Como a Asia Pacific University transformou a geração de relatórios para mais de 700 usuários em todo o campus com a Jaspersoft

Desafio

Dados e insights em tempo real limitados por ferramentas de relatórios legadas

O Centro de Tecnologia e Inovação (CTI) da Asia Pacific University (APU), parte do APIIT Education Group, atua como uma software house para todo o grupo educacional, que inclui um centro de idiomas, escolas internacionais, programas de graduação e pós-graduação e muito mais. A equipe é responsável pela criação e manutenção de sistemas de TI e de relatórios usados em uma ampla gama de departamentos, desde a administração acadêmica, incluindo diretores de escolas, até serviços financeiros e de campus.

A CTI oferece suporte a relatórios e análises para praticamente tudo: desempenho dos alunos, avaliações de ensino, transações financeiras e, até mesmo, o sistema de campus sem dinheiro da universidade. Com inúmeras responsabilidades e partes interessadas, era fundamental ter dados confiáveis e acessíveis. Mas as ferramentas existentes simplesmente não conseguiam acompanhar o ritmo.

Na época, eles usavam uma combinação de Oracle Reports e planilhas eletrônicas. O Oracle Reports podia lidar com resultados básicos em estilo tabular, mas não foi projetado para análises interativas ou painéis visuais. Embora as planilhas ajudassem a preencher as lacunas, a criação de insights significativos a partir de dados brutos consumia muito tempo e era inconsistente.

"Toda vez que a gerência queria informações, eles tinham que nos informar, e nós tínhamos que gerar e extrair os dados e só então poderíamos repassá-los. Isso não era rápido o suficiente para apoiar a tomada de decisões da liderança", explicou Nurul Akmal Abdullah, gerente de desenvolvimento de software.

A necessidade de uma solução de análise e geração de relatórios mais rápida e flexível era evidente. A CTI precisava de uma ferramenta que atendesse a vários departamentos, fosse dimensionada de acordo com as demandas crescentes e reduzisse o trabalho manual.

Solução

Por que a APU escolheu a Jaspersoft e como ela a está usando hoje

Quando a equipe de CTI da APU se propôs a modernizar seus relatórios e análises, ela tinha objetivos claros. Eles queriam uma plataforma que pudesse oferecer insights mais profundos, acelerar a tomada de decisões e reduzir o trabalho manual com dados em todos os departamentos. Depois de comparar duas outras opções, eles escolheram a Jaspersoft.

"Começamos a explorar o que estava disponível no mercado. Experimentamos a Jaspersoft como um teste, criamos alguns relatórios e rapidamente vimos como ela poderia ajudar", compartilhou Mustafa Othman, gerente de desenvolvimento de software. "Tudo começou com um caso de uso de análise de alimentos - entender o que estava vendendo e o que não estava. Isso abriu a porta."

Atualmente, a Jaspersoft desempenha um papel central nas operações da CTI. Ela possibilita tudo, desde painéis de desempenho dos alunos e relatórios de eficácia do ensino até transações de sistema sem uso de dinheiro e reconciliação de fornecedores. A liderança acadêmica, o marketing, as finanças e até mesmo as operações dependem dos dados fornecidos pela Jaspersoft para tomar decisões em tempo hábil.

"Quase todo mundo no campus a utiliza de alguma forma", afirmou Ismail Siraj Siddiqui, desenvolvedor de aplicativos da Web. "Os professores a utilizam para controlar a presença. O marketing a utiliza para rastrear as matrículas por país. O setor financeiro a utiliza para relatórios mensais. Até mesmo os vendedores do estacionamento e da cafeteria recebem relatórios."

Mas não se trata apenas do volume de relatórios, fontes de dados ou usuários; trata-se de controle, velocidade e insight. Aqui estão os principais recursos da Jaspersoft que ajudaram a CTI a obter mais valor em toda a universidade:

Permissões que protegem dados confidenciais

Antes da Jaspersoft, era difícil garantir que apenas as pessoas certas tivessem acesso a dados específicos. Isso era especialmente importante em um ambiente acadêmico em que a confidencialidade é importante.

"Se eu sou professor, não deveria ver as pesquisas de classe dos outros professores", explicou Ismail. "A Jaspersoft verifica quem está conectado e mostra apenas os relatórios que a pessoa tem permissão para acessar."

O controle de permissões da Jaspersoft ajuda a universidade a manter a privacidade e garante que os usuários vejam apenas o que é relevante para eles. E tudo isso se integra ao sistema de autenticação existente da CTI, o que simplifica ainda mais o gerenciamento de permissões e a segurança.

