O que são relatórios ad hoc?

Ad hoc é um termo latino que se traduz como “para isto”. No entanto, também é entendido como “conforme necessário” ou “conforme exigido”. Relatórios ad hoc ocorrem quando os relatórios são gerados ou criados mediante solicitação. Geralmente são criados para um uso específico ou para responder a uma pergunta precisa. Por exemplo, se uma empresa tiver uma liquidação de fim de ano e quiser ver o volume de vendas em uma loja específica, as vendas de um determinado produto ou o valor total do desconto concedido aos clientes.

Os relatórios tradicionais exigem especialistas técnicos para criar e distribuir relatórios. Existem também relatórios contínuos e recorrentes que são criados de acordo com um cronograma, que tendem a usar sempre os mesmos parâmetros.

A capacidade de gerar relatórios que respondem a questões comerciais específicas permite que os funcionários tomem decisões capacitadas e baseadas em dados. Desde questões operacionais, como níveis de pessoal em um determinado dia, até decisões estratégicas, como os produtos oferecidos, os relatórios ad hoc oferecem flexibilidade, informações e respostas.

Para que são usados os relatórios ad hoc?

Os relatórios ad hoc são concebidos para satisfazer necessidades não atendidas pelos relatórios recorrentes padrão. Imagine sua última reunião de trabalho. Houve dúvidas sobre equipes ou filiais específicas? Algum funcionário queria atualizar os sistemas para refletir as novas necessidades? Um gerente queria avaliar o desempenho de alguém? Tudo isso exige relatórios ad hoc. Para todas as tomadas de decisão do dia a dia, os provedores de relatórios ad hoc usam dados para orientar suas decisões. Isso permite que uma organização permaneça ágil, atualizada e altamente competitiva.

Relatórios de vendas e varejo

Houve um período de venda específico que uma filial deseja examinar? Talvez sejam necessários dados específicos sobre uma variedade de produtos ou itens vendidos durante um período de tempo. Quantas máscaras faciais foram vendidas desde o início da pandemia? Ou quantas panelas de arroz elétricas foram vendidas depois que um panfleto digital foi enviado aos clientes por e-mail?

Os relatórios ad hoc fornecem às equipes de vendas dados detalhados para mostrar a eficácia do marketing, das técnicas de vendas e até de conceitos menos concretos, como o layout da loja ou os efeitos do clima.

Por exemplo, imagine que uma loja percebe que a taxa de furtos está aumentando. Ela pode começar a implementar relatórios ad hoc para otimizar o gerenciamento de estoque e obter contagens exatas. Isso significa que o gerente da loja pode identificar com precisão a data e hora em que os itens foram furtados. A loja pode identificar padrões e aumentar o número de funcionários e a vigilância em determinados horários e dias. Se padrões corretos forem identificados, a quantidade de furtos poderá diminuir, protegendo os lucros da loja.

Relatórios de saúde

A saúde é um setor que possui dados para todas as métricas possíveis. Para obter os melhores resultados para os pacientes, os médicos e a equipe devem utilizar esses dados. Um relatório ad hoc permite que médicos e executivos se aprofundem em dados específicos e tentem compreender a causa dos problemas ou gargalos.

Um hospital ou médico pode encontrar soluções através de relatórios ad hoc para proporcionar melhores resultados aos seus pacientes. Suponha que um hospital note um aumento súbito em reinternações. Ele pode aprofundar seus relatórios ad hoc e ver qual departamento é responsável pela grande maioria das reinternações. Questionamentos adicionais podem revelar por que esse departamento tem taxas tão altas (como a falta de pessoal). Ao encontrar o padrão e corrigir o problema, o hospital poderá diminuir o número de reinternações.

Relatórios de Recursos Humanos

As organizações coletam muitas informações: planilhas de horas, informações sobre benefícios, licença médica e feriados, avaliações de desempenho e informações salariais. Os departamentos de RH podem usar relatórios ad hoc para identificar problemas ou deficiências com essa infinidade de dados. Isso pode não apenas melhorar a satisfação dos funcionários, mas também as práticas de negócios. Por exemplo, um varejista pode avaliar se tem pessoal suficiente para as festas de fim de ano.

Imagine que uma organização perceba que as taxas de absentismo estão aumentando ao longo de um período de oito meses. Os executivos não conseguem identificar a causa exata, por isso elaboram alguns relatórios ad hoc. Eles não mostram nenhum padrão de folgas. Depois de gerar outro relatório (mostrando o fluxo de trabalho e os dias de folga lado a lado), eles observam uma correlação entre períodos de trabalho intenso e dias de folga. Os executivos podem então resolver o problema, reduzindo as taxas de absentismo e proporcionando um melhor local de trabalho para os funcionários.

