Électricité de France incorpora Jaspersoft para la elaboración de informes y análisis de RR.HH., que utilizan más de 2.000 usuarios mensuales

El reto

EDF necesitaba pasar de su anterior solución SAS Analytics Software para la elaboración de informes y análisis de RR.HH

Électricité de France (EDF), líder mundial del sector energético, está especializada en la producción y distribución de electricidad. Durante casi 80 años, EDF se ha adaptado y ha evolucionado en un mercado regulado y competitivo, aprovechando la tecnología más avanzada para ofrecer soluciones fiables en todo el mundo. 

A medida que EDF seguía aumentando su presencia y su base de empleados, la empresa se enfrentaba a retos cada vez mayores con su anterior solución SAS Analytics Software para la elaboración de informes y análisis de recursos humanos.

Estos retos incluían:

• Costes elevados: La plataforma SAS Analytics Software tenía importantes costes de licencia y se enfrentaba a la obsolescencia técnica de ciertos componentes que ya no recibían soporte del proveedor de la solución. EDF necesitaba una alternativa rentable que pudiera satisfacer las necesidades analíticas y de generación de informes de la empresa. 

• Integración de macrodatos: El objetivo de EDF era utilizar su infraestructura Hadoop existente para la inteligencia empresarial avanzada (BI) a fin de estar a la altura de las exigencias de las tecnologías de big data. Sin embargo, el sistema de EDF no lo permitiría. 

• Cambio al código abierto: Las plataformas de código abierto ofrecen mayor flexibilidad, potencial de personalización y sostenibilidad a largo plazo, lo que podría ayudar a reducir la dependencia de la empresa del software propietario.

Factores financieros y operativos motivaron la decisión de EDF de explorar soluciones alternativas de informes y análisis de RR. HH. La empresa necesitaba un sistema que pudiera integrarse fácilmente con su infraestructura de big data y adaptarse a sus requisitos organizativos únicos. 

«Queríamos hacer inteligencia empresarial y utilizar todos los datos de nuestra empresa», explica David Akselrad, responsable de Valorización de Datos de RR.HH. de EDF. «Al mismo tiempo, había una política de adoptar más soluciones de código abierto para personalizar y adaptar las herramientas a nuestros casos de uso».

Esta combinación de factores financieros, tecnológicos y estratégicos sentó las bases para la transición de EDF a una nueva solución de informes y análisis de recursos humanos.

La solución

EDF recurre a Jaspersoft para capacitar a los usuarios, garantizar la seguridad y ofrecer informes escalables

EDF necesitaba una solución analítica sólida para abordar los retos y objetivos financieros, tecnológicos y estratégicos de la empresa. Un miembro del departamento financiero recomendó Jaspersoft basándose en una experiencia positiva anterior. EDF identificó la plataforma de Jaspersoft como una firme candidata para sustituir a su costosa y limitadora solución de software SAS. Jaspersoft podía mejorar el acceso a los datos de EDF, capacitar a sus usuarios e integrarse con los sistemas de big data existentes en la empresa. 

Así fue como Jaspersoft no sólo satisfizo las necesidades inmediatas de EDF, sino que también estableció una base escalable para el análisis de recursos humanos:

1. Informes ad hoc

El equipo de RR.HH. de EDF necesitaba dar respuesta a las necesidades específicas de generación de informes de varios grupos, incluidos los directores de RR.HH., los directores de personal y los empleados. Para lograrlo, EDF tenía que reducir su excesiva dependencia de los equipos técnicos para las frecuentes solicitudes de informes ad hoc. Las funciones de BI de autoservicio de Jaspersoft incluyen terminología empresarial y funciones de arrastrar y soltar, que permiten a los usuarios crear informes personalizados de forma independiente. 

Crear, ajustar y distribuir rápidamente informes personalizados hace que los empleados sean autosuficientes y aumenta la eficacia operativa. Jaspersoft permite a los usuarios avanzados de RR.HH. abordar rápidamente las necesidades críticas de elaboración de informes sin sobrecargar los recursos técnicos.

«Capacitamos al usuario para que pueda utilizar su BI de autoservicio», nos cuenta Akselrad. «No necesita pedirle a otra persona que lo haga. Puede coger todos los datos clasificados con nombres de empresas y encontrarlos muy fácilmente».

2. Informes preformateados con Jaspersoft Studio

EDF necesitaba informes preformateados para mantener la coherencia y la precisión en las tareas recurrentes de elaboración de informes, como el seguimiento de la finalización de la formación de los empleados y las estadísticas de la plantilla. Jaspersoft Studio permite a EDF crear un formato de informe estándar y permite a los directivos extraer informes para sus necesidades individuales, incluidos perfiles profesionales, métricas de igualdad de género y actualizaciones de formación. Ahora, los empleados y directivos pueden acceder fácilmente a estos informes a través de la intranet, lo que les ahorra tiempo a la hora de realizar informes y seguimientos rutinarios. 

«Podemos hacer informes preformateados para cualquier cosa, pero además Jaspersoft nos permite desarrollarlos para necesidades recurrentes», compartió Akselrad. «Los directivos pueden acceder a estos informes y filtrarlos directamente».

3. Compartir y programar informes

Al revisar los informes con regularidad, los equipos de RR.HH. pueden detectar fácilmente si los empleados se retrasan en los planes de formación o si disminuyen las métricas de diversidad. RR.HH. también puede informar a los directivos proporcionándoles visibilidad en tiempo real de las métricas clave, como las estadísticas de personal a nivel de departamento y equipo y los puntos de datos de formación. 

