Électricité de France intègre Jaspersoft pour le reporting et l'analyse des ressources humaines. La plateforme étant utilisée par plus de 2 000 utilisateurs mensuels

Défi

EDF avait besoin d'abandonner son ancienne solution SAS Analytics Software pour le reporting et l'analyse des ressources humaines

La société Électricité de France (EDF), un leader mondial dans le secteur de l'énergie, est spécialisée dans la production et la distribution d'électricité. Depuis près de 80 ans, EDF s'adapte et évolue sur un marché réglementé et concurrentiel, en s'appuyant sur les technologies les plus récentes pour fournir des solutions fiables dans le monde entier. 

Alors qu'EDF continue d'accroître sa présence et son nombre d'employés, la société a été confrontée à des difficultés croissantes avec sa précédente solution SAS Analytics Software pour le reporting et l'analyse des ressources humaines.

Ces défis sont notamment les suivants :

• Coûts élevés : la plateforme SAS Analytics Software a fait l'objet d'importants frais de licence et a été confrontée à l'obsolescence technique de certains composants qui n'étaient plus pris en charge par le fournisseur de la solution. EDF avait besoin d'une alternative rentable qui puisse répondre aux besoins de l'entreprise en matière de reporting et d'analyse. 

• Intégration de données massives : l'objectif d'EDF était d'utiliser son infrastructure Hadoop existante pour la Business Intelligence (BI) avancée afin de répondre aux exigences des technologies big data. Cependant, le système actuel d'EDF ne le permettait pas. 

• Passer à l'open source : les plateformes open source offrent une meilleure flexibilité, un potentiel de personnalisation et une viabilité à long terme, ce qui pouvait contribuer à réduire la dépendance de l'entreprise à l'égard des logiciels propriétaires.

Des facteurs financiers et opérationnels ont motivé la décision d'EDF d'explorer d'autres solutions de reporting et d'analyse des ressources humaines. L'entreprise avait besoin d'un système qui puisse s'intégrer facilement à son infrastructure big data et s'adapter à ses besoins organisationnels uniques. 

« Nous voulions faire de l'intelligence économique et utiliser toutes les données de notre entreprise », a déclaré David Akselrad, responsable de la valorisation des données RH chez EDF. « En même temps, une politique visant à adopter des solutions plus ouvertes pour personnaliser et adapter les outils à nos cas d’utilisation a été mise en œuvre. »

Cette combinaison de facteurs financiers, technologiques et stratégiques a ouvert la voie à la transition d'EDF vers une nouvelle solution de reporting et d'analyse des ressources humaines.

Solution

EDF se tourne vers Jaspersoft pour responsabiliser les utilisateurs, garantir la sécurité et fournir des rapports évolutifs

EDF avait besoin d'une solution analytique robuste pour répondre aux défis et objectifs financiers, technologiques et stratégiques de l'entreprise. Un membre du service financier a recommandé Jaspersoft sur la base d'une expérience positive antérieure. EDF a identifié la plateforme Jaspersoft comme un candidat de choix pour remplacer sa solution logicielle SAS, coûteuse et limitée. Jaspersoft pouvait améliorer l'accès aux données d'EDF, responsabiliser ses utilisateurs et s'intégrer aux systèmes de big data existants de l'entreprise. 

Voici comment Jaspersoft a non seulement répondu aux besoins immédiats d'EDF, mais a également établi une base évolutive pour l'analyse des ressources humaines :

1. Capacités d'établissement de rapports ad hoc

L'équipe RH d'EDF avait besoin de répondre à des besoins uniques en matière de reporting pour différents groupes, notamment les responsables RH, les getionnaires et les employés. Pour y parvenir, EDF a dû réduire sa dépendance excessive à l'égard des équipes techniques pour les fréquentes demandes de rapports ad hoc. Les fonctions de veille stratégique en libre-service de Jaspersoft comprennent une terminologie conviviale et une fonctionnalité de glisser-déposer qui permet aux utilisateurs de créer des rapports personnalisés de manière autonome. 

