AssetMetrix réduit le temps de production des rapports de plusieurs jours à quelques minutes seulement, et réduit la dépendance informatique pour chaque rapport

Défi

Fondée en 2013 à Munich, AssetMetrix est une entité dérivée d'un gestionnaire de fonds de fonds en private equity (PE) ayant connu un grand succès. Grâce à son ADN des marchés privés, à sa mentalité axée sur les solutions et à son expertise technologique approfondie, AssetMetrix comprend de première main les défis auxquels sont confrontées les entreprises du marché privé. AssetMetrix permet aux limited partners (LP), general partners (GP) et prestataires d'actifs d'accélérer leur transformation numérique dans une classe d'actifs en pleine croissance. La société propose des services d'externalisation dans les domaines de la collecte de données, de l'administration des fonds, de l'établissement de rapports et de l'analyse, afin d'améliorer l'efficacité et l'évolutivité des opérations de middle et de back-office.

Le reporting est essentiel pour le secteur du capital privé, car il permet aux investisseurs privés d'avoir une vision claire de l'évaluation, de la performance et du risque du portefeuille d'investissement. Lorsque les gestionnaires d'actifs ne sont pas en mesure de produire en temps voulu des rapports précis sur les portefeuilles et les performances, leurs partenaires perdent confiance et risquent de détourner leurs futurs capitaux vers d'autres gestionnaires d'actifs.  

Michael Hoffmann est l'actuel directeur adjoint des opérations d'AssetMetrix (Deputy COO) et est responsable de la gestion des produits et des services de reporting. Lorsqu'il a rejoint l'entreprise, l'une des premières initiatives de Michael a été la refonte de la technologie utilisée pour créer les rapports des clients.

Avant l’arrivée de Michael au sein de la société, AssetMetrix combinait plusieurs plateformes pour ses rapports. Un système de reporting a permis d'extraire et d'organiser les données, tandis qu'un autre système a permis de créer des visualisations. Si ces solutions semblaient réalisables sur le papier, elles ont posé de nombreux problèmes dans la pratique :

• Consommation de temps : la conception, la production et la correction des rapports prenaient des jours et souvent plus d'une semaine.  
• Taux d'erreur élevés : les spécialistes des rapports ont souvent trouvé des divergences et des erreurs, ce qui a nécessité des vérifications minutieuses.
• Des rapports rigides : AssetMetrix ne pouvait pas réutiliser les solutions de reporting déjà développées pour de nouveaux clients.

La technologie de reporting d'AssetMetrix nuisait à la valeur ajoutée pour les clients et entravait les opérations internes. Michael recherchait une solution de reporting de bout en bout capable de produire rapidement et de manière fiable des volumes importants de rapports sophistiqués.

Solution

Michael a constitué une équipe interfonctionnelle d’intervenants techniques et commerciaux pour les processus de sélection, de planification et de mise en œuvre. Ensemble, ils ont établi des critères rigoureux pour évaluer chaque solution potentielle.  

Ils ont finalement choisi Jaspersoft. Selon Michael, la décision de choisir Jaspersoft se résume à quatre raisons.

1. Fiabilité et facilité de maintenance dès l'installation

Malheureusement, les erreurs fastidieuses liées à l'intégration de deux systèmes étaient fréquentes avec l'ancienne solution de reporting d'AssetMetrix. Ses spécialistes du reporting et ses développeurs devaient résoudre des problèmes sur plusieurs plateformes et réexécuter des rapports à plusieurs reprises avant de résoudre les problèmes. Les résolutions qui auraient dû prendre des heures prenaient une journée et parfois plusieurs jours.

Jaspersoft teste minutieusement et optimise les modèles de rapport pour les cas d'utilisation courants. Cela minimise le risque d'erreurs potentielles liées au codage manuel et aux processus complexes de conception de rapports.  

« Jaspersoft nous a permis de faire un énorme bond en avant en termes de fiabilité », a déclaré Michael. « Lorsque nous avons besoin d'ajuster un rapport et de le réexécuter rapidement, nous ne nous préoccupons pas des divergences d'une instance de rapport à l'autre. D'autre part, notre ancien système avait un processus de production beaucoup plus long et davantage d'étapes manuelles. Si nous apportions des modifications au rapport, nous devions revérifier les 100 pages du rapport du début à la fin. »  

En outre, la gestion centralisée des données de Jaspersoft permet à AssetMetrix de normaliser facilement les sources de données, les connexions et les requêtes dans tous les rapports. Cette cohérence garantit que tous les rapports sont exacts et à jour, et réduit ainsi le risque de divergences dues à un traitement incohérent des données.  

« Jaspersoft nous a aidés à élaborer une solution facile à maintenir qui ne nécessite pas l'attention constante d'un développeur », ajoute Michael. « Nous avons éliminé l'infrastructure complexe qui impliquait la connexion de logiciels propriétaires distincts et l'extraction de données à partir de différentes sources. Avec Jaspersoft, nous sommes passés à une seule base de données et nous avons également harmonisé les points de données avec des modèles clairs dans des fichiers individuels, une base de données de configuration claire et une base de données de traduction. L'architecture plus moderne de Jaspersoft nous permet de maintenir l'ensemble. »  

2. Rapidité et simplicité de production des rapports

La correction des erreurs entraînait de sérieux problèmes de délai avec l'ancienne solution de reporting. Chaque ajustement impliquait la réexécution de rapports, et la création et la réexécution des rapports existants prenaient de plusieurs heures à trois jours.  

