Cómo la Asia Pacific University transformó la generación de informes para más de 700 usuarios en todo el campus con Jaspersoft

El reto

Datos en información en tiempo real limitados por las herramientas de elaboración de informes heredadas

El Centro de Tecnología e Innovación (CTI) de la Asia Pacific University (APU), que forma parte del APIIT Education Group, sirve como núcleo de software para todo el grupo educativo, que incluye un centro de idiomas, escuelas internacionales, programas de licenciatura y posgrado, y mucho más. El equipo es responsable de la creación y el mantenimiento de sistemas informáticos y de elaboración de informes que se utilizan en una amplia gama de departamentos, desde la administración académica, incluidos los directores de las escuelas, hasta las finanzas y los servicios del campus.

El CTI permite elaborar informes y análisis para casi todo: rendimiento de los estudiantes, evaluaciones docentes, transacciones financieras e incluso el sistema de campus sin efectivo de la universidad. Con numerosas responsabilidades y partes interesadas, era fundamental disponer de datos fiables y accesibles. Pero sus herramientas no daban abasto.

En aquel momento, utilizaban una combinación de Oracle Reports y hojas de cálculo. Oracle Reports podía manejar resultados básicos de tipo tabular, pero no estaba diseñado para análisis interactivos o cuadros de mando visuales. Aunque las hojas de cálculo ayudaban a rellenar los huecos, la obtención de información significativa a partir de datos brutos era lenta e incoherente.

«Cada vez que la dirección quería información, tenía que notificarlo y nosotros teníamos que generar los datos, extraerlos, y sólo entonces podíamos pasárselos. No era lo suficientemente rápido como para apoyar la toma de decisiones de liderazgo», explicó Nurul Akmal Abdullah, director de Desarrollo de Software

La necesidad de una solución de informes y análisis más rápida y flexible era evidente. El CTI necesitaba una herramienta que pudiera dar servicio a varios departamentos, adaptarse a la creciente demanda y reducir el trabajo manual.

La solución

Por qué la APU eligió Jaspersoft y cómo lo utiliza actualmente

Cuando el equipo del CTI de la APU se propuso modernizar sus informes y análisis, tenía unos objetivos claros. Querían una plataforma que permitiera profundizar en la información, acelerar la toma de decisiones y reducir el trabajo manual con los datos en todos los departamentos. Tras comparar otras dos opciones, se decidieron por Jaspersoft.

«Empezamos a explorar lo que había disponible en el mercado. Usamos Jaspersoft a modo de prueba, creamos algunos informes y enseguida vimos cómo podía ayudarnos», explica Mustafa Othman, director de Desarrollo de Software. «Empezó con un caso de análisis de alimentos para saber qué se vendía y qué no. Eso abrió la puerta».

En la actualidad, Jaspersoft desempeña un papel fundamental en las operaciones del CTI. Permite realizar todo tipo de tareas, desde cuadros de mando sobre el rendimiento de los alumnos e informes sobre la eficacia de la enseñanza hasta transacciones sin efectivo y conciliación de proveedores. La dirección académica, marketing, finanzas e incluso operaciones confían en los datos que salen de Jaspersoft para tomar decisiones oportunas.

«Casi todo el mundo en el campus lo toca de alguna manera», afirma Ismail Siraj Siddiqui, desarrollador de aplicaciones web. «Los profesores lo utilizan para la asistencia. Marketing lo utiliza para el seguimiento de las inscripciones por país. Finanzas lo utiliza para los informes mensuales. Incluso las subcontratas del aparcamiento y la cafetería tienen sus informes».

Pero no se trata sólo del volumen de informes, fuentes de datos o usuarios; se trata de control, velocidad e información. Estas son las características clave de Jaspersoft que han ayudado al CTI a desbloquear más valor en toda la universidad:

Permisos para proteger datos sensibles

Antes de Jaspersoft, era difícil asegurarse de que sólo las personas adecuadas tuvieran acceso a datos específicos. Eso era especialmente importante en un entorno académico donde la confidencialidad importa.

«Como profesor, no debería ver las encuestas de otros profesores», explicó Ismail. «Con Jaspersoft, comprueba quién ha iniciado sesión y muestra sólo los informes a los que tiene permiso para acceder».

El control de permisos detallado de Jaspersoft ayuda a la universidad a mantener la privacidad y garantiza que los usuarios sólo vean lo que es relevante para ellos. Y todo ello se integra con el sistema de autenticación existente del CTI, lo que simplifica aún más la gestión de permisos y la seguridad.