La création, l'ajustement et le déploiement rapides de rapports personnalisés rendent les employés autonomes et renforcent l'efficacité opérationnelle. Jaspersoft permet aux utilisateurs RH avancés de répondre rapidement aux besoins de reporting critiques sans solliciter les ressources techniques.

« Nous avons responsabilisé les utilisateurs pour leur permettre d'utiliser la BI en libre-servicen », a déclaré M. Akselrad. « Ils n'ont plus besoin de demander à quelqu'un d'autre de le faire. Ils peuvent prendre toutes les données classées par nom d'entreprise et les retrouver très facilement. »

2. Des rapports préformatés grâce à Jaspersoft Studio

EDF avait besoin de rapports préformatés pour maintenir la cohérence et la précision des tâches de reporting récurrentes, telles que le suivi de l'achèvement de la formation des employés et les statistiques sur la main-d'œuvre. Jaspersoft Studio permet à EDF de créer un format de rapport standard et aux responsables d'extraire des rapports en fonction de leurs besoins individuels, notamment des profils de carrière, des mesures de l'égalité des sexes et des mises à jour de la formation. Les employés et les responsables peuvent désormais accéder facilement à ces rapports via l'intranet, ce qui leur permet de gagner du temps pour les rapports de routine et le suivi. 

« Nous pouvons créer des rapports préformatés pour n'importe quoi, mais Jaspersoft nous permet de les développer pour répondre à des besoins récurrents », a partagé M. Akselrad. « Les responsables peuvent accéder à ces rapports et les filtrer directement. »

3. Partage et programmation des rapports

En examinant régulièrement les rapports, les équipes RH peuvent facilement repérer les employés qui sont en retard sur les plans de formation ou les indicateurs de diversité qui sont en baisse. Les RH peuvent également informer les responsables en leur fournissant une visibilité en temps réel sur les indicateurs clés, tels que les statistiques sur les effectifs au niveau du département et de l'équipe et les points de données sur la formation. 

EDF utilise Jaspersoft pour partager des rapports avec des groupes d'utilisateurs définis et les distribuer automatiquement. Les rapports programmés de Jaspersoft réduisent le temps nécessaire à la consultation d'un tableau de bord distinct et garantissent que les chefs d'équipe disposent toujours des informations les plus récentes sur les indicateurs de leurs employés. 

« Nous pouvons partager des rapports et les planifier, de sorte que tout semble unifié », a ajouté M. Akselrad. « Il est très avantageux de tout regrouper dans un seul outil. » 

4. Champs de données calculées

L'équipe d'analyse des données RH d'EDF avait besoin d'une méthode pour générer des mesures normalisées, telles que les heures de travail des employés, qui ne sont pas disponibles dans les données brutes. Des calculs ont été nécessaires pour que le reste de l'organisation puisse disposer de ces mesures de manière cohérente afin d'établir des rapports précis.

Jaspersoft permet aux administrateurs de créer des champs de données calculées, ce qui permet à EDF de définir des indicateurs calculés directement dans le système. Cela élimine le risque de divergences dues à des calculs manuels effectués par des personnes ou des équipes distinctes. 

« Nous calculons [certains champs de données] avec les règles, et les utilisateurs peuvent accéder à nos champs de données calculés sans complexité », a expliqué M. Akselrad. « Sans cela, ils risqueraient d'effectuer les calculs eux-mêmes et d'utiliser des algorithmes différents, ce qui créerait des incohérences. » 

5. Page d'accueil personnalisée

EDF publie en interne une page d'accueil analytique qui fournit aux utilisateurs des mises à jour cruciales sur les statuts d'actualisation des données, les avertissements de fiabilité et d'autres informations clés du système. Cette transparence réduit les erreurs de communication et de données. Tous les utilisateurs bénéficient d'un accès immédiat aux dernières mises à jour du système, ce qui garantit une utilisation précise et efficace des données. 

