Che cos'è la reportistica operativa?

La reportistica operativa è il processo di produzione regolare di report dettagliati sulle operazioni e le attività quotidiane di un'organizzazione. Questi report includono in genere dati relativi ai costi di produzione, alla contabilità, al dispendio di risorse e all'esame completo dei processi. La reportistica operativa offre una visione tattica e strutturale dell'organizzazione e fornisce dettagli sugli aspetti quotidiani delle operazioni e informazioni utili di business intelligence immediatamente fruibili. Inoltre, i report operativi evidenziano le aree chiave di necessità, fornendo una visione dettagliata sui bisogni attuali e più urgenti.

Quando un'organizzazione deve utilizzare la reportistica operativa?

Quasi tutte le aziende e i dipartimenti associati hanno bisogno di report operativi e dashboard basate sui dati per misurare i progressi aziendali, tenere traccia dei risultati, migliorare l'efficienza operativa e aumentare la soddisfazione dei clienti. E quando si tratta di analisi dei dati, i report operativi vengono utilizzati per tracciare, comparare e migliorare i processi.

In qualsiasi organizzazione, quando si lavora con i report delle attività, è essenziale pensare al motivo per cui sono utilizzati, in base agli obiettivi e ai risultati che l'organizzazione sta cercando di raggiungere. In questo modo, le parti chiave interessate saranno in grado di capire con precisione dove l'azienda otterrà il miglior ritorno sull'investimento nella reportistica.

Tipi di reportistica operativa

Esistono due tipi di reportistica operativa più comunemente utilizzati.

Reportistica operativa in tempo reale

I report operativi forniscono analisi dei dati operativi in tempo reale e approfondimenti per aziende e settori in rapida evoluzione. Questi report rappresentano numeri, tendenze e statistiche sotto forma di un display dinamico a cui possono accedere dirigenti e manager.

Grazie a questa miscela di visualizzazioni che forniscono approfondimenti sul mercato corrente, i manager e gli altri dirigenti dei vari settori possono prendere decisioni proattive e informate basate sui dati, rispondendo alle tendenze nel momento in cui si verificano. Questo processo aiuta a migliorare le prestazioni complessive e offre alle aziende un ritmo di lavoro dinamico, rendendole più reattive, comunicative e adattive, con conseguente aumento della produzione organizzativa e della redditività.

Reportistica operativa mensile

La reportistica di business intelligence, il monitoraggio e l'analisi dei progressi sono essenziali. I report e le dashboard operative mensili si concentrano principalmente su aggiornamenti mese per mese, sulle tendenze del mercato, sui progressi dell'organizzazione e sulle prestazioni a livello di unità.

Questi report forniscono una visione integrata delle operazioni, aiutando le parti interessate e i dirigenti di alto livello a prendere decisioni e iniziative strategiche sia a breve che a lungo termine. Inoltre, l'utilizzo di un report mensile aiuta gli utenti a creare un senso di coesione e di fluidità all'interno dell'azienda, esaminando gli standard e le metriche a medio termine.

Un report operativo mensile ben fatto fornisce una visione equilibrata dell'organizzazione, composta da indicatori chiave di prestazione (KPI) e da una visione dettagliata di altre metriche. Aiuta i direttori, i dirigenti e gli altri dipendenti a rimanere in carreggiata e a migliorare i processi in modo costante. I dati della reportistica operativa mensile devono essere equilibrati, dettagliati e informativi, e contribuire al successo a lungo termine di qualsiasi azienda o organizzazione.

Adottando una dashboard efficiente che sia un mix coeso di dati in tempo reale e mensili, un'azienda può ottimizzare le prestazioni operative e migliorare in modo significativo le comunicazioni interne.

Esempi di reportistica operativa

Un esempio di report operativo che i dirigenti aziendali utilizzano quasi ogni settimana è il report sulle operazioni finanziarie. Uno strumento di reportistica operativa basato sulla finanza offre un quadro chiaro di ogni componente essenziale del budget e delle spese di un'organizzazione. In questo modo, è possibile mantenere la stabilità finanziaria e migliorare la salute finanziaria nel tempo.

