Les 5 meilleures façons de réorganiser vos rapports pour la nouvelle année

Une fois que vous avez fait les recherches et les efforts nécessaires pour mettre en place vos rapports et vos capacités d'analyse dans votre application, il est naturel d'avoir l'impression d'avoir rayé une tâche importante et de l'avoir placée dans les éléments « terminés » de votre liste de choses à faire. Toutefois, quelle que soit la rigueur avec laquelle vous établissez vos rapports, vous devez régulièrement mettre à jour votre stratégie pour assurer votre compétitivité dans l'environnement commercial actuel, qui évolue rapidement. 

Pourquoi devriez-vous réviser vos rapports ?

Avec environ 75 % des entreprises prévoyant d'adopter de nouvelles technologies au cours des quatre prochaines années, les indicateurs de performance peuvent évoluer rapidement. Des informations très pertinentes pour les objectifs de l'entreprise dans un passé récent peuvent ne plus l'être si les capacités techniques ou les objectifs de l'entreprise évoluent. L'examen des rapports permet de s'assurer que les utilisateurs finaux tirent les informations les plus précieuses de vos analyses et prennent des décisions qui ont un impact sur vos résultats. 

Maintenir l'exactitude et la pertinence

Pour être utiles, les rapports doivent être précis et pertinents. Comprendre en profondeur une mesure qui n'est pas liée à la réalisation d'un objectif commercial est une perte de temps. C'est l'un des aspects les plus délicats d'une analyse efficace, car les nouvelles applications modifient rapidement les méthodes de travail des entreprises. Par exemple, un service clientèle qui a toujours utilisé le temps passé sur les appels comme mesure de la productivité peut trouver que ce chiffre n'est pas pertinent s'il a récemment mis en place des agents de service clientèle IA pour traiter la majorité des problèmes des clients. 

Amélioration de la prise de décision

Les utilisateurs finaux s'appuient sur les rapports pour prendre des décisions fondées sur des données. Prendre des décisions sur la base de données obsolètes ou inexactes, c'est courir à la catastrophe. En actualisant vos rapports pour les connecter à tous les systèmes et points de données pertinents, vous fournirez à vos utilisateurs finaux des informations de haute qualité susceptibles d'entraîner des améliorations stratégiques. 

Améliorer la communication et la transparence

Même si les données sont exactes, mises à jour et pertinentes et qu'elles contiennent toutes les informations dont les utilisateurs finaux ont besoin pour prendre des décisions éclairées, elles ne seront pas utiles si elles ne sont pas clairement communiquées aux bonnes parties prenantes. La révision de vos capacités d'analyse vous permettra de générer des rapports intuitifs, faciles à comprendre même pour les parties prenantes non techniques. Assurez-vous que vos listes de distribution de rapports et vos calendriers sont mis à jour afin que les bonnes personnes reçoivent les bons rapports au bon moment. 

Augmenter l'efficacité et la productivité

Des rapports complets et transparents permettent d'obtenir des informations exploitables que les utilisateurs finaux peuvent exploiter pour accroître l'efficacité et la productivité, que ce soit en mesurant précisément les performances ou en déterminant la meilleure façon d'allouer les ressources. Les rapports mis à jour peuvent également identifier les goulets d'étranglement dans les flux de travail que les utilisateurs peuvent cibler pour les améliorer. 

Un guide étape par étape pour améliorer les rapports 

La révision de vos rapports ne sera pas aussi complexe et fastidieuse que leur création. Cependant, vous gagnerez à adopter une approche structurée. 

Recueillir des informations

Commencez par demander à vos utilisateurs finaux de vous faire part de leurs commentaires sur la manière dont ils utilisent leurs rapports. Vous pouvez le faire par le biais de groupes de discussion, d'enquêtes par courrier électronique ou de mécanismes de retour d'information dans l'application. Quelques questions que vous pouvez poser : 

• Quelles sont les sections les plus utiles d'un rapport ? 

• Quels sont les points qui manquent de clarté ou qui ne sont pas nécessaires ? 

• Y a-t-il des données manquantes qui auraient été utiles ?

Analyser l'état actuel

Pour progresser, il est essentiel de savoir où l'on se situe actuellement. Passez en revue vos objectifs afin de les réaffirmer ou de les modifier. Sur la base de vos objectifs, évaluez l'efficacité de vos méthodes. En particulier, évaluez la conception et la manière dont elle répond aux besoins de vos utilisateurs finaux. 

