O que é automação de relatórios?

A automação de relatórios é uma ferramenta utilizada nos negócios para gerar e compartilhar automaticamente informações específicas, para pessoas selecionadas, em um intervalo de tempo pré-determinado. Os relatórios automatizados podem abranger diversas áreas operacionais, mas geralmente estão relacionados a indicadores-chave de desempenho, finanças e outras informações dependentes do tempo.

Como a automação de relatórios é fundamental para o desempenho dos negócios

A automação de relatórios é amplamente utilizada no ambiente de negócios, onde relatórios periódicos são essenciais para monitorar as operações comerciais em andamento. Sem esses relatórios, torna-se difícil para supervisores, gerentes, executivos de alto escalão e outros stakeholders avaliarem com precisão o desempenho atual da organização.

Feedback para garantir que ações imediatas sejam tomadas quando necessário

Por exemplo, o marketing é uma função que requer monitoramento constante de dados. As estratégias e atividades de marketing têm uma relação direta com as vendas. Um aumento no volume de vendas é uma indicação de que os esforços de marketing em vigor estão funcionando e, portanto, devem ser continuados. Ao contrário, a estagnação das vendas indica que as estratégias de marketing utilizadas não são eficazes e precisam ser alteradas.

A automação de relatórios ajuda a focar neste tipo de dados para que as medidas de intervenção adequadas possam ser tomadas para corrigir o rumo e atingir os objetivos desejados.

Precisão e informações oportunas

A automação de relatórios possibilita que os dados sejam acessados pela gestão como e quando necessário. Também é possível executar relatórios automatizados em tempo real para um monitoramento mais preciso. Em situações críticas, relatórios diários podem garantir o rastreamento adequado dos dados.

Por exemplo, alguns funcionários são obrigados a manter um determinado número de horas de trabalho para cumprir as leis locais, como os motoristas de caminhão. De acordo com a legislação, a gestão poderá precisar rever as horas de trabalho registradas para garantir períodos de descanso adequados.

Minimize a carga de trabalho e o estresse dos funcionários

A automação de relatórios beneficia não apenas a organização, mas também seus funcionários. Num sistema manual tradicional, os funcionários devem preencher os dados manualmente antes de gerar um relatório. Este pode ser um processo demorado. Em alguns casos, os relatórios podem não estar prontos quando necessário, causando atrasos desnecessários que impedem decisões críticas. A automação de relatórios economiza o tempo de preparação.

Num sistema de relatórios manuais, os funcionários têm de trabalhar sob imensa pressão, o que aumenta a probabilidade de erros. Erros podem ser prejudiciais para uma organização, pois podem influenciar decisões erradas. Infelizmente, pode ser um desafio evitar erros em um sistema manual onde se espera que os funcionários entreguem resultados dentro de um prazo apertado.

A automação de relatórios foi introduzida para enfrentar alguns desses desafios. Além de garantir que os relatórios sejam entregues dentro do prazo, a automação também reduz erros e economiza tempo que seria usado para rastrear a origem do erro.

Benefícios da automação de relatórios

Os benefícios de automatizar relatórios padronizados podem ser muitos, dependendo da organização e do setor.

Economizar

A compilação manual de relatórios requer um grande esforço humano. A maioria das pequenas organizações pensa erroneamente que é mais barato preparar relatórios manuais do que usar a automação. No entanto, o contrário é verdadeiro, pois investir na automação de relatórios requer apenas um pequeno investimento em tecnologia em comparação com o custo de contratar muitas pessoas para realizar a tarefa.

Aumentar a eficiência

Quando tarefas manuais são tratadas com tecnologia, os recursos podem se concentrar em outras tarefas que precisam de atenção. Por exemplo, mais recursos podem ser alocados na função de marketing, para focar em campanhas promocionais, aumentar a visibilidade do produto e melhorar as vendas. Os funcionários podem se concentrar em tarefas criativas ou complexas, atribuindo às máquinas tarefas tediosas e repetitivas.

Garantir consistência

Para que um relatório seja útil a longo prazo, ele deve ser consistente, porque compara e mede as mesmas métricas repetidamente. É difícil garantir este grau de consistência num sistema manual, uma vez que os relatórios dependem da pessoa que os prepara. Quando a pessoa ou equipe faz alterações no relatório, as informações podem refletir pequenas alterações, parecendo menos autênticas.