EDF utiliza Jaspersoft para compartir informes con grupos de usuarios definidos y distribuirlos automáticamente. Los informes programados de Jaspersoft reducen el tiempo que se tarda en consultar un cuadro de mandos independiente y garantizan que los jefes de equipo siempre dispongan de la información más reciente sobre las métricas de sus empleados. 

«Podemos compartir informes y planificarlos, para que todo esté unificado», añadió Akselrad. «Es estupendo tenerlo todo en una sola herramienta». 

4. Campos de datos calculados

El equipo de análisis de datos de RR.HH. de EDF necesitaba un método para generar métricas estandarizadas, como las horas de trabajo de los empleados, que no están disponibles en los datos brutos. Los cálculos eran necesarios para que el resto de la organización dispusiera sistemáticamente de esas métricas para elaborar informes precisos.

Jaspersoft permite a los administradores crear campos de datos calculados, con lo que EDF puede definir métricas calculadas directamente dentro del sistema. Esto elimina el riesgo de discrepancias causadas por cálculos manuales realizados por personas o equipos distintos. 

«Calculamos [ciertos campos de datos] con las reglas, y los usuarios pueden acceder a nuestros campos de datos calculados sin complejidad», explicó Akselrad. «De lo contrario, podrían calcularlo ellos mismos y utilizar algoritmos diferentes, creando incoherencias"». 

5. Página de inicio personalizada

EDF publica internamente una página de análisis que proporciona a los usuarios novedades cruciales sobre estados de actualización de datos, advertencias de fiabilidad y otros detalles clave del sistema. Esta transparencia reduce la falta de comunicación y los errores en los datos. Todos los usuarios se benefician de un acceso inmediato a las últimas actualizaciones del sistema, lo que garantiza un uso preciso y eficaz de los datos. 

Sin una página de inicio de análisis alojada en Jaspersoft, EDF corre el riesgo de confundir a los usuarios finales. En lugar de disponer de una fuente de información para mantener a todo el mundo alineado, EDF estaría limitada a correos electrónicos puntuales o canales de chat internos en los que a menudo se pierde la información. 

«Cuando los usuarios se conectan a Jaspersoft, la página de inicio muestra si los datos están actualizados y son utilizables o si hay advertencias», afirma Akselrad. «Esto ahorra tiempo y mantiene a todos informados en una sola herramienta».

6. Seguridad y control de acceso

Se requieren estrictas medidas de seguridad para gestionar datos sensibles de RR.HH., como nóminas, registros de formación y datos demográficos de los empleados. Estas medidas protegen la intimidad de los empleados y hacen que EDF cumpla la normativa legal. EDF necesitaba un sistema para aplicar controles de acceso y evitar la visualización no autorizada o el uso indebido de sus datos de RR.HH. 

Jaspersoft proporciona un sistema de control de acceso fiable y basado en funciones que muestra a los usuarios únicamente los datos a los que están autorizados a acceder. Su modelo de seguridad jerárquica permite a los directivos ver los datos de sus equipos y a los altos ejecutivos acceder a conjuntos de datos más amplio. La integración con el inicio de sesión único (SSO) simplifica aún más la autenticación de usuarios y la configuración del acceso. Además, Jaspersoft permite a EDF restringir las exportaciones de datos no autorizadas, lo que reduce el riesgo de que la información sensible salga de la organización. 

«Es importante proteger los datos personales para que los usuarios sólo puedan ver los datos que están autorizados a ver», afirma Akselrad. «Por ejemplo, yo sólo puedo ver los datos de mi equipo, pero mi jefe ve los datos de todos los equipos. Este acceso basado en funciones funciona bien y es esencial para los datos de RRHH».

Resultado

EDF transforma los informes de RR.HH. con Jaspersoft, permitiendo a los analistas de RR.HH., directivos y empleados disponer de análisis seguros, eficientes y fiables

Jaspersoft se ha convertido en la piedra angular de la estrategia de informes y análisis de recursos humanos de EDF. La plataforma ofrece valor operativo y estratégico a los equipos de RR.HH., a los usuarios de análisis avanzados y a los empleados que necesitan informes ad hoc.

Entre las ventajas más significativas de adoptar Jaspersoft se encuentran las siguientes:

• Amplio alcance en toda la organización: En la actualidad, EDF ofrece informes basados en Jaspersoft a más de 2000 usuarios mensuales y 80.000 usuarios anuales. De este modo, el equipo de RR.HH., los directivos y los empleados pueden acceder a los datos sin esfuerzo, lo que agiliza la toma de decisiones y permite que los empleados se hagan cargo de sus datos de formación y sus carreras profesionales.

• Mayor eficacia en la elaboración de informes: Las funciones de elaboración de informes ad hoc y preformateados de Jaspersoft han reducido la dependencia de EDF de su equipo informático para generar informes. El equipo de RR.HH. puede crear y gestionar informes de forma independiente, ahorrando tiempo a la organización y reduciendo la necesidad de recursos técnicos adicionales.

• Seguridad y conformidad sin fisuras: Los controles de acceso basados en funciones y la integración de usuarios externos de Jaspersoft mejoraron considerablemente la seguridad de los datos de la empresa. Los datos sensibles de RR.HH. están salvaguardados, lo que garantiza el cumplimiento de la normativa y protege la privacidad de los empleados, al tiempo que proporciona acceso a los directores y ejecutivos adecuados.