Que sont les rapports gérés ?

Le reporting géré est un modèle d’informatique décisionnelle dans lequel les rapports sont créés par des développeurs informatiques qui maîtrisent des concepts tels que les requêtes SQL ou le langage CSV. Les rapports gérés sont un processus « géré » parce qu’il est exécuté et distribué de haut en bas par des utilisateurs techniques. Ces professionnels veillent à ce que les destinataires reçoivent des rapports précis, exempts de bugs et de défauts techniques. Les rapports gérés diffèrent des rapports ad hoc, qui sont créés par des utilisateurs non techniques.

Les rapports gérés tirent le meilleur parti de la technologie informatique décisionnelle pour aider les utilisateurs finaux à atteindre les objectifs de l’organisation, tant stratégiques que tactiques. L’accent est mis entièrement sur la réalisation de ces objectifs. Par exemple, une entreprise manufacturière souhaite devenir leader sur son marché et opte pour une solution d’informatique décisionnelle avec gestion des rapports. Les rapports portent sur tous les aspects de la réalisation de cet objectif, de la chaîne d’approvisionnement au contrôle de la qualité pendant la fabrication, en passant par les délais de livraison, la régulation des inefficacités et l’augmentation des ventes. Dans ce cas, une solution de reporting géré offre à ses utilisateurs des moyens optimaux pour :

• Assurer la chaîne d’approvisionnement en matières premières. Pour ce faire, les délais d’exécution sont automatisés et le niveau des stocks est régulièrement vérifié et signalé. Des alertes de réorganisation seront élaborées et mises en œuvre. Le même principe de chaîne d’approvisionnement s’applique aux composants de fabrication.
• Identifier les inefficacités du processus de fabrication et les moyens de les corriger. Cela est facilité par des fonctions telles que les tableaux de bord et les outils de visualisation. Les rapports gérés utilisent également des jauges et des indicateurs clés de performance (ICP).
• Identifiez le potentiel caché dans les segments de fabrication, par exemple dans les lignes de produits, la clientèle cible ou même les territoires. Des outils tels que des cartes géographiques et thermiques interactives sont utilisés.
• Augmenter l’interaction personnelle entre les clients et les représentants des ventes. L’automatisation des rapports permet d’atteindre cet objectif. Une autre méthode consiste à fusionner les données sur les clients et la situation géographique pour trouver les itinéraires de vente les plus rentables.

Chacun de ces objectifs peut également être atteint grâce à des rapports ad hoc. Cependant, les rapports gérés font appel à l’expertise technique d’un développeur de rapports, qui est mieux adapté aux solutions techniques.

Rôles et responsabilités dans la gestion des rapports

Un développeur de rapports gérés crée des rapports standards auxquels les destinataires ont accès. Ils sont également responsables de la création et de la publication de pages de lancement HTML basées sur un ensemble de paramètres à partir desquels les rapports peuvent être appelés. Outre cette tâche principale, un développeur de rapports gérés a plusieurs autres responsabilités.

Création de droits d’accès

Le développeur doit créer des comptes d’utilisateurs et des groupes. Chaque utilisateur qui aura besoin d’accéder aux rapports gérés aura besoin d’un compte utilisateur. Les développeurs doivent les créer, attribuer un rôle à chaque utilisateur et spécifier le groupe auquel appartient l’utilisateur. Chaque groupe peut également être assigné à un domaine de reporting par le développeur.

Organiser l’accès aux métadonnées

Pour accéder à une source de données, l’utilisateur doit d’abord accéder à ses métadonnées. Il s’agit d’informations cruciales liées à la structure des données, telles que les différentes colonnes et champs qui les composent, le format dans lequel elles se trouvent et l’emplacement de la source. En utilisant une fonction de serveurs de données, les développeurs créent et accèdent aux métadonnées de n’importe quelle source de données pour créer un rapport. Toutes les métadonnées peuvent également être améliorées par l’inclusion de descriptions telles que les contextes commerciaux.

Création de rapports pour la récupération et la mise en forme des données

L’informatique décisionnelle utilise plusieurs outils. Les principaux sont FOCUS, un langage de programmation de quatrième génération (4GL) principalement utilisé pour construire des requêtes de base de données. Grâce aux rapports gérés, les développeurs peuvent élaborer en continu des rapports complexes, les tester et les déployer sans utiliser FOCUS. Outre la création de nouveaux protocoles de rapport, les procédures plus anciennes peuvent être déplacées afin de les améliorer.

Création d’objets de reporting

Les objets de reporting sont représentatifs des sources de données. Ils sont utilisés pour présenter les données de manière à ce que l’utilisateur les comprenne facilement. Grâce à des objets de reporting prédéfinis, les utilisateurs peuvent créer et enregistrer des rapports sans avoir à se préoccuper de la complexité des sources de données. Les développeurs sont chargés de créer ces objets de rapport pour les rapports gérés et les tableaux de bord des utilisateurs.