Sans page d'accueil analytique hébergée par Jaspersoft, EDF risque de dérouter les utilisateurs finaux. Au lieu d'avoir une seule source de vérité pour maintenir l'alignement de tous, EDF serait limité à des e-mails ponctuels ou à des canaux de discussion internes où les mises à jour sont souvent manquées. 

« Lorsque les utilisateurs se connectent à Jaspersoft, la page d'accueil indique si les données sont actualisées et utilisables ou s'il y a des avertissements », a déclaré M. Akselrad. « Cela permet de gagner du temps et de tenir tout le monde informé à l'aide d'un seul outil. »

6. Sécurité et contrôle des accès

Des mesures de sécurité strictes sont nécessaires pour gérer les données RH sensibles, notamment les fiches de paie, les dossiers de formation et les données démographiques des employés. Ces mesures protègent la vie privée des employés et permettent à EDF de se conformer aux réglementations légales. EDF avait besoin d'un système pour renforcer les contrôles d'accès et empêcher la visualisation non autorisée ou l'utilisation abusive de ses données RH. 

Jaspersoft fournit un système de contrôle d'accès fiable, basé sur les rôles, qui n'affiche aux utilisateurs que les données auxquelles ils sont autorisés à accéder. Son modèle de sécurité hiérarchique permet aux responsables de consulter les données de leurs équipes et aux cadres supérieurs d'accéder à des ensembles de données plus vastes. L'intégration avec l'authentification unique (SSO) simplifie encore l'authentification des utilisateurs et la configuration de l'accès. En outre, Jaspersoft permet à EDF de restreindre les exportations de données non autorisées, en réduisant ainsi le risque de voir des informations sensibles quitter l'organisation. 

« Il est important de sécuriser les données personnelles afin que les utilisateurs ne puissent voir que les données qu'ils sont autorisés à voir », a déclaré M. Akselrad. « Par exemple, je ne peux voir que les données de mon équipe, mais mon chef voit les données de toutes les équipes. Cet accès basé sur les rôles fonctionne bien et est essentiel pour les données RH. »

Résultats

EDF transforme le reporting RH avec Jaspersoft en permettant aux analystes RH, aux managers et aux employés de disposer d'analyses sécurisées, efficaces et fiables

Jaspersoft est devenu la pierre angulaire de la stratégie de reporting et d'analyse des ressources humaines d'EDF. La plateforme offre une valeur opérationnelle et stratégique aux équipes RH, aux utilisateurs d'analyses avancées et aux employés ayant besoin de rapports ad hoc.

Les avantages les plus significatifs de l'adoption de Jaspersoft sont les suivants :

• Large portée dans l'ensemble de l’organisation : EDF fournit désormais des rapports alimentés par Jaspersoft à plus de 2 000 utilisateurs mensuels et 80 000 utilisateurs annuels. Cela permet à l'équipe des RH, aux gestionnaires et aux employés d'accéder facilement aux données, de rationaliser leur prise de décision et de permettre aux employés de s'approprier leurs données de formation et leurs carrières.

• Amélioration de l'efficacité des rapports : les fonctionnalités de reporting ad hoc et préformatées de Jaspersoft ont permis à EDF de ne plus dépendre de son équipe informatique pour générer des rapports. L'équipe RH peut créer et gérer des rapports de manière autonome, ce qui permet à l'organisation de gagner du temps et de réduire le besoin de ressources techniques supplémentaires.

• Sécurité et conformité sans faille : les contrôles d'accès basés sur les rôles et l'intégration des utilisateurs externes de Jaspersoft ont considérablement amélioré la sécurité des données de l'entreprise. Les données RH sensibles sont protégées, ce qui garantit le respect des réglementations et la protection de la vie privée des employés, tout en permettant l'accès aux cadres et dirigeants appropriés.