Qu’est-ce qu’un reporting évolutif ?

On parle de reporting évolutif lorsqu’un logiciel ou un outil de reporting peut évoluer vers le haut ou vers le bas, se développant et changeant avec une organisation. Un outil de reporting pleinement fonctionnel doit pouvoir s’adapter aux changements au fil du temps. Les changements impliquent généralement une croissance de l’entreprise, de sorte que l’idée est que l’adaptation sera une expansion ou une mise à niveau des capacités existantes que le système de reporting peut offrir à un moment donné.

En ce qui concerne une entreprise ou une organisation, l’évolutivité présente de multiples facettes. Par exemple, elle peut s’appliquer à la documentation, aux supports de formation, aux canaux de distribution et aux outils spécialisés d’une entreprise. En général, l’évolutivité d’un aspect est liée à l’évolutivité d’un autre, de sorte que les chefs d’entreprise doivent comprendre la corrélation entre les différentes ressources et avoir une vue d’ensemble de ce qui se passe à l’intérieur du système ou de l’organisation.

Quand une entreprise a-t-elle besoin d’une solution de reporting évolutif ?

Lorsqu’une entreprise se développe et s’étend, son objectif premier est de se développer pour répondre aux demandes du marché. Toutefois, les tendances du marché ne sont jamais statiques. Elles évoluent en fonction des goûts et des intérêts des citoyens et des ressources disponibles. Si les chefs d’entreprise veulent rester compétitifs dans ces circonstances, ils doivent être en mesure d’adapter leurs ressources et de modifier leurs activités pour répondre aux exigences des clients. L’entreprise doit être suffisamment souple et agile pour pivoter en cas de besoin.

L’évolutivité est importante car la croissance de l’entreprise signifie que les propriétaires travaillent avec plus de clients, de données et de ressources. Si elles ne parviennent pas à gérer cette croissance, elle peut perdre en efficacité ou en qualité de produit ou de service. Si l’on n’y remédie pas, cela entraîne une perte de ventes et la faillite de l’entreprise.

Voici quelques-uns des scénarios critiques d’une entreprise qui indiquent la nécessité d’un outil de reporting évolutif :

• Lorsque l’organisation génère de grandes quantités de données structurées et non structurées
• Lorsque l’organisation éprouve des difficultés à trouver des informations importantes
• Lorsqu’il est difficile de collecter les données résumées nécessaires à la rédaction d’un rapport

Les avantages de l’adoption de solutions de reporting évolutif

Si une entreprise est en pleine expansion, elle a besoin d’une solution de reporting évolutif, et Microsoft Excel, avec ses formules manuelles et sa propension à l’erreur humaine, ne suffira pas.

Disposer d’outils de reporting évolutif adaptés aux besoins de l’entreprise peut faire gagner du temps et de l’argent aux chefs d’entreprise. Bien qu’une feuille de calcul soit évolutive dans une certaine mesure, il faut beaucoup de temps et de ressources pour la reconstruire à chaque fois qu’il y a un changement de base. Si une entreprise connaît une croissance rapide, elle ne dispose probablement pas des ressources nécessaires pour se consacrer à cette tâche. Si une organisation choisit de s’appuyer sur Excel, il n’est pas facile de se fier à l’exactitude de ces données. Excel nécessite une intervention manuelle, et à chaque fois qu’un humain modifie ou touche une cellule, il y a une possibilité d’erreur. En général, plusieurs membres de l’équipe partagent des rapports via des dossiers partagés sur des réseaux locaux, ce qui peut entraîner des problèmes de contrôle de version.

Avantages d’un outil de reporting évolutif

Le reporting traditionnel basé sur Excel ou un outil de reporting non évolutif est inférieur au reporting évolutif à bien des égards. L’adoption d’un outil de reporting agile est bénéfique pour une organisation à plusieurs égards.

