Comment l'université Asie Pacifique a transformé le reporting pour plus de 700 utilisateurs sur l'ensemble du campus grâce à Jaspersoft

Défi

Données et informations en temps réel limitées par les outils de reporting existants

Le Centre de technologie et d'innovation (CTI) de l'Université Asie Pacifique (APU), qui fait partie du groupe d'éducation APIIT, sert d'entrepôt de logiciels pour l'ensemble du groupe d'éducation, qui comprend un centre de langues, des écoles internationales, des programmes de premier cycle et de troisième cycle, et plus encore. L'équipe est responsable de la mise en place et de la maintenance des systèmes informatiques et de reporting utilisés par un large éventail de départements, de l'administration académique, y compris les chefs d'établissement, aux services financiers et aux services du campus.

La CTI prend en charge les rapports et les analyses pour à peu près tout : les performances des étudiants, les évaluations de l'enseignement, les transactions financières et même le système de campus sans argent liquide de l'université. Compte tenu des nombreuses responsabilités et parties prenantes, il était essentiel de disposer de données fiables et accessibles. Mais les outils dont ils disposaient n'étaient pas à la hauteur.

À l'époque, ils utilisaient une combinaison d'Oracle Reports et de feuilles de calcul. Oracle Reports pouvait traiter des résultats de base de type tabulaire, mais n'était pas conçu pour des analyses interactives ou des tableaux de bord visuels. Les feuilles de calcul permettaient de combler les lacunes, mais l'obtention d'informations significatives à partir de données brutes prenait beaucoup de temps et manquait de cohérence.

« Chaque fois que la direction souhaitait obtenir des informations, elle devait nous en informer, et nous devions générer les données, les exploiter, et ce n'est qu'ensuite que nous pouvions les transmettre. Ce n'était pas assez rapide pour soutenir la prise de décision de la direction », a expliqué Nurul Akmal Abdullah, responsable du développement de logiciels.

Le besoin d'une solution de reporting et d'analyse plus rapide et plus flexible était évident. CTI avait besoin d'un outil capable de servir plusieurs départements, de s'adapter à des demandes croissantes et de réduire le travail manuel.

Solution

Pourquoi l'APU a choisi Jaspersoft et comment elle l'utilise aujourd'hui

Lorsque les membres de l'équipe CTI de l'APU a entrepris de moderniser ses rapports et ses analyses, ils avaient des objectifs clairs. Ils souhaitaient une plateforme capable de fournir des informations plus approfondies, d'accélérer la prise de décision et de réduire le travail manuel sur les données dans les différents services. Après avoir comparé deux autres options, ils ont opté pour Jaspersoft.

« Nous avons commencé à explorer ce qui était disponible sur le marché. Nous avons testé Jaspersoft à titre d'essai, créé quelques rapports et nous avons rapidement compris l'utilité de ce logiciel », explique Mustafa Othman, responsable du développement logiciel. « Nous avons commencé par un cas d'utilisation de l'analyse alimentaire : comprendre ce qui se vendait et ce qui ne se vendait pas. Le reste a suivi naturellement. »

Aujourd'hui, Jaspersoft joue un rôle central dans les activités de CTI. La plateforme permet de réaliser des tableaux de bord sur les performances des élèves, des rapports sur l'efficacité de l'enseignement, des transactions du système sans espèces et des rapprochements avec les fournisseurs. La direction académique, le marketing, les finances et même les opérations s'appuient sur les données issues de Jaspersoft pour prendre des décisions opportunes.

« Presque tout le monde sur le campus l'utilise d'une manière ou d'une autre », a déclaré Ismail Siraj Siddiqui, développeur d'applications web. « Les professeurs l'utilisent pour les présences. Le service marketing l'utilise pour suivre les inscriptions par pays. Le service financier l'utilise pour les rapports mensuels. Même les responsables du parking et de la cafétéria reçoivent des rapports. »

Mais il ne s'agit pas seulement du volume de rapports, de sources de données ou d’utilisateurs, il s'agit aussi de contrôle, de rapidité et de visibilité. Voici les principales fonctionnalités de Jaspersoft qui ont permis à la CTI de dégager davantage de valeur dans l'ensemble de l'université :

Des autorisations qui protègent les données sensibles

Avant Jaspersoft, il était difficile de s'assurer que seules les bonnes personnes avaient accès à des données spécifiques. C'est particulièrement important dans un environnement universitaire où la confidentialité est primordiale.

« Si je suis chargé de cours, je ne devrais pas voir les études des autres chargés de cours », explique Ismail. « Avec Jaspersoft, on peut vérifier qui est connecté et n’afficher que les rapports auxquels ces personnes ont accès. »

Le contrôle fin des autorisations de Jaspersoft permet à l'université de préserver la confidentialité et de s'assurer que les utilisateurs ne voient que ce qui les concerne. Le tout s'intègre au système d'authentification existant du CTI, ce qui simplifie encore la gestion des autorisations et la sécurité.

Tableaux de bord interactifs et analyses approfondies pour identifier les causes profondes

Le service CTI avait besoin de plus que des rapports statiques, il avait besoin d'outils dynamiques qui aideraient les utilisateurs à rechercher des problèmes et à explorer les données par eux-mêmes.