Identifier les domaines à améliorer

Sur la base des résultats obtenus jusqu'à présent, identifiez les domaines dans lesquels votre rapport peut être amélioré. Quelques domaines potentiels : 

Contenu

En ajoutant ou en supprimant des données, vous pourrez peut-être créer de meilleurs rapports. Il se peut que vous deviez clarifier les explications ou fournir davantage de contexte pour rendre les données plus accessibles et exploitables. En vous concentrant sur les indicateurs clés, vous pouvez peut mettre en évidence les informations les plus utiles tout en permettant aux utilisateurs finaux de les approfondir s'ils le souhaitent.

Conception

La conception ne consiste pas à faire des changements décoratifs. L'amélioration de l'attrait visuel des tableaux et des graphiques les rend plus faciles à comprendre et à exploiter. Cherchez à améliorer la lisibilité par une meilleure mise en forme. 

Livraison

Vous pouvez peut-être rendre vos rapports plus utiles à vos clients en proposant davantage d'options de livraison. Pensez à mettre en place des tableaux de bord interactifs et des présentations personnalisables. De plus en plus de personnes accèdent à l'analyse des données via des smartphones ou des tablettes, l'optimisation mobile peut rendre les rapports plus faciles à lire et à consulter. 

Mettre en œuvre les changements et procéder à l'itération

Après avoir identifié les changements que vous souhaitez apporter, établissez un ordre de priorité en fonction de ceux qui auront le plus d'impact. Mettez en œuvre les mesures qui amélioreront le plus la convivialité, puis descendez dans la liste des mesures ayant moins d'impact. 

Testez vos modifications en expérimentant différentes approches. Demandez à vos utilisateurs finaux ou à vos groupes de discussion de vous faire part de leurs commentaires et utilisez-les pour affiner vos changements.

Exemples d'améliorations spécifiques 

La plupart des plateformes de reporting peuvent bénéficier des types d'améliorations suivants : 

Meilleures visualisations

De bonnes visualisations permettent de transmettre rapidement des informations complexes à partir de tableaux de données denses. Les diagrammes et les graphiques sont plus faciles à comprendre que les données brutes, et les utilisateurs peuvent plus facilement identifier les tendances, les corrélations et les causes profondes à l'aide de données visuelles. 

Ajouter un résumé

Toutes les personnes qui vérifient un rapport n'ont pas besoin d'informations détaillées sur chaque variable. En ayant une vue d'ensemble concise des principaux résultats, les parties prenantes qui ont besoin de comprendre ce qui se passe, mais qui ne veulent pas se perdre dans les détails, peuvent rester informées. 

Utiliser des titres et sous-titres clairs

De même, en divisant les rapports en différentes sections et en utilisant des titres et sous-titres simples et pertinents, vous permettrez à vos utilisateurs finaux de trouver facilement les informations dont ils ont besoin. Toutes les sections d'un rapport ne sont pas forcément importantes pour tout le monde. Le fait d'offrir un accès rapide aux différentes sections favorisera une collaboration plus efficace entre les différentes personnes et équipes. 

Mettre en évidence les principaux enseignements

Utilisez des éléments visuels forts, tels que des codes de couleur ou des encadrés, pour mettre en évidence les points les plus importants. Les utilisateurs peuvent suivre s'ils ont besoin de plus de détails, mais un simple coup d'œil leur permet d'avoir une compréhension immédiate. 

Intégrer des éléments interactifs

Les rapports interactifs sont plus attrayants et plus instructifs. En permettant aux utilisateurs d'interagir directement avec les données grâce à des fonctions de reporting telles que les filtres, les opérations de drill-down ou drill-up, les tableaux de bord et les différentes vues, vous leur permettez de trouver les informations qui leur sont les plus utiles. 

Comment Jaspersoft peut vous aider

Jaspersoft fournit une plateforme de reporting et d'analyse personnalisable, flexible et évolutive que vous pouvez intégrer à vos applications afin de favoriser la prise de décisions stratégiques pour vos utilisateurs finaux. Nos dernières mises à jour comprennent des améliorations de l'interface utilisateur pour une utilisation plus intuitive. 

Nous avons également inclus des paramètres ad hoc afin que vous puissiez activer des rapports en libre-service pour l'exploration des utilisateurs finaux. Les nouvelles fonctions d'exploration et d'alerte permettent aux utilisateurs d'obtenir une vue plus granulaire des données lorsque cela est nécessaire, tout en contrôlant les données et en notifiant les parties prenantes concernées en cas de changement significatif. 

Les nouvelles mises à jour ainsi que de nombreuses autres, telles que des améliorations en matière de sécurité et d'observabilité, vous permettent de créer plus de valeur pour vos utilisateurs finaux grâce à des rapports dynamiques et interactifs. Contactez nous aujourd'hui pour en savoir plus.