Painéis interativos e detalhamentos para identificar as causas principais

A CTI precisava de mais do que relatórios estáticos - ela queria ferramentas dinâmicas que ajudassem os usuários a investigar problemas e explorar dados por conta própria.

"Quando você vê um sinalizador vermelho em um painel, pode simplesmente clicar nele e detalhar os dados de origem", disse Ismail. "Você se aprofunda e vê o que está causando o problema, em vez de tentar adivinhar."

Esses relatórios interativos, possibilitados pela Jaspersoft, ajudam os líderes acadêmicos a identificar lacunas no desempenho dos alunos, entender os padrões de frequência e até mesmo monitorar o desempenho de novos serviços em tempo real.

Mesclando dados para obter respostas mais completas

Muitos dos insights da CTI dependem de dados que residem em sistemas separados, como RH, registros acadêmicos e finanças. A Jaspersoft facilitou a união desses conjuntos de dados.

"Criamos relatórios que combinam o RH e outros sistemas para que os usuários tenham uma visão melhor e mais completa", disse Nurul. "Ela ajuda em tudo, desde o planejamento da equipe até a análise do uso de recursos."

Essa capacidade de unificar os dados, com o recurso de fontes de dados virtuais da Jaspersoft, sem duplicar dados ou criar integrações complexas, economizou muito tempo e eliminou a necessidade de recursos humanos ou computação adicionais.

Relatórios programados que reduzem o trabalho manual

Antes da Jaspersoft, a equipe de CTI gastava muito tempo preparando relatórios manualmente. Agora, eles automatizaram grande parte desse trabalho com relatórios programados.

"Programamos relatórios que são enviados no primeiro dia do mês ou no final do mês - o que a gerência precisar para suas reuniões", disse Ismail. "Também enviamos resumos semanais para os fornecedores externos de alimentos, para que eles possam reconciliar as transações."

Com a Jaspersoft, esses relatórios programados podem ser enviados em vários formatos, incluindo Excel e chamadas de API, e têm ajudado a equipe a dar suporte às operações com o mínimo de esforço.

Relatórios de autoatendimento para respostas mais rápidas

Uma das maiores mudanças que a Jaspersoft possibilitou para a CTI foi a capacidade de oferecer relatórios de autoatendimento. Isso ajudou a reduzir as solicitações repetitivas de dados que antes chegavam ao help desk de TI.

"Analisamos os tipos de solicitações que estavam chegando e transformamos as mais comuns em relatórios de autoatendimento", compartilhou Nurul. "Agora os usuários podem obter o que precisam com apenas alguns cliques, em vez de abrir um tíquete."

Com os relatórios ad hoc da Jasersoft, os departamentos podem explorar facilmente seus próprios dados, tomar decisões mais rapidamente e liberar o tempo do CTI para projetos maiores.

Ao todo, a Jaspersoft desempenhou um papel fundamental para ajudar a CTI a passar de relatórios reativos para insights proativos. A Jaspersoft tornou-se parte essencial do funcionamento diário da APU, não apenas para as equipes de dados, mas para qualquer pessoa que tome decisões em todo o campus.

Resultados

Insights em minutos, menos tíquetes, mais controle

Com a Jaspersoft implementada, a CTI observou grandes melhorias na forma como os dados são acessados, compartilhados e utilizados em toda a APU. As decisões que antes levavam dias ou até semanas agora são tomadas em minutos.

Tomada de decisões mais rápida: "Agora, enquanto estão em uma reunião, eles podem fornecer atualizações para as partes interessadas imediatamente", disse Nurul. "Eles não precisam esperar que extraiamos os dados." Essa velocidade tem sido especialmente valiosa para a gerência, que muitas vezes precisa tomar decisões rápidas com base em tendências de matrícula, desempenho acadêmico ou dados operacionais.

Menos solicitações de suporte analítico: A equipe também observou uma queda nos tíquetes de help desk. Graças aos relatórios de autoatendimento, muitos departamentos não precisam mais solicitar à CTI pedidos de dados básicos. Isso libera a equipe de CTI para se concentrar em projetos estratégicos maiores, em vez de tarefas diárias de geração de relatórios.

Conformidade e segurança sem estresse: A privacidade e a precisão dos dados também melhoraram. Com regras claras de permissão em vigor, os usuários só veem o que podem ver. Isso ajudou a reduzir a confusão e a evitar o risco de exposição de informações confidenciais.

A Jaspersoft se tornou uma parte vital do funcionamento da APU. Ela não só melhorou os relatórios, mas agora apóia a forma como toda a universidade trabalha em conjunto.