Questo report contiene i seguenti indicatori chiave di prestazione principali:

• Capitale circolante
• Ciclo di conversione del contante
• Statistiche rapide sul movimento dei margini
• Tasso di errore di pagamento del fornitore
• Variazione del budget
• Prezzo delle azioni, se applicabile

Quando si tratta di reportistica operativa basata sulla finanza, è molto importante coprire tutte le basi fiscali. Lavorare con questo tipo di dashboard dinamica, che contiene un mix equilibrato di indicatori chiave di prestazione finanziari, permette ai vertici aziendali di approfondire le aree critiche e migliorare le finanze operative frequentemente e rapidamente, favorendo il successo nel processo.

Inoltre, l'approfondimento dei dettagli di ogni metrica visualizzata consente alle organizzazioni di avere una visione chiara del quadro finanziario più ampio, monitorando al contempo le prestazioni quotidiane. Per esempio, la reportistica operativa aiuta i leader a vedere immediatamente quali funzioni stanno sforando il budget e hanno bisogno di aiuto per operare entro i limiti stabiliti. Tali report indicano anche i problemi nel tempo, sotto forma di tendenze e modelli ricorrenti in funzione, sia positivi che di altro tipo.

I vantaggi della reportistica operativa

La reportistica operativa può aiutare le aziende a misurare varie caratteristiche chiave delle loro attività principali, per apportare miglioramenti incrementali. Potrebbe essere utile in diverse aree, come ad esempio:

• Ottimizzare l'utilizzo delle risorse.
• Sostenere le riduzioni dei costi.
• Migliorare l'efficienza della produzione.
• Migliorare la soddisfazione del cliente.
• Espandere la copertura dei servizi.
• Aumentare la produttività dei dipendenti su scala.
• Fornire approfondimenti in tempo reale e accelerare il processo decisionale.
• Tracciare i progressi a tutti i livelli delle attività, migliorando l'efficienza delle varie unità e risparmiando tempo e costi.
• Assistere i direttori o gli amministratori nell'individuare le tendenze e i modelli futuri e costruire di conseguenza strategie, migliorando la produttività.

In particolare, i vantaggi della reportistica operativa includono:

1. Accesso a un'unica fonte di verità

La maggior parte delle piattaforme di business intelligence e di reportistica oggi consente agli utenti di estrarre i dati da fonti differenti, trasformarli secondo le necessità e creare un data warehouse. Ciò significa che viene rappresentata l'immagine più accurata dei dati: non ci sono problemi di fonti di dati concorrenti o di utilizzo di informazioni obsolete.

2. Reportistica mensile velocizzata

Con i moderni strumenti di reportistica operativa, gli utenti possono facilmente presentare i report operativi mensili nel formato necessario. Riduce l'impegno manuale e consente agli utenti di estrarre i dati direttamente dal database centrale. Questi possono anche essere automatizzati, in modo che i report siano programmati ed eseguiti come richiesto, senza alcuno sforzo manuale.

3. Maggiore precisione dei dati

Con un ridotto sforzo manuale per estrarre i dati da più fonti, le possibilità che si insinuino dati imprecisi diventano molto minori. Questo è in gran parte possibile grazie alle integrazioni con più strumenti e con il software di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) in cui risiedono i dati. Meno gli esseri umani sono coinvolti in un processo, meno è probabile che si verifichino errori (anche se un controllo di conformità da parte di un essere umano è comunque necessario nel caso in cui ci sia un difetto logico nell'intelligenza artificiale o IA).

Sfide nella reportistica operativa

La maggior parte delle organizzazioni prende decisioni basate sui dati. Ma i problemi sorgono quando i dati non sono precisi, sono inaccessibili o archiviati in modo tale da rendere difficile l'analisi da parte del dipendente medio. Pertanto, in questo caso, prendere decisioni basate sui dati diventa dispendioso in termini di tempo.

Sebbene siano stati sviluppati diversi strumenti di reportistica per evitare tali problemi, i settori che gestiscono quotidianamente risme di dati provenienti da più fonti tendono a sperimentare delle sfide di reportistica finanziaria e operativa.