Des prévisions plus précises

Les prévisions et les analyses de scénarios aident les entreprises à construire une base solide sur laquelle les chefs d’entreprise peuvent prendre des décisions plus précises et fondées sur des données. Une solution de reporting évolutif permettra à une organisation de planifier, d’ajuster, d’adapter et de prévoir des scénarios en appuyant simplement sur un bouton. L’intelligence artificielle (IA) peut être incorporée dans les reportings, ce qui permet de mieux comprendre et de faire de meilleures prévisions.

Faites confiance aux données

Un modèle de reporting évolutif signifie qu’il n’y a pas d’inquiétude à avoir quant à la validation des données. Les feuilles de calcul manuelles ne peuvent pas s’adapter efficacement à la croissance de l’entreprise et les erreurs manuelles s’accumulent. En outre, la consolidation manuelle des données et leur décryptage prennent beaucoup de temps. Un outil de reporting évolutif peut faire le gros du travail pour les chefs d’entreprise. L’absence de transformation ou de saisie manuelle des données réduit considérablement les risques d’erreur.

Rendre l’organisation publique

L’exactitude est un facteur crucial lorsqu’une entreprise entre en bourse. Les prévisions doivent être préparées fréquemment. Les investisseurs et les parties prenantes attendent une estimation précise de la valeur et de la croissance de l’entreprise. En outre, certains processus clés doivent être modifiés pour répondre à l’évolution des besoins de l’entreprise. Une solution de reporting flexible et évolutif aidera les entreprises à atteindre ces objectifs.

Bien que les feuilles de calcul traditionnelles soient utiles, elles sont idéales pour les entreprises débutantes. Au fur et à mesure que l’entreprise se développe, elle a besoin de fonctionnalités plus avancées pour l’établissement de rapports.

Une capacité énorme

Les tableurs ou Excel sont limités lorsqu’il s’agit de visualiser ou de charger des fichiers de données volumineux. Les chiffres du COVID n’ont pas été rapportés avec précision au Royaume-Uni lorsqu’une feuille de calcul Excel a atteint sa capacité. En revanche, les outils de reporting avancé et évolutif permettent d’imposer une compression des données et d’autres fonctions telles que la visualisation et l’analyse. Grâce à ces outils, les chefs d’entreprise peuvent travailler et consulter leurs données directement dans le système d’informatique décisionnelle.

De plus, avec des solutions avancées, les utilisateurs peuvent facilement intégrer et concaténer plusieurs ensembles de données, même celles provenant de différents départements tels que le marketing, les finances et les ventes. Historiquement, cette tâche ne pouvait être accomplie que manuellement, à l’aide d’outils exigeant beaucoup de temps. Cela ralentissait les processus et exposait l’ensemble des données à des erreurs humaines.

Connectivité des données

Les outils de reporting traditionnels permettent de créer, copier et coller des tableaux de données. Cependant, ils ne permettent pas d’établir des connexions avec d’autres appareils. Pour réaliser cette connectivité, les outils de reporting traditionnels ont besoin de plugins tiers.

Les outils de reporting moderne et évolutif sont conçus pour fusionner les données dans un modèle de rapport, avec des fonctions de connexion dédiées aux différents gestionnaires de données. Des tableaux de bord dynamiques présentent alors des analyses et des visualisations instantanées qui peuvent être actualisées en temps réel.

Rapports automatisés

Des outils de reporting évolutifs pour l’intelligence économique consolident automatiquement les données provenant de nombreuses sources. Ces outils peuvent également collecter et actualiser les données automatiquement et exécuter des rapports selon un calendrier défini par l’utilisateur. Les utilisateurs professionnels peuvent consacrer leur temps à des activités plus pratiques que la production de rapports à l’aide d’outils d’informatique décisionnelle.

Visualisations

L’élaboration de graphiques est relativement simple et facile avec des feuilles de calcul et d’autres outils similaires. Cependant, les visualisations complexes sont difficiles à réaliser avec des feuilles de calcul traditionnelles. En effet, les feuilles de calcul ne comportent pas d’opérations automatiques, à l’exception des calculs et des tableaux croisés dynamiques. En outre, la préparation et le prétraitement des données nécessitent de modifier le format des cellules, de fusionner et de coller des données et de créer des formules.

