¿Qué es BI de autoservicio?

Las herramientas de BI de autoservicio permiten a todos los usuarios acceder, analizar, ordenar, filtrar y visualizar conjuntos de datos, eliminando la dependencia de los equipos de TI. Las herramientas de BI de autoservicio generalmente se implementan en sectores que dependen en gran medida de los análisis, como el marketing y las relaciones con los clientes, la industria financiera, la inmobiliaria y los recursos humanos. A menudo ayudan a superar los obstáculos que surgen de la falta de TI o de recursos en ciencia de datos.

Estas capacidades de inteligencia de negocio (BI) se introducen en las organizaciones para permitir que los empleados, desde los altos ejecutivos hasta los representantes de atención al cliente, obtengan acceso a conocimientos empresariales derivados de los datos recopilados por los sistemas de BI. El objetivo principal es fomentar una mejor toma de decisiones, lo que redundará en mejores resultados empresariales. Estos resultados pueden mejorar la eficiencia laboral, mejorar la satisfacción del cliente y aumentar los ingresos y las ganancias.

Normalmente, las herramientas de análisis de autoservicio funcionan automatizando hasta cierto punto la integración de datos y su preparación. Esto permite a los usuarios finales aplicar análisis y visualización de datos sin requerir una amplia experiencia en el dominio. Los administradores deberán examinar su arquitectura de datos y evaluar sus políticas de gobernanza antes de utilizar cualquier herramienta de autoservicio para habilitar esta capacidad. Este paso es necesario para garantizar que los usuarios no terminen invariablemente accediendo a datos confidenciales, lo que resultaría en un riesgo de seguridad o incluso un problema de cumplimiento. Los usuarios nuevos necesitarán cierto nivel de capacitación y soporte cuando se les presenten las herramientas de BI de autoservicio antes de que puedan autoabastecerse.

Diferencias entre BI y BI de autoservicio

Los enfoques tradicionales de BI dependen de sus respectivos departamentos de TI para crear un sistema de análisis de datos orientado hacia un objetivo empresarial. Los usuarios de los distintos departamentos (ventas, finanzas, adquisiciones, inventario, fabricación y otros) almacenarán sus datos y realizarán solicitudes a los profesionales del departamento de TI para que analicen y creen un informe de rendimiento, realicen la predicción de tendencias u otras funciones requeridas. Este proceso a menudo se ve empañado por la falta de recursos, limitaciones de tiempo y otros factores.

Con la BI de autoservicio, los usuarios finales pueden ser participantes activos en el proceso de análisis de datos. Los profesionales de TI todavía están involucrados en el proceso, enfocándose en cómo se recopilan y administran los datos dentro de la organización en lugar de trabajar en solicitudes de informes aleatorios. Los usuarios pueden profundizar en sus datos dentro de los límites seguros del departamento de TI con herramientas de autoservicio.

La BI de calidad es un proceso repetitivo que cubre cada etapa de principio a fin. La creación de estas plataformas para permitir el autoservicio es un aspecto del proceso. La idea de la BI de autoservicio no es convertir a todos en analistas de datos, ni tampoco significa reducir las responsabilidades del equipo de TI. Básicamente, inculca un sistema de equipos empresariales que interactúan con sus datos como parte de la cultura laboral.

Beneficios de la inteligencia de negocio de autoservicio

Las herramientas de autoservicio de inteligencia de negocio (BI) ofrecen muchos beneficios.

Respuestas instantáneas a preguntas

En el pasado, cuando un profesional necesitaba información sobre un indicador clave de rendimiento crítico, tenía que esperar su turno para que el departamento de TI le proporcionara las respuestas. Ahora, con la BI de autoservicio, tiene acceso inmediato a los datos y puede realizar análisis en tiempo real y obtener información práctica para su pregunta. Esto les da a los equipos una gran ventaja para actuar con inmediatez.

Acceso a múltiples fuentes de datos

La inteligencia de negocio utiliza los datos recopilados de múltiples fuentes y trabaja constantemente para resolver preguntas en todas las bases de datos. Los datos se recopilan de fuentes tanto en línea como fuera de línea, y con una buena configuración de BI de autoservicio fácil de usar, los usuarios pueden acceder a información agregada integral ubicada en un solo lugar. Ya no hay que depender de silos de datos con información incompleta o defectuosa.

Democratización de los flujos de trabajo

Históricamente, equipos enteros dependían de analistas de datos para revisar montones de hojas de cálculo y buscar pistas sobre posibles tendencias y otras consultas que pudieran tener los departamentos. La BI de autoservicio proporciona a todos los miembros del equipo información en formatos de fácil acceso. Luego, el proceso se vuelve inclusivo, lo que garantiza que todos se involucren en el proceso y estén sincronizados. Esto garantiza igualdad de oportunidades para que todos los empleados expongan razonamientos y enfoques únicos.

