O que são relatórios de painel?

Os relatórios de painel são uma representação gráfica dos principais indicadores de desempenho (KPIs) de uma organização. Os relatórios são criados reunindo dados de relatórios existentes disponíveis, dando ao usuário um instantâneo gráfico das operações de uma empresa. Com os relatórios de painel, todos em uma organização, independentemente do conhecimento tecnológico, podem analisar dados em tempo real por meio de painéis intuitivos.

A visualização de qualquer forma de informação usando gráficos torna os dados mais fáceis de entender, analisar e processar em informações úteis. Adicionar a funcionalidade de relatórios de painel fornece uma visão abrangente e clara de todos as informações de negócios rapidamente. Um painel pode ser criado vinculando-o a bancos de dados Excel ou outro software no qual os dados e relatórios são produzidos. Ele pode ser automatizado para que, à medida que os dados são carregados no banco de dados ou no sistema de relatórios, os gráficos sejam atualizados automaticamente. Os relatórios de painel tornam-se críticos em um ambiente de negócios dinâmico, fornecendo informações em tempo real que podem ser usadas para orientar as organizações em direção aos seus objetivos.

Relatórios de painel ou relatórios estáticos?

É importante compreender as diferenças entre relatórios de painel e relatórios estáticos.

Um relatório de painel interativo fornece aos usuários uma ampla visualização de dados que permite exploração e interatividade. Os dados fornecem informações sobre por que os processos ocorrem de determinada forma ou o motivo de determinados resultados. É possível detalhar os dados cada vez mais, se necessário. Também pode ser um processo em tempo real; uma venda processada no ponto de venda aparece no painel em minutos.

Embora um relatório estático inclua imagens, gráficos e tabelas, ele é totalmente baseado em dados históricos e concentra-se apenas no passado. Esses relatórios geralmente são gerados uma vez por dia, semana ou mês, e são distribuídos por e-mail ou acessados manualmente por meio de um programa ou uma pasta compartilhada. Embora ainda ofereçam valor para KPIs que precisam ser avaliados regularmente, os relatórios estáticos são inferiores aos relatórios de painel em termos de facilidade de uso, agilidade e valor obtido.

Benefícios dos relatórios de painel

Como acontece com toda tecnologia, há vários benefícios a serem obtidos com os relatórios de painel.

Valor máximo dos dados

Toda organização gera grandes quantidades de dados. Analisar tudo e extrair informações e aprendizados úteis pode ser um desafio, mesmo nos melhores cenários. Os painéis ajudam a organizar e analisar dados, fornecendo informações úteis que podem facilitar melhores decisões de negócios. Um dos maiores desafios nas organizações é transformar enormes volumes de dados em valor; os painéis ajudam a atingir esse objetivo.

Melhor cultura de dados

Construir uma cultura baseada em dados não é fácil. A capacidade de lidar com dados como parte do processo de trabalho em todos os departamentos e funcionários deve ser cultivada gradualmente. Com os painéis, será mais fácil para a organização reunir todos os seus funcionários, independentemente do conjunto de habilidades, em uma única plataforma que os ajude a acessar e trabalhar com dados, explorar tendências e agir com base em informações úteis para alcançar os resultados ideais. Isso garante responsabilidade e permite o alinhamento estratégico geral entre departamentos. A longo prazo, contribui para promover uma cultura de trabalho baseada em dados e fortalece as capacidades de tomada de decisão.

Adesão dos stakeholders

Os painéis podem desempenhar um grande papel ao unir os funcionários e ajudar a criar um ambiente que responda bem às mudanças nos negócios. Eles também ajudam a apresentar vários KPIs aos diversos stakeholders do negócio, apresentando uma visão clara dos processos contínuos, do desempenho organizacional e assim por diante, permitindo o envolvimento multifuncional.

Tendências de negócios atualizadas

Para todo gerente de marketing, é fundamental acompanhar as tendências do mercado e corrigir a rota quando necessário. Com os relatórios de painel, o marketing pode estar no caminho certo, prever possíveis riscos ou desafios para os negócios e tomar medidas corretivas desde o início. Os relatórios de painel capacitam os gerentes a projetar futuros resultados, otimizar tendências positivas e, ao mesmo tempo, afastar os impactos negativos aos negócios.

Eficiência aprimorada

Quando uma empresa consegue tomar decisões precisas e oportunas, essa capacidade se torna um pilar fundamental para seu sucesso. Os relatórios de painel aumentam a velocidade e a eficiência – dois aspectos principais que os relatórios manuais não oferecem. Bastam alguns cliques em um painel interativo para obter os KPIs necessários e criar um protocolo de análise eficiente.

