Qu’est-ce qu’un rapport ad hoc ?

Ad hoc est un terme latin qui se traduit par « à ceci ». Toutefois, ce terme est également compris comme « en cas de besoin » ou « selon les besoins ». On parle de rapports ad hoc lorsque des rapports sont générés ou créés à la demande. Ils sont généralement créés pour un usage spécifique ou pour répondre à une question précise. Par exemple, si une entreprise organise des soldes pour les fêtes de fin d’année et qu’elle souhaite connaître le volume des ventes dans un magasin spécifique, les ventes d’un certain produit ou le montant global des remises accordées aux clients.

Les rapports traditionnels nécessitent des spécialistes techniques pour être créés et distribués. Il existe également des rapports continus et récurrents qui sont créés selon un calendrier et qui ont tendance à utiliser les mêmes paramètres à chaque fois.

La possibilité d’exécuter des rapports qui répondent à des questions commerciales spécifiques permet aux employés de prendre des décisions fondées sur des données. Qu’il s’agisse de questions opérationnelles, telles que les niveaux de personnel à un jour donné, ou de décisions stratégiques, telles que les produits proposés, les rapports ad hoc offrent flexibilité, perspectives et réponses.

À quoi servent les rapports ad hoc ?

Les rapports ad hoc sont conçus pour répondre à des besoins qui ne sont pas satisfaits par les rapports récurrents standards. Imaginez votre dernière réunion de travail. Y a-t-il eu des questions concernant des équipes ou des branches spécifiques ? Un employé envisageait-il de mettre à jour les systèmes pour tenir compte des nouveaux besoins ? Un responsable souhaite-t-il évaluer les performances d’un individu ? Tous nécessitent des rapports ad hoc. Pour toutes les prises de décision quotidiennes, les fournisseurs de rapports ad hoc fournissent aux utilisateurs des données qui les guident dans leurs décisions. Il permet à une organisation de rester agile, à jour et hautement compétitive.

Rapports sur les ventes et le commerce de détail

Y a-t-il une période de vente spécifique qu’une branche souhaite examiner ? Il se peut que vous ayez besoin de données spécifiques sur une gamme de produits ou d’articles vendus au cours d’une période donnée. Combien de masques ont été vendus depuis le début de la pandémie ? Ou combien de cuiseurs de riz ont été vendus après l’envoi d’un prospectus par e-mail aux clients ?

Les rapports ad hoc fournissent aux équipes de vente des données approfondies pour montrer l’efficacité du marketing, des techniques de vente et même des concepts moins concrets comme l’agencement du magasin ou les effets de la météo.

Imaginez par exemple qu’un magasin remarque que le taux de vol à l’étalage est en augmentation. Ils peuvent commencer à mettre en place des rapports ad hoc pour optimiser la gestion des stocks et obtenir des inventaires exacts. Le directeur du magasin peut ainsi déterminer avec précision la date et l’heure auxquelles les articles ont été volés. Le magasin peut identifier des schémas et augmenter les effectifs et la vigilance à certaines heures et certains jours. Si les bons schémas sont identifiés, le nombre de vols à l’étalage pourrait diminuer, ce qui permettrait au magasin de réaliser des économies.

Rapports sur les soins de santé

Le secteur des soins de santé dispose de données pour toutes les mesures possibles. Pour obtenir les meilleurs résultats pour les patients, les médecins et le personnel doivent utiliser ces données. Un rapport ad hoc permet aux médecins et aux cadres d’approfondir les données spécifiques et d’essayer de comprendre la cause des problèmes ou des goulets d’étranglement.

Un hôpital ou un médecin peut trouver des solutions par le biais de rapports ad hoc afin d’offrir à ses patients de meilleurs résultats. Supposons qu’un hôpital constate soudainement une augmentation des réadmissions. Ils peuvent consulter leurs rapports ad hoc et voir quel service est responsable de la grande majorité des réadmissions. Un questionnement plus approfondi pourrait révéler les raisons pour lesquelles ce service présente des taux aussi élevés (par exemple, un manque de personnel). En trouvant le modèle et en remédiant au problème, l’hôpital pourrait réduire le nombre de réadmissions.

