Le moteur de reporting de la réception de KOA capture des millions de réservations sur plus de 500 sites grâce à Jaspersoft®

Défi

Kampgrounds of America, Inc. (KOA) est une organisation franchisée qui compte plus de 500 établissements, chacun offrant des expériences de camping familiales à travers les États-Unis et le Canada. L'entreprise utilise le même logiciel de réception pour toutes les opérations de réception de tous les sites, y compris les réservations, les arrivées, les promotions et les rapports.

En outre, les propriétaires de franchises et les dirigeants de l'entreprise KOA s'appuient sur les rapports pour diverses fonctions. Le logiciel contribue à gérer les réservations à venir, l'attribution des sites, les performances commerciales générales et les tendances futures en matière de réservation.

L'écosystème technologique évoluant sans cesse, KOA avait besoin de moderniser le moteur de reporting utilisé dans son logiciel propriétaire de réception. L'ancien moteur de reporting du franchiseur était construit en interne. Cette situation a créé plusieurs défis pour l'entreprise en pleine croissance, notamment :

• Technologie dépassée : il était de plus en plus difficile de recruter des développeurs de logiciels capables de produire des rapports modernes et visuellement attrayants avec leurs outils existants.
• Problèmes de personnalisation et de flexibilité : l'organisation a créé des rapports personnalisés pour des groupes d'utilisateurs spécifiques, notamment les exploitants de terrains de camping, les dirigeants d'entreprise et le personnel d'accueil. Ce processus était complexe et prenait du temps.
• Capacités limitées en matière de libre-service : le système précédent ne permettait pas aux utilisateurs d'interagir avec les rapports. L'équipe de développement était donc chargée de personnaliser les rapports en fonction des besoins des différents utilisateurs.

Jef Sutherland, développeur de rapports, a dirigé l'initiative visant à moderniser le moteur de rapports de la réception, qui était utilisé presque quotidiennement pour éclairer les décisions critiques de l'entreprise.

Solution

En réponse à ces défis, le directeur informatique de Jef a recommandé Jaspersoft pour réorganiser le moteur de reporting. Fort de son expérience passée, il était convaincu que Jaspersoft pourrait facilement répondre aux besoins sophistiqués de KOA.

L'objectif était de créer une expérience de reporting qui soit totalement intégrée au logiciel de gestion de l'organisation. Pour ce faire, KOA avait besoin d'un système robuste pouvant fonctionner en backend. Le système donnerait à son logiciel interne l'impression d'avoir été conçu à partir de zéro, avec de solides capacités de création de rapports.

Plusieurs facteurs ont motivé la décision de mettre en œuvre Jaspersoft, notamment la facilité d'utilisation, l'excellence de l’assistance à la clientèle et la flexibilité de la plateforme.

Conception intuitive de Jaspersoft Studio

Les outils de conception intuitifs de Jaspersoft Studio permettent aux utilisateurs de générer rapidement des rapports fonctionnels, attrayants et esthétiques. La rapidité et la facilité d'utilisation de la plateforme ont permis à Jef de migrer rapidement des années d'anciens rapports sans temps d'arrêt ou de retard significatif.

Jaspersoft Studio est doté de fonctions puissantes et d'outils conviviaux qui s'adressent aussi bien aux débutants qu'aux utilisateurs avancés. En combinant Jaspersoft Studio et Visualize.js, KOA a pu créer des rapports interactifs qui permettent aux utilisateurs de trier, de filtrer et d'interagir avec les données en temps réel, sans travail de développement supplémentaire.

« Avant Jaspersoft, nous devions créer des graphiques en HTML, ce qui prenait beaucoup de temps et nécessitait une courbe d’apprentissage importante », explique Jef. « Mais Jaspersoft Studio rend la création de rapports beaucoup plus facile et rapide. De plus, Jaspersoft Studio nous aide à assurer la maintenabilité lorsque nous recrutons de nouveaux développeurs. Enfin, la modernisation : Jaspersoft propose des mises à jour de rapports et de visualisations, ce qui m'évite d'avoir à me tenir au courant des derniers outils par moi-même. »

Assistance à la clientèle à long terme

Jef a travaillé avec le même responsable de l’assistance à la clientèle de Jaspersoft pendant plusieurs années. Il souligne à quel point il apprécie de travailler en partenariat avec une entreprise qui peut conserver un personnel d’assistance expérimenté et utile. L'équipe d'assistance de la plateforme s'est engagée à comprendre les besoins de KOA et a fourni des solutions sur mesure pour la situation spécifique de Jef.

