¿Qué son los informes escalables?

Los informes escalables se producen cuando un software o herramienta de informes puede ampliarse o desplazarse, creciendo y cambiando con una organización. Una herramienta de informes completamente funcional debe tener la capacidad de adaptarse a los cambios con el tiempo. Los cambios suelen implicar un crecimiento empresarial, por lo que la idea es que la adaptación sea una ampliación o mejora de las capacidades existentes que el sistema de informes puede ofrecer en un momento dado.

Cuando se trata de una empresa u organización, la escalabilidad es muy multifacética. Por ejemplo, puede aplicarse a la documentación, las ayudas de formación, los canales de distribución y las herramientas especializadas de una empresa. Por lo general, la escalabilidad de un aspecto se relacionará con la escalabilidad de otro, por lo que los dueños de empresas deben comprender la correlación entre los diferentes recursos y tener una imagen mucho más amplia de lo que sucede dentro del sistema o de una organización.

¿Cuándo necesita una empresa una solución de informes escalable?

A medida que una empresa crece y se expande, su objetivo principal es crecer para satisfacer las demandas del mercado. Sin embargo, las tendencias del mercado nunca son estáticas. Cambian a medida que cambian los gustos e intereses de las personas y los recursos entran y salen de su disponibilidad. Si los dueños de empresas quieren seguir siendo competitivos en estas circunstancias, deben poder escalar los recursos y cambiar lo que están haciendo para cumplir con los requisitos de los clientes. La empresa deberá ser lo suficientemente flexible y ágil para girar cuando sea necesario.

La escalabilidad es importante porque el crecimiento empresarial significa que los propietarios de empresas trabajan con más clientes, datos y recursos. Si no logran manejar este crecimiento, pueden perder eficiencia o calidad de producto o servicio. Si no se aborda, esto resulta en una pérdida de ventas y fracaso comercial.

Estos son algunos de los escenarios críticos en una empresa que indican la necesidad de una herramienta de informes escalable:

• Cuando la organización genera grandes cantidades de datos estructurados y no estructurados
• Cuando a la organización le resulta difícil encontrar información importante
• Cuando resulta complicado recopilar los datos resumidos necesarios para la elaboración de informes

Los beneficios de adoptar soluciones de informes escalables

Si una empresa está proliferando, necesita una solución de generación de informes escalable, y Microsoft Excel, con sus fórmulas manuales y su naturaleza propensa a errores humanos, no será suficiente.

Tener las herramientas de informes escalables adecuadas para las necesidades comerciales puede ahorrarles tiempo y dinero a los propietarios de empresas. Si bien una hoja de cálculo es escalable hasta cierto punto, necesita mucho tiempo y recursos para reconstruirse y reconstruirse cada vez que hay un cambio fundamental. Si una empresa está experimentando un rápido crecimiento, probablemente no tenga los recursos para dedicarlos a esa tarea. Si una organización decide confiar en Excel, no es fácil confiar en la exactitud de esos datos. Excel requiere intervención manual y cada vez que un humano cambia o toca una celda, existe la posibilidad de cometer un error. Normalmente, varios miembros del equipo comparten informes a través de carpetas compartidas en redes locales, lo que puede provocar problemas de control de versiones.

Beneficios de una herramienta de informes escalable

Los informes tradicionales basados en Excel o una herramienta de informes no escalables son inferiores a los informes escalables en muchos sentidos. La adopción de una herramienta de generación de informes ágil beneficia a una organización en una variedad de cursos.

Pronósticos con mayor precisión

El pronóstico y la ejecución de análisis de escenarios ayudan a las empresas a construir una base sólida sobre la cual los propietarios de empresas pueden tomar decisiones comerciales más precisas basadas en datos. Una solución de informes escalable permitirá a una organización planificar, ajustar, adaptar y pronosticar escenarios con solo tocar un botón. Se puede incorporar inteligencia artificial (AI) a los informes, lo que permite obtener más información y mejores predicciones.

Fiabilidad de los datos

Un modelo de informes escalable significa que no hay que preocuparse por la validación de datos. Las hojas de cálculo manuales no pueden adaptarse eficazmente al crecimiento empresarial y los errores manuales aumentan. Además, consolidar los datos manualmente y descifrarlos lleva mucho tiempo. Una herramienta de informes escalable puede hacer el trabajo pesado para los propietarios de empresas. La ausencia de transformaciones o entradas de datos manuales significa muchas menos posibilidades de error.

Cotización en la bolsa

La precisión es un factor crucial cuando una empresa cotiza en la bolsa. Los pronósticos deben prepararse con frecuencia. Los inversores y las partes interesadas esperan una estimación precisa del valor y el crecimiento de la empresa. Además, algunos procesos clave deben modificarse para satisfacer las cambiantes necesidades comerciales de la empresa. Una solución de informes flexible y escalable ayudará a las empresas a lograr estos elementos de acción.