D’autre part, les visualisations complexes impliquant des cartes, des calendriers et des outils d’affichage de données complexes font souvent partie de la boîte à outils standard de la plupart des logiciels d’informatique décisionnelle évolutives. Certains appareils permettent même de créer ou d’acheter des visualisations personnalisées pour répondre à des besoins spécifiques.

L’élaboration de schémas de couleurs et de marques définis par l’utilisateur est également simple et directe dans les outils de création de rapports d’informatique décisionnelle. Cela permet aux équipes marketing de gérer elles-mêmes la stratégie de marque et les tâches similaires sans dépendre des analystes. Ainsi, les diagrammes et les graphiques peuvent être générés conformément aux lignes directrices de l’entreprise en matière d’image de marque, avec une palette de couleurs cohérente.

Mobilité

Il est parfois difficile d’utiliser Excel et d’autres logiciels traditionnels sur des appareils mobiles. Le suivi des indicateurs clés de performance dans des tableaux de bord mobiles d’informatique décisionnelle est une solution bien plus efficace pour la visualisation et l’affichage de rapports évolutifs. En outre, les versions mobiles des outils de création de rapports d’informatique décisionnelle sont souvent celles qui offrent le plus de possibilités en matière d’interprétation et d’analyse statistiques. Certaines solutions avancées d’informatique décisionnelle disposent d’applications mobiles complètes qui permettent d’accéder à des tableaux de bord téléchargeables pour travailler hors ligne.

Collaboration, distribution et publication

Il est frustrant et problématique de travailler sur des feuilles de calcul partagées. En effet, le partage et le téléchargement de tous les fichiers sur un lecteur virtuel nécessitent un effort manuel. Il convient d’être prudent lorsque vous modifiez les fichiers afin d’éviter les conflits de version.

Les outils de reporting évolutif d’informatique décisionnelle permettent aux utilisateurs de publier des rapports auxquels leurs collaborateurs peuvent accéder. Les collaborateurs peuvent commenter les visualisations et les indicateurs clés de performance en fonction du contexte de chaque vue. En outre, chaque fonctionnalité de rapport est adaptable et peut être présentée et mise à jour en temps réel dans l’espace de travail de chaque collaborateur. Ainsi, les modèles de rapports d’informatique décisionnelle peuvent être adaptés en cours de route et n’ont pas besoin d’être réinitialisés ou reconstruits.

Performance

Dans toute entreprise, les feuilles de calcul deviennent un goulot d’étranglement à mesure que s’accroît la nécessité de collecter et d’analyser d’énormes quantités de données. Selon le nombre de colonnes qu’il comporte, le fonctionnement d’Excel ou des tableurs en ligne ralentit considérablement lorsque le volume de données saisies augmente.

Les solutions d’informatique décisionnelle sont conçues pour traiter des millions de lignes de données et utilisent des moteurs d’optimisation de la charge de mémoire. En outre, des outils de reporting évolutif sont conçus pour stocker et calculer des données sur des ordinateurs de bureau et dans un environnement sur cloud. Ces outils de reporting sont évolutifs et permettent d’économiser des ressources. En outre, la fiabilité, la facilité d’accès et l’amélioration constante des performances figurent parmi les principales priorités des développeurs d’outils de reporting évolutif. Ce qui peut être un problème aujourd’hui sera résolu demain avec la dernière version.

Sécurité et surveillance

Les solutions de reporting traditionnelles basées sur Excel reposent sur les droits d’accès aux fichiers du réseau, les paramètres de sécurité des ordinateurs individuels et les systèmes d’exploitation, car elles ne disposent pas de passerelles de sécurité.

Les feuilles de calcul sont protégées par un mot de passe peu pratique. Ainsi, si le mot de passe est mal défini, n’importe qui peut accéder au fichier et copier et coller, supprimer ou modifier des lignes et des colonnes. Cela peut compromettre la sécurité et la confidentialité des données, ce qui n’est pas conforme aux pratiques de bonne gouvernance et de conformité.