Acceso a dispositivos personales

Prácticamente todos los empleados cuentan con un dispositivo móvil, por lo que podrán acceder a los datos desde cualquier lugar. Las herramientas de BI de autoservicio aportan dicha movilidad a los paneles, lo que contribuye en gran medida a abordar problemas en tiempo real.

Utilizar mejor el equipo de TI

Cuando una empresa trata con datos pasados o con estructuras de datos variadas, a menudo se pide al equipo de TI que limpie los datos para mejorar su funcionalidad. Esto puede provocar retrasos en la creación de los informes necesarios para que la empresa progrese. Las empresas hoy en día avanzan a un ritmo rápido y requieren profesionales para mantenerse al día. Con las herramientas de BI de autoservicio, los empleados no tienen que esperar entre uno y tres días para recibir un informe, sino que pueden actuar por sí mismos.

Los científicos de datos, especialmente aquellos con conocimiento del campo, son escasos y, a menudo, costosos. Canalizar solicitudes simples o repetitivas de forma remota con ellos permite una mejor utilización de su tiempo.

Aprovechar el potencial de la visualización de datos

Las empresas son conscientes de que la visualización de datos puede captar la atención de la audiencia cuando se realiza de forma clara y atractiva. Desempeña un papel crucial a la hora de lograr la aceptación de las decisiones. Para garantizar visualizaciones de datos interesantes, es necesario conectar decenas de puntos de datos con conceptos matemáticos avanzados. En los paneles, con la ayuda de herramientas de BI de autoservicio, se pueden filtrar y gestionar las grandes cantidades de datos que generan, con los que se mejora la calidad de los datos que ingresan en el proceso de visualización de datos. El software de panel ayudará a crear relatos convincentes para mostrar sus datos y contribuirá en gran medida a garantizar la eficacia de los datos en la toma de decisiones.

Beneficios de SaaS

La mayoría de los proveedores de BI de autoservicio ofrecen su experiencia en forma de software como servicio (SaaS). Esto elimina por completo la necesidad de que una empresa invierta en infraestructura de datos y contrate personal cualificado para administrarla. En su lugar, las empresas pueden contratar un proveedor de servicios y obtener la última tecnología y experiencia. Por lo general, se puede realizar una prueba gratuita para asegurarse de que el proveedor de servicios sea el adecuado en lugar de arriesgarse a cambiar de proveedor cada pocos meses. Los ahorros son impresionantes.

Si bien estos son los beneficios de las herramientas de BI de autoservicio, también es esencial elegir correctamente los elementos dentro del servicio.

Elementos ideales de inteligencia de negocio de autoservicio que elegir

Existen varios elementos en las herramientas de BI de autoservicio y es importante elegir la combinación adecuada dentro del servicio para sacarle el máximo partido.

Conectores de datos fáciles de usar

Para poner en marcha herramientas de BI de autoservicio, es esencial conectar varias bases de datos. Estas pueden variar desde archivos planos a una base de datos de gestión de relaciones con los clientes, servicios de asistencia al cliente o análisis de marketing. La opción de autoservicio resulta fácil de usar cuando cuenta con una interfaz de arrastrar y soltar. Esta interfaz proporciona el sustituto ideal del software que normalmente utilizaría el departamento de TI. Son esenciales dos formas de conexión (almacenes de datos remotos y de proveedores) para garantizar la elección de puntos para el almacenamiento de datos y la combinación con otros conjuntos de datos.

Interfaz de arrastrar y soltar

Además de ser intuitiva, la interfaz de arrastrar y soltar tiene muchos otros beneficios. Se puede arrastrar fácilmente cualquier campo de datos o variable de las tablas dentro de una fuente de datos y soltarlos en diferentes segmentos del analizador. Esto podría estar en el eje X o Y. Las visualizaciones resultantes pueden ser bastante impresionantes. Esta libertad para crear visualizaciones en el panel permite el análisis ad hoc de cualquier dato basado en cualquier consulta con informes inmediatos.

Plantillas de panel integradas

Asegúrese de que su software de BI de autoservicio ofrezca plantillas de panel integradas. Existe una amplia gama de estas disponibles para satisfacer sus preferencias. El servicio puede incluir una amplia variedad de estilos, gráficos y otras formas de visualización de sus datos. Los profesionales que utilizan herramientas de BI de autoservicio a menudo necesitan hacer las cosas rápidamente y no tienen tiempo para crear un panel desde cero. Estos creadores de paneles pueden facilitar el trabajo. Los paneles también se pueden activar para que se actualicen periódicamente, garantizando que sus clientes vean la información más reciente.