Visualização de dados empresariais

Quando as planilhas de dados tradicionais são examinadas, há uma chance maior de perda de informações críticas e de erro humano. A visualização de relatórios elimina a confusão e cria apresentações fáceis de usar e simples de entender. Com os relatórios de painel, todos os dados podem ser visualizados e colocados em um único relatório interativo. Qualquer pessoa que o acesse tem controle total sobre os protocolos de análise de dados que precisa aplicar.

Medidas de desempenho em tempo real

Os relatórios de painel permitem que dados em tempo real sejam facilmente acessados. Este acesso é ainda mais simplificado com a implementação de alarmes de dados inteligentes. Percorrer um grande número de arquivos não é mais a norma. Com uma ferramenta de relatórios de painel de qualidade, informações de negócios atualizadas estão facilmente disponíveis com o clique de um botão.

Dependência reduzida do departamento de TI

Os relatórios tradicionais são conhecidos por serem ineficientes, com alta dependência do departamento de TI para a sua geração. A vantagem dos relatórios de painel é que eles são intuitivos e fáceis de usar e podem ser usados por profissionais técnicos e não técnicos. Esse recurso dá a todos na empresa a oportunidade de usar a análise de dados para tomar as medidas adequadas sem depender do departamento de TI: não é mais necessário esperar por relatórios de uma equipe de TI já sobrecarregada.

Relatórios interativos e direcionados a KPIs de negócios

Embora as abordagens analíticas convencionais sejam ótimas para os relatórios estáticos, a falta de interatividade significa que eles não podem fornecer informações em tempo real. Descobrir quais são as métricas corretas e restringir os dados que você precisa rastrear não é simples.

A abordagem ideal para uma função empresarial é definir claramente os pontos de dados relevantes. Esses KPIs criados ajudarão a construir painéis que rastrearão e alinharão dados e desempenho com as metas de negócios. A visualização desses dados torna-se importante ao trabalhar para tomar as decisões corretas. Os usuários podem gerar um instantâneo imediato de um possível cenário de negócios e avaliar onde estão os desafios. Esses painéis interativos oferecem ferramentas de relatórios fáceis de usar que permitem uma compreensão clara dos sucessos, fracassos, lucros e prejuízos.

Para resumir os benefícios dos relatórios de painel, no mundo competitivo de hoje, processos de negócios ágeis e dinâmicos são essenciais para otimizar o desempenho dos negócios. Embora as abordagens analíticas convencionais funcionem para relatórios estáticos, a ausência crítica de interatividade afeta o acesso à análise em tempo real. Esta funcionalidade pode ser um divisor de águas para as organizações que operam no atual ecossistema de negócios ampliado.

Tipos de painéis

Existem quatro tipos de painéis normalmente encontrados nas organizações.

Painéis analíticos

Os painéis analíticos são usados principalmente por analistas de dados profissionais que trabalham para dar suporte a diferentes grupos de negócios na organização. Esses painéis possuem elementos gráficos básicos e oferecem flexibilidade para realizar análises detalhadas. Existem três benefícios principais dos painéis analíticos:

• Permitem uma análise da avaliação do mercado distribuída por um longo período de tempo, melhorando a qualidade e a precisão da tomada de decisão
• Eles fornecem insights de previsão de fácil compreensão que permitem que os usuários planejem e atribuam facilmente os recursos disponíveis
• Eles permitem a comparação de dados com a concorrência em vários parâmetros, a qualquer momento

Painéis estratégicos

Esses painéis permitem que os profissionais de negócios rastreiem KPIs em vários períodos para obter informações cruciais e estratégicas. Os três principais benefícios dos painéis estratégicos incluem:

• Os executivos da empresa podem rastrear facilmente KPIs estratégicos e fatores de sucesso
• Previsões emergentes podem ajudar os usuários empresariais a permanecerem no alvo e no curso correto, se necessário, para atingir seus objetivos
• Todos os dados disponíveis podem ser analisados de vários ângulos, fornecendo tendências espalhadas por diferentes períodos de tempo que podem ser compartilhadas por toda a organização

Painéis operacionais

Esses painéis permitem que os usuários visualizem informações em tempo real e ajudam a sinalizar imediatamente os problemas que possam precisar de atenção. Os recursos importantes dos painéis operacionais são:

• Mapas de calor que destacam áreas de alta atividade, tornando mais fácil para os usuários encontrarem rapidamente as informações de que precisam
• Rastreamento de registros para ajudar as equipes a prever os níveis de atividade em tempo real
• Vários tipos de registros que ajudam as equipes a entender rapidamente os tipos de incidentes que ocorrem e como devem se preparar para eles

Painéis táticos

Esses painéis são ideais para monitorar o progresso das metas. Eles ajudam as organizações ao fornecer:

• Tendências e informações atualizadas sobre pontos de dados específicos
• Fácil detalhamento dos dados, permitindo a coleta de informações mais profundas
• Destaque para questões pendentes a fim de que suas causas sejam facilmente identificadas
• Uma visão geral diária da atividade

Melhores práticas para otimizar relatórios de painel

Existem oito práticas recomendadas que as organizações precisam seguir para se beneficiar dos relatórios de painel.