Inoltre, gli strumenti complessi rendono difficile per gli utenti non informatici la ricerca dei dati necessari per dare un senso alla reportistica operativa. Di solito, le grandi organizzazioni personalizzano gli strumenti di reportistica per costruire strutture di reportistica per i loro reparti. Tuttavia, le aziende più piccole potrebbero non essere in grado di trovare le risorse IT necessarie per creare strumenti personalizzati.

Esistono delle barriere di reportistica operativa che i diversi team incontrano comunemente in un'azienda.

Non esiste un'unica fonte di verità

Per impostazione predefinita, la reportistica operativa richiede ai team di andare oltre i dati immediatamente disponibili e di reperire ulteriori informazioni da fonti esterne o da altri moduli. Per esempio, è normale che gli uffici finanziari richiedano dati da altre applicazioni da aggiungere ai dati della pianificazione delle risorse d'impresa per ottenere un report operativo completo e approfondito.

Tuttavia, alcuni strumenti non offrono un modo semplice per mescolare i dati di tutte le diverse fonti e i diversi database, in modo che gli utenti possano trovare degli espedienti per soddisfare i loro requisiti di reportistica.

Per risolvere questo problema, è necessario implementare un sistema di raccolta, archiviazione e accesso dei dati. Rappresenta un'enorme quantità di tempo e denaro, ma se un'organizzazione non lo risolve tempestivamente, il problema è destinato a peggiorare nel tempo.

La reportistica operativa mensile è molto lenta

Se lo strumento non fornisce capacità di drill-down o non consente di creare un'unica fonte di verità unendo i dati provenienti da più fonti, i team spesso cercano report manuali o dump di dati e poi copiano/incollano i dati da una varietà di fonti in fogli di calcolo statici per ulteriori analisi. Questo processo manuale richiede grandi quantità di tempo ed è anche soggetto a errori.

Una soluzione per questo problema è investire in un sistema di reportistica veramente dinamico. Questi sistemi consentono agli utenti di eseguire il drill down come richiesto e di creare facilmente dei report specifici.

Rischio più elevato di dati imprecisi

Nonostante l'impegno dei team finanziari, la manipolazione manuale dei dati comporta di solito un maggior numero di errori, soprattutto se i dati provengono da fonti diverse e necessitano di modifiche di formattazione prima di essere combinati con gli altri dati. Sebbene l'automazione che utilizza regole standardizzate prevenga la maggior parte degli errori, alterare l'automazione per inserire i dati manualmente può portare a un aumento dell'imprecisione dei dati.

La soluzione a questo problema è una politica e un sistema completo di gestione dei dati.

La personalizzazione dei report richiede una maggiore dipendenza dal reparto IT.

Poiché alcuni strumenti non rispondono a tutte le esigenze di reportistica di un'azienda, questa può aver bisogno di report personalizzati. Tuttavia, la personalizzazione dei report richiede una serie di competenze specialistiche. Questi report hanno ulteriore bisogno di manutenzione e, a volte, di modifiche. La dipendenza significativa dagli esperti informatici per la personalizzazione dei report è una spesa eccessiva per molte aziende, con tempi di attesa per la creazione dei report e spese relative al personale IT.

Una dashboard dinamica può contribuire a risolvere questi problemi, liberando il reparto IT e consentendo agli utenti finali di creare i report e le funzioni di cui hanno bisogno.

Creare report operativi efficienti ed efficaci

Prima di creare qualsiasi dashboard o storia di dati, l'attenzione deve essere rivolta al pubblico di riferimento. Nel caso della reportistica operativa, il target è solitamente costituito da dirigenti o amministratori.

La chiave di un report prezioso a livello professionale è la visualizzazione di come l'azienda si sta muovendo rispetto ai suoi obiettivi. Pensate a quali informazioni sono preziose e forniscono risultati perseguibili; è bene sapere che la produzione è in calo, ma essere in grado di individuare quale pezzo del macchinario è problematico è l'unico modo per risolverlo.