« L'équipe d'assistance de Jaspersoft connaît vraiment son produit et elle est sincèrement intéressée par les moyens à mettre en œuvre pour me mettre sur la bonne voie », a déclaré Jef. « Je ne pense pas que ce soit une caractéristique habituelle en matière de service à la clientèle. »

Flexibilité des feuilles de calcul et évolutivité à l'échelle de l'entreprise

Les campeurs se rendent dans les établissements de la franchise des millions de fois chaque année. Pour améliorer ces processus, un membre du personnel de KOA a utilisé une feuille de calcul pour créer un rapport sur l'occupation des lieux. Il affichait les réservations et les annulations sur les deux dernières semaines, y compris une ligne de tendance pour chaque ligne. Cela permet aux propriétaires de franchises et aux dirigeants d'entreprises d'évaluer les performances de l'entreprise avec une meilleure visibilité en temps réel.

Le rapport d'occupation personnalisé de KOA avait une valeur évidente, mais il n'était pas extensible à l'ensemble de l'organisation et n'était pas non plus gérable sous forme de feuille de calcul. L'équipe de développement devait créer des rapports personnalisés répondant aux besoins spécifiques des différentes équipes. Ce processus était complexe et prenait beaucoup de temps lorsque l'on utilisait l'ancien moteur de reporting interne de KOA.

Jaspersoft offre aux utilisateurs la possibilité de produire facilement des rapports fonctionnels et conviviaux. La reproduction du rapport d'état de l'occupation dans Jaspersoft a permis d'accroître l'interactivité avec les utilisateurs en fonction des besoins de l'entreprise. Cela a permis à l'équipe de développement de KOA de publier le rapport afin qu'il soit largement utilisé par les propriétaires de franchises, les dirigeants d'entreprises et le personnel d'accueil.

« Grâce à la puissance et à la flexibilité de Jaspersoft, je peux créer rapidement presque n'importe quel rapport avec une précision absolue, puis l'améliorer encore en fonction des besoins opérationnels », a ajouté Jef. « Je n'ai jamais dû répondre à une demande d'un utilisateur en disant : c'est impossible avec Jaspersoft. »

Résultats

La mise en œuvre de Jaspersoft a permis aux campings KOA de disposer d'un moteur de reporting plus efficace et plus convivial. Elle a amélioré les capacités opérationnelles et décisionnelles, y compris pour les propriétaires de franchises et la direction de l'entreprise.

Jef et son équipe s'appuient sur Jaspersoft pour moderniser les rapports de la réception de KOA depuis plus de sept ans. Cela a donné lieu à plusieurs réalisations importantes :

• Augmentation de l’efficacité : avec Jaspersoft, KOA peut générer des rapports plus rapidement que jamais. Ce processus rationalisé permet de gagner du temps et de répondre plus rapidement aux demandes de données émanant de différents groupes d'utilisateurs.
• Amélioration des éléments visuels et des fonctionnalités : les rapports modernes et visuellement attrayants générés par Jaspersoft Studio constituent une amélioration significative par rapport au système précédent. Les rapports bien conçus offrent une meilleure fonctionnalité, ce qui facilite l'extraction d'informations significatives à partir des données.
• Responsabilisation des utilisateurs : les fonctionnalités en libre-service alimentées par Visualize.js permettent aux utilisateurs de KOA d'interagir avec les rapports d'une nouvelle manière. Par exemple, les utilisateurs peuvent désormais trier et filtrer les données des rapports sans demander de personnalisation à l'équipe de développement.
• Évolutivité et flexibilité : le nouveau système de reporting peut gérer les besoins croissants en données du réseau en expansion de KOA. L'architecture évolutive de Jaspersoft permet au système d'évoluer avec l'entreprise, en accueillant de nouveaux utilisateurs et de nouveaux rapports en fonction des besoins.

Jef est impatient de développer le puissant moteur de reporting qu'il a mis en place avec son équipe. Grâce à Jaspersoft, Jef voit de nombreuses opportunités pour faire passer les tableaux de bord et l'interactivité au niveau supérieur pour l'ensemble des utilisateurs de KOA.