De dias a minutos: Como a Jaspersoft transformou o acesso a dados e relatórios no Sistema de Aeroportos Internacionais do Alasca

Desafio

A criação de relatórios para clientes e legisladores levava dias e consumia muitos recurso

Operado pelo Departamento de Transportes e Instalações Públicas do Alasca, o Sistema de Aeroportos Internacionais do Alasca (Sistema), composto pelo Aeroporto Internacional Ted Stevens de Anchorage e pelo Aeroporto Internacional de Fairbanks, é um importante hub para voos de carga e passageiros e desempenha um papel fundamental na logística global. Ele rastreia e gerencia milhões de transações e atividades todos os anos, incluindo aluguéis e taxas de companhias aéreas e terminais, arrendamentos de terrenos e operações de companhias aéreas por meio de um sistema chamado PROPworks. O sistema precisa gerar relatórios sobre milhões de atividades e transações financeiras capturadas no PROPworks, por exemplo:

• Tonelagem de carga

• Atividade de passageiros

• Número de desembarques

• Pesos das aeronaves que decolam

• Consumo de combustível

• Receitas de companhias aéreas e não aéreas

As companhias aéreas que pagam pelo uso do sistema dependem desses relatórios para entender as receitas do sistema em relação às suas despesas e se o AIAS está acima ou abaixo do planejado. Além disso, os legisladores geralmente solicitam relatórios de atividades para informar as metas de desenvolvimento econômico e o planejamento de infraestrutura. No entanto, os recursos de relatórios predefinidos do PROPworks não eram suficientemente robustos para atender às necessidades de monitoramento de atividades e geração de relatórios do sistema.

A criação de relatórios para marketing, clientes e planejamento estratégico exigia a extração manual de dados para o Microsoft Access e o processamento no Excel. Esse método era propenso a erros e, muitas vezes, levava dias para gerar relatórios para as equipes de vendas internas e as partes interessadas externas.

"Temos usado, acredite ou não, o Microsoft Access para extrair todos os nossos dados do PROPworks, colocá-los em uma planilha do Excel e tentar garantir que estejam precisos. E levávamos literalmente dias para fazer isso", conta Jodi Gould, planejador do Sistema de Aeroportos Internacionais do Alasca.

A equipe de contabilidade tinha dificuldades para gerar relatórios em tempo hábil, enquanto a equipe de vendas não tinha acesso aos dados necessários para engajar as companhias aéreas de forma eficaz. O sistema dependia de prestadores de serviços para recuperar e processar dados, o que gerava custos adicionais e cronogramas mais longos.

"Estávamos contratando prestadores de serviços para extrair dados para a equipe de vendas porque o departamento de contabilidade não conseguia atender a essa necessidade", explica ela.

O sistema precisava de uma solução de geração de relatórios que reduzisse os custos, melhorasse a precisão e tornasse os relatórios facilmente acessíveis a várias partes interessadas.

Solução

Como a Jaspersoft transformou os relatórios do Sistema de Aeroportos Internacionais do Alasca

O Sistema de Aeroportos Internacionais do Alasca precisava de uma maneira melhor de rastrear as atividades e gerar relatórios. O sistema antigo levava dias para gerar relatórios, e apenas algumas pessoas tinham acesso e capacitação para gerar os relatórios. Isso dificultava não apenas a agilidade da equipe de vendas, o atendimento às contas existentes e aquisição de novos negócios, mas também a resposta da liderança da AIAS às consultas externas e internas.

Foi por isso que eles recorreram à Jaspersoft. Com a Jaspersoft, a AIAS poderia automatizar os relatórios, reduzir os tempos de espera e facilitar o acesso aos dados pelas equipes. A escolha da Jaspersoft não foi apenas uma questão de atualização de software. Precisávamos liberar tempo e capacitar as equipes com as ferramentas para atender às necessidades dos clientes e das partes interessadas externas. Veja como a Jaspersoft fez a diferença:

1. A extração e a análise automáticas de dados reduzem o tempo de execução do relatório de dias para minutos

Antes da Jaspersoft, a geração de relatórios era trabalhosa e exigia a extração manual de dados do PROPworks e a transferência para o Excel para ajustes finais. Esse processo levava dias e era propenso a erros porque era feito manualmente, além de consumir um tempo valioso e dificultar a tomada de decisões.

Com a Jaspersoft, o AIAS pode gerar relatórios em minutos, em vez de dias. A Jaspersoft extrai dados de várias fontes (como o PROPworks) em tempo real, resultando em relatórios que sempre refletem as informações mais atualizadas. Com a Jaspersoft, Jodi e sua equipe eliminaram a necessidade de extração manual de dados e de transferência entre o Access e o Excel, reduzindo erros e economizando tempo.

"Quando finalmente validamos que o que estávamos extraindo da Jaspersoft correspondia ao que queríamos, foi incrível, porque isso leva minutos e não dias. Finalmente, não precisávamos mais nos certificar de que as fórmulas e as planilhas do Excel estavam corretas."

