De quelques jours à quelques minutes : comment Jaspersoft a transformé l'accès aux données et aux rapports au sein du système aéroportuaire international de l'Alaska

Défi

La création de rapports pour les clients et les législateurs prenait des jours et nécessitait beaucoup de ressources

Géré par le Département des transports et des installations publiques de l’Alaska, le système aéroportuaire international de l'Alaska, composé de l'aéroport international Ted Stevens d'Anchorage et de l'aéroport international de Fairbanks, est une plaque tournante majeure pour les vols de fret et de passagers, et joue un rôle essentiel dans la logistique mondiale. Il suit et gère des millions de transactions et d'activités chaque année, y compris les loyers et les redevances des compagnies aériennes et des terminaux, les baux fonciers et les opérations des compagnies aériennes par le biais d'un système appelé PROPworks. Le système doit rendre compte des millions d'activités et de transactions financières saisies dans PROPworks, par exemple :

• Tonnage de fret

• Activité liée aux passagers

• Nombre de débarquements

• Poids des avions au décollage

• Consommation de carburant

• Recettes des compagnies aériennes et autres

Les compagnies aériennes qui paient pour l'utilisation du système s'appuient sur ces rapports pour comprendre les recettes du système par rapport à ses dépenses et pour savoir si l'AIAS est supérieur ou inférieur au plan. En outre, les législateurs demandent souvent des rapports d'activité pour éclairer les objectifs de développement économique et la planification des infrastructures. Mais les fonctions de reporting de PROPworks n'étaient pas assez robustes pour répondre aux besoins du système en matière de suivi des activités et de reporting.

La création de rapports pour le marketing, les clients et la planification stratégique nécessitait d'extraire manuellement les données dans Microsoft Access, puis de les traiter dans Excel. Cette méthode était sujette aux erreurs et prenait souvent des jours pour générer des rapports pour les équipes de vente internes et les parties prenantes externes.

« Nous avons utilisé, croyez-le ou non, Microsoft Access pour extraire toutes nos données de PROPworks, les mettre dans une feuille de calcul Excel et tenter de nous assurer qu'elles sont exactes. Et cela a littéralement pris des jours », explique Jodi Gould, planificatrice du système de l'aéroport international de l'Alaska.

L'équipe comptable avait du mal à produire des rapports en temps voulu, tandis que l'équipe commerciale n'avait pas accès aux données nécessaires pour engager efficacement les compagnies aériennes. Le système s'est appuyé sur des sous-traitants pour récupérer et traiter les données, ce qui a entraîné des coûts supplémentaires et des délais plus longs.

« Nous engagions des sous-traitants pour extraire des données pour l'équipe de vente parce que le service de comptabilité ne pouvait pas répondre à ce besoin », explique-t-elle.

Le système avait besoin d'une solution de reporting permettant de réduire les coûts, d'améliorer la précision et de rendre les rapports facilement accessibles aux différentes parties prenantes.

Solution

Comment Jaspersoft a transformé le système de reporting de l'aéroport international de l'Alaska

Le système de l'aéroport international de l'Alaska avait besoin d'un meilleur moyen de suivre les activités et de générer des rapports. L'ancien système prenait des jours pour produire des rapports, et seules quelques personnes avaient l'accès et la capacité de produire des rapports. Il était donc difficile pour l'équipe de vente d'être réactive, de servir les comptes existants et d'acquérir de nouveaux marchés, mais aussi pour les dirigeants de l'AIAS de répondre aux demandes externes et internes.

C'est pourquoi ils se sont tournés vers Jaspersoft. Grâce à Jaspersoft, l'AIAS a pu automatiser la création de rapports, réduire les temps d'attente et faciliter l'accès aux données au sein des équipes. Le choix de Jaspersoft ne s'est pas limité à la mise à niveau des logiciels. Il s'agissait de libérer du temps et de donner aux équipes les outils nécessaires pour répondre aux besoins des clients et des parties prenantes externes. Voici comment Jaspersoft a fait la différence :

1. L'extraction et l'analyse automatiques des données réduisent le délai d'élaboration des rapports de plusieurs jours à quelques minutes

Avant Jaspersoft, la création de rapports demandait beaucoup de travail et nécessitait d'extraire manuellement les données de PROPworks, puis de les transférer dans Excel pour y apporter les ajustements finaux. Ce processus prenait des jours, était sujet à des erreurs dues à la saisie humaine, coûtait un temps précieux et posait des problèmes pour la prise de décision.

Grâce à Jaspersoft, l'AIAS peut désormais générer des rapports en quelques minutes au lieu de plusieurs jours. Jaspersoft extrait des données de plusieurs sources (comme PROPworks) en temps réel, ce qui permet d'obtenir des rapports qui reflètent toujours les informations les plus récentes. Grâce à Jaspersoft, Jodi et son équipe n'ont plus besoin d'extraire manuellement les données et de les transférer entre Access et Excel, ce qui a permis de réduire les erreurs et de gagner du temps.