« Lorsque vous voyez un drapeau rouge dans un tableau de bord, il vous suffit de cliquer dessus et d'explorer les données sources », explique Ismail. « Il est possible d'aller plus loin et de voir ce qui est à l'origine du problème, au lieu de faire des suppositions. »

Ces rapports interactifs, rendus possibles par Jaspersoft, aident les responsables académiques à identifier les lacunes dans les performances des étudiants, à comprendre les schémas de fréquentation et même à contrôler les performances des nouveaux services en temps réel.

Fusionner les données pour obtenir des réponses plus complètes

De nombreuses informations de la CTI dépendent de données qui se trouvent dans des systèmes distincts, comme les ressources humaines, les dossiers académiques et les finances. Jaspersoft a facilité le regroupement de ces ensembles de données.

« Nous avons élaboré des rapports qui combinent les systèmes de ressources humaines et d'autres systèmes afin que les utilisateurs aient une vision plus complète et de meilleure qualité », explique Nurul. « Cela s’avère utile dans tous les domaines, de la planification du personnel à l'analyse de l'utilisation des ressources. »

Cette capacité à unifier les données, grâce à la fonction de sources de données virtuelles de Jaspersoft, sans dupliquer les données ni mettre en place des intégrations complexes, a permis de gagner beaucoup de temps et d'éliminer le besoin de ressources humaines ou informatiques supplémentaires.

Des rapports programmés qui réduisent le travail manuel

Avant Jaspersoft, les membres de l'équipe CTI passaient beaucoup de temps à préparer des rapports manuellement. Aujourd'hui, ils ont automatisé une grande partie de ce travail grâce à des rapports programmés.

« Nous avons programmé des rapports qui sont publiés le premier ou le dernier jour du mois, en fonction des besoins de la direction pour ses réunions », explique Ismail. « Nous envoyons également des récapitulatifs hebdomadaires aux fournisseurs de produits alimentaires externes, afin qu'ils puissent réconcilier les transactions. »

Avec Jaspersoft, ces rapports planifiés peuvent être envoyés dans plusieurs formats, notamment Excel et les appels API, et ont aidé l'équipe à prendre en charge les opérations avec un minimum d'efforts.

Des rapports en libre-service pour des réponses plus rapides

L'un des principaux changements apportés par Jaspersoft au CTI a été la possibilité d'offrir des rapports en libre-service. Cela a permis de réduire les demandes de données répétitives qui passaient auparavant par le service d'assistance informatique.

« Nous avons étudié les types de demandes qui nous parvenaient et nous avons transformé les plus courantes en rapports en libre-service », explique Nurul. « Les utilisateurs peuvent désormais obtenir ce dont ils ont besoin en quelques clics, au lieu d'ouvrir un ticket. »

Grâce aux rapports ad hoc de Jasersoft, les départements peuvent facilement explorer leurs propres données, prendre des décisions plus rapidement et libérer le temps du CTI pour des projets plus importants.

Dans l'ensemble, Jaspersoft a joué un rôle clé en aidant le service CTI à passer d'un reporting réactif à une vision proactive. La plateforme Jaspersoft est devenue un élément essentiel du fonctionnement quotidien de l'APU, non seulement pour les équipes chargées des données, mais aussi pour tous ceux qui prennent des décisions sur le campus.

Résultats

Des informations en quelques minutes, moins de tickets, plus de contrôle

Avec la mise en place de Jaspersoft, le service CTI a constaté des améliorations majeures dans la manière dont les données sont consultées, partagées et exploitées au sein de l'APU. Les décisions qui prenaient auparavant des jours, voire des semaines, sont désormais prises en quelques minutes.

Une prise de décision plus rapide : « Maintenant, pendant qu'ils sont en réunion, ils peuvent faire des mises à jour pour les parties prenantes immédiatement », a déclaré Nurul. « Ils n'ont pas besoin d'attendre que nous obtenions les données. » Cette rapidité s'est avérée particulièrement précieuse pour la direction, qui doit souvent prendre des décisions rapides sur la base des tendances en matière d'inscription, des résultats scolaires ou des données opérationnelles.

Moins de demandes d'assistance en matière d'analyse : l'équipe a également constaté une baisse du nombre de tickets d'assistance. Grâce aux rapports en libre-service, de nombreux départements n'ont plus besoin de faire appel au service CTI pour des demandes de données de base. L'équipe CTI peut ainsi se concentrer sur des projets stratégiques de plus grande envergure plutôt que sur des tâches de reporting quotidiennes.

Conformité et sécurité sans stress : la confidentialité et la précision des données ont également été améliorées. Grâce à des règles d'autorisation claires, les utilisateurs ne voient que ce qu'ils sont autorisés à voir. Cela a permis de réduire la confusion et d'éviter le risque d'exposer des informations sensibles.

La plateforme Jaspersoft est devenue un élément essentiel du fonctionnement de l'APU. Elle a permis d'améliorer non seulement les rapports, mais aussi la façon dont l'ensemble de l'université travaille et collabore.