¿Qué son los informes operativos?

Los informes operativos son el proceso de producir periódicamente informes detallados de las operaciones y actividades diarias de una organización. Estos informes generalmente incluyen datos relacionados con costes de producción, cuentas, gastos de recursos y exámenes completos de los procesos. Los informes operativos brindan una visión táctica y estructural de la organización y ofrecen detalles sobre los aspectos diarios de las operaciones e información de inteligencia de negocio que se puede utilizar al instante. Además, los informes operativos resaltan las áreas clave de necesidad al proporcionar una visión detallada de las necesidades presentes e inmediatas.

¿Cuándo debería una organización utilizar informes operativos?

Casi todas las empresas y sus departamentos asociados requieren paneles e informes operativos basados en datos para medir el progreso del negocio, realizar un seguimiento de los logros, mejorar la eficiencia operativa y aumentar la satisfacción del cliente. Y en lo referente al análisis de los datos, los informes operativos se utilizan para seguir, evaluar comparativas y mejorar los procesos generales.

En cualquier organización, cuando se trabaja con informes de operaciones, es esencial pensar por qué se utilizan en función de los objetivos y resultados que la organización busca lograr. De esta manera, las partes interesadas más relevantes podrán comprender con precisión dónde la empresa obtendrá el mejor retorno de la inversión en informes.

Tipos de informes operativos

Los tipos de informes operativos más utilizados son dos.

Informes operativos en tiempo real

Los informes operativos proporcionan información y analítica de datos operativos en tiempo real para las empresas y sectores que funcionan a un ritmo rápido. Dichos informes presentan números, tendencias y estadísticas en forma de una visualización dinámica a la que pueden acceder los ejecutivos y directivos.

A través de esta combinación de visualizaciones que brindan información actualizada sobre el mercado, los directivos y otros ejecutivos de todos los sectores pueden tomar decisiones proactivas y fundamentadas basadas en datos, respondiendo a las tendencias a medida que ocurren. Este proceso ayuda a mejorar el rendimiento general y proporciona a las empresas un ritmo de trabajo dinámico, lo que las hace más reactivas, comunicativas y adaptables, lo que resulta en una mejora del rendimiento y la rentabilidad de la organización.

Informes operativos mensuales

La generación de informes, el seguimiento y el análisis del progreso de la inteligencia de negocio son esenciales. Los paneles e informes operativos mensuales se centran principalmente en las novedades mensuales, las tendencias del mercado, el progreso de la organización y el rendimiento unitario.

Estos informes proporcionan una visión integrada de las operaciones, ayudando a las partes interesadas y a los ejecutivos de alto nivel a tomar decisiones e iniciativas estratégicas a corto y largo plazo. Además, el uso de un informe mensual ayuda a crear una sensación de cohesión y fluidez en el negocio al observar los estándares y métricas a medio plazo.

Un informe operativo mensual adecuadamente elaborado proporciona una visión equilibrada de la organización, y consta de indicadores clave de rendimiento (KPI) junto con una vista detallada de otras métricas. Ayuda a los ejecutivos, directivos y otros empleados a mantener el rumbo y mejorar sus procesos de manera consistente. Los datos de los informes operativos mensuales deben ser equilibrados, detallados e informativos, y ayudar con el éxito a largo plazo de cualquier empresa u organización.

Con la adopción de un panel eficiente que sea una combinación coherente de datos mensuales y en tiempo real, la empresa puede optimizar el rendimiento operativo y mejorar significativamente las comunicaciones internas.

Ejemplos de informes operativos

Un ejemplo de informe operativo que los responsables empresariales utilizan casi todas las semanas es el informe de operaciones financieras. Una herramienta de informes operativos basada en las finanzas muestra una imagen clara de cada componente esencial del presupuesto y los gastos de una organización. De esta manera, es posible mantener la estabilidad y mejorar la salud financiera paulatinamente.

Este informe contiene los siguientes indicadores clave de rendimiento:

• Fondo de maniobra
• Ciclo de conversión de efectivo
• Estadísticas rápidas sobre el movimiento del margen
• Tasa de error de pagos a proveedores
• Desviación presupuestaria
• Precio de las acciones, si corresponde

Cuando se trata de informes operativos basados en las finanzas, es muy importante cubrir todas las bases fiscales. Trabajar con este tipo de panel dinámico que contiene una combinación equilibrada de indicadores clave de rendimiento financiero permite a los responsables empresariales profundizar en áreas críticas y mejorar las finanzas operativas con frecuencia y rapidez, impulsando el éxito en el proceso.

Además, profundizar en los detalles de cada métrica mostrada permite a las organizaciones tener una visión más clara y amplia del panorama financiero a la vez que supervisan el rendimiento diario. Por ejemplo, los informes operativos ayudan a los líderes a ver de inmediato qué funciones están superando su presupuesto y necesitan ayuda para operar dentro de los límites asignados. Esos informes también señalan problemas a la larga a través de tendencias y patrones recurrentes de operación, tanto positivos como no.