Création de rapports basés sur le traitement analytique en ligne (OLAP)

OLAP est un système qui permet une analyse multidimensionnelle à grande vitesse de quantités massives de données. Avec les rapports gérés, les développeurs peuvent mettre à jour les fichiers de métadonnées pour les rendre compatibles avec le système OLAP. Cela peut aider à créer des rapports et des objets de rapport compatibles avec OLAP pour les destinataires des rapports. Ainsi, les utilisateurs peuvent choisir de visualiser leurs rapports avec différentes représentations de données sans modifier le rapport original ou l’objet du rapport.

Créer et publier des pages de lancement HTML

Une fois le rapport créé et testé, le développeur le publie sur le Web. Il devra également créer une page de lancement, c’est-à-dire un fichier HTML détaillé qui documente la procédure de rapport. Cette page peut être personnalisée par l’ajout de balises et de syntaxe HTML. Cette page de lancement peut être configurée pour tout rapport stocké via les rapports gérés. Ces pages peuvent être publiées dans des rapports gérés ou fusionnées avec des applications en libre-service. Elles sont également accessibles par le biais d’hyperliens HTML placés sur les pages Web.

Planification de rapports

Tous les rapports standards peuvent être programmés et distribués avec ReportCaster, ce qui permet à un développeur de fournir automatiquement aux utilisateurs des informations actualisées lorsqu’ils en font la demande. Des alertes peuvent également être créées, en fonction de conditions de test, afin que les utilisateurs reçoivent une notification lorsqu’un événement spécifique se produit. Un développeur pourra créer des conditions de test correspondant à des sources de données. Des rapports spécifiques peuvent alors être générés pour l’alerte. Ces alertes peuvent être reçues par e-mail, par ordinateur ou par téléphone équipé d’un WAP.

Personnaliser l’environnement de l’utilisateur

Un développeur peut personnaliser les environnements des utilisateurs en incluant des profils et des fichiers d’aide personnalisés dans les domaines. Le profil peut être exécuté à chaque fois qu’un utilisateur spécifique accède au domaine des rapports gérés. Ces fichiers d’aide personnalisés peuvent fournir des détails élaborés sur les rapports standards et les objets de rapport.

Avantages et inconvénients des rapports gérés

Avec les rapports gérés, les organisations ont beaucoup à gagner. Parmi les principaux avantages, citons :

• La direction générale peut facilement accéder à toutes les informations nécessaires pour comprendre le fonctionnement global de l’organisation.
• Grâce à ces données, les gestionnaires peuvent facilement repérer les secteurs d’activité qui affichent de bonnes performances ou qui sont à la traîne.
• La prise de décision en matière de gestion est plus pertinente grâce à des informations actualisées.
• Les manquements des individus, des départements et des secteurs peuvent être facilement identifiés et des mesures correctives peuvent être mises en place.

Les rapports gérés présentent des avantages, mais aussi des inconvénients. Chaque entreprise doit peser le pour et le contre et s’assurer que le processus lui convient :

• Le volume d’informations peut submerger les développeurs, en particulier dans les organisations de grande taille comptant plusieurs départements. Les développeurs peuvent être une ressource rare ; est-ce une bonne utilisation de leur temps ?
• Face aux volumes considérables de données qui leur parviennent, les organisations doivent prendre des dispositions importantes pour conserver et stocker les informations qu’elles reçoivent de multiples sources. Investir dans l’entreposage de données peut augmenter les dépenses.
• Il peut être difficile de repérer les données qui sont spécifiquement liées à certaines applications.
• Il incombe à l’organisation de veiller à ce que toutes les personnes nécessaires disposent des moyens d’introduire des données dans le système. Cela peut être fastidieux.

Meilleures pratiques pour les rapports gérés

Il existe quelques bonnes pratiques que les professionnels de l’information gérée devraient envisager de mettre en œuvre au sein de leur organisation pour en tirer le meilleur parti.

Commencez par les buts et objectifs stratégiques

Chaque rapport géré doit être créé dans un but précis. Pourquoi ce rapport est-il nécessaire ? S’agit-il de comprendre les moteurs de l’activité, de vérifier l’exactitude des prix des produits, de définir le succès, ou d’analyser un ensemble spécifique de données ? Une fois que les entreprises ont défini les attentes en matière de rapports, les développeurs peuvent facilement réduire les ICP pour chaque objectif.

Choisir des indicateurs clés de performance appropriés

Pour se concentrer sur les bons ICP, il faut choisir les priorités les plus élevées en fonction de l’audience. Si les rapports sont destinés à l’encadrement supérieur, ils seront différents des ICP destinés au personnel subalterne. La qualité de la gestion des ICP est cruciale pour le processus de création de rapports gérés.