Alcançar consistência a longo prazo é um desafio significativo com relatórios manuais. Isso se deve a mudanças de funções dentro de uma organização e à redução do número de funcionários, o que significa que pessoas diferentes são responsáveis por gerar relatórios em outros momentos. Tais inconsistências nos relatórios podem ser vistas como incompetência, e a veracidade das informações pode ser questionada.

Aumentar a aquisição de clientes

Grandes organizações que preparam relatórios para pequenas empresas provavelmente ganharão mais clientes usando a automação de relatórios. A automação dá a uma organização uma vantagem competitiva sobre outras que não utilizam esta tecnologia. Os clientes acreditam que provavelmente obterão melhores relatórios de uma empresa que automatizou seus serviços do que de uma empresa que usa um sistema de relatórios manual. Espera-se que as organizações acostumadas com o antigo sistema manual acabem por perder clientes.

A automação também auxilia no cumprimento de prazos, aumentando o nível de satisfação dos clientes. Clientes satisfeitos provavelmente retornarão para serviços futuros ou até mesmo indicarão novos clientes. Além disso, a consistência dos dados garantida pela automação é um argumento de venda significativo para a conquista de clientes.

Demonstrar profissionalismo

Os relatórios elaborados por meio de sistemas automatizados são visualmente atraentes e têm um toque profissional, pois podem ser desenhados de acordo com os dados e a marca da organização. Frequentemente, apresentam visualizações e gráficos, em vez de tabelas e textos. Os relatórios manuais são pouco atraentes em comparação com os seus equivalentes automatizados, muitas vezes produzindo tabelas simples em preto e branco. Portanto, não surpreende que clientes exigentes prefiram relatórios gerados com tecnologia de automação.

Melhorar a retenção de funcionários

Um fator que desmotiva os funcionários é a realização de tarefas rotineiras, como a preparação de relatórios. Quando conhecem a tecnologia que pode realizar tais estudos, a situação piora. Isso pode levar à redução da satisfação e ao aumento do desgaste no trabalho.

Funcionários talentosos podem sentir que seus conhecimentos são subutilizados ao serem submetidos a tarefas rotineiras. Como resultado, é provável que procurem oportunidades de emprego em outras organizações que apresentem um melhor ambiente de trabalho. Quando esses funcionários deixam a empresa, a organização precisa gastar mais para recrutar novos funcionários. Custos como esses podem ser evitados identificando-se as necessidades dos funcionários e fazendo o que for necessário para atendê-las. Neste caso, a automação de relatórios pode ajudar a reter talentos e preservar a força de trabalho existente.

Facilitar o compartilhamento de informações

A automação facilita o compartilhamento dos relatórios com os stakeholders relevantes. Um sistema manual tradicional cria cópias impressas que são distribuídas manualmente a todos no escritório. O compartilhamento externo de relatórios com clientes ou fornecedores requer e-mails manuais, muitas vezes com acompanhamento.

Um sistema automatizado facilita o compartilhamento do relatório com diferentes stakeholders. Os documentos são criados digitalmente e enviados automaticamente para quem precisa deles.

Reduzir a dependência do fator humano

Os relatórios podem ser gerados a qualquer momento, mesmo sem intervenção humana, desde que o sistema tenha sido programado para criá-los. Os relatórios manuais, no entanto, dependem da contribuição humana. Quando quem elabora o relatório está ausente, as informações ficam paralisadas e não podem ser geradas até que o recurso esteja disponível. Costuma haver uma dependência enorme de um departamento de TI, e os relatórios automatizados reduzem gargalos e a dependência de funcionários caros.

Personalização

O sistema também possibilita a personalização de relatórios segundo as especificações e periodicidade exigidas pelo cliente. Fornecer aos clientes o que eles desejam, quando desejam, reduz a rotatividade dos clientes.

Desafios com a automação de relatórios

Tal como acontece com todas as práticas comerciais que se cruzam com a tecnologia, há desafios a superar ao implementar e manter a automação de relatórios.

Desafios de segurança de dados

Em alguns casos, a automação de relatórios pode comprometer a segurança do sistema. Alguns sistemas de automação permitem que os clientes visualizem diretamente os relatórios acessando os planos da empresa. Fazer isso aumenta as chances de violação de dados, pois muitos usuários podem acessar o sistema. Sem um protocolo de segurança de dados adequado, os hackers podem comprometer o sistema, levando ao desligamento e às perdas associadas.

