Il motore di reporting del front desk di KOA cattura milioni di prenotazioni in oltre 500 località con Jaspersoft®

La sfida

Il software di gestione delle prenotazioni aziendali di KOA necessitava di un moderno motore di reporting in grado di supportare le esigenze aziendali a lungo termine

Kampgrounds of America, Inc. (KOA) è un'organizzazione in franchising con oltre 500 sedi, ognuna delle quali offre esperienze di campeggio per famiglie negli Stati Uniti e in Canada. L'azienda utilizza lo stesso software per le operazioni di front desk di tutte le sedi, comprese le prenotazioni, i check-in, le vendite e i report. 

Inoltre, i proprietari di franchising e i dirigenti aziendali di KOA si affidano alla reportistica per varie funzioni. Il software aiuta a gestire le prenotazioni imminenti, l'allocazione dei siti, le performance commerciali più ampie e le tendenze future delle prenotazioni. 

Con l'ecosistema tecnologico in continua evoluzione, KOA aveva bisogno di modernizzare il motore di reporting utilizzato nel suo software proprietario di front desk. Il precedente motore di reporting del franchisor era costruito internamente. Questo ha creato diverse sfide per l'azienda in crescita, tra cui:

• Tecnologia obsoleta: il reclutamento di sviluppatori di software in grado di generare report moderni e visivamente accattivanti con gli strumenti esistenti era sempre più difficile. 

• Problemi di personalizzazione e flessibilità: l'organizzazione ha creato report personalizzati per gruppi di utenti specifici, tra cui gestori di campeggi, dirigenti aziendali e personale della reception. Questo processo è stato complesso e ha richiesto molto tempo. 

• Capacità di self-service limitate: il sistema precedente non permetteva agli utenti di interagire con i report. Questo ha lasciato al team di sviluppo la responsabilità di personalizzare i report per le esigenze dei diversi utenti. 

Jef Sutherland, sviluppatore di report, ha guidato l'iniziativa di modernizzare il motore di reporting del front-desk, su cui si faceva affidamento quasi quotidianamente per informare le decisioni aziendali critiche.

La soluzione

Creare un'esperienza di reporting moderna che sia nativa della piattaforma di front desk di KOA

In risposta a queste sfide, il direttore IT di Jef ha consigliato a Jaspersoft di rinnovare il motore di reporting. Sulla base delle positive esperienze passate, era sicuro che Jaspersoft avrebbe potuto gestire facilmente le sofisticate esigenze di KOA. 

L'obiettivo era creare un'esperienza di reporting che fosse completamente nativa del software di front desk dell'organizzazione. Per raggiungere questo obiettivo, KOA aveva bisogno di un sistema robusto che potesse funzionare sul backend. Il sistema avrebbe fatto sembrare il loro software interno come se fosse stato costruito da zero, con solide funzionalità di reporting. 

La decisione di implementare Jaspersoft è stata dettata da diversi fattori, tra cui la facilità d'uso, l'eccellenza dell'assistenza clienti e la flessibilità della piattaforma.

Il design intuitivo di Jaspersoft Studio

Gli strumenti di progettazione intuitivi di Jaspersoft Studio consentono agli utenti di generare rapidamente report funzionali, accattivanti ed esteticamente gradevoli. La velocità e la facilità d'uso della piattaforma hanno aiutato Jef a migrare rapidamente anni di report legacy senza tempi morti o ritardi significativi. 

Jaspersoft Studio è dotato di potenti funzioni e strumenti di facile utilizzo che soddisfano sia i principianti che gli utenti avanzati. Combinando Jaspersoft Studio e Visualize.js, KOA ha potuto creare report interattivi che consentono agli utenti di ordinare, filtrare e interagire con i dati in tempo reale, senza ulteriore lavoro di sviluppo.

"Prima di Jaspersoft, dovevamo renderizzare i grafici in HTML, il che richiedeva molto tempo e una curva di apprendimento", ha condiviso Jef. "Ma Jaspersoft Studio rende la creazione dei report molto più semplice e veloce. Inoltre, Jaspersoft Studio ci aiuta a raggiungere la manutenibilità mentre assumiamo nuovi sviluppatori. Infine, la modernizzazione: Jaspersoft offre aggiornamenti per la reportistica e la visualizzazione, così non devo tenermi al passo con gli strumenti più recenti da solo".

Assistenza clienti a lungo termine

Jef ha lavorato con lo stesso responsabile dell'assistenza clienti Jaspersoft per diversi anni. Lui sottolinea quanto apprezzi la collaborazione con un'azienda in grado di mantenere personale di supporto esperto e disponibile. Il team di supporto della piattaforma si è impegnato a comprendere le esigenze di KOA e ha fornito soluzioni su misura per la situazione specifica di Jef. 

"Il team di assistenza di Jaspersoft conosce davvero il suo prodotto ed è sinceramente interessato a cercare di capire come farmi tornare in carreggiata", ha dichiarato Jef. "Non credo che si senta parlare molto spesso di esperienze di supporto".

Flessibilità del foglio di calcolo con scalabilità a livello aziendale

I campeggiatori chiamano le sedi del franchising milioni di volte ogni anno. Per migliorare questi processi, un membro del personale del KOA ha utilizzato un foglio di calcolo per creare un utile rapporto sull'occupazione. Mostrava le prenotazioni e le cancellazioni nelle ultime due settimane, includendo una linea di tendenza per ogni riga. In questo modo i proprietari di franchising e i dirigenti aziendali possono valutare le performance aziendali con una migliore visione in tempo reale. 

Il report personalizzato sull'occupazione di KOA aveva un chiaro valore, ma non era scalabile in tutta l'organizzazione, né poteva essere mantenuto come foglio di calcolo. Il team di sviluppo avrebbe dovuto creare report personalizzati per soddisfare le esigenze specifiche dei diversi team. Questo processo era complesso e richiedeva molto tempo quando si utilizzava il precedente motore di reporting interno di KOA. 

Jaspersoft offre agli utenti la flessibilità necessaria per produrre con facilità report funzionali e di facile utilizzo. La replica del report sul ritiro dell'occupazione in Jaspersoft ha consentito un'ulteriore interattività dell'utente in base alle esigenze dell'azienda. In questo modo il team di sviluppo di KOA ha potuto rilasciare il rapporto per un uso diffuso da parte dei proprietari di franchising, dei dirigenti aziendali e del personale di reception.