Da giorni a minuti: come Jaspersoft ha trasformato l'accesso ai dati e alla reportistica dell'Alaska International Airport System

La sfida

La creazione di report per i clienti e i legislatori richiedeva giorni e un notevole dispendio di risorse

Gestito dal Dipartimento dei Trasporti dell'Alaska & Public Facilities, il Sistema aeroportuale internazionale dell'Alaska (Sistema), che comprende l'Aeroporto internazionale Ted Stevens di Anchorage e l'Aeroporto internazionale di Fairbanks, è un importante hub per voli cargo e passeggeri e svolge un ruolo critico nella logistica globale. L'azienda tiene traccia e gestisce milioni di transazioni e attività ogni anno, tra cui affitti e tariffe di compagnie aeree e terminali, locazioni di terreni e operazioni delle compagnie aeree attraverso un sistema chiamato PROPworks. Il sistema ha bisogno di riferire su milioni di attività e transazioni finanziarie registrate in PROPworks, ad esempio:

• Peso del carico

• Attività dei passeggeri

• Numero di atterraggi

• Pesi degli aerei in decollo

• Consumo di carburante

• Ricavi delle compagnie aeree e non aeree

Le compagnie aeree che pagano per l'utilizzo del sistema si basano su questi rapporti per capire le entrate del sistema rispetto alle spese e se l'AIAS è superiore o inferiore al piano. Inoltre, i legislatori chiedono spesso di presentare relazioni sulle attività per informare sugli obiettivi di sviluppo economico e sulla pianificazione delle infrastrutture. Ma le funzioni di reporting di PROPworks non erano abbastanza robuste per gestire le esigenze di tracciamento delle attività e di reporting del sistema.

La creazione di report per il marketing, i clienti e la pianificazione strategica richiedeva l'inserimento manuale dei dati in Microsoft Access e la loro elaborazione in Excel. Questo metodo era soggetto a errori e spesso richiedeva giorni per generare report per i team di vendita interni e per gli stakeholder esterni.

"Abbiamo usato, che ci crediate o no, Microsoft Access per estrarre tutti i nostri dati da PROPworks, inserirli in un foglio di calcolo Excel e poi cercare di assicurarci che siano accurati. E ci sono voluti letteralmente giorni per farlo", dice Jodi Gould, Alaska International Airport System Planner.

Il team contabile faticava a generare report tempestivi, mentre il team commerciale non aveva accesso ai dati necessari per coinvolgere efficacemente le compagnie aeree. Il sistema si affidava a contraenti per il recupero e l'elaborazione dei dati, con conseguenti costi aggiuntivi e tempi più lunghi.

"Stavamo assumendo degli appaltatori per estrarre i dati per il team di vendita perché il reparto contabilità non era in grado di soddisfare le esigenze", spiega.

Il sistema aveva bisogno di una soluzione di reporting in grado di ridurre i costi, migliorare l'accuratezza e rendere i report facilmente accessibili ai vari stakeholder.

La soluzione

Come Jaspersoft ha trasformato la reportistica del sistema aeroportuale internazionale dell'Alaska

L'Alaska International Airport System aveva bisogno di un modo migliore per tracciare le attività e generare report. Il vecchio sistema richiedeva giorni di lavoro per ottenere i rapporti e solo un paio di persone avevano accesso e la possibilità di fare i rapporti. Questo ha reso difficile non solo per il team di vendita essere reattivo, servire i clienti esistenti e acquisire nuovi affari, ma anche per la leadership di AIAS rispondere alle richieste esterne e interne.

Ecco perché si sono rivolti a Jaspersoft. Con Jaspersoft, AIAS ha potuto automatizzare la reportistica, ridurre i tempi di attesa e facilitare l'accesso ai dati da parte dei vari team. La scelta di Jaspersoft non si è limitata all'aggiornamento del software. Si trattava di liberare tempo e di dotare i team degli strumenti necessari per soddisfare le esigenze dei clienti e degli stakeholder esterni. Ecco come Jaspersoft ha fatto la differenza:

1. L'estrazione e l'analisi automatica dei dati riduce i tempi di elaborazione dei report da giorni a minuti

Prima di Jaspersoft, la generazione di report richiedeva molto lavoro e l'estrazione manuale dei dati da PROPworks e il loro trasferimento in Excel per le regolazioni finali. Questo processo richiedeva giorni ed era soggetto a errori dovuti all'input umano, oltre a costare tempo prezioso e a creare problemi nel processo decisionale.

Con Jaspersoft, AIAS può ora generare report in pochi minuti anziché in giorni. Jaspersoft estrae i dati da più fonti (come PROPworks) in tempo reale, ottenendo report che riflettono sempre le informazioni più aggiornate. Con Jaspersoft, Jodi e il suo team hanno eliminato la necessità di estrarre e trasferire manualmente i dati da Access a Excel, riducendo gli errori e risparmiando tempo.