O sistema comprometido também pode levar a perdas de dados que podem impactar negativamente as operações da empresa. A privacidade dos dados pode ser uma causa significativa de preocupação quando informações pessoais não autorizadas são acessadas.

Este risco pode ser enorme e afetar a organização de duas maneiras principais. Clientes e partes interessadas podem perder a confiança na organização, levando à rotatividade. Existem também penalidades significativas para organizações que não cumprem o GDPR ou outra legislação local de segurança de dados.

Considerando a ameaça que representa permitir que os usuários acessem o sistema para obter seus relatórios, diversas medidas podem ser adotadas para ajudar a proteger os dados.

Primeiro, a empresa deve investir em um sistema de segurança robusto para detectar qualquer ameaça que comprometa os dados. O sistema deve ter a capacidade de garantir que atualizações críticas sejam integradas ao software. Isto também permitirá que quaisquer ameaças emergentes sejam capturadas no sistema de segurança através de atualizações constantes.

Em segundo lugar, a empresa deveria desencorajar a permissão de acesso ao sistema por todos os usuários, criando uma interface separada e independente dos bancos de dados da empresa. Isto garantirá que apenas os relatórios possam ser acessados nesta nova interface, e qualquer informação que possa ser comprometida não estará acessível.

Terceiro, a empresa deve ter um sistema de backup robusto que proteja os dados da empresa caso o sistema seja comprometido. Investir no armazenamento de dados na nuvem é uma medida viável para garantir a segurança dos dados.

Desafios de design

Os relatórios podem vir em designs padrão ou customizados, e a organização deve adotar procedimentos para todos os seus relatórios automatizados. O principal desafio é que um único modelo de relatório pode não se adequar a todos os destinatários da informação. Da mesma forma, o relatório pode ser estruturado para incluir muitas informações detalhadas que podem agradar a um cliente, enquanto outro pode achar que há um excesso de dados. Chegar a um acordo pode ser desafiador, pois pode ser difícil para os desenvolvedores do relatório antecipar as preferências do cliente.

Concentrar-se em um design de relatório que atraia a maioria das pessoas deve ser uma prioridade para qualquer organização. Podem ser tomadas medidas para garantir que a maioria das preferências sejam atendidas pelo formato.

Para chegar a um acordo, é essencial realizar pesquisas detalhadas sobre os recursos que a maioria dos clientes procura em um design. Isso permitirá que os desenvolvedores entendam quais recursos a maioria dos usuários procura e aumentará a chance de o design do relatório ser atraente para muitos.

Adoção lenta pelos funcionários

Muitos funcionários sentem que a automação de tarefas ameaça o seu trabalho. Muitas vezes, existe uma relutância em aprender novas tecnologias, resultando num déficit de competências. Isto significa que muitas vezes não são alcançados todos os benefícios da automação de relatórios, e há uma resistência à adoção da tecnologia.

Isso pode ser superado com excelente comunicação dos executivos. Os benefícios da automação de relatórios devem ser comunicados às pessoas afetadas, bem como a remoção de tarefas manuais trabalhosas e tediosas permite que as pessoas realizem um trabalho mais interessante. É possível fornecer treinamento completo aos funcionários que criam e gerenciam essas tarefas de automação.

O futuro dos relatórios automatizados

Existem muitas diferenças entre relatórios manuais e automatizados. A diferença significativa é que a geração manual de relatórios requer que pessoas insiram informações para que o relatório seja gerado. Por outro lado, o relatório automatizado requer apenas o uso de comandos de entrada no sistema, após os quais as informações podem ser geradas pela forma como o sistema foi programado.

A criação manual de relatórios é um sistema desatualizado, com muitas deficiências. A automação de relatórios é a ferramenta mais viável para gerar relatórios no competitivo ambiente de negócios atual.

À medida que a inteligência artificial torna-se cada vez mais usada em todos os departamentos das organizações, as oportunidades com relatórios automatizados passam a ser enormes. Se um cliente necessitar de um conjunto de informações e outro não, poderá haver funções para excluir informações específicas, adaptando relatórios padrão.

Os relatórios automatizados são essenciais para qualquer organização que queira reduzir a carga de trabalho dos funcionários, fornecer um melhor serviço aos stakeholders e gerenciar a organização de forma mais eficaz.

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