Électricité de France integra Jaspersoft per la reportistica e l'analisi delle risorse umane, utilizzata da oltre 2.000 utenti mensili

La sfida

EDF aveva bisogno di passare dalla precedente soluzione SAS Analytics Software per la reportistica e l'analisi delle risorse umane

Électricité de France (EDF), leader mondiale nel settore energetico, è specializzata nella produzione e distribuzione di energia elettrica. Da quasi 80 anni, EDF si è adattata ed evoluta in un mercato regolamentato e competitivo, sfruttando le tecnologie più recenti per fornire soluzioni affidabili in tutto il mondo. 

Con la continua crescita di EDF e della sua base di dipendenti, l'azienda ha dovuto affrontare problemi crescenti con la precedente soluzione SAS Analytics Software per la reportistica e l'analisi delle risorse umane.

Queste sfide includevano:

• Costi elevati: la piattaforma SAS Analytics Software prevedeva costi di licenza significativi e l'obsolescenza tecnica di alcuni componenti non più supportati dal fornitore della soluzione. EDF aveva bisogno di un'alternativa economica in grado di soddisfare le esigenze di reporting e analisi dell'azienda. 

• Integrazione dei big data: EDF intendeva utilizzare l'infrastruttura Hadoop esistente per la business intelligence (BI) avanzata, per stare al passo con le esigenze delle tecnologie dei big data. Tuttavia, il sistema esistente di EDF non è in grado di supportarlo. 

• Passaggio all'open source: le piattaforme open-source offrono maggiore flessibilità, possibilità di personalizzazione e sostenibilità a lungo termine, il che potrebbe contribuire a ridurre la dipendenza dell'azienda dal software proprietario.

Fattori finanziari e operativi hanno motivato la decisione di EDF di esplorare soluzioni alternative di reporting e analisi delle risorse umane. L'azienda aveva bisogno di un sistema in grado di integrarsi facilmente con la sua infrastruttura di big data e di adattarsi alle sue specifiche esigenze organizzative. 

"Volevamo fare business intelligence e utilizzare tutti i dati aziendali", ha dichiarato David Akselrad, responsabile della valorizzazione dei dati HR di EDF. "Allo stesso tempo, c'è stata una politica di adozione di più soluzioni open-source per personalizzare e adattare gli strumenti ai nostri casi d'uso".

Questa combinazione di fattori finanziari, tecnologici e strategici ha posto le basi per la transizione di EDF verso una nuova soluzione di reporting e analisi delle risorse umane.

La soluzione

EDF si rivolge a Jaspersoft dare più sicurezze agli utenti, garantire la sicurezza e fornire report scalabili

EDF aveva bisogno di una soluzione analitica robusta per affrontare le sfide e gli obiettivi finanziari, tecnologici e strategici dell'azienda. Un membro del dipartimento finanziario ha consigliato Jaspersoft sulla base di una precedente esperienza positiva. EDF ha individuato nella piattaforma di Jaspersoft un valido candidato per sostituire la costosa e limitante soluzione software SAS. Jaspersoft potrebbe migliorare l'accesso ai dati di EDF, potenziare gli utenti e integrarsi con i sistemi di big data esistenti dell'azienda. 

Ecco come Jaspersoft non solo ha soddisfatto le esigenze immediate di EDF, ma ha anche creato una base scalabile per l'analisi delle risorse umane:

1. Funzionalità di reporting ad hoc

Il team HR di EDF aveva la necessità di soddisfare le esigenze di reporting specifiche di vari gruppi, tra cui i responsabili HR, i responsabili delle persone e i dipendenti. Per avere successo, EDF ha dovuto ridurre l'eccessiva dipendenza dai team tecnici per le frequenti richieste di reportistica ad hoc. Le funzioni di BI self-service di Jaspersoft includono una terminologia di facile utilizzo e la funzionalità drag-and-drop, che consente agli utenti di creare report personalizzati in modo indipendente. 

La creazione, la regolazione e la distribuzione rapida di report personalizzati rende i dipendenti autosufficienti e aumenta l'efficienza operativa. Jaspersoft consente agli utenti avanzati delle risorse umane di soddisfare rapidamente le esigenze di reporting critiche senza impegnare le risorse tecniche.

"Abbiamo attrezzato gli utenti in modo che possano utilizzare la BI self-service", ha affermato Akselrad. "Non hanno bisogno di chiedere a un'altra persona di farlo... Possono prendere tutti i dati classificati con nomi di aziende e trovarli molto facilmente".

2. Rapporti preformattati basati su Jaspersoft Studio

EDF aveva bisogno di report preformattati per mantenere coerenza e accuratezza nelle attività di reporting ricorrenti, come il monitoraggio del completamento della formazione dei dipendenti e le statistiche sulla forza lavoro. Jaspersoft Studio consente a EDF di creare un formato di report standard e permette ai manager di estrarre i report per le loro esigenze individuali, compresi i profili di carriera, le metriche sulla parità di genere e gli aggiornamenti sulla formazione. I dipendenti e i manager possono ora accedere facilmente a questi report tramite l'intranet, risparmiando tempo durante le attività di reporting e monitoraggio di routine. 

"Possiamo creare report preformattati per qualsiasi cosa, ma Jaspersoft ci permette di svilupparli per esigenze ricorrenti", ha condiviso Akselrad. "I manager possono accedere a questi report e filtrarli direttamente".

3. Condivisione e programmazione dei report

Esaminando regolarmente i report, i team delle risorse umane possono facilmente individuare i casi in cui i dipendenti sono in ritardo con i piani di formazione o le metriche sulla diversità sono in calo. Le risorse umane possono anche informare i manager fornendo visibilità in tempo reale sulle metriche chiave, come le statistiche sulla forza lavoro a livello di reparto e di team e i dati sulla formazione. 

