Qu’est-ce qu’un rapport opérationnel ?

Le reporting opérationnel est le processus qui consiste à produire régulièrement des rapports détaillés sur les opérations et activités quotidiennes d’une organisation. Ces rapports comprennent généralement des données relatives aux coûts de production, aux comptes, aux dépenses en ressources et à l’examen complet des processus. Le reporting opérationnel donne une vue tactique et structurelle d’une organisation et fournit des détails sur les aspects quotidiens des opérations et des informations d’informatique décisionnelle qui sont immédiatement exploitables. En outre, les rapports opérationnels mettent en évidence les domaines clés des besoins en fournissant une vue détaillée des besoins actuels et immédiats.

Quand une organisation doit-elle utiliser le reporting opérationnel ?

Presque toutes les entreprises et leurs services associés ont besoin de rapports opérationnels et de tableaux de bord fondés sur des données pour mesurer les progrès de l’entreprise, suivre les réalisations, améliorer l’efficacité opérationnelle et accroître la satisfaction des clients. En ce qui concerne l’analyse des données, les rapports opérationnels sont utilisés pour le suivi, l’étalonnage et l’amélioration des processus globaux.

Dans toute organisation, lorsque vous travaillez avec des rapports d’activité, il est essentiel de réfléchir à la raison pour laquelle ils sont utilisés en fonction des objectifs et des résultats que l’organisation cherche à atteindre. Ainsi, les principales parties prenantes seront en mesure de comprendre précisément où l’entreprise obtiendra le meilleur retour sur investissement en matière de reporting.

Types de rapports opérationnels

Il existe deux types de rapports opérationnels les plus couramment utilisés.

Rapports opérationnels en temps réel

Les rapports opérationnels fournissent des analyses et des informations sur les données opérationnelles en temps réel pour les entreprises et les secteurs en évolution rapide. Ces rapports représentent des chiffres, des tendances et des statistiques sous la forme d’un affichage dynamique accessible aux cadres et aux gestionnaires.

Grâce à cette combinaison de visualisations qui donnent des informations sur le marché actuel, les gestionnaires et autres cadres de tous les secteurs peuvent prendre des décisions proactives et informées, fondées sur des données, en réagissant aux tendances au fur et à mesure qu’elles se produisent. Ce processus permet d’améliorer les performances globales et offre aux entreprises un rythme de travail dynamique, les rendant plus réactives, communicatives et adaptables, ce qui se traduit par une amélioration de la production et de la rentabilité de l’organisation.

Rapports opérationnels mensuels

Il est essentiel d’établir des rapports d’informatique décisionnelle, de suivre et d’analyser les progrès accomplis. Les rapports opérationnels mensuels et les tableaux de bord se concentrent principalement sur les mises à jour mensuelles, les tendances du marché, les progrès de l’organisation et les performances par unité.

Ces rapports fournissent une vision intégrée des opérations, aidant les parties prenantes et les cadres de haut niveau à prendre des décisions et des initiatives stratégiques à court et à long terme. En outre, l’utilisation d’un rapport mensuel aide les utilisateurs à créer un sentiment de cohésion et de fluidité au sein de l’entreprise en examinant les normes et les mesures à moyen terme.

Un rapport opérationnel mensuel bien conçu offre une vision équilibrée de l’organisation, composée d’indicateurs clés de performance (ICP) et d’une vue détaillée d’autres paramètres. Il aide les cadres, les gestionnaires et les autres employés à rester sur la bonne voie et à améliorer leurs processus de manière cohérente. Les données du rapport opérationnel mensuel doivent être équilibrées, détaillées et informatives, et contribuer au succès à long terme de toute entreprise ou organisation.

En adoptant un tableau de bord efficace qui est un mélange cohérent de données en temps réel et de données mensuelles, une entreprise peut rationaliser ses performances opérationnelles et améliorer considérablement la communication interne.

Exemples de rapports opérationnels

Le rapport sur les opérations financières est un exemple de rapport opérationnel que les chefs d’entreprise utilisent presque chaque semaine. Un outil de reporting opérationnel basé sur les finances donne une image claire de chaque élément essentiel du budget et des dépenses d’une organisation. Il est ainsi possible de maintenir la stabilité financière et d’améliorer la santé financière au fil du temps.

