Che cos'è la reportistica gestita?

La reportistica gestita è un modello di business intelligence (BI) in cui i report sono creati da sviluppatori IT che conoscono bene concetti come le query SQL o il linguaggio CSV. La reportistica gestita è un processo "gestito" perché è eseguito e distribuito dall'alto verso il basso dagli utenti tecnici. Questi professionisti assicurano che i destinatari ricevano report accurati, privi di bug e di difetti tecnici. La reportistica gestita è diversa dalla reportistica ad hoc, in cui i report sono creati da utenti non tecnici.

La reportistica gestita sfrutta al meglio la tecnologia di BI per aiutare gli utenti finali a raggiungere gli obiettivi organizzativi, sia strategici che tattici. L'accento è posto completamente sul raggiungimento di questi obiettivi. Ad esempio, un'azienda manifatturiera mira a diventare leader di mercato e opta per la BI con reportistica gestita come soluzione. I report riguardano ogni aspetto del raggiungimento dell'obiettivo – dalla catena di fornitura al controllo della qualità durante la produzione, passando per i tempi di consegna, la regolamentazione delle inefficienze e l'aumento delle vendite. In questo caso, una soluzione di reportistica gestita offre ai suoi utenti modi ottimali per:

• Assicurare la catena di fornitura delle materie prime. Questo avviene con tempi di consegna automatizzati e con un controllo e un resoconto regolare del livello delle scorte. Verranno sviluppati e implementati degli avvisi di riordino. Lo stesso principio della catena di fornitura si applica ai componenti di produzione.
• Individuare le inefficienze nel processo di produzione e i modi per correggerle. Questo è facilitato da funzioni come le dashboard e gli strumenti di visualizzazione. La reportistica gestita si avvale anche di misuratori e indicatori chiave di prestazione (KPI).
• Individuare il potenziale nascosto nei segmenti produttivi, ad esempio nelle linee di prodotto, nella base di clienti di riferimento o addirittura nei territori. Sono utilizzati strumenti come le mappe interattive di calore e geografiche.
• Aumentare l'interazione personale tra i clienti e i rappresentanti di vendita. Questo si ottiene automatizzando la reportistica. Un altro metodo è combinare i dati dei clienti con la posizione geografica, per trovare i percorsi di vendita con il maggior potenziale di profitto.

Ciascuno di questi obiettivi può essere raggiunto anche con una reportistica ad hoc. Tuttavia, la reportistica gestita utilizza la competenza tecnica di uno sviluppatore di report, che è più adatto per soluzioni tecniche.

Ruoli e responsabilità nella reportistica gestita

Uno sviluppatore di reportistica gestita crea report standard a cui i destinatari accedono. È anche responsabile della creazione e pubblicazione di pagine di lancio HTML basate su una serie di parametri in base ai quali è possibile richiamare i report. Oltre a questo compito principale, uno sviluppatore di reportistica gestita ha altre varie responsabilità.

Creare i diritti di accesso

Lo sviluppatore deve creare account e gruppi di utenti. Ogni utente che dovrà accedere ai report gestiti avrà bisogno di un account utente. Gli sviluppatori devono crearli, assegnare a ciascun utente un ruolo e specificare in quale gruppo si trova l'utente. Ogni gruppo può anche essere assegnato a un dominio di reportistica dallo sviluppatore.

Organizzare l'accesso ai metadati

Per accedere a una fonte di dati, un utente deve prima accedere ai suoi metadati. Si tratta di informazioni indispensabili relative alla struttura dei dati, come le varie colonne e i campi che li compongono, il formato e la posizione della fonte. Utilizzando una funzione di server di dati, gli sviluppatori creano e accedono ai metadati di qualsiasi fonte di dati per creare un report. Tutti i metadati possono anche essere ulteriormente migliorati con l'inclusione di descrizioni come i contesti aziendali.

Creazione di report per il recupero e la formattazione dei dati

La business intelligence utilizza diversi strumenti. Tra questi, FOCUS, un linguaggio di programmazione di quarta generazione (4GL) utilizzato principalmente per costruire query di database. Con la reportistica gestita, gli sviluppatori possono costruire continuamente report complessi, testarli e distribuirli, senza usare FOCUS. Oltre a creare nuovi protocolli di reportistica, le procedure più vecchie possono essere spostate per migliorarli.

Creazione di oggetti di reportistica

Gli oggetti di reportistica sono rappresentativi delle fonti di dati. Vengono utilizzati per mostrare i dati in modi che l'utente troverà di facile comprensione. Con l'aiuto di oggetti di reportistica predefiniti, gli utenti possono creare e salvare i report senza entrare nella complessità delle fonti di dati. Gli sviluppatori sono incaricati di creare questi oggetti per la reportistica gestita e le dashboard degli utenti.