Rapports sur les ressources humaines

Les organisations collectent de nombreuses informations : feuilles de temps, informations sur les prestations, jours de congés payés et d’arrêts maladie, évaluations des performances et informations sur les salaires. Les services RH peuvent utiliser des rapports ad hoc pour identifier les problèmes ou les lacunes dans cette pléthore de données. Cela peut non seulement améliorer la satisfaction des employés, mais aussi les pratiques commerciales. Par exemple, un détaillant peut évaluer s’il dispose de suffisamment de personnel pour la période des fêtes de fin d’année.

Imaginez une organisation qui constate que les taux d’absentéisme augmentent sur une période de huit mois. Les dirigeants ne parviennent pas à déterminer la cause exacte de cette situation, et ils établissent donc des rapports ad hoc. Il n’y a pas de modèle de temps libre. Après avoir exécuté un autre rapport (montrant le flux de travail et les jours de congés l’un à côté de l’autre), ils constatent une corrélation entre les périodes de travail intense et les jours de congés. Les cadres peuvent alors s’attaquer au problème, ce qui permet de réduire les taux d’absentéisme et d’offrir un meilleur lieu de travail aux employés.

Rapports financiers

La finance, le département et l’organisation les plus axés sur les données, se concentre sur les chiffres. Le rapport ad hoc permet aux équipes d’approfondir toutes les informations financières dont elles ont besoin, qu’il s’agisse d’évaluer la viabilité d’une nouvelle ligne de produits ou de mesurer la rentabilité d’une succursale, d’un trimestre ou d’une action.

Avantages des rapports ad hoc

Les rapports ad hoc présentent d’énormes avantages et offrent de nombreuses possibilités d’amélioration que les organisations peuvent mettre à profit.

Agilité et proactivité

Le plus grand avantage des rapports ad hoc est, de loin, leur impact positif sur l’organisation. Si quelque chose change, si les employés remarquent des disparités ou s’il y a une opportunité d’améliorer les processus, les rapports ad hoc deviennent vitaux. Ils apportent des réponses rapides à des problèmes et des questions spécifiques. Les réponses à ces questions permettent à une organisation de prendre des décisions fondées sur des données qui se traduiront par des résultats positifs. Une fois les changements mis en œuvre, les rapports peuvent être exécutés à nouveau pour s’assurer que les résultats sont conformes aux attentes.

Facilité d'utilisation

Si les bons outils de reporting sont utilisés, toute personne ayant une expérience informatique de base peut produire des rapports. Il n’est pas nécessaire de soumettre des demandes au département informatique ou à l’équipe d’analystes de données. Il suffit de créer le rapport souhaité à partir d’une série d’options répertoriées et d’appuyer sur le bouton « Go ». Pas de retard ni de goulet d’étranglement.

Rapports en temps réel

Comme il n’y a pas d’attente pour les équipes informatiques ou d’analystes, les rapports sont parfaitement à jour. Cela signifie que les organisations peuvent prendre des décisions à la minute près, ce qui leur permet de faire preuve d’agilité et de résoudre les problèmes de manière proactive.

Réduction de la charge de travail des équipes d’analystes et d’informaticiens

Il n’y a plus de listes de rapports à exécuter, ce qui signifie que les employés des services informatiques et les analystes peuvent se consacrer à d’autres tâches qui apportent une plus grande valeur ajoutée.