« Lorsque nous avons enfin pu valider que les données extraites de Jaspersoft correspondaient bien à ce que nous attendions, c’était incroyable, car cela ne prenait plus que quelques minutes au lieu de plusieurs jours. Nous en avions enfin fini avec la vérification des formules et des feuilles de calcul Excel. »

2. L'organisation par dossier permet aux équipes de vente d'obtenir plus rapidement des rapports

Auparavant, seules une ou deux personnes de l'équipe comptable avaient accès aux données nécessaires à l'établissement des rapports. Les équipes de vente et de direction devaient s'appuyer sur des demandes par courrier électronique et attendre les réponses avant de pouvoir accéder aux données critiques, ce qui ralentissait les opérations commerciales et le temps de réponse aux demandes de données.

La plateforme de reporting de Jaspersoft a permis au système d'étendre l'accès de deux à 12 utilisateurs. Désormais, de nombreux utilisateurs peuvent facilement parcourir et trouver les rapports dont ils ont besoin. Jaspersoft exécute des rapports qui sont organisés dans des dossiers bien structurés, à l'instar d'un système de fichiers. Grâce à un accès facile aux rapports, les équipes sont plus efficaces et plus réactives aux besoins des clients, car elles ne dépendent pas de la comptabilité ou de sous-traitants externes.

« L'équipe de vente peut obtenir des rapports par elle-même. Il n'y a donc plus de temps perdu à envoyer des e-mails, attendre des réponses, se rendre compte que ce n'est pas le bon rapport, et faire des allers-retours. Tout ce processus est éliminé. »

3. Des rapports parfaits au pixel près génèrent des graphiques prêts à être imprimés pour un usage interne ou externe

Avant Jaspersoft, la génération de rapports visuels nécessitait un formatage manuel, ce qui prenait beaucoup de temps et entraînait souvent des incohérences au niveau des éléments visuels. La création de graphiques professionnels prêts pour l’impression est essentielle pour communiquer efficacement les données et les rapports, en particulier lors de la présentation de données aux compagnies aériennes, aux entités gouvernementales et aux parties prenantes internes.

Les rapports au pixel près de Jaspersoft génèrent des graphiques correctement formatés et prêts à être imprimés ou partagés dans des présentations. Les graphiques et les tableaux sont formatés pour s'adapter parfaitement à la mise en page, ce qui garantit que les rapports ont une apparence soignée et professionnelle, sans qu'il soit nécessaire de procéder à des ajustements manuels ou d'utiliser des outils de conception externes. Jaspersoft comprend des types de graphiques prédéfinis (diagrammes à barres, graphiques linéaires, diagrammes circulaires, etc.) qui peuvent être personnalisés et exportés dans un certain nombre de formats de fichiers différents en un seul clic.

« C'est un autre aspect que j'apprécie vraiment : une fois que vous avez extrait les données, il vous suffit d'imprimer le graphique, qui est prêt pour l'imprimession. Il n'est pas nécessaire de le soigner. Il a déjà une apparence professionnelle. Nos transporteurs ont remarqué que nous avons modifié ce que nous leur fournissions. »

4. Une équipe commerciale et technique réactive

La transition vers un nouveau système de reporting a nécessité une assistance technique et une formation pour garantir une adoption sans heurts. Sans une équipe d'assistance Jaspersoft engagée et compétente, la mise en œuvre de Jaspersoft aurait pu être lente et difficile pour les employés et les sous-traitants de l'AIAS.

Les équipes commerciales et techniques de Jaspersoft ont été réactives tout au long du processus de mise en œuvre. Elles ont travaillé en étroite collaboration avec les sous-traitants du système de l'aéroport international de l'Alaska, en les guidant à travers les capacités de Jaspersoft et en les aidant à en optimiser l'utilisation.

« Les équipes commerciales et techniques de Jaspersoft se sont montrées très réactives à l'égard de nos sous-traitants, qui ont dû apprendre la langue et essayer de trouver le moyen d'obtenir ce dont nous avions besoin. »

Résultats

La réduction du temps consacré à la gestion et au dépannage des rapports manuels permet de prendre des décisions plus judicieuses

Avant Jaspersoft, nous passions beaucoup de temps à extraire des données, à corriger des erreurs et à générer des rapports. Aujourd'hui, grâce à l'automatisation des rapports, ce temps est libéré. Pour Jodi, cela signifie passer d'un mode centré sur le reporting à une approche axée sur la planification stratégique, l'amélioration des processus et une prise de décision plus intelligente quant à l'utilisation des données à l'échelle du système.

« Maintenant que je peux simplement appuyer sur des boutons pour obtenir un rapport et l'envoyer aux transporteurs en sachant qu'il est correct, je peux me concentrer sur l’étape suivante : comment nous voulons tirer parti de Jaspersoft. »

La prochaine grande opportunité consiste à intégrer Jaspersoft au système de gestion des ressources (RMS) du système afin de mieux suivre l'utilisation des portes d'embarquement et l'auto-déclaration des transporteurs. Cette intégration permettra de connaître en temps réel les mouvements des avions, de réduire la saisie manuelle des données et d'améliorer la précision des redevances d'utilisation des portes d'embarquement du système.

« Nous voulons connecter Jaspersoft au système RMS afin de mieux contrôler ce qui est déclaré par nos transporteurs à chaque porte d'embarquement. Actuellement, nous devons extraire les données de RMS, ce qui est très laborieux. Ce sera probablement la prochaine opportunité pour Jaspersoft. »