Los beneficios de los informes operativos

Los informes operativos pueden ayudar a las empresas a medir varias características clave de sus actividades principales para lograr mejoras incrementales. Pueden ayudar en diversas áreas, como las siguientes:

• Optimizar la utilización de los recursos
• Apoyar la reducción de costes
• Mejorar la eficiencia de la producción
• Mejorar la satisfacción del cliente
• Ampliar la cobertura del servicio
• Incrementar la productividad de los empleados a escala
• Proporcionar información en directo y acelerar el proceso de toma de decisiones
• Seguir el progreso en todos los niveles de las operaciones, mejorar la eficiencia en distintas unidades y ahorrar tiempo y costes
• Ayudar a los ejecutivos o directivos a identificar tendencias y patrones futuros y crear estrategias en consecuencia mientras se mejora la productividad

Específicamente, los beneficios de los informes operativos son los siguientes:

1. Acceso a una fuente única de información

La mayoría de las plataformas de informes e inteligencia de negocio actuales permiten extraer datos de diferentes fuentes, transformarlos según sea necesario y crear un almacén de datos. Esto significa que se representa la imagen más precisa de los datos: no hay problemas con fuentes de datos concurrentes ni con el uso de información desactualizada.

2. Informes mensuales optimizados

Con las herramientas modernas de informes operativos, los usuarios pueden presentar fácilmente informes mensuales en el formato necesario. Disminuye el esfuerzo manual y permite extraer los datos directamente de la base de datos central. También se pueden automatizar para programar y ejecutar los informes según sea necesario, sin necesidad de esfuerzo manual.

3. Mayor precisión de los datos

Al reducirse el trabajo manual para extraer datos de múltiples fuentes, las posibilidades de que se cuelen datos inexactos se vuelven mucho menores. Esto es en gran medida posible gracias a las integraciones con múltiples herramientas y software de planificación de recursos empresariales (ERP) donde residen los datos. Cuanto menos se involucren personas en el proceso, menor probabilidad hay de que se produzcan errores (aunque aún se requiere una verificación humana por si se produce un fallo en la lógica de la inteligencia artificial o IA).

Desafíos en los informes operativos

La mayoría de las organizaciones toman decisiones basadas en datos. Pero surgen problemas cuando los datos no son precisos, son inaccesibles o están almacenados de tal manera que al empleado medio le resulta difícil analizarlos. Por lo tanto, en este caso, tomar decisiones basadas en datos lleva mucho tiempo.

Aunque se han desarrollado diversas herramientas de generación de informes para evitar estos problemas, los sectores que manejan grandes cantidades de datos de múltiples fuentes todos los días tienden a experimentar desafíos financieros y operativos en materia de informes.

Además, las herramientas complejas dificultan que los usuarios no técnicos busquen los datos necesarios para dar sentido a los informes operativos. Por lo general, las grandes organizaciones personalizan las herramientas de generación de informes para crear estructuras de informes para sus departamentos. Sin embargo, es posible que las empresas más pequeñas no cuenten con los recursos técnicos necesarios para crear herramientas personalizadas.

Existen algunas barreras en la generación de informes operativos con las que los diferentes equipos suelen encontrarse.

No hay una fuente única de información

Por lo general, la generación de los informes operativos requiere que los equipos vayan más allá de los datos inmediatamente disponibles y obtengan más información de fuentes externas u otros módulos. Por ejemplo, es común que los departamentos de finanzas necesiten datos de otras aplicaciones para agregarlos a los datos de planificación de recursos empresariales y obtener un informe operativo completo y detallado.

Sin embargo, algunas herramientas no ofrecen una forma sencilla de combinar datos procedentes de todas las diferentes fuentes y bases de datos, así que los usuarios deben encontrar soluciones alternativas para cumplir con sus requisitos de generación de informes.

Para resolver esto, es necesario implementar un sistema de recopilación, almacenamiento y acceso a datos. Esto representa una enorme cantidad de tiempo y dinero, pero si una organización no lo resuelve a tiempo, el problema solo empeorará con el tiempo.

Los informes operativos mensuales son muy lentos

Si la herramienta no proporciona la capacidad de profundizar o no permite la creación de una fuente única de información mediante la combinación de datos de múltiples fuentes, los equipos deben consultar informes manuales o volcados de datos para luego copiar y pegar los datos de las distintas fuentes en hojas de cálculo estáticas y analizarlos en detalle. Este es un proceso manual que lleva mucho tiempo y que también es propenso a errores.

Una solución para este problema es invertir en un sistema de informes verdaderamente dinámico. Estos sistemas permiten a los usuarios profundizar según lo necesiten y simplifican la creación de informes específicos.

Mayor riesgo de datos inexactos

A pesar del esfuerzo de los equipos financieros, la manipulación manual de cifras suele generar más errores, especialmente si los datos provienen de diferentes fuentes y necesitan cambios de formato antes de combinarlos con los demás datos. Aunque la automatización mediante reglas estandarizadas evita la mayoría de los errores, alterar la automatización para ingresar datos manualmente puede generar una mayor inexactitud de los datos.

La solución a este problema es una política y un sistema integrales de gestión de datos.