Le migliori pratiche per la reportistica operativa includono alcuni processi regolari, come la generazione automatica di report o i dati disponibili in una posizione centrale e presentati in formato standard.

Ci sono alcuni modi per rendere più efficiente la reportistica operativa.

Batch automatizzati per la coerenza

La maggior parte dei report aziendali viene generata da un database. Il meccanismo con cui i report sono creati attraverso un processo automatizzato viene definito processo batch.

L'elaborazione batch comporta una catena o una serie di programmi che sono eseguiti durante le ore di chiusura. Durante il processo batch, gli utenti devono estrarre i dati da una fonte, modificarli in informazioni utili e poi inserirli nei report.

In generale, la reportistica in tempo reale è considerata un compito impegnativo perché richiede un processo di pulizia, dato che la maggior parte dei dati in tempo reale è disponibile allo stato grezzo. Raccogliendo ed elaborando i dati in un formato standard tra le funzioni aziendali, e con l'aiuto dell'elaborazione batch, questo processo può essere semplificato.

Limitare il numero di clic richiesti per accedere ai dati dettagliati

Nel progettare il report operativo finale, i leader devono concentrarsi sulle modalità di accesso alle informazioni dettagliate. Il percorso delle informazioni (il modo in cui l'utente passa dai dati di sintesi ai dettagli) deve essere breve e veloce.

Per esempio, l'utente inizia a scavare nei dati di un grafico a barre e poi clicca su una singola barra per mostrare come è stata creata. Dopodiché, l'utente deve essere condotto al passo finale del percorso, che visualizza la singola riga di dati. Si considera migliore prassi di una reportistica impostare il percorso di drill-down in modo che porti a una conclusione rapida.

Collegare le regole di conteggio

Gli utenti aziendali devono capire quale tipo di dati supportano il loro report, in modo da riconoscere le informazioni visualizzate. Pertanto, è necessario aggiungere sempre un link alle regole di conteggio che spiegano i filtri dei dati, le formule, il metodo di raccolta dei dati e ciò che rende un valore verde o rosso (per mostrare le tendenze negative o positive).

A volte, gli utenti aziendali non capiscono quali informazioni del database alimentano il report e alcuni utenti possono non sapere come le loro abitudini di lavoro potrebbero influenzare i risultati del report. Ad esempio, se un particolare report valuta la tempestività degli aggiornamenti, i documenti devono essere aggiornati come richiesto.

Le regole di conteggio sono utili anche per la formazione dei nuovi lavoratori, perché indicano ciò che l'azienda vuole ottenere.

L'uso dell'impianto semaforico

Il concetto di illuminazione semaforica è simile a quello del segnale stradale standard. Ad esempio, il rosso indica un avviso cruciale che può potenzialmente trasformarsi in conseguenze gravi e l'identificazione della fonte del problema deve essere considerata un compito ad alta priorità.

Negli ultimi anni, questo metodo è stato criticato perché molti sviluppatori di report hanno sperimentato molti colori insieme, confondendo il lettore. Come soluzione a questo problema, i costruttori di report hanno ideato i segnali di prestazione. In questo metodo, solo le celle della tabella sono evidenziate in grigio se soddisfano l'obiettivo e i valori che sono fuori limite sono mostrati con un bordo rosso. Questo metodo è molto apprezzato perché attira l'attenzione dell'utente senza nascondere i dati.

L'importanza dei report operativi aumenta con la crescita e l'espansione dell'organizzazione. Per qualsiasi azienda, la reportistica operativa è fondamentale per avere una visione immediata ma completa dello stato attuale dell'organizzazione in un qualsiasi momento. Con la disponibilità di diversi strumenti di business intelligence sul mercato, nonché l'identificazione della business intelligence come funzione centrale, è di vitale importanza che le organizzazioni in crescita raccolgano i loro dati in modo ottimizzato. Questo li aiuta a creare potenti report operativi, che possono poi aiutare i manager, i supervisori e i dipendenti a capire cosa sta funzionando e cosa no, in tempo reale, invece di aspettare una riunione plenaria, quando ormai sarebbe troppo tardi.

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