1. Garantir a relevância dos dados

Sempre garanta que os dados permaneçam relevantes. Isto inclui saber quem tem acesso ao painel e com que finalidade. As métricas exibidas devem ser personalizadas e específicas para seus destinatários. Quando os painéis são categorizados com base nos destinatários, em uma equipe específica ou em um assunto, certifique-se de que apenas as métricas relevantes sejam fornecidas.

As organizações devem perguntar aos usuários o que eles realmente desejam em seu painel e o que usarão na vida real. Remova tudo o que for inútil.

2. Adotar apenas métricas estratégicas

Escolha qualidade em vez de quantidade nas métricas para ajudar o alinhamento com as estratégias de negócios. Esteja sempre atento a dados dinâmicos que possam influenciar positivamente as decisões de negócios. Procure e use dados atraentes que influenciem positivamente as decisões de negócios. Por exemplo, um provedor de serviços gerenciados que trabalha com vários clientes desejará ter relatórios sobre KPIs do acordo de nível de serviço relevante para melhorar o serviço aos clientes. Para uma equipe, os relatórios sobre as metas organizacionais e como elas estão sendo alcançadas podem ser mais relevantes.

3. Escolher métricas mensuráveis

Crie metas específicas que possam ser medidas, que sejam realistas de atingir e que sejam relevantes e oportunas. Com tais metas, a eficácia do desempenho pode ser traçada em relação a todos os parâmetros de referência estabelecidos para acompanhar as metas.

4. Sistematizar os painéis

Mantenha os painéis organizados. A desordem pode ter um impacto negativo na produtividade da empresa. Se um painel parecer confuso, é provável que outros usuários também tenham comentários semelhantes. Sempre trabalhe com as métricas mais importantes para a tarefa em questão e deixe-as facilmente acessíveis. Deve haver um bom uso dos espaços em branco no painel, e ele deve ser configurado de maneira cuidadosa e fácil de entender. Considere usar blocos de cores para equilibrar cores brilhantes, manter os usuários envolvidos e destacar informações importantes.

5. Rastrear dados úteis

Embora dados sejam excelentes por si só, eles podem durar pouco. É a forma como os dados são usados que determina o quão úteis e aplicáveis eles são. Concentre-se sempre nos dados que podem trazer mais mudanças aos protocolos em vigor e influenciar as decisões de negócios. Concentre-se em dados que podem influenciar processos, decisões de contratação, acordos de nível de serviço e metas anuais. Avalie o valor de cada dado para ver se vale a pena rastreá-lo. As empresas devem se concentrar na qualidade e não na quantidade de dados para tomar as melhores decisões.

6. Testar o painel

Quando um modelo de relatório de painel específico for configurado, analise-o objetivamente para ver se todas as métricas necessárias são facilmente acessíveis, relevantes e compreensíveis. Avalie se as ferramentas de visualização de dados são eficazes e se as informações corretas estão sendo entregues com rapidez e precisão. Ajuste o modelo regularmente para atender aos requisitos.

7. Organizar as métricas

Ao trabalhar com muitas métricas, é uma boa ideia organizá-las todas em uma grade. Traga alguma simetria à forma como as métricas são apresentadas. Isso permite uma avaliação mais ordenada e tranquila dos dados disponíveis. Várias ferramentas de relatórios de painel permitem redimensionar grupos de métricas para criar um painel mais personalizado e relevante. O agrupamento de métricas semelhantes ou relacionadas também facilita a criação de um relatório de painel.

8. Mobilidade

Os painéis devem ser projetados para uso em smartphones tanto quanto em laptops ou desktops. As pessoas trabalham em casa, deslocam-se para visitar clientes ou simplesmente tentam gerenciar informações durante o horário de almoço. As organizações precisam permitir o trabalho flexível.

O futuro dos relatórios de painel

Relatórios de painel permitem que todos os tipos de funções de negócios tenham um melhor desempenho. Eles permitem que os usuários visualizem seus KPIs e acompanhem o desempenho de cada um. Também ajudam os usuários de uma organização, independentemente de seu conhecimento tecnológico, a interagir diretamente com os dados do painel e a analisar tendências que podem ajudá-los a tomar melhores decisões de negócios.

Estes relatórios ajudam as organizações a funcionar melhor e a competir de forma mais eficaz em um mercado livre. O futuro dos relatórios de painel está evoluindo rapidamente junto com a variedade de dados e a variedade de formas como eles são usados. No entanto, eles perdem valor rapidamente, a menos que sejam revistos e atualizados regularmente. Dados movimentam-se rapidamente, e por isso o painel deve permanecer relevante diante de um mundo instantâneo.

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