Aunque las hojas de cálculo tradicionales son útiles, son ideales para empresas principiantes. A medida que la empresa crece, necesita funcionalidades más avanzadas para la generación de informes.

Gran capacidad

Las hojas de cálculo o Excel están limitadas al ver o cargar archivos de datos grandes. Las cifras de COVID no se informaron con precisión en el Reino Unido cuando una hoja de cálculo de Excel alcanzó su capacidad máxima. Por el contrario, las herramientas de informes avanzadas y escalables permiten imponer la compresión de datos y otras funciones como la visualización y el análisis. Con la ayuda de estas herramientas, los propietarios de empresas pueden trabajar y ver sus datos directamente en el sistema de inteligencia de negocio.

Además, con soluciones avanzadas, los usuarios pueden integrar y concatenar fácilmente varios conjuntos de datos, incluso aquellos que provienen de diferentes departamentos, como marketing, finanzas y ventas. Históricamente, esto sólo se podía lograr manualmente con herramientas que requerían mucho tiempo. Esto ralentizó los procesos y dejó el conjunto de datos expuesto a errores humanos.

Conectividad de datos

Las herramientas de informes anticuadas pueden crear, copiar y pegar tablas de datos. Sin embargo, no permiten conexiones con otros dispositivos. Para lograr esta conectividad, las herramientas de informes tradicionales necesitan complementos de terceros.

Se han creado herramientas de generación de informes modernas y escalables para fusionar datos en un modelo que se puede informar, con funciones de conector dedicadas a diferentes administradores de datos. Luego, los paneles dinámicos presentan análisis y visualizaciones instantáneas que se pueden actualizar en tiempo real.

Informes automatizados

Las herramientas escalables de generación de informes de inteligencia de negocio consolidan automáticamente datos de numerosas fuentes. Además, estas herramientas pueden recopilar y actualizar datos automáticamente y ejecutar informes según lo solicitado por el usuario. Los usuarios empresariales pueden invertir su tiempo en actividades más prácticas que ejecutar informes utilizando herramientas de informes de inteligencia de negocio.

Visualizaciones

Crear gráficos es comparativamente simple y fácil con hojas de cálculo y otras herramientas similares. Sin embargo, las visualizaciones complejas suponen un desafío en las hojas de cálculo tradicionales. Esto se debe a que las hojas de cálculo no tienen operaciones automáticas excepto los cálculos y las tablas dinámicas. Además, la preparación y el preprocesamiento de datos requieren cambiar los formatos de celda, fusionar y pegar datos y crear fórmulas.

Por otro lado, las visualizaciones complejas que incluyen mapas, marcos temporales y herramientas complejas de visualización de datos suelen formar parte del conjunto de herramientas estándar de gran parte del software de inteligencia de negocio escalable. Algunos dispositivos incluso permiten crear o comprar visualizaciones personalizadas para satisfacer necesidades específicas.

Desarrollar marcas y esquemas de color definidos por el usuario también es sencillo y sencillo en las herramientas de informes de inteligencia de negocio. Esto ayuda a los equipos de marketing a manejar la marca y tareas similares por sí mismos sin depender de analistas. Como resultado, se pueden generar cuadros y gráficos de acuerdo con las pautas de marca de la empresa con un esquema de color consistente.

Movilidad

A veces resulta difícil utilizar Excel y otro software tradicional en dispositivos móviles. El seguimiento de indicadores clave de rendimiento en paneles de inteligencia de negocio móviles es una solución mucho más eficaz para visualizar y visualizar informes escalables. Además, las versiones móviles de las herramientas de generación de informes de inteligencia de negocio suelen tener la mayor cantidad de capacidades de escritorio en torno a la interpretación y el análisis estadístico. Algunas soluciones avanzadas de inteligencia de negocio tienen aplicaciones móviles completas que permiten el acceso a paneles descargables para trabajar sin conexión.

Colaboración, distribución y publicación

Es frustrante y problemático trabajar en hojas de cálculo compartidas. Esto se debe a que requiere un esfuerzo manual compartir y cargar todos los archivos en una unidad virtual. Se debe tener precaución al realizar cambios en los archivos para evitar conflictos de versiones.

Las herramientas de informes escalables de inteligencia de negocio permiten a los usuarios publicar informes a los que sus colaboradores podrán acceder. Los colaboradores pueden comentar sobre visualizaciones e indicadores clave de rendimiento según el contexto de cada vista. Además, cada funcionalidad de reporte es adaptable y puede presentarse y actualizarse en tiempo real en el espacio de trabajo de cada colaborador. Por lo tanto, los modelos de informes de inteligencia de negocio se pueden ajustar sobre la marcha y no es necesario restablecerlos ni crearlos nuevamente.

Rendimiento

En cualquier empresa, las hojas de cálculo se convierten en un obstáculo a medida que aumenta la necesidad de recopilar y analizar una enorme cantidad de datos. Dependiendo del número de columnas que tenga, el funcionamiento de Excel o de las herramientas de hojas de cálculo online se ralentiza drásticamente a medida que aumenta el volumen de datos introducidos.