Passer au numérique

Les pratiques manuelles basées sur le papier appartiennent au passé. Toutes les entreprises devraient envisager de passer au reporting numérique pour améliorer le reporting en temps réel. Il existe plusieurs logiciels d’ICP pouvant faciliter le fonctionnement des entreprises. Ces programmes permettent d’actualiser les capacités en ligne et d’accroître les économies. Grâce à ces rapports, il est plus facile d’accéder aux données granulaires. Le passage au numérique peut amener des équipes à collaborer à la création d’un rapport.

Visualisations de données sur l’équilibre

Un rapport clair est essentiel pour les entreprises. Pour s’assurer que le rapport est bien reçu et facilement compris, les développeurs doivent utiliser des visualisations pour équilibrer les données. Pour choisir les visualisations de données, réfléchissez à l’élément qui se marie le mieux avec les données. Il doit communiquer facilement l’information sans s’opposer aux autres éléments du rapport. Les gens comprennent souvent mieux les données sous forme de graphiques.

Créer des rapports pouvant être scannés et exploités

Les principales caractéristiques des rapports gérés sont qu’ils ont une fonctionnalité interactive et des options personnalisables. La création de tels rapports avec des options de visualisation de données sélectionnées peut aider les employés à élaborer leur propre ensemble de bonnes pratiques pour créer un rapport de gestion qui peut être scanné ou approfondi selon les besoins.

Imaginez que vous soyez en réunion et que l’on vous demande de trouver la cause d’un problème (il vous suffit de cliquer sur les données), sans avoir besoin d’exécuter d’autres rapports ou de rappeler les gens plus tard.

Se concentrer sur les informations en temps réel

Il existe différents types de rapports de gestion. Les organisations doivent savoir quand utiliser des informations en temps réel et mettre à disposition des données dynamiques. Les informations en temps réel doivent être parfaitement alignées sur les objectifs de l’entreprise.

Envisagez d’utiliser l’analyse prédictive et l’intelligence artificielle

Les entreprises peuvent tirer le meilleur parti des rapports de gestion de l’organisation grâce à des systèmes avancés de rapports de gestion. De nombreux outils d’analyse liés à l’entreprise et disponibles sur le marché offrent des solutions multiples.

L’analyse prédictive, par exemple, utilise des données historiques pour faire des prédictions sur les résultats futurs possibles liés à la performance globale de l’entreprise. Ces capacités prédictives permettent à une entreprise de se préparer à l’avance à faire face à d’éventuels problèmes.

Grâce à l’intelligence artificielle (IA), les organisations peuvent faire passer leurs rapports de gestion au niveau supérieur. Les réseaux neuronaux d’intelligence artificielle peuvent repérer des tendances ou des modèles dans les données et lancer une alerte en cas d’anomalie. La définition de cibles ou d’objectifs à atteindre par l’IA déclenchera des alertes dès qu’ils seront atteints.

Incorporer les commentaires des clients dans les rapports

Pour garantir la qualité des rapports gérés, utilisez l’analyse du service client pour tirer des conclusions à partir des commentaires reçus. Le retour d’information des clients est crucial pour le fonctionnement de l’organisation, car il permet d’aligner les politiques de l’entreprise sur la satisfaction des clients. Il met en évidence les domaines dans lesquels les canaux numériques d’une entreprise peuvent être défaillants. La création de rapports basés sur le retour d’information peut aider à créer une stratégie ciblée centrée sur les données ou à tracer une feuille de route pour un produit. Des rapports personnalisés peuvent aider à identifier les problèmes d’utilisation du site Web et à améliorer la satisfaction des clients.

Pour tirer le meilleur parti des rapports gérés, il est important d’encourager une culture axée sur les données dans l’ensemble de l’organisation, depuis le sommet jusqu’à la base. Encourager les solutions en libre-service est un point de départ, et cela permettra aux gens de se mettre à l’écoute des données. Le fonctionnement interne et la culture d’entreprise d’une organisation ont un impact significatif sur les clients et les personnes qui travaillent avec l’entreprise. Si l’on accorde la plus grande importance à l’utilisation des données, cela permet à chaque membre de l’équipe de tirer le meilleur parti des outils de reporting. Cela permet de maximiser les performances sans compliquer les profils professionnels, ce qui favorise la satisfaction des employés. Pour encourager cette culture, organisez des réunions régulièrement pour discuter des données et de leurs avantages afin de motiver les employés.

Les rapports gérés aident les organisations à exploiter tout le potentiel de la technologie informatique décisionnelle pour atteindre leurs objectifs stratégiques et tactiques. Des approches intelligentes, l’alignement des objectifs, la visualisation des données et d’autres outils de ce type en font une proposition de valeur pour toute organisation cherchant à battre la concurrence.

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