Creazione di report basati sull'elaborazione analitica online (OLAP)

OLAP è un sistema che consente l'analisi multidimensionale ad alta velocità di enormi quantità di dati. Con la reportistica gestita, gli sviluppatori possono aggiornare i file di metadati rendendoli abilitati all'OLAP. Questo può aiutare a creare report e oggetti di reportistica abilitati all'OLAP per i destinatari dei report. In tal modo, gli utenti possono scegliere di visualizzare i loro report con diverse rappresentazioni di dati, senza modificare il report originale o l'oggetto di reportistica.

Creare e pubblicare pagine di lancio in HTML

Una volta creato e testato il report, lo sviluppatore lo pubblicherà in rete. Dovrà anche creare una pagina di lancio – ossia un file HTML dettagliato che documenta la procedura di reportistica. Questa pagina può essere ulteriormente personalizzata con l'aggiunta di tag e sintassi HTML. La pagina di lancio può essere configurata per qualsiasi report archiviato tramite la reportistica gestita. Queste pagine possono essere pubblicate nella reportistica gestita oppure unite alle applicazioni self-service. Si può accedere anche tramite collegamenti ipertestuali HTML inseriti nelle pagine web.

Pianificazione dei report

Tutti i report standard possono essere programmati e distribuiti con ReportCaster, che consente allo sviluppatore di fornire agli utenti informazioni aggiornate automaticamente quando le richiedono. Si possono anche creare avvisi, aderendo a condizioni di test, in modo che gli utenti ricevano una notifica quando si verifica un evento specifico. Uno sviluppatore potrà creare condizioni di test abbinate alle fonti di dati. Si possono poi generare report specifici per l'avviso. Gli avvisi possono essere ricevuti via e-mail, computer e telefoni WAP.

Personalizzare gli ambienti utente

Uno sviluppatore può personalizzare gli ambienti utente includendo i profili e i file di aiuto personalizzati nei domini. Il profilo può essere eseguito ogni volta che un utente specifico accede al dominio dei report gestiti. Questi file di aiuto personalizzati possono fornire dettagli elaborati sui report standard e sugli oggetti di reportistica.

Pro e contro della reportistica gestita

Con la reportistica gestita, le organizzazioni hanno molto da guadagnare. Alcuni dei principali vantaggi includono:

• La direzione esecutiva può accedere facilmente a tutte le informazioni necessarie per comprendere il funzionamento complessivo dell'organizzazione.
• Con i dati tracciati, i dirigenti possono facilmente individuare i settori aziendali che hanno un buon rendimento o che restano indietro.
• Il processo decisionale della direzione è più rilevante con informazioni aggiornate.
• Le mancate prestazioni di individui, dipartimenti e settori possono essere facilmente identificate e possono essere messe in atto misure correttive.

Oltre ai punti di forza della reportistica gestita, ci sono anche delle sfide. Ogni azienda deve valutare i pro e i contro e assicurarsi che il processo sia giusto per essa:

• La mole di informazioni può sopraffare gli sviluppatori, soprattutto se si tratta di organizzazioni di grandi dimensioni con diversi reparti. Gli sviluppatori possono essere una risorsa insufficiente; il loro tempo è impiegato in modo proficuo?
• Con i grandi volumi di dati in arrivo, le organizzazioni devono fare grandi approvvigionamenti per conservare e archiviare le informazioni che ricevono da più parti. Investire nel data warehousing può aumentare le spese.
• Individuare i dati che sono specificamente legati ad alcune applicazioni può essere difficile.
• È responsabilità dell'organizzazione assicurarsi che tutte le persone necessarie abbiano i mezzi per inserire i dati nel sistema. Questo può risultare noioso.

Le migliori pratiche per la reportistica gestita

Ci sono alcune migliori pratiche che i professionisti della reportistica gestita dovrebbero valutare di implementare nelle loro organizzazioni per ottenere i maggiori benefici.

Iniziare con obiettivi e finalità strategiche

Ogni report gestito deve essere creato con un obiettivo specifico in mente. Perché è necessario il report? Si tratta di comprendere i driver aziendali, verificare l'accuratezza del prezzo del prodotto, definire il successo o analizzare una serie specifica di dati? Una volta che le aziende stabiliscono quali sono le aspettative del report, gli sviluppatori possono facilmente restringere il campo dei KPI per ogni obiettivo.

Scegliere gli indicatori chiave di prestazione appropriati

Concentrarsi sui KPI giusti significa scegliere le priorità più alte in base al pubblico. Se i report sono destinati all'alta dirigenza, saranno diversi dai KPI per il personale subalterno. Una gestione di qualità dei KPI è fondamentale per il processo di creazione dei report gestiti.