Ce rapport contient les principaux indicateurs clés de performance suivants :

• Fonds de roulement
• Cycle de conversion des liquidités
• Statistiques rapides sur les mouvements de marge
• Taux d’erreur de paiement des fournisseurs
• Variation du budget
• Prix de l’action, le cas échéant

Lorsqu’il s’agit de rapports opérationnels basés sur les finances, il est très important de couvrir toutes les bases fiscales. Travailler avec ce type de tableau de bord dynamique contenant un mélange équilibré d’indicateurs clés de performance financière permet aux chefs d’entreprise d’approfondir les domaines critiques et d’améliorer les finances opérationnelles fréquemment et rapidement, ce qui favorise la réussite du processus.

En outre, le fait d’entrer dans les détails de chaque mesure affichée permet aux organisations d’avoir une vision claire de la situation financière globale tout en contrôlant les performances quotidiennes. Par exemple, les rapports opérationnels permettent aux dirigeants de voir immédiatement quelles fonctions dépassent leur budget et ont besoin d’aide pour fonctionner dans le cadre des contraintes qui leur sont imposées. Ces rapports indiquent également les problèmes qui se posent au fil du temps, sous la forme de tendances récurrentes et de schémas de fonctionnement, positifs ou non.

Les avantages du reporting opérationnel

Le reporting opérationnel peut aider les entreprises à mesurer diverses caractéristiques clés de leurs activités principales afin d’apporter des améliorations progressives. Il pourrait être utile dans de nombreux domaines, tels que :

• Optimiser l’utilisation des ressources
• Soutenir les réductions de coûts
• Améliorer l’efficacité de la production
• Améliorer la satisfaction client
• Élargir la couverture des services
• Augmenter la productivité des employés à grande échelle
• Fournir des informations en temps réel et accélérer le processus de prise de décision
• Suivi des progrès à tous les niveaux des opérations, amélioration de l’efficacité dans les différentes unités et économies de temps et d’argent
• Aider les cadres ou les gestionnaires à identifier les tendances et les modèles à venir et à élaborer des stratégies en conséquence, tout en améliorant la productivité

Plus précisément, les avantages du reporting opérationnel sont les suivants :

1. Accès à une source unique de vérité

La plupart des plateformes d’informatique décisionnelle et de reporting permettent aujourd’hui aux utilisateurs d’extraire des données de différentes sources, de les transformer si nécessaire et de créer un entrepôt de données. Cela signifie que l’image la plus précise des données est représentée : il n’y a pas de problèmes liés à des sources de données concurrentes ou à l’utilisation d’informations obsolètes.

2. Rationalisation des rapports mensuels

Grâce à des outils modernes de reporting opérationnel, les utilisateurs peuvent facilement présenter des rapports opérationnels mensuels dans le format requis. Il réduit le travail manuel et permet aux utilisateurs d’extraire des données directement de la base de données centrale. Ils peuvent également être automatisés, de sorte que les rapports sont programmés et exécutés en fonction des besoins, sans effort manuel.

3. Précision accrue des données

Avec un effort manuel réduit pour extraire des données de sources multiples, les risques de voir des données inexactes se glisser dans le système sont beaucoup plus faibles. Cela est possible en grande partie grâce aux intégrations avec de nombreux outils et logiciels de planification des ressources de l’entreprise (ERP) où résident les données. Moins l’homme est impliqué dans un processus, moins il y a de risques d’erreurs (bien qu’une vérification par un humain soit toujours nécessaire au cas où l’intelligence artificielle (IA) présenterait une faille logique).

Défis en matière de rapports opérationnels

La plupart des organisations prennent des décisions fondées sur des données. Mais des problèmes se posent lorsque les données ne sont pas exactes, inaccessibles ou stockées d’une manière telle qu’il est difficile pour l’employé moyen de les analyser. Par conséquent, dans ce cas, la prise de décisions fondées sur des données prend du temps.

Bien que plusieurs outils de reporting aient été développés pour éviter ces problèmes, les secteurs qui traitent quotidiennement des quantités de données provenant de sources multiples ont tendance à rencontrer des difficultés en matière de reporting financier et opérationnel.