Identifie les goulets d’étranglement

Toutes les entreprises ont des goulets d’étranglement. Ceux-ci peuvent être difficiles à identifier et entraîner des retards importants et des pertes de productivité. Les rapports ad hoc permettent à la direction d’analyser en profondeur les causes des goulets d’étranglement et d’y remédier. Par exemple, si une grande organisation gouvernementale rencontre régulièrement des problèmes pour payer ses factures à temps, elle peut exécuter des rapports ad hoc pour en connaître les raisons. Après avoir identifié que la cause est l’obligation pour les responsables hiérarchiques de signer chaque facture, ils pourraient mettre en place un système dans lequel les achats inférieurs à 200 dollars seraient automatiquement payés.

Flexibilité

Les organisations ont la possibilité de se concentrer sur certains domaines et de produire des rapports qui les aident à résoudre les problèmes. Ils peuvent élaborer des rapports à partir de zéro, en créant des graphiques, des tableaux et des diagrammes adaptés au lecteur. Tous ces éléments peuvent être manipulés ou modifiés pour répondre à n’importe quelle question commerciale.

Responsabiliser les employés

Le personnel peut trouver les réponses à ses questions sans attendre d’autres employés ou services. Les rapports ad hoc signifient également que le personnel peut étayer ses informations par des données, ce qui rend les changements de système ou les suggestions plus susceptibles d’être mis en œuvre par la direction.

Scientifiques citoyens

Bien que les meilleurs scientifiques de données et analystes commerciaux aient une connaissance du secteur, ils n’auront jamais l’intelligence et l’expérience du terrain que possèdent les employés. Lorsque les employés disposent de données et d’outils de reporting, ils peuvent repérer des problèmes, des tendances et des opportunités, ce qui n’est pas le cas des spécialistes des données.

Agilité organisationnelle

Le monde évolue rapidement et les entreprises aussi. Les rapports ad hoc permettent aux organisations de garder une longueur d’avance sur les défis et la concurrence. Répondre aux questions à la demande permet de résoudre rapidement les problèmes.

Inspirer les organisations à utiliser les données

Les données sont l’un des principaux atouts d’une organisation. Pourtant, pour de nombreuses entreprises, c’est aussi l’une des ressources les moins utilisées. Donner aux employés et aux dirigeants les moyens d’utiliser ces données peut s’avérer très bénéfique.

Les défis des rapports ad hoc

Bien que les avantages des rapports ad hoc soient considérables, la technologie pose encore des problèmes.

Données partielles ou incohérentes

Le manque d’accès et de cohérence des données est l’ennemi de la qualité des rapports. Comment une organisation peut-elle produire des rapports et des informations précis si les données sont erronées ? Les silos, les données manquantes, les informations erronées et les doubles emplois peuvent causer des problèmes dans les rapports. Les organisations doivent mettre en œuvre une bonne politique de gestion des données et disposer d’une source unique de données exactes et accessibles à tous ceux qui en ont besoin.

Mesurer la mauvaise chose

Lors de la création d’un rapport ad hoc, les employés peuvent inclure des informations qu’ils jugent pertinentes, mais ne pas voir la cause ou l’attribut sous-jacent réel. Par exemple, lorsqu’elle cherche à identifier son client type, une entreprise peut inclure des informations relatives à l’âge, au sexe et à la situation géographique. Cependant, l’omission de détails tels que la tranche de revenus ou la dynamique familiale peut rendre le rapport inutile. Un bon rapport nécessite non seulement une connaissance de l’entreprise, mais aussi des données disponibles.

Recours à des rapports ad hoc

Malgré les avantages des rapports ad hoc, les rapports statiques ont toujours leur place. Les rapports statiques fournissent un aperçu des données et des tendances dans le temps. Parce qu’ils sont classés après leur utilisation, ils sont excellents pour l’analyse des données dans le temps. Ils peuvent également contribuer à la responsabilisation en vérifiant régulièrement les indicateurs de performance clés et autres éléments mesurables.

Alternatives aux rapports ad hoc

Rapports en boîte

Les rapports statiques, traditionnels ou en boîte sont des rapports récurrents. Ils sont créés par des équipes informatiques ou d’analystes selon un calendrier précis et distribués au groupe de personnes qui ont besoin de l’information. Il peut s’agir de données hebdomadaires sur les ventes destinées à la succursale et aux directeurs, de données financières trimestrielles destinées aux cadres supérieurs, ou d’indicateurs clés de performance annuels destinés aux employés et à leurs supérieurs hiérarchiques.