2. A organização baseada em pastas agiliza a geração de relatórios para as equipes de vendas

Anteriormente, apenas uma ou duas pessoas da equipe de contabilidade tinham acesso aos dados necessários para a geração de relatórios. As equipes de vendas e de liderança precisavam confiar nas solicitações por e-mail e aguardar as respostas antes de poderem acessar os dados críticos, o que atrasava as operações comerciais e o tempo de resposta às solicitações de dados.

A plataforma de relatórios da Jaspersoft permitiu que o sistema expandisse o acesso de apenas dois usuários para 12. Agora, muitos usuários podem navegar e encontrar facilmente os relatórios de que precisam. A Jaspersoft executa relatórios que são organizados em pastas bem estruturadas, semelhantes a um sistema de arquivos. Com acesso fácil aos relatórios, as equipes estão mais eficientes e respondem melhor às necessidades dos clientes, pois não dependem da contabilidade ou de prestadores de serviços externos.

"A equipe de vendas pode obter relatórios por conta própria. Assim não perdemos tempo enviando e-mail, aguardando uma resposta, percebendo que não é o relatório certo, e todo esse vai e vem. Todo esse processo é eliminado."

3. Relatórios pixel-perfect geram gráficos prontos para impressão para uso interno e externo

Antes da Jaspersoft, a geração de relatórios visuais exigia formatação manual, o que consumia muito tempo e, muitas vezes, resultava em visuais inconsistentes. A criação de gráficos profissionais e prontos para impressão é fundamental para a comunicação eficaz de dados e relatórios, especialmente ao apresentar dados para companhias aéreas, entidades governamentais e partes interessadas internas.

Os relatórios pixel perfect da Jaspersoft geram gráficos formatados corretamente e prontos para impressão ou compartilhamento em apresentações. Gráficos e tabelas são formatados para se ajustarem perfeitamente ao layout da página, garantindo que os relatórios tenham uma aparência polida e profissional sem ajustes manuais ou necessidade de ferramentas de design externas. A Jaspersoft inclui tipos de gráficos pré-construídos (gráficos de barras, gráficos de linhas, gráficos de pizza etc) que podem ser personalizados e exportados para vários formatos de arquivo diferentes com um único clique.

"Isso é outra coisa de que gosto muito: depois de extrair os dados, você pode simplesmente imprimir o gráfico. Ele já estará pronto para impressão. Não é necessário fazer nenhuma alteração. Ele tem uma apresentação profissional. Quero dizer, nossas operadoras realmente notaram quando mudamos o que estávamos entregando a elas."

4. Equipes técnica e de vendas responsivas

A transição para um novo sistema de relatórios exigiu suporte técnico e treinamento para assegurar uma adoção perfeita. Sem uma equipe de suporte da Jaspersoft engajada e bem informada, a implementação da Jaspersoft poderia ter sido lenta e árdua para os funcionários e contratados da AIAS.

As equipes técnicas e de vendas da Jaspersoft foram ágeis durante todo o processo de implementação. Elas trabalharam em estreita colaboração com os funcionários do Sistema de Aeroportos Internacionais do Alasca, orientando-os sobre os recursos da Jaspersoft e ajudando-os a otimizar o uso.

"As equipes técnicas e de vendas da Jaspersoft têm sido muito responsivas aos nossos funcionários, que tiveram que aprender a linguagem e depois tentar descobrir como obter o que precisávamos."

Resultados

Menos tempo gasto no gerenciamento e na solução de problemas de relatórios manuais permite mais dedicação a decisões mais inteligentes

Antes da Jaspersoft, gastava-se muito tempo extraindo dados, corrigindo erros e gerando relatórios. Agora, com os relatórios automatizados, esse tempo foi liberado. Para Jodi, isso significa deixar de ficar preso ao modo de geração de relatórios e passar a se concentrar em planejamento estratégico de nível superior, melhorias no processos e tomada de decisões mais inteligentes sobre como os dados são usados em todo o sistema.

"Agora que posso simplesmente apertar alguns botões, obter um relatório e enviá-lo para as operadoras e ter certeza de que está tudo correto, posso me concentrar na próxima fase de como queremos melhor utilizar a Jaspersoft."

A próxima grande oportunidade é a integração da Jaspersoft com o Sistema de Gerenciamento de Recursos (RMS) do sistema para rastrear melhor o uso dos portões e os relatórios automáticos das operadoras. Essa integração fornecerá visibilidade em tempo real dos movimentos das aeronaves, reduzirá a entrada manual de dados e aumentará a precisão das cobranças de uso de portões do sistema.

"Queremos conectar a Jaspersoft ao sistema RMS para que possamos monitorar melhor o que está sendo informado por nossas operadoras em cada portão. No momento, temos que extrair dados do RMS, o que é muito trabalhoso. É provável que essa seja a próxima oportunidade para a Jaspersoft."