En outre, les outils complexes compliquent la tâche des utilisateurs non informaticiens qui doivent rechercher les données nécessaires pour donner un sens aux rapports opérationnels. En général, les grandes organisations personnalisent les outils de reporting pour créer des structures de reporting pour leurs départements. Toutefois, les petites entreprises peuvent ne pas être en mesure de trouver les ressources informatiques nécessaires pour créer des outils personnalisés.

Les différentes équipes d’une entreprise se heurtent souvent à des obstacles en matière de reporting opérationnel.

Pas de source unique de vérité

Par défaut, les rapports opérationnels exigent des équipes qu’elles aillent au-delà des données immédiatement disponibles et qu’elles recherchent des informations supplémentaires auprès de sources externes ou d’autres modules. Par exemple, il est fréquent que les services financiers aient besoin de données provenant d’autres applications pour les ajouter aux données du progiciel de gestion intégré afin d’obtenir un rapport opérationnel complet et approfondi.

Cependant, certains outils n’offrent pas de moyen simple de mélanger les données provenant de toutes les sources et bases de données différentes, de sorte que les utilisateurs peuvent trouver des solutions de contournement pour répondre à leurs besoins en matière de rapports.

Pour résoudre ce problème, un système de collecte, de stockage et d’accès aux données doit être mis en place. Cela représente une énorme quantité de temps et d’argent, mais si une organisation ne résout pas le problème dès le départ, il ne fera que s’aggraver au fil du temps.

Les rapports opérationnels mensuels sont très lents

Si l’outil n’offre pas de possibilités d’exploration ou ne permet pas de créer une source unique de vérité en fusionnant des données provenant de sources multiples, les équipes se tournent souvent vers des rapports manuels ou des vidages de données, puis copient/collent des données provenant de diverses sources dans des feuilles de calcul statiques en vue d’une analyse plus poussée. Ce processus manuel prend beaucoup de temps et est également source d’erreurs.

Une solution à ce problème consiste à investir dans un système de reporting réellement dynamique. Ces systèmes permettent aux utilisateurs d’effectuer des recherches selon leurs besoins et de créer facilement des rapports spécifiques.

Risque accru de données inexactes

Malgré les efforts des équipes financières, la manipulation manuelle des chiffres entraîne généralement plus d’erreurs, en particulier si les données proviennent de sources différentes et nécessitent des modifications de formatage avant d’être combinées avec les autres données. Bien que l’automatisation à l’aide de règles standardisées permette d’éviter la plupart des erreurs, la modification de l’automatisation en vue d’une saisie manuelle des données peut entraîner une augmentation de l’inexactitude des données.

La solution à ce problème consiste à mettre en place une politique et un système complets de gestion des données.

La personnalisation des rapports exige une plus grande dépendance à l’égard de l’informatique

Comme certains outils ne répondent pas à tous les besoins d’une entreprise en matière de rapports, celle-ci peut avoir besoin de rapports personnalisés. Cependant, la personnalisation des rapports nécessite un ensemble de compétences spécialisées. Ces rapports doivent ensuite être mis à jour et parfois modifiés. Pour de nombreuses entreprises, le recours à des experts en informatique pour personnaliser les rapports constitue une charge supplémentaire, qui se traduit par des temps d’attente pour la création des rapports et des frais de personnel informatique.

Un tableau de bord dynamique peut contribuer à résoudre ces problèmes, en libérant le temps des informaticiens et en permettant aux utilisateurs finaux de créer les rapports et les fonctions dont ils ont besoin.

Créer des rapports opérationnels efficaces et efficients

Avant de créer un tableau de bord ou des récits de données, il convient de se concentrer sur le public cible. Dans le cas du reporting opérationnel, la cible est généralement constituée de cadres ou de dirigeants.

La clé d’un rapport de qualité professionnelle est de montrer comment l’entreprise se situe par rapport à ses objectifs. Réfléchissez aux informations qui ont de la valeur et qui fournissent des résultats exploitables ; il est bon de savoir que la production est en baisse, mais la seule façon de la réparer est d’être en mesure d’identifier la pièce de la machine qui pose problème.

Les meilleures pratiques en matière de rapports opérationnels comprennent certains processus réguliers, tels que la génération automatique de rapports ou de données disponibles à un endroit central et présentées dans un format standard.