Des difficultés sont apparues en raison d'un trop grand nombre de processus manuels, de processus secondaires et d'interactions technologiques imparfaites. Comme l'explique Michael, cela se produit lorsqu'une solution de reporting dépend de plusieurs plateformes effectuant des tâches distinctes.  

D'autre part, Jaspersoft accélère le processus de production des rapports grâce à de nombreuses fonctionnalités spécialisées. La plateforme a été conçue dès le départ pour produire rapidement des rapports, et elle est donc spécialisée pour répondre aux besoins exacts de nombreux GP et LP. Voici quelques-unes de ses caractéristiques :

• Mise en cache des résultats des requêtes
• Modèles personnalisables
• Edition par glisser-déposer
• Interface utilisateur intuitive
• Mise à jour des rapports en temps réel

« Nous avons constaté les économies de temps dès notre premier essai de Jaspersoft, » explique Michael. « Les premiers rapports ont été exécutés en quelques secondes. Nous produisons désormais des rapports sophistiqués de plusieurs centaines de pages dont la génération ne prend qu'une ou deux minutes. Cette solution est très rapide par rapport à notre ancien moteur de reporting. »

3. Flexibilité et personnalisation des rapports

De nombreux GP et LP ont une idée différente de ce qu'est un bon rapport d'investissement, qu'il s'agisse de la police ou de la mise en page. L'ancienne solution de reporting d'AssetMetrix ne pouvait pas répondre aux nombreuses demandes de personnalisation des clients, telles que des mises en page spécialisées, des rapports plus longs et des variantes.

Avec Jaspersoft, AssetMetrix peut rapidement prendre en charge la quasi-totalité des personnalisations de rapports. L'équipe de Michael peut répondre à un plus grand nombre de demandes de ses clients en s'appuyant uniquement sur des ressources internes, telles que des modèles réutilisables et des outils de reporting ad hoc.

« Nous avons toujours su que chaque GP et LP avait des exigences très spécifiques en matière de rapports, souvent très différentes les unes des autres », a déclaré Michael. « Les numéros de mise en page, les polices de caractères et la langue sont autant d'éléments qui doivent être personnalisés en fonction du client. Il est formidable de constater que nous sommes en mesure de répondre à de tels besoins de personnalisation dès le départ avec notre propre équipe informatique spécialisée et relativement petite, sans avoir besoin de faire appel à Jaspersoft ou à d'autres experts externes. »  

AssetMetrix utilise également les capacités multilingues de Jaspersoft, notamment l'anglais, l'allemand et le français. La création de rapports soignés et professionnels en plusieurs langues a aidé l'entreprise à se développer dans d'autres régions.

4. Des rapports parfaits au pixel près

Les rapports de performance des GP doivent répondre à des exigences spécifiques, allant jusqu'à l'emplacement du texte, des images et des tableaux. Un rapport mal présenté et difficile à lire peut avoir un impact sur la perception des LP qui ont fait confiance au gestionnaire d'actifs en investissant leur capital.  

Sans des plateformes comme Jaspersoft, la création de mises en page parfaites au pixel près nécessite des processus manuels étendus et des compétences techniques spécialisées. Ces compétences informatiques sont souvent difficiles à recruter et à déployer.  

« La principale difficulté résidait dans le fait que nous utilisions une combinaison de deux outils », explique Michael. « Les deux outils produisaient indépendamment les résultats, qui devaient ensuite être combinés à l'aide d'une macro et d'un travail manuel. Le résultat n'était pas parfait au pixel près et de nombreux ajustements manuels étaient nécessaires. C'est pourquoi le fait de disposer de tableaux et de graphiques à partir d'une solution unique dans Jaspersoft a été un atout majeur pour nous. »

Jaspersoft propose une série d'outils qui permettent d'établir des rapports parfaits au pixel près :

• Contrôle précis de la mise en page
• Fonctionnalités interactives
• Traitement complet des données
• Outils de test et de prévisualisation
• Prise en charge de plusieurs formes de sortie, telles que PDF, HTML et Excel
• L'éditeur « vous obtenez ce que vous voyez » (WYSIWYG) de Jaspersoft Studio  

Résultats

Grâce à Jaspersoft, AssetMetrix a réduit le temps de création des rapports d'investissement de trois jours en moyenne à quelques minutes. Les GP s'appuient sur ces rapports d'investissement détaillés et opportuns pour instaurer la confiance avec les LP et justifier les fonds futurs. L'efficacité opérationnelle de l'entreprise et l'expérience du client s'en trouvent améliorées.

« Nous sommes beaucoup plus efficaces qu'auparavant », conclut Michael. « En 2019, nous consacrions en moyenne trois jours et de nombreux cycles à la production d'un rapport. Désormais, nous pouvons produire un rapport, le réviser et le publier pour nos clients en quelques heures, alors que la production en tant que telle ne prend que quelques minutes. C'est un avantage commercial considérable. »

Le volume, l’audience et la sophistication des rapports d'AssetMetrix ont augmenté parallèlement à la croissance rapide de l'entreprise. Selon Michael, Jaspersoft a considérablement aidé AssetMetrix à développer ses activités sans ajouter de ressources supplémentaires.