Relatórios financeiros

O departamento de finanças, o mais orientado por dados, está focado em números. Os relatórios ad hoc permitem que as equipes se aprofundem em qualquer informação financeira necessária, seja avaliando a viabilidade de uma nova linha de produtos ou medindo a lucratividade de uma filial, de um trimestre ou de uma ação.

Benefícios dos relatórios ad hoc

Há enormes benefícios nos relatórios ad hoc, resultando em muito espaço para melhorias que as organizações podem usar.

Agilidade e proatividade

De longe, o maior benefício dos relatórios ad hoc é o impacto positivo na organização. Se algo mudar, os funcionários notarem disparidades ou houver uma oportunidade de melhorar os processos, os relatórios ad hoc tornam-se vitais. Eles trazem respostas rápidas a problemas e dúvidas específicas. As respostas a estas perguntas permitem que uma organização tome decisões baseadas em dados que resultarão em resultados positivos. Depois que as alterações forem implementadas, os relatórios poderão ser executados novamente para garantir que os resultados sejam os esperados.

Fácil utilização

Se as ferramentas de relatório corretas forem usadas, qualquer pessoa com alguma experiência básica em informática poderá gerar relatórios. Não há necessidade de enviar solicitações ao departamento de TI ou à equipe de analistas de dados. É simplesmente uma questão de criar o relatório necessário a partir de uma série de opções listadas e pressionar um botão. Sem atrasos ou gargalos.

Relatórios em tempo real

Como não há espera pelos analistas ou equipes de TI, os relatórios estão totalmente atualizados. Isso significa que as organizações podem tomar decisões informadas que permitem agilidade e solução proativa de problemas.

Carga reduzida nas equipes de TI e analistas

Não há mais listas de relatórios a serem executados, o que significa que os valiosos funcionários e analistas de TI podem realizar outras tarefas que agregam mais valor.

Identificação de gargalos

Todo negócio tem gargalos. Eles podem ser difíceis de identificar e resultar em enormes atrasos e perdas de produtividade. Os relatórios ad hoc permitem que a gerência se aprofunde e encontre as causas dos gargalos e as retifique. Por exemplo, se uma grande organização governamental tiver problemas consistentes para pagar faturas em dia, ela poderá gerar relatórios ad hoc para descobrir o motivo. Depois de identificar que a causa é que os gerentes de linha precisam assinar todas as faturas, ela pode implementar um sistema em que as compras abaixo de US$ 200 são pagas automaticamente.

Flexibilidade

Há uma grande oportunidade para as organizações se concentrarem em determinadas áreas e gerarem relatórios que as ajudem a resolver quaisquer problemas. Elas podem construir relatórios do zero, criando gráficos e tabelas de acordo com o leitor. Tudo isso pode ser manipulado ou alterado para se adequar a qualquer questão comercial.

Capacite os funcionários

Os funcionários podem encontrar as respostas às suas perguntas sem esperar por outros funcionários ou departamentos. Os relatórios ad hoc também significam que a equipe pode fazer backup de suas informações com dados, aumentando a probabilidade de alterações no sistema ou sugestões serem implementadas pela gerência.

Cientistas cidadãos

Embora os melhores cientistas de dados cidadãos e analistas de negócios tenham conhecimento do setor, eles nunca terão a informação e a experiência prática que os funcionários têm. Quando os funcionários têm dados e ferramentas de relatórios, podem detectar problemas, tendências e oportunidades que nem sempre os cientistas de dados percebem.

Agilidade organizacional

O mundo evolui rapidamente, e as empresas também devem evoluir. Os relatórios ad hoc permitem que as organizações fiquem à frente dos desafios e da concorrência. Responder a perguntas sob demanda significa que os problemas podem ser resolvidos rapidamente.

Inspire as organizações a utilizar dados

Os dados são um dos maiores ativos que uma organização possui. No entanto, para muitas empresas, é também um dos recursos menos utilizados. Capacitar funcionários e líderes para utilizar esses dados pode trazer enormes benefícios.

Desafios dos relatórios ad hoc

Embora os benefícios dos relatórios ad hoc sejam enormes, ainda existem desafios com a tecnologia.

Dados parciais ou inconsistentes

A falta de acesso e consistência dos dados é inimiga dos relatórios de qualidade. Como uma organização pode produzir relatórios e informações precisas se os dados estiverem errados? Silos, dados faltantes, informações erradas e duplicações podem causar problemas nos relatórios. As organizações devem implementar uma boa política de gestão de dados e ter uma única fonte de dados que seja precisa e acessível a todos os que dela necessitam.

