos, los datos pueden luego canalizarse hacia un propósito específico.

Esté en todo momento abierto a aprender de los datos disponibles. Haga que los datos funcionen para la organización. Hay formas inesperadas en que los datos pueden ayudar si los usuarios y las organizaciones son abiertos y flexibles.

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¿Son los informes en la nube la solución que busca?

Con una solución en la nube de calidad que se encarga de los informes y análisis, las empresas ya no necesitan ocupar a su personal más valioso con funciones repetitivas y que consumen mucho tiempo. Por el contrario, pueden dedicarse a tareas más complejas y gestionar otras actividades de la empresa, como el desarrollo del negocio y el aumento de la satisfacción del cliente. Las herramientas que utilizan los informes en la nube garantizan que las empresas hagan el mejor uso de sus datos, tengan la flexibilidad que necesitan para crecer (o reducirse cuando sea necesario) y mantener una trayectoria de crecimiento ascendente constante.

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