Cuadros de mando interactivos y desgloses para identificar las causas subyacentes

El CTI necesitaba algo más que informes estáticos: quería herramientas dinámicas que ayudaran a los usuarios a investigar problemas y explorar datos por su cuenta.

«Cuando ves una bandera roja en un cuadro de mandos, puedes hacer clic en ella y profundizar en los datos de origen», explica Ismail. «Profundizas y ves cuál es la causa del problema, en lugar de hacer conjeturas».

Estos informes interactivos, posibles gracias a Jaspersoft, ayudan a los responsables académicos a identificar las lagunas en el rendimiento de los estudiantes, a comprender los patrones de asistencia e incluso a supervisar el rendimiento de los nuevos servicios en tiempo real.

Fusión de datos para obtener respuestas más completas

Mucha de la información del CTI depende de datos que viven en sistemas separados, como RR. HH., historiales académicos y finanzas. Jaspersoft facilitó la unión de esos conjuntos de datos.

«Hemos creado informes que combinan RR. HH. y otros sistemas para que los usuarios tengan una visión mejor y más completa», explica Nurul. «Ayuda en todo, desde la planificación del personal hasta el análisis del uso de los recursos».

Esta capacidad de unificar datos, potenciada por la función de fuentes de datos virtuales de Jaspersoft, sin duplicar datos ni crear integraciones complejas, supuso un gran ahorro de tiempo y eliminó la necesidad de recursos humanos o informáticos adicionales.

Informes programados que reducen el trabajo manual

Antes de Jaspersoft, el equipo del CTI dedicaba mucho tiempo a preparar informes manualmente. Ahora, han automatizado gran parte de ese trabajo con informes programados.

«Hemos programado informes que se publican a primeros o finales de mes, según las necesidades de la dirección para sus reuniones», explica Ismail. «También enviamos resúmenes semanales a los proveedores externos de alimentos, para que puedan conciliar las transacciones».

Con Jaspersoft, estos informes programados pueden enviarse en múltiples formatos, incluidos Excel y llamadas API, y han ayudado al equipo a respaldar las operaciones con un esfuerzo mínimo.

Informes de autoservicio para respuestas más rápidas

Uno de los mayores cambios que Jaspersoft introdujo en el CTI fue la posibilidad de ofrecer informes de autoservicio. Esto ayudó a reducir las solicitudes repetitivas de datos que antes llegaban a través del servicio de asistencia de TI.

«Estudiamos qué tipo de solicitudes nos llegaban y convertimos las más habituales en informes de autoservicio», explica Nurul. «Ahora los usuarios pueden obtener lo que necesitan con unos pocos clics, en lugar de abrir una incidencia».

Gracias a los informes ad hoc de Jasersoft, los departamentos pueden explorar fácilmente sus propios datos, tomar decisiones más rápidamente y liberar tiempo del CTI para proyectos de mayor envergadura.

En conjunto, Jaspersoft ha desempeñado un papel clave para ayudar al CTI a pasar de los informes reactivos a la información proactiva. Jaspersoft se ha convertido en una parte esencial del funcionamiento diario de la APU, no sólo para los equipos de datos, sino para cualquier persona que tome decisiones en el campus.

Resultado

Información en minutos, menos incidencias, más control

Con la implantación de Jaspersoft, el CTI ha experimentado importantes mejoras en la forma en que se accede a los datos, se comparten y se actúa sobre ellos en toda la APU. Las decisiones que antes llevaban días o incluso semanas ahora se toman en minutos.

Toma de decisiones más rápida: «Ahora, mientras celebran una reunión, pueden informar inmediatamente a las partes interesadas», explica Nurul. «No tienen que esperar a que extraigamos los datos». Esta rapidez ha sido especialmente valiosa para la dirección, que a menudo necesita tomar decisiones rápidas en función de las tendencias de matriculación, el rendimiento académico o los datos operativos.

Menos solicitudes de soporte analítico: El equipo también experimentó un descenso en el número de incidencias de soporte. Gracias a los informes de autoservicio, muchos departamentos ya no necesitan solicitar datos básicos al CTI. Esto libera al equipo de CTI para centrarse en proyectos estratégicos de mayor envergadura en lugar de en las tareas diarias de elaboración de informes.

Cumplimiento y seguridad sin estrés: También han mejorado la privacidad y la precisión de los datos. Con unas normas de permisos claras, los usuarios sólo ven lo que tienen permitido. Esto ha contribuido a reducir la confusión y evitar el riesgo de exponer información sensible.

Jaspersoft se ha convertido en una parte vital del funcionamiento de la APU. No sólo ha mejorado la presentación de informes, sino que ahora sirve de apoyo al trabajo conjunto de toda la universidad.