De días a minutos: Cómo Jaspersoft^® transformó el acceso a datos e informes en el Sistema de Aeropuertos Internacionales de Alaska

El reto

Crear informes para clientes y legisladores llevaba días y consumía muchos recurso

Gestionado por el Departamento de Transporte e Instalaciones Públicas de Alaska, el Sistema de Aeropuertos Internacionales de Alaska (el Sistema), compuesto por el Aeropuerto Internacional Ted Stevens de Anchorage y el Aeropuerto Internacional de Fairbanks, es un importante centro de vuelos de carga y pasajeros y desempeña un papel fundamental en la logística mundial. Realiza el seguimiento y la gestión de millones de transacciones y actividades al año, incluidos los alquileres y cánones de aerolíneas y terminales, los arrendamientos de terrenos y las operaciones de las aerolíneas a través de un sistema denominado PROPworks. El Sistema necesita generar informes sobre los millones de actividades y transacciones financieras capturadas en PROPworks, por ejemplo:

• Tonelaje de carga

• Actividad de los pasajeros

• Número de aterrizajes

• Peso de los aviones que despegan

• Consumo de combustible

• Ingresos aéreos y no aéreos

Las compañías aéreas que pagan por el uso del Sistema confían en estos informes para conocer los ingresos del Sistema en relación con sus gastos y saber si el AIAS está por encima o por debajo de lo previsto. Además, los legisladores suelen pedir informes de actividad para fundamentar los objetivos de desarrollo económico y la planificación de infraestructuras. Sin embargo, las funciones de elaboración de informes de PROPworks no eran lo suficientemente sólidas como para satisfacer las necesidades de seguimiento de actividades y elaboración de informes del sistema.

La creación de informes para marketing, clientes y planificación estratégica requería introducir datos manualmente en Microsoft Access y procesarlos después en Excel. Este método era propenso a errores y a menudo se tardaban días en generar informes para los equipos de ventas internos y las partes interesadas externas.

«Hemos estado utilizando, aunque parezca mentira, Microsoft Access para sacar todos nuestros datos de PROPworks, ponerlos en una hoja de cálculo de Excel y luego intentar asegurarnos de que son exactos. Y tardamos literalmente días en hacerlo», explica Jodi Gould, planificadora del sistema aeroportuario internacional de Alaska.

El equipo de contabilidad tenía dificultades para generar informes a tiempo, mientras que el equipo de ventas carecía de acceso a los datos necesarios para atraer a las aerolíneas con eficacia. El sistema recurría a contratistas para recuperar y procesar los datos, lo que generaba costes adicionales y plazos más largos.

«Estábamos usando a contratistas para que sacaran datos para el equipo de ventas porque el departamento de contabilidad no podía satisfacer la necesidad», explica.

El sistema necesitaba una solución de elaboración de informes que redujera los costes, mejorara la precisión y facilitara el acceso a los informes a las distintas partes interesadas

La solución

Cómo Jaspersoft transformó los informes del Sistema de Aeropuertos Internacionales de Alaska

El Sistema de Aeropuertos Internacionales de Alaska necesitaba una forma mejor de seguir la actividad y generar informes. El antiguo sistema tardaba días en generar informes, y solo un par de personas tenían acceso y capacidad para hacerlo. Esto dificultaba no solo la capacidad de respuesta del equipo de ventas, el servicio a las cuentas existentes y la captación de nuevos negocios, sino también la respuesta de los directivos de AIAS a las consultas externas e internas.

Por eso recurrieron a Jaspersoft. Con Jaspersoft, AIAS podría automatizar los informes, reducir los tiempos de espera y facilitar el acceso a los datos a todos los equipos. La elección de Jaspersoft no se limitó a la renovación del software. Se trataba de liberar tiempo y dotar a los equipos de las herramientas necesarias para satisfacer las necesidades de los clientes y las partes interesadas externas. He aquí cómo Jaspersoft marcó la diferencia:

1. La extracción y el análisis automáticos de datos reducen el tiempo de elaboración de informes de días a minutos

Antes de Jaspersoft, la generación de informes requería mucho trabajo y era necesario extraer manualmente los datos de PROPworks y transferirlos a Excel para realizar los ajustes finales. Este proceso llevaba días y era propenso a errores debidos a la intervención humana, además de costar un tiempo valioso y plantear problemas para la toma de decisiones.

Con Jaspersoft, AIAS puede ahora generar informes en cuestión de minutos en lugar de días. Jaspersoft extrae datos de múltiples fuentes (como PROPworks) en tiempo real, lo que da como resultado informes que siempre reflejan la información más actualizada. Con Jaspersoft, Jodi y su equipo eliminaron la necesidad de extraer y transferir datos manualmente entre Access y Excel, reduciendo errores y ahorrando tiempo.