Variedad de opciones para compartir

La calidad de las herramientas de BI de autoservicio ofrecerá a los clientes múltiples opciones para compartir que son fáciles de implementar. Además de los informes automatizados por correo electrónico, busque funciones que permitan enviar notificaciones en horarios fijos. La creación de un área de visualización segura garantizará que los proveedores externos solo puedan ver lo que los filtros que usted tenga implementados les permitan. Otra característica puede ser tener la opción de insertar un panel en sitios web o aplicaciones externas.

Herramientas basadas en inteligencia artificial

La inteligencia artificial ha acelerado la velocidad de recopilación de datos, lo que resulta más beneficioso en una atmósfera competitiva. Una característica a buscar es una herramienta de BI de autoservicio que incorpore alarmas para cambios repentinos en los patrones empresariales. Recibir una notificación sobre un obstáculo o incluso lograr un objetivo con antelación puede resultar invaluable. Cualquier cálculo o análisis particular necesario se puede realizar en el momento.

Mejores prácticas con herramientas de BI de autoservicio

Existen mejores prácticas que las organizaciones deberán implementar para garantizar resultados ideales.

Involucre a todo el equipo

Al introducir un concepto como el software de BI de autoservicio, es esencial que todas las partes interesadas participen. Tienen que estar informados y capacitados, y sus opiniones sobre su uso deberán ser tenidas en cuenta cuando la empresa considere su implementación. Podrían haber varias preguntas sobre su eficacia, seguridad laboral personal o redundancia de roles. Será necesario abordar estas cuestiones y disipar las inquietudes. Una forma de abordar posibles preguntas es crear casos de uso que muestren cuán práctica y crucial puede ser la introducción de este software para el funcionamiento de una empresa. Además, mostrar cómo la herramienta de BI de autoservicio mejorará sus vidas ayudará a conseguir su total aceptación.

Cree un cronograma para un plan de comunicación

Dado que las herramientas de BI de autoservicio se implementan en todos los ámbitos, la comunicación con cada departamento y usuario ha de realizarse de manera efectiva. Analice quiénes son las partes interesadas, sus prioridades y su posición en el espectro del software. Abordar todas las posibles preguntas y dejar espacio para aquellas preguntas espontaneas puede ayudar a una mejor implementación.

Cree un programa de formación

Cada programa de software viene con documentación detallada y varios tutoriales que ayudan a implementarlo, úselos para crear sesiones de formación y presentar el software a todas las partes interesadas. Al igual que con cualquier proceso de trabajo nuevo, las personas necesitarán tiempo para sentirse cómodas con las nuevas funciones, paneles y métodos de funcionamiento. Necesitarán referencias para ayudarles a solucionar problemas de forma inmediata e independiente. La creación de pequeños proyectos, ejercicios y casos de uso de muestra ayudará a formar al personal.

Considere también la formación puntual. La gente olvida cómo usar las cosas y solo aprende cuando necesita las funciones.

Designe un custodio

Una excelente manera de garantizar que la comunicación sobre el software sea clara es confiar la responsabilidad de la implementación a una sola persona. Con una persona centrada en el proceso, resultará más fácil garantizar que la comunicación sea clara y que la implementación sea uniforme en todos los departamentos. Un único punto de contacto facilita que los empleados dirijan sus consultas y compartan sus ideas. Este custodio podrá averiguar cómo personalizar el software según las necesidades del personal y de la empresa de manera más efectiva.

Establezca estándares

Para presentar con éxito una visión, presentación y voz de marca únicas para su empresa, es esencial que establezca estándares para todos los procesos de análisis e informes que las herramientas de BI de autoservicio manejarán desde el principio. Desde el uso de los colores de la marca para su panel hasta tener una plantilla de gráfico universal para sus presentaciones y la ubicación del logotipo, cada pequeño aspecto marca la diferencia para garantizar que su marca sea fácilmente recordada por los clientes.

La tecnología moderna ha llevado el poder de las herramientas de BI de autoservicio a las empresas, brindándoles la oportunidad de personalizar sus enfoques y aprovechar el poder de la analítica hasta el nivel individual. Es un software que le garantiza que obtiene todos los beneficios de invertir en infraestructura y personal en el sitio pero sin tener que hacerlo. La mayoría de los proveedores de servicios de software ofrecen un período de prueba, lo cual le ayudará a explorar si el servicio encaja en el esquema de sus procesos. Este puede ser un primer paso importante para dotar a su organización de inteligencia artificial y datos.