Medição de algo errado

Ao criar um relatório ad hoc, os funcionários podem incluir informações que consideram relevantes, mas não reconhecer a verdadeira causa ou atributo. Por exemplo, ao tentar identificar o seu cliente típico, uma empresa pode incluir idade, sexo e informações geográficas. No entanto, deixar de fora detalhes como faixa de renda ou dinâmica familiar pode tornar o relatório inútil. Bons relatórios exigem não apenas conhecimento do negócio, mas também dos dados disponíveis.

Confiança nos relatórios ad hoc

Apesar dos benefícios dos relatórios ad hoc, ainda há lugar para relatórios estáticos. Os relatórios estáticos fornecem um instantâneo dos dados e tendências ao longo do tempo. Por serem arquivados após o uso, são excelentes para análise de dados ao longo do tempo. Eles também podem ajudar a criar responsabilidade, pois verificam regularmente os KPIs e outros atributos mensuráveis.

Alternativas aos relatórios ad hoc

Relatórios predefinidos

Relatórios estáticos, tradicionais ou predefinidos são relatórios recorrentes. São criados por analistas ou equipes de TI de acordo com um cronograma e distribuído ao grupo de pessoas que necessitam das informações. Podem ser dados de vendas semanais para a filial e os gerentes, dados financeiros trimestrais para os executivos de nível C ou KPIs anuais para funcionários individuais e seus gerentes.

Embora sejam essenciais para a gestão de uma organização e não substituam relatórios ad hoc, eles têm limitações. Eles exigem que os departamentos de TI ou analistas os executem, não podem ser alterados para responder a consultas específicas, não fornecem informações detalhadas e não fornecem a capacidade de detalhamento.

Relatórios Excel

O Excel não produz relatórios ad hoc verdadeiros, pois os dados são importados e, portanto, não são em tempo real. Embora tabelas dinâmicas possam ser usadas, juntamente com imagens e gráficos, o Excel não apresenta dados “ao vivo” e também está sujeito a erro humano. Cono os usuários podem editar e alterar as informações armazenadas, elas podem ser imprecisas.

Como implementar relatórios ad hoc

Classifique seus dados

Este é um projeto gigantesco e requer uma revisão de todos os seus sistemas de computador. Comece com uma estratégia de governança de dados que esteja em conformidade com o GDPR e outras leis relevantes. Reúna todos os seus dados em um local centralizado. Implemente sistemas de gerenciamento de dados que garantam que as pessoas possam acessar apenas os dados de que precisam. Remova silos de dados e planeje a consistência dos dados em toda a organização.

Ofereça treinamento

Embora as ferramentas de relatórios ad hoc devam ser intuitivas, os gerentes e funcionários devem saber como podem aproveitar ao máximo a funcionalidade. Em vez de treinamento sobre “como fazer”, trata-se de treinamento sobre “por que fazer”, como selecionar parâmetros para relatórios. O treinamento de pessoal não envolve apenas o software, mas também como usar os dados para obter os melhores resultados.

Tenha as ferramentas certas para o trabalho

A escolha do software certo é vital para o sucesso dos relatórios ad hoc. Considere estes fatores ao tomar decisões sobre as melhores opções para a organização:

• Acesso. A ferramenta deve ser capaz de canalizar vários canais de dados em um só lugar, em vez de executar várias consultas.
• Visualização. Os humanos são muito melhores na interpretação de dados quando estão na forma visual. Uma excelente ferramenta de relatórios ad hoc oferecerá a capacidade de apresentar informações em tabelas, gráficos e até mesmo pictogramas.
• Simples de usar. Capacite os funcionários a criar seus próprios relatórios facilmente. Não crie quaisquer barreiras à implementação bem-sucedida ou ao uso contínuo.
• Escalável. Quer a organização tenha centenas de funcionários ou apenas dois, as ferramentas de relatórios ad hoc devem ser capazes de crescer junto com o negócio. Isto não se refere apenas a crescimento em termos de números, mas também em funcionalidade e capacidade de gerir volumes crescentes de dados.
• Com base em nuvem. Ter sistemas de relatórios (e dados) baseados em nuvem adiciona funcionalidade e capacidade para os funcionários acessarem e processarem informações, independentemente da localização física.

Relatórios ad hoc são o que sua organização precisa

Embora os relatórios predefinidos e o Excel ofereçam algumas funcionalidades de relatório, isso não é suficiente. Para obter uma gama completa de funcionalidades de relatórios, são necessários relatórios ad hoc. Esses relatórios oferecem flexibilidade para identificar e resolver uma série de problemas de negócios, permitindo decisões baseadas em dados.

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