«Cuando por fin validamos que lo que sacábamos de Jaspersoft coincidía con lo que pensábamos que debía ser, fue increíble porque se tarda minutos en lugar de días. Por fin habíamos logrado quitarnos de encima que las fórmulas y las hojas de cálculo de Excel fueran correctas».

2. La organización basada en carpetas agiliza la elaboración de informes para los equipos de ventas

Antes, solo una o dos personas del equipo contable tenían acceso a los datos necesarios para elaborar los informes. Los equipos de ventas y liderazgo tenían que depender de las solicitudes por correo electrónico y esperar las respuestas antes de poder acceder a datos críticos, lo que ralentizaba las operaciones comerciales y el tiempo de respuesta a las solicitudes de datos.

La plataforma de elaboración de informes de Jaspersoft permitió al Sistema ampliar el acceso de solo dos usuarios a 12. Ahora, muchos usuarios pueden navegar fácilmente y encontrar los informes que necesitan. Jaspersoft ejecuta informes organizados en carpetas bien estructuradas, similares a un sistema de archivos. Con un acceso fácil a los informes, los equipos son más eficientes y responden mejor a las necesidades de los clientes, ya que no dependen de la contabilidad ni de contratistas externos.

«El equipo de ventas puede obtener informes por sí mismo. No hay que enviar un correo electrónico, esperar una respuesta, darse cuenta de que no es el informe correcto y volver a empezar. Todo eso se ha eliminado».

3. Los informes pixel-perfect generan gráficos listos para imprimir para uso interno y externo

Antes de Jaspersoft, la generación de informes visuales requería aplicar todo el formato manualmente, lo que llevaba mucho tiempo y a menudo daba lugar a visualizaciones incoherentes. Crear gráficos profesionales listos para imprimir es crucial para comunicar datos e informes con eficacia, especialmente cuando se presentan datos a compañías aéreas, entidades gubernamentales y partes interesadas internas.

Los informes pixel-perfect de Jaspersoft generan gráficos con el formato correcto y listos para imprimir o compartir en presentaciones. Los gráficos y tablas adaptan su formato perfectamente al diseño de la página, lo que garantiza que los informes tengan un aspecto pulido y profesional sin necesidad de ajustes manuales ni de herramientas de diseño externas. Jaspersoft incluye tipos de gráficos predefinidos (gráficos de barras, de líneas, circulares, etc.) que pueden personalizarse y exportarse a distintos formatos de archivo con un solo clic.

«Otra cosa que me gusta mucho es que, una vez extraídos los datos, puedes imprimir el gráfico y listo. No necesitas un doctorado. Tiene un aspecto realmente profesional. Nuestras aerolíneas lo notaron en cuanto cambiamos».

4. Equipos técnico y de ventas receptivos

La transición a un nuevo sistema de información requirió asistencia técnica y formación para garantizar una adopción sin problemas. Sin un equipo de asistencia de Jaspersoft comprometido y bien informado, la implantación de Jaspersoft podría haber sido lenta y ardua para los empleados y contratistas de AIAS.

Los equipos técnico y de ventas de Jaspersoft fueron muy receptivos durante todo el proceso de implementación. Trabajaron en estrecha colaboración con los contratistas del Sistema aeroportuario internaciona de Alaska, guiándoles a través de las capacidades de Jaspersoft y ayudándoles a optimizar su uso.

«Los equipos técnicos y de ventas de Jaspersoft han respondido muy bien a nuestros contratistas, que tuvieron que aprender el idioma y luego intentar averiguar cómo conseguir lo que necesitábamos»

Resultado

Menos tiempo dedicado a la gestión y resolución de problemas de los informes manuales, más espacio para tomar decisiones más inteligentes

Antes de Jaspersoft, se dedicaba una gran cantidad de tiempo a extraer datos, corregir errores y generar informes. Ahora, con los informes automatizados, ese tiempo se ha liberado. Para Jodi, esto significa pasar de estar estancada en la elaboración de informes a centrarse en la planificación estratégica de alto nivel, la mejora de los procesos y una toma de decisiones más inteligente sobre cómo se utilizan los datos en todo el sistema.

«Ahora que puedo pulsar un botón, obtener un informe, enviarlo a las aerolíneas y saber que es correcto, puedo centrarme en la siguiente ronda de cómo queremos aprovechar Jaspersoft».

La próxima gran oportunidad es integrar Jaspersoft con el Sistema de Gestión de Recursos (RMS) para realizar un mejor seguimiento del uso de las puertas de embarque y de los informes automáticos de las aerolíneas. Esta integración proporcionará visibilidad en tiempo real de los movimientos de los aviones, reducirá la introducción manual de datos y mejorará la precisión de los cargos por uso de las puertas de embarque del Sistema.

«Queremos conectar Jaspersoft al sistema RMS para poder supervisar mejor lo que nos comunican nuestras aerolíneas en cada puerta. Ahora mismo, tenemos que extraer los datos de RMS, lo cual es muy laborioso. Esa será probablemente la próxima oportunidad que nos brindará Jaspersoft».