Come l'Asia Pacific University ha trasformato la reportistica per oltre 700 utenti in tutto il campus grazie a Jaspersoft

La sfida

Dati e approfondimenti in tempo reale limitati dagli strumenti di reporting tradizionali

Il Center of Technology and Innovation (CTI) dell'Asia Pacific University (APU), che fa parte dell'APIIT Education Group, funge da software house per l'intero gruppo educativo, che comprende un centro linguistico, scuole internazionali, programmi universitari e post universitari e altro ancora. Il team è responsabile dello sviluppo e della manutenzione dei sistemi informatici e di reporting utilizzati da un'ampia gamma di dipartimenti, dall'amministrazione accademica, compresi i direttori delle scuole, alle finanze e ai servizi del campus.

La CTI supporta report e analisi per quasi tutto: prestazioni degli studenti, valutazioni dell'insegnamento, transazioni finanziarie e persino il sistema di campus senza contanti dell'università. Con numerose responsabilità e parti interessate, era fondamentale disporre di dati affidabili e accessibili. Ma gli strumenti esistenti non riuscivano a tenere il passo.

All'epoca utilizzavano una combinazione di Oracle Reports e fogli di calcolo. Oracle Reports era in grado di gestire output di base in stile tabellare, ma non era stato progettato per analisi interattive o dashboard visive. Sebbene i fogli di calcolo aiutassero a colmare le lacune, lo sviluppo di insight significativi a partire dai dati grezzi richiedeva molto tempo e non era coerente.

"Ogni volta che il management voleva informazioni, doveva informarci e noi dovevamo generare i dati, estrarli e solo allora potevamo trasmetterli. Non era abbastanza veloce per supportare il processo decisionale della leadership", ha spiegato Nurul Akmal Abdullah, Manager, Sviluppo Software

L'esigenza di una soluzione di reporting e analisi più rapida e flessibile era evidente. CTI aveva bisogno di uno strumento in grado di servire più reparti, di adattarsi alle crescenti esigenze e di ridurre il lavoro manuale.

La soluzione

Perché APU ha scelto Jaspersoft e come lo sta utilizzando oggi

Quando il team CTI dell'APU ha deciso di modernizzare i propri report e le proprie analisi, aveva obiettivi chiari. Volevano una piattaforma in grado di supportare approfondimenti, accelerare il processo decisionale e ridurre il lavoro manuale sui dati nei vari reparti. Dopo aver confrontato altre due opzioni, hanno scelto Jaspersoft.

"Abbiamo iniziato a esplorare ciò che era disponibile sul mercato. Abbiamo provato Jaspersoft in prova, abbiamo creato alcuni report e abbiamo capito subito come poteva aiutarci", ha condiviso Mustafa Othman, Manager, Software Development. "È iniziato con un caso d'uso di food analytics: capire cosa si vendeva e cosa no. Questo ha aperto la porta".

Oggi Jaspersoft svolge un ruolo centrale nelle attività di CTI. Il sistema è in grado di gestire tutti gli aspetti, dalle dashboard delle prestazioni degli studenti ai rapporti sull'efficacia dell'insegnamento, fino alle transazioni di sistema senza contanti e alla riconciliazione dei fornitori. La leadership accademica, il marketing, la finanza e persino le operazioni si affidano ai dati provenienti da Jaspersoft per prendere decisioni tempestive.

"Quasi tutti nel campus lo toccano in qualche modo", ha detto Ismail Siraj Siddiqui, sviluppatore di applicazioni web. "I docenti lo usano per le presenze. Il marketing lo utilizza per tracciare le iscrizioni per paese. La finanza lo utilizza per i rapporti mensili. Anche i venditori di parcheggi e mense ricevono segnalazioni".

Ma non si tratta solo del volume dei report, delle fonti di dati o degli utenti; si tratta di controllo, velocità e approfondimento. Ecco le caratteristiche principali di Jaspersoft che hanno aiutato il CTI a creare più valore in tutta l'università:

Autorizzazioni che proteggono i dati sensibili

Prima di Jaspersoft, era difficile assicurarsi che solo le persone giuste avessero accesso a dati specifici. Questo era particolarmente importante in un ambiente accademico dove la riservatezza è importante.

"Se sono un docente, non dovrei vedere i sondaggi di classe degli altri docenti", ha spiegato Ismail. "Con Jaspersoft, il sistema controlla chi ha effettuato l'accesso e mostra solo i report a cui è consentito accedere".

Il controllo dei permessi a grana fine di Jaspersoft aiuta l'università a mantenere la privacy e garantisce che gli utenti vedano solo ciò che è rilevante per loro. Il tutto si integra con il sistema di autenticazione esistente di CTI, semplificando ulteriormente la gestione dei permessi e la sicurezza.

