A Électricité de France incorpora a Jaspersoft para relatórios e análises de RH, usado por mais de 2.000 usuários mensais

Desafio

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A Électricité de France (EDF), líder global no setor de energia, é especializada em geração e distribuição de eletricidade. Por quase 80 anos, a EDF se adaptou e evoluiu em um mercado regulado e competitivo, aproveitando a mais nova tecnologia para fornecer soluções confiáveis em todo o mundo.

Como a EDF continua a aumentar sua presença e sua base de funcionários, a empresa enfrentou desafios crescentes na sua solução anterior de software SAS Analytics para relatórios e análises de RH.

Esses desafios incluíam:

• Custos elevados: A plataforma do software SAS Analytics tinha taxas de licenciamento consideráveis e enfrentava a obsolescência técnica de determinados componentes que não eram mais suportados pelo fornecedor da solução. A EDF precisava de uma alternativa econômica que pudesse atender às necessidades analíticas e de geração de relatórios da empresa.
• Integração de Big Data: A EDF pretendia utilizar sua infraestrutura Hadoop existente para business intelligence (BI) avançado, a fim de acompanhar as demandas das tecnologias de big data. No entanto, o sistema existente da EDF não dava suporte a isso.
• Mudança para o código aberto: As plataformas de código aberto oferecem maior flexibilidade, potencial de personalização e sustentabilidade de longo prazo, o que poderia ajudar a reduzir a dependência da empresa em relação ao software proprietário.

Fatores financeiros e operacionais motivaram a decisão da EDF de explorar soluções alternativas de relatórios e análises de RH. A empresa precisava de um sistema que conseguisse se integrar facilmente à sua infraestrutura de big data e se adaptar aos seus requisitos organizacionais específicos.

"Queríamos desenvolver uma inteligência comercial e usar todos os dados de nossa empresa", disse David Akselrad, chefe de valorização de dados de RH da EDF. "Ao mesmo tempo, havia uma política para adotar mais soluções de código aberto para personalizar e adaptar as ferramentas aos nossos casos de uso."

Essa combinação de fatores financeiros, tecnológicos e estratégicos preparou o terreno para a transição da EDF para uma nova solução de relatórios e análises de RH.

Solução

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A EDF precisava de uma solução analítica robusta para atender aos desafios e objetivos financeiros, tecnológicos e estratégicos da empresa. Um membro do departamento financeiro recomendou a Jaspersoft com base em uma experiência positiva anterior. A EDF identificou a plataforma da Jaspersoft como uma forte candidata para substituir sua solução de software SAS cara e limitadora. A Jaspersoft poderia melhorar o acesso aos dados da EDF, capacitar seus usuários e integrar-se aos sistemas de big data existentes da empresa.

Veja como a Jaspersoft não apenas atendeu às necessidades imediatas da EDF, mas também estabeleceu uma base escalável para a análise de RH:

1. Recursos de relatórios ad hoc

A equipe de RH da EDF precisava atender às necessidades exclusivas de relatórios de vários grupos, incluindo gerentes de RH, gerentes de pessoal e funcionários. Para ser bem-sucedida, a EDF precisou reduzir a dependência excessiva das equipes técnicas em relação às frequentes solicitações de relatórios ad hoc. Os recursos de BI de autoatendimento da Jaspersoft incluem o uso da terminologia corporativa preferencial e a funcionalidade de arrastar e soltar, que permite aos usuários criar relatórios personalizados de forma independente.

A criação, o ajuste e a implementação rápida de relatórios personalizados tornam os funcionários autossuficientes e aumentam a eficiência operacional. A Jaspersoft permite que os usuários avançados de RH atendam rapidamente às suas necessidades críticas de relatórios sem sobrecarregar os recursos técnicos.

“Capacitamos os usuários para que eles possam usar seu BI de autoatendimento”, conta Akselrad. Eles não precisam pedir a outra pessoa para fazer isso. Eles podem pegar todos os dados classificados com nomes de empresas e encontrá-los com muita facilidade."

2. Relatórios pré-formatados com a tecnologia Jaspersoft Studio

A EDF precisava de relatórios pré-formatados para manter a consistência e a precisão em tarefas recorrentes de geração de relatórios, como o acompanhamento da conclusão do treinamento de funcionários e estatísticas da força de trabalho. O Jaspersoft Studio permite que a EDF crie um formato de relatório padrão e que os gerentes obtenham relatórios para suas necessidades individuais, incluindo perfis de carreira, métricas de igualdade de gênero e atualizações de treinamento. Os funcionários e gerentes agora podem acessar facilmente esses relatórios por meio da intranet, economizando tempo durante a geração de relatórios e o monitoramento de rotina.

"Podemos criar relatórios pré-formatados para qualquer coisa, mas o Jaspersoft nos permite desenvolvê-los para necessidades recorrentes", explicou Akselrad. "Os gerentes podem acessar e filtrar esses relatórios diretamente."

3. Compartilhamento e agendamento de relatórios

Ao analisar os relatórios regularmente, as equipes de RH podem identificar facilmente quando os funcionários estão atrasados nos planos de treinamento ou quando as métricas de diversidade estão em declínio. O RH também pode informar os gerentes, fornecendo visibilidade em tempo real das principais métricas, como estatísticas da força de trabalho por departamento e equipe e pontos de dados de treinamento.