EDF utilizza Jaspersoft per condividere i report con gruppi di utenti definiti e distribuirli automaticamente. I report programmati di Jaspersoft riducono il tempo necessario per visualizzare una dashboard separata e assicurano che i responsabili dei team abbiano sempre le ultime informazioni sulle metriche dei dipendenti. 

"Possiamo condividere i report e pianificarli, in modo che tutto sia unificato. È bello avere tutto in un unico strumento", ha aggiunto Akselrad.

4. Campi dati calcolati

Il team di analisi dei dati HR di EDF aveva bisogno di un metodo per generare metriche standardizzate, come le ore di lavoro dei dipendenti, che non sono disponibili nei dati grezzi. I calcoli erano necessari per rendere tali metriche coerentemente disponibili al resto dell'organizzazione per un reporting accurato.

Jaspersoft consente agli amministratori di creare campi di dati calcolati, permettendo all'EDF di definire metriche calcolate direttamente all'interno del sistema. In questo modo si elimina il rischio di discrepanze causate da calcoli manuali effettuati da individui o team diversi. 

"Calcoliamo [alcuni campi dati] con le regole e gli utenti possono accedere ai nostri campi dati calcolati senza complessità", ha spiegato Akselrad. "Altrimenti, potrebbero calcolarlo da soli e usare algoritmi diversi, creando incongruenze".

5. Homepage personalizzata

EDF pubblica internamente una homepage di analisi che fornisce agli utenti aggiornamenti cruciali sullo stato di aggiornamento dei dati, sugli avvisi di affidabilità e su altri dettagli chiave del sistema. Questa trasparenza riduce gli errori di comunicazione e i dati. Tutti gli utenti beneficiano dell'accesso immediato agli ultimi aggiornamenti del sistema, garantendo un utilizzo accurato ed efficace dei dati. 

Senza una home page di analisi ospitata da Jaspersoft, EDF rischia di confondere gli utenti finali. Invece di avere un'unica fonte di verità per mantenere tutti allineati, EDF si limiterebbe a inviare e-mail una tantum o a canali di chat interni, dove spesso gli aggiornamenti non vengono presi in considerazione. 

"Quando gli utenti si collegano a Jaspersoft, la homepage mostra se i dati sono aggiornati e utilizzabili o se ci sono avvisi", ha detto Akselrad. "Questo permette di risparmiare tempo e di tenere tutti informati con un unico strumento".

6. Sicurezza e controllo degli accessi

Sono necessarie misure di sicurezza rigorose per gestire i dati sensibili delle risorse umane, tra cui buste paga, registri di formazione e dati demografici dei dipendenti. Queste misure proteggono la privacy dei dipendenti e garantiscono la conformità di EDF alle norme di legge. EDF aveva bisogno di un sistema per applicare i controlli di accesso e impedire la visualizzazione non autorizzata o l'uso improprio dei dati sulle risorse umane. 

Jaspersoft offre un sistema di controllo degli accessi affidabile e basato sui ruoli, che mostra agli utenti solo i dati a cui sono autorizzati ad accedere. Il suo modello di sicurezza gerarchico consente ai manager di visualizzare i dati dei loro team e ai dirigenti di alto livello di accedere a set di dati più ampi. L'integrazione con il single sign-on (SSO) semplifica ulteriormente l'autenticazione degli utenti e la configurazione degli accessi. Inoltre, Jaspersoft consente a EDF di limitare le esportazioni di dati non autorizzate, riducendo il rischio che le informazioni sensibili escano dall'organizzazione. 

"È importante [proteggere] i dati personali in modo che gli utenti possano vedere solo i dati che sono autorizzati a vedere", ha condiviso Akselrad. "Ad esempio, io posso vedere solo i dati della mia squadra, ma il mio capo vede i dati di tutte le squadre. Questo accesso basato sui ruoli funziona bene ed è essenziale per i dati HR".

Risultati

EDF trasforma la reportistica HR con Jaspersoft, consentendo agli analisti HR, ai manager e ai dipendenti di disporre di analisi sicure, efficienti e affidabili

Jaspersoft è diventato una pietra miliare della strategia di reporting e analisi delle risorse umane di EDF. La piattaforma offre valore operativo e strategico ai team delle risorse umane, agli utenti di analisi avanzate e ai dipendenti con esigenze di reporting ad hoc.

I vantaggi più significativi dell'adozione di Jaspersoft includono:

• Ampio raggio d'azione in tutta l'organizzazione: EDF ora serve report alimentati da Jaspersoft a più di 2.000 utenti mensili e 80.000 utenti annuali. In questo modo il team HR, i manager e i dipendenti possono accedere ai dati senza alcuno sforzo, semplificando il processo decisionale e consentendo ai dipendenti di appropriarsi dei propri dati formativi e delle proprie carriere.

• Efficienza di reporting migliorata: Le funzionalità di reporting ad hoc e preformattate di Jaspersoft hanno ridotto la dipendenza di EDF dal team IT per la generazione dei report. Il team HR può creare e gestire i report in modo indipendente, facendo risparmiare tempo all'organizzazione e riducendo la necessità di risorse tecniche aggiuntive.

• Sicurezza e conformità senza soluzione di continuità: I controlli di accesso basati sui ruoli e l'integrazione degli utenti esterni di Jaspersoft hanno migliorato in modo significativo la sicurezza dei dati dell'azienda. I dati sensibili delle risorse umane sono salvaguardati, garantendo la conformità alle normative e proteggendo la privacy dei dipendenti, pur consentendo l'accesso ai manager e ai dirigenti appropriati.