Dashboard interattive e drill-down per identificare le cause principali

CTI aveva bisogno di qualcosa di più di report statici: voleva strumenti dinamici che aiutassero gli utenti a indagare sui problemi e a esplorare i dati in modo autonomo.

"Quando si vede una bandiera rossa in un dashboard, si può fare clic su di essa e approfondire i dati source", ha detto Ismail. "Si può scendere in profondità e capire qual è la causa del problema, invece di tirare a indovinare".

Questi report interattivi, resi possibili da Jaspersoft, aiutano i responsabili accademici a identificare le lacune nel rendimento degli studenti, a comprendere i modelli di frequenza e persino a monitorare il rendimento dei nuovi servizi in tempo reale.

Unire i dati per ottenere risposte più complete

Molti degli approfondimenti di CTI dipendono da dati che vivono in sistemi separati, come le risorse umane, i registri accademici e le finanze. Jaspersoft ha facilitato l'unione di questi set di dati.

"Abbiamo creato dei report che combinano le risorse umane e altri sistemi, in modo che gli utenti abbiano una visione migliore e più completa", ha detto Nurul. "Ci aiuta in tutto, dalla pianificazione del personale all'analisi dell'utilizzo delle risorse".

La possibilità di unificare i dati, grazie alla funzione delle fonti di dati virtuali di Jaspersoft, senza duplicare i dati o creare integrazioni complesse, ha permesso di risparmiare tempo e di eliminare la necessità di risorse umane o informatiche aggiuntive.

Rapporti programmati che riducono il lavoro manuale

Prima di Jaspersoft, il team CTI passava molto tempo a preparare manualmente i report. Ora hanno automatizzato gran parte del lavoro con rapporti programmati.

"Abbiamo programmato rapporti che escono il primo del mese o alla fine del mese, qualunque sia la necessità del management per le sue riunioni", ha detto Ismail. "Inviamo anche riepiloghi settimanali ai fornitori di alimenti esterni, in modo che possano riconciliare le transazioni".

Con Jaspersoft, questi report programmati possono essere inviati in diversi formati, tra cui Excel e chiamate API, e hanno aiutato il team a supportare le operazioni con il minimo sforzo.

Reporting self-service per risposte più rapide

Uno dei maggiori cambiamenti apportati da Jaspersoft a CTI è stata la possibilità di offrire un reporting self-service. Questo ha contribuito a ridurre le richieste di dati ripetitive che in precedenza arrivavano all'help desk IT.

"Abbiamo analizzato i tipi di richieste che arrivavano e abbiamo trasformato quelle più comuni in report self-service", ha detto Nurul. "Ora gli utenti possono ottenere ciò di cui hanno bisogno con pochi clic, invece di aprire un ticket".

Grazie ai report ad hoc di Jasersoft, i reparti possono esplorare facilmente i propri dati, prendere decisioni più rapidamente e liberare il tempo del CTI per progetti più importanti.

Complessivamente, Jaspersoft ha svolto un ruolo fondamentale nell'aiutare CTI a passare da un reporting reattivo a una visione proattiva. Jaspersoft è diventato una parte fondamentale del funzionamento quotidiano dell'APU, non solo per i team che si occupano di dati, ma per chiunque prenda decisioni in tutto il campus.

Risultati

Approfondimenti in pochi minuti, meno ticket, più controllo

Con l'introduzione di Jaspersoft, CTI ha riscontrato notevoli miglioramenti nel modo in cui i dati vengono acceduti, condivisi e utilizzati in tutta l'APU. Le decisioni che prima richiedevano giorni o addirittura settimane ora vengono prese in pochi minuti.

Processo decisionale più rapido: "Ora, mentre stanno tenendo una riunione, possono aggiornare immediatamente le parti interessate", ha detto Nurul. "Non devono aspettare che siamo noi a raccogliere i dati" Questa velocità si è rivelata particolarmente preziosa per il management, che spesso deve prendere decisioni rapide in base alle tendenze delle iscrizioni, ai risultati accademici o ai dati operativi.

Meno richieste di assistenza analitica: il team ha anche registrato un calo dei ticket dell'help desk. Grazie alla reportistica self-service, molti reparti non hanno più bisogno di rivolgersi al CTI per richieste di dati di base. In questo modo il team CTI può concentrarsi su progetti strategici più ampi invece che sulle attività di reporting quotidiane.

Conformità e sicurezza senza stress: anche la privacy e l'accuratezza dei dati sono migliorate. Con regole di autorizzazione chiare, gli utenti vedono solo ciò che sono autorizzati a vedere. Ciò ha contribuito a ridurre la confusione e ad evitare il rischio di esporre informazioni sensibili.

Jaspersoft è diventato una parte fondamentale del funzionamento dell'APU. Non ha migliorato solo la rendicontazione, ma ora supporta il modo in cui l'intera università lavora insieme.