Passare al digitale

Le operazioni manuali basate su carta appartengono al passato. Tutte le aziende dovrebbero prendere in considerazione il passaggio alla reportistica digitale per generare report migliori e in tempo reale. Esistono diversi programmi software KPI a supporto del funzionamento dell'azienda. Questi possono aggiornare le funzionalità online e aumentare i risparmi sui costi. Con tali report, arrivare fino ai dati granulari è più facile. Il passaggio al digitale può portare i team a lavorare insieme per creare un report.

Bilanciare le visualizzazioni dei dati

Un report caratterizzato da chiarezza è fondamentale per le aziende. Per garantire che il report sia ben accolto e facilmente comprensibile, gli sviluppatori devono utilizzare le visualizzazioni per bilanciare gli input. Per scegliere le visualizzazioni dei dati, considerare quale elemento funziona meglio con i dati. Dovrebbe comunicare facilmente le informazioni senza stonare con altri elementi del report. Spesso le persone riescono a comprendere meglio i dati in forma grafica.

Creare report analizzabili e approfondibili

Le caratteristiche principali dei report gestiti sono la funzionalità interattiva e le opzioni personalizzabili. La creazione di tali report con opzioni selezionate di visualizzazione dei dati può aiutare i dipendenti a creare una propria serie di migliori pratiche per creare un report di gestione che può essere analizzato o approfondito secondo le necessità.

Immaginate di essere in riunione e di dover trovare la causa di un problema: è semplice fare clic sui dati, senza dover eseguire altri report o tornare dalle persone in un secondo momento.

Concentrarsi su dati e informazioni in tempo reale

Esistono diversi tipi di report di gestione. Le organizzazioni devono sapere quando utilizzare dati e informazioni in tempo reale e rendere disponibili i dati dinamici. Dati e informazioni in tempo reale devono essere completamente allineati agli obiettivi aziendali.

Prendere in considerazione l'utilizzo dell'analisi dei dati predittiva e dell'intelligenza artificiale

Le aziende possono trarre il massimo dai report di gestione dell'organizzazione con sistemi avanzati di reportistica gestionale. Numerosi strumenti di analisi dei dati aziendali presenti sul mercato offrono molteplici soluzioni.

L'analisi dei dati predittiva, ad esempio, utilizza i dati storici per fare previsioni sui possibili risultati futuri relativi alle prestazioni aziendali complessive. Queste capacità predittive aiutano un'azienda a prepararsi in anticipo per affrontare i possibili problemi che possono sorgere.

Con l'intelligenza artificiale (IA), le organizzazioni possono portare i loro report di gestione a un livello superiore. Le reti neurali di intelligenza artificiale sono in grado di individuare tendenze o schemi nei dati ed emettono un avviso per qualsiasi cosa insolita. L'impostazione di obiettivi o traguardi per far lavorare l'IA fa scattare gli avvisi non appena sono raggiunti.

Incorporare il feedback dei clienti nei report

Per garantire la qualità dei report gestiti, utilizzare l'analisi dei dati del servizio clienti per trarre conclusioni dai feedback ricevuti. Il feedback dei clienti è fondamentale per il funzionamento dell'organizzazione, perché aiuta ad allineare le politiche aziendali alla soddisfazione del cliente. Indica dove i canali digitali di un'azienda possono sbagliare. La creazione di report basati sul feedback può aiutare a creare una strategia mirata incentrata sui dati o a tracciare una tabella di marcia per un prodotto. I report personalizzati possono aiutare a identificare i problemi di usabilità del sito web e possono aumentare la soddisfazione dei clienti.

Per sfruttare al meglio i report gestiti, è importante incoraggiare una cultura orientata ai dati in tutta l'organizzazione, dall'alto verso il basso. Incoraggiare le soluzioni self-service è un punto di partenza e consente alle persone di entrare nel meccanismo per cui sono i dati a guidarle. Il funzionamento interno e la cultura del lavoro di un'organizzazione hanno un impatto significativo sui clienti e su coloro che lavorano con l'azienda. Se si dà il massimo valore all'uso dei dati, si offre la possibilità a ogni membro del team di sfruttare al meglio gli strumenti di reportistica. Questo, a sua volta, aumenta al massimo le prestazioni senza complicare i profili professionali, con conseguente soddisfazione dei dipendenti. Per incoraggiare questa cultura, organizzare regolarmente incontri per discutere dei dati e dei loro vantaggi, per motivare i dipendenti.

I report gestiti aiutano le organizzazioni a sfruttare il pieno potenziale della tecnologia di BI per lavorare e raggiungere gli obiettivi organizzativi strategici e tattici. Approcci intelligenti, allineamento degli obiettivi, visualizzazione dei dati e altri strumenti di questo tipo ne fanno una proposta di valore per qualsiasi organizzazione alla ricerca di un modo per battere la concorrenza.

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