Las soluciones de inteligencia de negocio están diseñadas para manejar millones de filas de datos y utilizar motores de optimización de carga de memoria. Además, se crean herramientas de informes escalables para almacenar y calcular datos en ordenadores de escritorio y en un entorno de nube. Estas herramientas de generación de informes son escalables y permiten ahorrar recursos. Además, la confiabilidad, la facilidad de acceso y la mejora constante del rendimiento son algunas de las principales prioridades de los desarrolladores de herramientas de informes escalables. Lo que hoy podría ser un problema se resolverá mañana con la última versión.

Seguridad y monitoreo

Las soluciones de generación de informes tradicionales basadas en Excel se basan en derechos de acceso a archivos de red, configuraciones de seguridad de ordenadores individuales y sistemas operativos porque no tienen puertas de enlace de seguridad.

Las hojas de cálculo siguen una incómoda seguridad basada en contraseñas. Entonces, si la contraseña está mal configurada, cualquiera puede acceder al archivo y copiar y pegar, eliminar o modificar filas y columnas. Esto puede poner en peligro la seguridad y la confidencialidad de los datos, lo que no está en consonancia con las prácticas de buena gobernanza y cumplimiento.

Las soluciones de informes escalables tienen varias capas de seguridad para monitorear y controlar las actividades y los derechos de acceso de los usuarios. Con este tipo de soluciones, es sencillo y fácil implementar protocolos de seguridad. Los derechos de acceso también se pueden establecer de forma rápida y flexible en diferentes niveles, incluidos análisis, informes y paneles. El propietario real de un conjunto de datos o panel puede proporcionar a los usuarios relevantes acceso a cierta información según su nivel de responsabilidades o experiencia.

Facilidad de uso

Las herramientas de informes manuales, de hojas de cálculo y de Excel a menudo requieren un conocimiento detallado del software. Incluso cambios menores al hacer clic y arrastrar una celda accidentalmente pueden causar problemas importantes en la precisión de los datos.

Se crean herramientas de generación de informes escalables para que incluso los usuarios no cualificados puedan producir los informes que necesitan.

Desafíos al crear herramientas escalables de generación de informes de inteligencia de negocio

Desarrollar o crear una solución de informes de inteligencia de negocio escalable a menudo implica una enorme inversión para la implementación y el soporte por parte del equipo de TI. Esto se debe a que es probable que el sistema requiera personalización para adaptarse a los requisitos específicos de la empresa.

Otro desafío para implementar una solución de inteligencia de negocio en todas las unidades organizativas es la alta curva de aprendizaje que supone utilizarla, junto con el rechazo de los empleados acostumbrados a las herramientas manuales. Contar con la aceptación del personal y brindar capacitación justo a tiempo es esencial para que se adopten herramientas de presentación de informes escalables.

Cómo elegir herramientas de informes escalables

En primer lugar, una organización debería analizar las herramientas disponibles en el mercado. Dado que las herramientas personalizadas cuestan más, las empresas deben investigar primero las herramientas ya preparadas y evaluar si satisfacen sus necesidades comerciales.

Las empresas pueden encontrar muchos componentes y bibliotecas gratuitos que ofrecen capacidades de análisis y visualización de datos. Sin embargo, una herramienta de informes gratuita a menudo presenta dificultades, volúmenes y procesos limitados o personalizaciones adicionales necesarias para cumplir con las especificaciones y necesidades del proyecto. Esto significa que las empresas necesitarían invertir en un mayor desarrollo de la funcionalidad, anulando el objetivo del software libre.

Aunque las soluciones de hojas de cálculo tradicionales son teóricamente accesibles, tienen enormes limitaciones con respecto a las necesidades empresariales modernas.

Otra opción para los usuarios empresariales es centrarse en productos pagos que ofrecen muchas funciones listas para usar. Las opciones de informes escalables de software como servicio (Saas) brindan flexibilidad para crecer y cambiar con la empresa. Las organizaciones sólo pueden pagar por las funciones de generación de informes que utilizan. Pueden agregar usuarios o eliminarlos según sea necesario y pagar solo por lo necesario.

Las soluciones de inteligencia de negocio y generación de informes escalables ahorran recursos, tiempo y dinero. Las empresas modernas basadas en datos necesitan soluciones avanzadas para evitar sobrecargar a sus equipos de TI y al mismo tiempo permitir la recopilación, el procesamiento y el análisis de datos sin problemas. Las herramientas de informes escalables automatizan diversos procesos comerciales, lo que hace que la combinación de datos de diferentes fuentes sea sencilla.

Descuidar o no considerar el valor de la analítica empresarial puede perder una ventaja competitiva. El uso de la heurística o conjeturas fundamentadas nunca podrá igualar ni reemplazar las decisiones basadas en datos. Implementar una solución de inteligencia de negocio es esencial porque permitir soluciones de inteligencia de negocio escalables puede convertirse en un punto de inflexión en el crecimiento de cualquier empresa.

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