Bien qu’ils soient essentiels à la gestion d’une organisation et qu’ils ne remplacent pas les rapports ad hoc, ils ont des limites. Ils nécessitent l’intervention de services informatiques ou d’analystes, ne peuvent être modifiés pour répondre à des demandes spécifiques, ne fournissent pas d’informations détaillées et n’offrent pas la possibilité d’effectuer des recherches approfondies.

Rapports Excel

Excel ne produit pas de véritables rapports ad hoc, car les données sont importées et ne sont donc pas en temps réel. Bien que des tableaux croisés dynamiques puissent être utilisés, de même que des diagrammes et des graphiques, Excel n’est pas une source de données « en direct » et est également sujet à l’erreur humaine. Tant que les utilisateurs peuvent éditer et modifier les informations contenues dans le fichier, celui-ci peut être inexact.

Comment mettre en œuvre des rapports ad hoc

Trier vos données

Il s’agit d’un projet gigantesque qui nécessite une refonte de tous vos systèmes informatiques. Commencez par une stratégie de gouvernance des données conforme au RGPD et à d’autres lois pertinentes. Rassemblez toutes vos données en un seul endroit centralisé. Mettez en place des systèmes de gestion des données qui garantissent que les personnes ne peuvent accéder qu’aux données dont elles ont besoin. Supprimez les silos de données et planifiez la cohérence des données dans l’ensemble de l’organisation.

Fournir une formation

Même si les outils de reporting ad hoc doivent être intuitifs, il faut montrer aux responsables et aux employés comment tirer le meilleur parti de la fonctionnalité. Plutôt qu’une formation sur le « comment », il s’agit d’une formation sur le « pourquoi », par exemple sur la manière de sélectionner les paramètres des rapports. La formation ne concerne pas seulement le logiciel, mais aussi la manière d’utiliser les données pour obtenir des résultats optimaux.

Disposer des bons outils pour le travail

Le choix du bon logiciel est essentiel au succès des rapports ad hoc. Tenez compte de ces facteurs lorsque vous décidez des meilleures options pour l’organisation:

• Accès. L’outil doit être capable d’acheminer plusieurs canaux de données en un seul endroit plutôt que d’effectuer plusieurs requêtes.
• Visualisation. Les humains interprètent beaucoup mieux les données lorsqu’elles sont présentées sous forme visuelle. Un bon outil de reporting ad hoc offre la possibilité de présenter les informations sous forme de diagrammes, de tableaux, de graphiques et même de pictogrammes.
• Simple d’utilisation. Permettez aux employés de créer facilement leurs propres rapports. Ne créez pas d’obstacles à une mise en œuvre réussie ou à une utilisation continue.
• Évolutif. Que l’organisation compte des centaines d’employés ou seulement deux, les outils de reporting ad hoc doivent pouvoir évoluer avec l’entreprise. Il ne s’agit pas seulement d’une croissance en termes de nombre, mais aussi en termes de fonctionnalité et de capacité à gérer des volumes croissants de données.
• Basé sur le cloud. Le fait que les systèmes de reporting (et les données) soient basés sur le cloud ajoute de la fonctionnalité et permet aux employés d’accéder aux informations et de les traiter quel que soit leur emplacement physique.

Votre organisation a besoin de rapports ad hoc

Bien que les rapports en boîte et Excel offrent certaines fonctionnalités de reporting, cela ne suffit pas. Pour bénéficier d'une gamme complète de fonctionnalités de reporting, des rapports ad hoc sont nécessaires. Ces rapports offrent la flexibilité nécessaire pour identifier et résoudre une série de problèmes commerciaux, ce qui permet de prendre des décisions fondées sur des données.

Ressources associées