Les solutions de reporting évolutif disposent de plusieurs niveaux de sécurité pour surveiller et contrôler les activités et les droits d’accès des utilisateurs. Avec de telles solutions, il est simple et facile de mettre en œuvre des protocoles de sécurité. Les droits d’accès peuvent également être établis rapidement et de manière flexible à différents niveaux, y compris l’analyse, le rapport et le tableau de bord. Le propriétaire d’un ensemble de données ou d’un tableau de bord peut permettre aux utilisateurs concernés d’accéder à certaines informations en fonction de leur niveau de responsabilité ou d’expertise.

Facilité d'utilisation

Les outils de reporting Excel, les feuilles de calcul et les outils manuels nécessitent souvent une connaissance approfondie du logiciel. Même des modifications mineures apportées en cliquant sur une cellule et en la faisant glisser accidentellement peuvent entraîner des problèmes importants pour l’exactitude des données.

Les outils de reporting évolutif sont conçus de manière à ce que même les utilisateurs non qualifiés puissent produire les rapports dont ils ont besoin.

Défis liés à la création d’outils de reporting d’informatique décisionnelle évolutifs

Le développement ou la création d’une solution évolutive de reporting d’informatique décisionnelle implique souvent un investissement considérable pour la mise en œuvre et le soutien de l’équipe informatique. En effet, il est probable que le système doive être personnalisé pour s’adapter aux exigences spécifiques de l’entreprise.

La mise en œuvre d’une solution d’informatique décisionnelle dans toutes les unités organisationnelles se heurte également à la courbe d’apprentissage élevée de son utilisation, ainsi qu’aux réticences des employés habitués aux outils manuels. L’adhésion du personnel et la mise en place d’une formation just-in-time sont essentielles pour l’adoption d’outils de reporting évolutif.

Comment choisir des outils de reporting évolutif

Avant tout, une organisation doit examiner les outils disponibles sur le marché. Comme les outils personnalisés coûtent plus cher, les entreprises devraient d’abord rechercher des outils prêts à l’emploi et évaluer s’ils répondent à leurs besoins.

Les entreprises peuvent trouver de nombreux composants et bibliothèques gratuits qui offrent des capacités d’analyse et de visualisation des données. Cependant, un outil de reporting gratuit comporte souvent des pièges, des volumes limités, des processus ou des personnalisations supplémentaires nécessaires pour répondre aux spécifications et aux besoins du projet. Cela signifie que les entreprises devraient investir dans le développement ultérieur des fonctionnalités, ce qui va à l’encontre de l’objectif des logiciels libres.

Bien que les solutions traditionnelles de feuilles de calcul soient théoriquement accessibles, elles présentent des limites considérables par rapport aux besoins des entreprises modernes.

Une autre option pour les utilisateurs professionnels est de se concentrer sur les produits payants qui offrent de nombreuses fonctionnalités prêtes à l’emploi. Les options de reporting évolutif de type Saas (Software-as-a-Service) permettent de s’adapter à la croissance et à l’évolution de l’entreprise. Les organisations peuvent ne payer que pour les fonctions de reporting qu’elles utilisent. Elles peuvent ajouter ou supprimer des utilisateurs selon leurs besoins et ne payer que ce qui est nécessaire.

Les solutions d’informatique décisionnelle et de reporting évolutif permettent d’économiser des ressources, du temps et de l’argent. Les entreprises modernes axées sur les données ont besoin de solutions avancées pour éviter d’alourdir leurs équipes informatiques tout en permettant la collecte, le traitement et l’analyse des données en toute transparence. Des outils de reporting évolutif automatisent divers processus d’entreprise, rendant la fusion de données provenant de différentes sources simple et facile.

Négliger ou ne pas prendre en compte la valeur de l’analyse d’entreprise peut vous faire perdre un avantage concurrentiel. L’utilisation d’heuristiques ou de suppositions éclairées ne pourra jamais égaler ou remplacer les décisions fondées sur des données. La mise en œuvre d’une solution d’informatique décisionnelle est essentielle, car la mise en place de solutions d’informatique décisionnelle évolutives peut constituer un tournant dans la croissance d’une entreprise.

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