A EDF usa a Jaspersoft para compartilhar relatórios com grupos de usuários definidos e distribuí-los automaticamente. Os relatórios programados da Jaspersoft reduzem o tempo necessário para visualizar um painel separado e garantem que os líderes de equipe sempre tenham as informações mais recentes sobre as métricas de seus funcionários.

Podemos compartilhar relatórios e planejá-los, para que tudo pareça unificado. É bom ter tudo em uma única ferramenta.

4. Campos de dados calculados

A equipe de análise de dados de RH da EDF precisava de um método para gerar métricas padronizadas, como as horas de trabalho dos funcionários, que não estão disponíveis em dados brutos. Era necessário realizar cálculos para disponibilizar essas métricas de forma consistente para o restante da organização, a fim de gerar relatórios precisos.

A Jaspersoft permite que os administradores criem campos de dados calculados, permitindo que a EDF defina métricas calculadas diretamente no sistema. Isso elimina o risco de discrepâncias causadas por cálculos manuais feitos por indivíduos ou equipes separadas.

"Calculamos [determinados campos de dados] conforme as regras, e os usuários podem acessar nossos campos de dados calculados sem complexidade", explicou Akselrad. "Caso contrário, eles mesmos poderiam fazer esses cálculos e usar algoritmos diferentes, criando inconsistências."

5. Página inicial personalizada

A EDF publica internamente uma página inicial de análise que fornece aos usuários atualizações cruciais sobre status de atualização de dados, avisos de confiabilidade e outros detalhes importantes do sistema. Essa transparência reduz a falta de comunicação e os erros de dados. Todos os usuários se beneficiam do acesso imediato às últimas atualizações do sistema, garantindo que os dados sejam usados com precisão e eficácia.

Sem uma página inicial de análise hospedada pela Jaspersoft, a EDF corre o risco de confundir os usuários finais. Em vez de ter uma única fonte de verdade para manter todos alinhados, a EDF ficaria limitada a e-mails pontuais ou canais de bate-papo internos, nos quais as atualizações geralmente são perdidas.

"Quando os usuários se conectam à Jaspersoft, a página inicial mostra se os dados foram atualizados e podem ser usados ou se há avisos", conta Akselrad. "Isso economiza tempo e mantém todos informados em uma única ferramenta."

6. Segurança e controles de acesso

São necessárias medidas de segurança rigorosas para gerenciar dados confidenciais de RH, incluindo folha de pagamento, registros de treinamento e dados demográficos dos funcionários. Essas medidas protegem a privacidade dos funcionários e mantêm a EDF em conformidade com as normas legais. A EDF precisava de um sistema para aplicar controles de acesso e impedir a visualização não autorizada ou o uso indevido de seus dados de RH.

A Jaspersoft fornece um sistema de controle de acesso confiável e baseado em funções que mostra aos usuários apenas os dados que eles estão autorizados a acessar. Seu modelo de segurança hierárquico permite que os gerentes visualizem os dados de suas equipes e dá aos executivos de alto nível acesso a conjuntos de dados mais amplos. A integração com o logon único (SSO) simplifica ainda mais a autenticação do usuário e a configuração do acesso. Além disso, a Jaspersoft permite que a EDF restrinja as exportações de dados não autorizadas, reduzindo o risco de que informações confidenciais saiam da organização.

"É importante [proteger] os dados pessoais para que os usuários possam ver apenas os dados que estão autorizados a ver", compartilhou Akselrad. "Por exemplo, eu consigo ver apenas os dados da minha equipe, mas meu chefe vê os dados de todas as equipes. Esse acesso baseado em funções funciona bem e é essencial para os dados de RH."

Resultados

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A Jaspersoft tornou-se um pilar fundamental da estratégia de relatórios e análises de RH da EDF. A plataforma agrega valor operacional e estratégico para equipes de RH, usuários de análises avançadas e funcionários com necessidades de relatórios ad hoc.

Os benefícios mais significativos da adoção da Jaspersoft incluem:

• Amplo alcance em toda a organização: A EDF agora fornece relatórios com a Jaspersoft para mais de 2.000 usuários mensais e 80.000 usuários anuais. Isso permite que a equipe de RH, os gerentes e os funcionários acessem os dados sem esforço, simplificando a tomada de decisões e capacitando os funcionários a se apropriarem de seus dados de treinamento e de suas carreiras.
• Maior eficiência na geração de relatórios: Os recursos de geração de relatórios ad hoc e pré-formatados da Jaspersoft reduziram a dependência da EDF de sua equipe de TI para gerar relatórios. A equipe de RH pode criar e gerenciar relatórios de forma independente, economizando o tempo da organização e reduzindo a necessidade de recursos técnicos adicionais.
• Segurança e conformidade contínuas: Os controles de acesso baseados em funções e a integração de usuários externos da Jaspersoft melhoraram significativamente a segurança dos dados da empresa. Os dados confidenciais de RH são protegidos, garantindo a conformidade com os regulamentos e protegendo a privacidade dos funcionários, além de fornecer acesso aos gerentes e executivos apropriados.