La personalización de informes requiere una mayor dependencia de TI

Dado que algunas herramientas no abordan todas las necesidades de informes de una empresa, es posible que se necesiten informes personalizados. Sin embargo, la personalización de informes requiere de personal especializado. Estos informes necesitan además mantenimiento y, a veces, modificación. Una fuerte dependencia de los expertos en TI para personalizar los informes es una sobrecarga para muchas empresas, con tiempos de espera para la creación de informes y gastos en personal de TI.

Un panel dinámico puede contribuir en cierta medida a resolver estos problemas, liberando tiempo de TI y permitiendo a los usuarios finales crear los informes y funciones que necesitan.

Creación de informes operativos eficientes y eficaces

Antes de crear cualquier panel o historias de datos, la atención debe centrarse en el público objetivo. En el caso de los informes operativos, el objetivo suelen ser los ejecutivos o directivos.

La clave para un informe con valor profesional es mostrar cómo la empresa avanza hacia sus objetivos. Piense en qué información es valiosa y proporciona resultados procesables; está bien saber que la producción ha disminuido, pero poder identificar qué pieza de maquinaria es problemática es la única forma de solucionarlo.

Las prácticas recomendadas para la generación de informes operativos incluyen algunos procesos ordinarios, como la generación automática de informes o tener los datos disponibles en una ubicación central y presentados en un formato estándar.

Hay formas de hacer que los informes operativos sean más eficientes.

Lotes automatizados para lograr coherencia

La mayoría de los informes relacionados con el negocio se generan a partir de una base de datos. El mecanismo mediante el cual se crean informes a través de un proceso automatizado se denomina proceso por lotes.

La gestión de lotes implica una cadena o serie de programas que se ejecutan fuera del horario laboral. Durante la gestión de lotes, los usuarios deben extraer los datos de una fuente, convertirlos en información útil y luego insertarlos en los informes.

En general, los informes en tiempo real se consideran una tarea compleja porque requieren de un proceso de limpieza, ya que la mayoría de los datos en tiempo real están disponibles en su estado original. Si se recopilan y procesan los datos en un formato estándar para todas las funciones empresariales y con la ayuda de la gestión de lotes, este proceso puede simplificarse.

Limitar la cantidad de clics necesarios para acceder a datos detallados

Al diseñar el informe operativo final, los responsables deben centrarse en cómo se accede a la información detallada. La ruta de información (la forma en que el usuario pasa de los datos resumidos a los detalles) debe ser corta y rápida.

Por ejemplo, el usuario comienza a profundizar en los datos de un gráfico de barras y luego hace clic en una sola barra para mostrar cómo se creó esa barra. Después de eso, el usuario debe llegar al paso final de la ruta, que muestra la fila de datos individuales. Se considera una práctica recomendada para la generación de informes configurar la ruta de desglose de tal manera que se llegue al final rápidamente.

Vinculación de las reglas de cómputo

Los usuarios empresariales deben comprender qué tipo de datos respaldan su informe para poder reconocer qué información muestra. Por lo tanto, en todo momento se deberá agregar un enlace a las reglas de cómputo que explique los filtros de datos, las fórmulas, el método de recolección de datos y qué hace que un valor sea verde o rojo (para mostrar tendencias negativas o positivas).

A veces, los usuarios empresariales no comprenden qué información de la base de datos alimenta el informe y es posible que algunos usuarios no sepan cómo sus hábitos de trabajo pueden afectar a los resultados del informe. Por ejemplo, si un informe en particular evalúa la vigencia de las actualizaciones, los registros deben actualizarse según sea necesario.

Las reglas de cómputo también son útiles para capacitar a nuevos trabajadores porque indican lo que la empresa desea lograr.

El uso del semáforo

El concepto de semáforo es similar al del semáforo estándar. Por ejemplo, el rojo indica una alerta crítica que tiene el potencial de tener consecuencias graves, y la identificación de la fuente del problema debe considerarse una tarea de alta prioridad.

En los últimos años, este método ha sido criticado porque muchos desarrolladores de informes han experimentado con muchos colores a la vez, confundiendo al lector. Como solución a este problema, los creadores de informes generaron señales de rendimiento. En este método, solo las celdas de la tabla se resaltan en gris si cumplen con el objetivo y los valores que están fuera de los límites se muestran con un borde rojo. Este método es muy apreciado ya que llama la atención del usuario sin ocultar los datos.

La importancia de los informes operativos aumenta a medida que la organización crece y se expande. Para cualquier empresa, los informes operativos son vitales para obtener una visión breve pero completa del estado de la organización en un momento dado. Con la disponibilidad de varias herramientas de la inteligencia de negocio en el mercado, así como la identificación de la inteligencia de negocio como una función central, es de vital importancia que las organizaciones en crecimiento recopilen sus datos de manera optimizada. Hacerlo les ayuda a crear informes operativos eficaces, que luego pueden ayudar a los directivos, supervisores y empleados a comprender en tiempo real qué funciona y qué no, en lugar de esperar a una reunión general, cuando ya sería demasiado tarde.

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