"Quando finalmente abbiamo convalidato che ciò che stavamo tirando fuori da Jaspersoft corrispondeva a ciò che pensavamo dovesse essere, è stato sorprendente perché ci vogliono minuti invece di giorni. Avevamo finalmente finito di assicurarci che le formule e i fogli di calcolo di Excel fossero corretti".

2. L'organizzazione basata su cartelle velocizza i rapporti per i team di vendita

In precedenza, solo una o due persone del team contabile avevano accesso ai dati necessari per il reporting. I team di vendita e di leadership dovevano affidarsi a richieste via e-mail e attendere le risposte prima di poter accedere a dati critici, con conseguente rallentamento delle operazioni aziendali e dei tempi di risposta alle richieste di dati.

La piattaforma di reporting di Jaspersoft ha permesso al sistema di ampliare l'accesso da due soli utenti a 12. Ora molti utenti possono navigare e trovare facilmente i report di cui hanno bisogno. Jaspersoft esegue rapporti organizzati in cartelle ben strutturate, simili a un file system. Grazie alla facilità di accesso ai report, i team sono più efficienti e reattivi alle esigenze dei clienti, poiché non dipendono dalla contabilità o da appaltatori esterni.

"Il team di vendita può ottenere i report da solo. Così non c'è il tempo di inviare un'e-mail, aspettare una risposta, rendersi conto che non è il report giusto e andare avanti e indietro. L'intero processo viene eliminato".

3. La reportistica perfetta al pixel genera grafici pronti per la stampa per uso interno ed esterno

Prima di Jaspersoft, la generazione di report visivi richiedeva la formattazione manuale, che richiedeva molto tempo e spesso portava a visualizzazioni incoerenti. La creazione di grafici professionali e pronti per la stampa è fondamentale per comunicare efficacemente i dati e i report, soprattutto quando si tratta di presentare i dati a compagnie aeree, enti governativi e stakeholder interni.

I report perfetti al pixel di Jaspersoft generano grafici formattati correttamente e pronti per essere stampati o condivisi nelle presentazioni. I grafici e le tabelle vengono formattati per adattarsi perfettamente al layout della pagina, assicurando che i report abbiano un aspetto lucido e professionale senza bisogno di regolazioni manuali o di strumenti di progettazione esterni. Jaspersoft include tipi di grafici predefiniti (grafici a barre, grafici a linee, grafici a torta, ecc.) che possono essere personalizzati ed esportati in diversi formati di file con un solo clic.

"È un'altra cosa che mi piace molto: una volta estratti i dati, è possibile stampare il grafico ed è pronto per la stampa. Non c'è bisogno di medicarlo. Ha un aspetto professionale. Voglio dire, i nostri vettori hanno notato quando abbiamo cambiato quello che davamo loro".

4. Team tecnico e di vendita reattivo

La transizione a un nuovo sistema di reporting ha richiesto assistenza tecnica e formazione per garantire un'adozione senza problemi. Senza un team di supporto Jaspersoft impegnato e competente, l'implementazione di Jaspersoft avrebbe potuto essere lenta e difficile per i dipendenti e gli appaltatori di AIAS.

I team commerciale e tecnico di Jaspersoft sono stati reattivi durante tutto il processo di implementazione. Hanno lavorato a stretto contatto con gli appaltatori dell'Alaska International Airport System, guidandoli attraverso le funzionalità di Jaspersoft e aiutandoli a ottimizzarne l'uso.

"I team commerciali e tecnici di Jaspersoft sono stati molto reattivi nei confronti dei nostri appaltatori che hanno dovuto imparare la lingua e poi cercare di capire come ottenere ciò di cui avevamo bisogno".

Risultati

La riduzione del tempo dedicato alla gestione e alla risoluzione dei problemi dei report manuali lascia più spazio a decisioni più intelligenti

Prima di Jaspersoft, si spendevano grandi quantità di tempo per estrarre i dati, correggere gli errori e generare report. Ora, con il reporting automatizzato, quel tempo è stato liberato. Per Jodi, questo significa passare dalla modalità di rendicontazione alla pianificazione strategica di livello superiore, al miglioramento dei processi e a un processo decisionale più intelligente sull'uso dei dati nel sistema.

"Ora che posso premere un pulsante, ottenere un rapporto e inviarlo ai trasportatori, sapendo che è corretto, posso concentrarmi sul prossimo ciclo di utilizzo di Jaspersoft”.

La prossima grande opportunità è l'integrazione di Jaspersoft con il sistema di gestione delle risorse (RMS) del sistema per monitorare meglio l'utilizzo dei gate e l'autodichiarazione dei vettori. Questa integrazione fornirà visibilità in tempo reale sui movimenti degli aeromobili, ridurrà l'inserimento manuale dei dati e migliorerà l'accuratezza delle tariffe di utilizzo dei gate del sistema.

"Vogliamo collegare Jaspersoft al sistema RMS in modo da poter monitorare meglio ciò che viene auto-riportato dai nostri vettori a ogni gate. Al momento, dobbiamo estrarre i dati da RMS, il che è molto laborioso. Questa sarà probabilmente la prossima opportunità per Jaspersoft”.