Il existe plusieurs façons de rendre les rapports opérationnels plus efficaces.

Des lots automatisés pour plus de cohérence

La plupart des rapports liés à l’entreprise sont générés à partir d’une base de données. Le mécanisme par lequel les rapports sont créés par le biais d’un processus automatisé est appelé processus par lots.

Le traitement par lots implique une chaîne ou une série de programmes qui s’exécutent pendant les heures creuses. Au cours du processus de traitement par lots, les utilisateurs doivent extraire les données d’une source, les transformer en informations utiles, puis les insérer dans des rapports.

En général, les rapports en temps réel sont considérés comme une tâche difficile car ils nécessitent un processus de nettoyage étant donné que la plupart des données en temps réel sont disponibles à l’état brut. La collecte et le traitement des données dans un format standard à travers les fonctions de l’entreprise, et avec l’aide du traitement par lots, peuvent simplifier ce processus.

Limiter le nombre de clics nécessaires pour accéder à des données détaillées

Lors de la conception du rapport opérationnel final, les responsables doivent se concentrer sur la manière dont les informations détaillées sont accessibles. Le chemin de l’information (la manière dont l’utilisateur passe des données sommaires aux détails) doit être court et rapide.

Par exemple, l’utilisateur commence à explorer les données d’un diagramme à barres, puis clique sur une seule barre pour montrer comment elle a été créée. Ensuite, l’utilisateur doit être conduit à la dernière étape du chemin, qui affiche la ligne de données individuelle. Une des meilleures pratiques en matière de reporting consiste à définir le chemin d’exploration de manière à ce qu’il aboutisse rapidement.

Relier les règles de comptage

Les utilisateurs professionnels doivent comprendre quel type de données est à la base de leur rapport afin de pouvoir reconnaître les informations qu’il affiche. Par conséquent, un lien doit toujours être ajouté aux règles de comptage qui expliquent les filtres de données, les formules, la méthode de collecte des données et ce qui fait qu’une valeur est verte ou rouge (pour montrer les tendances négatives ou positives).

Parfois, les utilisateurs professionnels ne comprennent pas quelles informations de la base de données alimentent le rapport, et certains utilisateurs ne savent pas comment leurs habitudes de travail peuvent affecter les résultats du rapport. Par exemple, si un rapport particulier évalue la rapidité des mises à jour, les enregistrements doivent être mis à jour comme il se doit.

Les règles de comptage sont également utiles pour la formation des nouveaux travailleurs, car elles indiquent ce que l’entreprise veut atteindre.

L’utilisation de l’éclairage routier

Le concept de l’éclairage routier est similaire à celui d’un feu de circulation standard. Par exemple, le rouge indique une alerte critique susceptible d’avoir des conséquences graves, et l’identification de la source du problème doit être considérée comme une tâche hautement prioritaire.

Ces dernières années, cette méthode a été critiquée parce que de nombreux rédacteurs de rapports ont expérimenté un grand nombre de couleurs combinées, ce qui a semé la confusion dans l’esprit du lecteur. Pour résoudre ce problème, les concepteurs de rapports ont mis au point des signaux de performance. Dans cette méthode, seules les cellules du tableau sont surlignées en gris si elles répondent à l’objectif et les valeurs qui sont hors limites sont affichées avec une bordure rouge. Cette méthode est très appréciée car elle attire l’attention de l’utilisateur sans cacher les données.

L’importance des rapports opérationnels augmente au fur et à mesure que l’organisation se développe. Pour toute entreprise, les rapports opérationnels sont essentiels pour obtenir une vue brève mais complète de l’état actuel de l’organisation à un moment donné. Avec la disponibilité de plusieurs outils d’informatique décisionnelle sur le marché, ainsi que l’identification de l’informatique décisionnelle comme une fonction essentielle, il est d’une importance vitale que les organisations en croissance collectent leurs données d’une manière rationalisée. Cela leur permet d’élaborer de puissants rapports opérationnels, qui peuvent ensuite aider les responsables, les superviseurs et les employés à comprendre ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas en temps réel, au lieu d’attendre une réunion de l’ensemble du personnel, où il serait déjà trop tard.

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